企業(yè)合同標準化管理手冊第一章總則1.1手冊目的為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范合同履約風險，保障企業(yè)合法權益，提高合同管理效率，特制定本手冊。通過標準化流程、模板化操作，保證合同起草、審核、簽署、履行等環(huán)節(jié)合規(guī)、有序，為企業(yè)經(jīng)營活動提供法律支撐。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)及下屬各部門、分支機構在合同管理活動中的全流程操作，涵蓋采購、銷售、服務、合作等各類經(jīng)濟合同的標準化管理，涉及業(yè)務部門、法務部門、財務部門、行政檔案部門等協(xié)同工作場景。第二章合同標準化管理全流程2.1合同需求發(fā)起操作步驟：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求（如采購物資、提供服務、合作項目等），填寫《合同需求申請表》，明確以下關鍵信息：合同對方主體名稱、聯(lián)系方式；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）；合同金額（或預估金額）及定價依據(jù)；履行期限、交付地點/方式等核心要求；特殊需求（如驗收標準、保密要求等）。業(yè)務部門負責人對需求內(nèi)容的真實性、必要性進行審核，簽字確認后提交至法務部門。責任主體：業(yè)務部門發(fā)起，部門負責人審批。2.2合同起草操作步驟：法務部門或指定授權人員（如業(yè)務部門專員）根據(jù)《合同需求申請表》，結合企業(yè)標準化合同模板起草合同文本。起草時需重點明確以下條款：雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人/授權代表）；合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準（或驗收標準）；履行期限、地點、方式；金額、支付方式（含賬戶信息）、發(fā)票類型；雙方權利義務、違約責任（含違約金計算方式）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟）；合同生效條件、附件清單（如技術協(xié)議、報價單等）。對無標準化模板的特殊合同，需保證條款合法、邏輯嚴密，避免歧義表述（如“大概”“左右”等模糊詞匯）。責任主體：法務部門主導，業(yè)務部門配合提供業(yè)務細節(jié)。2.3合同審核操作步驟：多部門協(xié)同審核：法務審核：重點審查條款合法性、合規(guī)性（如是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定）、邏輯性（如權利義務是否對等、違約責任是否明確）、風險點（如知識產(chǎn)權、保密條款）。業(yè)務審核：重點審查商務條款（如價格、交付周期、驗收標準）是否符合業(yè)務需求，履約能力是否可行。財務審核：重點審查金額準確性、支付方式是否符合財務制度、發(fā)票要求、對方賬戶信息是否合規(guī)。審核意見反饋：審核部門需在《合同審核表》中明確填寫審核意見，如無意見則簽字確認；如需修改，需注明修改內(nèi)容及理由，反饋至起草部門修訂。復核流程：起草部門根據(jù)審核意見修訂后，需再次提交原審核部門復核，直至所有部門審核通過。責任主體：法務、業(yè)務、財務部門按職責審核，起草部門修訂。2.4合同審批操作步驟：法務部門匯總審核通過的合同文本及《合同審核表》，根據(jù)合同金額、重要性確定審批權限：金額10萬元（含）以下：由業(yè)務部門負責人、法務部門負責人聯(lián)合審批；金額10萬-50萬元（含）：由分管業(yè)務副總、法務負責人、財務負責人聯(lián)合審批；金額50萬元以上：由總經(jīng)理辦公會集體審批，總經(jīng)理簽字確認。審批人需對合同的整體合規(guī)性、經(jīng)濟性、風險可控性負責，在《合同審批表》中簽署審批意見。責任主體：按權限由部門負責人、分管副總、總經(jīng)理審批。2.5合同簽署操作步驟：審批通過后，由法務部門或行政部門準備合同文本（一式X份，根據(jù)簽約方數(shù)量確定），保證文本內(nèi)容與審批版本一致。簽署主體確認：企業(yè)方由法定代表人簽署；如需授權代表簽署，需提供《授權委托書》（明確授權范圍、權限期限），由授權代表簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。對方方需由其法定代表人或授權代表簽字，并加蓋對方公章或合同專用章（保證公章與合同主體名稱一致）。簽署留存：簽署完成后，留存合同原件（至少企業(yè)方留存一份），并在《合同簽署登記表》中記錄簽署日期、簽署人、份數(shù)等信息。責任主體：法務部門或行政部門組織，法定代表人/授權代表簽署。2.6合同履行操作步驟：業(yè)務部門作為合同履行主要責任部門，需建立《合同履行臺賬》，記錄履行進度（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）。履行監(jiān)控：按合同約定跟蹤對方履約情況（如交付質(zhì)量、服務進度），留存履約證據(jù)（如交付簽收單、驗收報告、溝通記錄）；發(fā)覺對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標），需及時收集證據(jù)，書面通知對方限期整改，并上報法務部門評估是否追究違約責任。付款/收款執(zhí)行：付款：財務部門根據(jù)合同約定及履行證明（如驗收合格報告），辦理付款手續(xù)，保證賬戶信息準確；收款：業(yè)務部門及時催收款項，財務部門確認收款到賬后，在臺賬中標記。責任主體：業(yè)務部門履行監(jiān)控，財務部門執(zhí)行收支。2.7合同變更與解除操作步驟：變更流程：因客觀原因需變更合同（如履行期限、金額、標的等），由雙方協(xié)商一致簽訂《合同補充協(xié)議》，參照原合同流程完成起草、審核、審批、簽署。解除流程：協(xié)商解除：雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、已履行部分處理方式、違約責任等；單方解除：符合合同約定解除條件（如對方嚴重違約），需書面通知對方，說明解除依據(jù)，并留存證據(jù)（如違約證明、通知送達憑證）。責任主體：業(yè)務部門發(fā)起，法務部門審核，按權限審批。2.8合同歸檔操作步驟：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，由行政檔案部門或指定部門收集以下資料，整理歸檔：合同正本及附件（如補充協(xié)議、技術協(xié)議）；《合同需求申請表》《合同審核表》《合同審批表》《合同簽署登記表》；履約證明材料（驗收報告、付款憑證、溝通函件等）；變更/解除協(xié)議（如有）。檔案管理：建立電子臺賬與紙質(zhì)檔案同步管理機制，電子檔案備份至企業(yè)服務器，紙質(zhì)檔案按“年份-合同類型-編號”分類存放；合同保存期限：一般合同不少于10年，重要合同（如重大資產(chǎn)、長期合作）不少于20年，到期后按規(guī)定銷毀并記錄。責任主體：行政檔案部門負責歸檔與管理。第三章常用合同模板及填寫說明3.1采購合同模板合同編號：__________（格式：年份-部門-序號，如2024-采購-001）甲方（采購方）|企業(yè)名稱：________________________

