2025年合同管理自查報告及整改措施一、自查工作概述本次合同管理自查工作從[具體自查開始日期]起至[具體自查結束日期]結束，涵蓋了公司各部門在2025年1月1日至自查開始日簽訂、履行的各類合同。自查范圍包括采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等，旨在全面梳理合同管理流程，查找潛在風險和問題，確保合同管理的合規(guī)性、有效性和風險可控性。自查工作采用了多種方式，包括查閱合同檔案、訪談相關人員、分析合同數(shù)據(jù)、實地考察合同履行情況等。成立了由法務部、財務部、審計部和各業(yè)務部門代表組成的自查小組，明確了各成員的職責和分工，確保自查工作的全面性和深入性。二、合同管理現(xiàn)狀1.合同管理制度建設公司已建立了較為完善的合同管理制度，明確了合同管理的流程、權限和責任。制度涵蓋了合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，為合同管理提供了基本的規(guī)范和指引。例如，規(guī)定了合同起草應遵循的原則和格式要求，明確了不同金額和類型合同的審核權限和流程，要求對合同履行情況進行定期跟蹤和評估等。2.合同簽訂情況2025年1月1日至自查開始日，公司共簽訂各類合同[X]份，合同總金額達到[X]元。其中，采購合同[X]份，金額[X]元；銷售合同[X]份，金額[X]元；服務合同[X]份，金額[X]元；租賃合同[X]份，金額[X]元。從簽訂情況來看，大部分合同簽訂程序較為規(guī)范，能夠按照制度要求進行起草、審核和簽訂。但仍存在部分合同簽訂不及時、合同條款不完整等問題。3.合同履行情況在已簽訂的合同中，大部分合同能夠按照約定履行。對于采購合同，供應商能夠按時交付貨物，貨物質量基本符合要求；對于銷售合同，公司能夠按時交付