乙方（供應商）|企業(yè)名稱：________________________

法定代表人|甲方：某乙方：某

地址|甲方：________________________乙方：________________________

聯(lián)系方式|甲方：________________________乙方：________________________合同標的規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總金額（元）交付時間交付地點驗收標準總金額（大寫）人民幣：_________________________支付方式□一次性付款：驗收合格后X日內(nèi)支付□分期付款：預付X%作為定金，交付后支付X%，驗收合格后支付X%違約責任乙方延遲交付：每延遲1日，按總金額X%支付違約金；延遲超過X日，甲方有權解除合同。甲方延遲付款：每延遲1日，按應付款X%支付違約金。爭議解決本合同履行中發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他約定___________________________________________________________簽署日期______年_月_日填寫說明：合同編號需唯一，避免重復；標的、規(guī)格、數(shù)量等需與采購需求一致，金額大小寫必須一致；交付時間具體到“X年X月X日前”，驗收標準需引用國家標準或雙方確認的技術文件；支付方式需明確節(jié)點及比例，違約金比例建議不超過總金額的30%。3.2服務合同模板合同編號：__________甲方（委托方）|企業(yè)名稱：________________________

乙方（服務方）|企業(yè)名稱：________________________

法定代表人|甲方：某乙方：某

地址|甲方：________________________乙方：________________________

聯(lián)系方式|甲方：________________________乙方：________________________服務內(nèi)容|___________________________________________________________（需具體描述服務范圍、標準、交付成果，如“提供年度財務審計服務，出具符合中國注冊會計師審計準則的審計報告”）

服務期限|______年_月_日至______年_月_日

服務費用|總金額：人民幣________元（大寫：________________________）

支付方式|□按階段支付：每階段完成后X日內(nèi)支付X%

|□按成果支付：驗收合格后X日內(nèi)支付全款

驗收標準|___________________________________________________________（如“審計報告無重大錯漏，甲方出具《驗收確認函》）

保密條款|乙方在服務過程中獲知的甲方商業(yè)秘密（含技術信息、經(jīng)營信息等）需嚴格保密，保密期限至合同終止后X年。

違約責任|乙方服務質(zhì)量不達標：甲方有權要求限期整改，整改不合格的，甲方有權解除合同并要求退還X%服務費用。

簽署日期|______年_月_日填寫說明：服務內(nèi)容需可量化、可驗收，避免“提供優(yōu)質(zhì)服務”等模糊表述；驗收標準需明確可操作，如“成果需符合行業(yè)標準”“通過甲方X部門驗收”；保密范圍需具體，明確“商業(yè)秘密”包含的具體信息類型。第四章合同管理要點與風險提示4.1主體資格審查簽約前務必核實對方主體資格：查驗營業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍與合同標的匹配）；對方為特殊行業(yè)的（如食品、建筑），需核查其行業(yè)資質(zhì)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)證書）；避免與無獨立法人資格的分支機構簽約（如需簽約，需提供其上級法人單位的授權書）。4.2條款嚴謹性關鍵條款明確化：金額、時間、數(shù)量、質(zhì)量標準等核心內(nèi)容避免模糊表述，如“交付時間X月X日前”而非“近期交付”；違約責任對等：雙方違約責任需平衡，避免僅約定單方責任（如僅約定乙方違約責任，未約定甲方違約責任）；爭議解決優(yōu)先選擇企業(yè)所在地：降低異地訴訟成本，優(yōu)先約定“甲方所在地法院訴訟”或“仲裁委員會仲裁”（需明確具體仲裁機構名稱）。4.3審核與簽署合規(guī)未經(jīng)審核不得簽署：所有合同必須完成法務、業(yè)務、財務審核及權限審批后方可簽署，嚴禁“先簽后審”；簽署形式規(guī)范：公章需與合同主體名稱一致，合同專用章需在企業(yè)備案范圍內(nèi)使用，授權代表簽署需提供《授權委托書》（載明授權范圍、期限），避免代簽或越權簽署。4.4履約過程監(jiān)控留存履約證據(jù)：業(yè)務部門需全程記錄履約過程，留存交付憑證、驗收報告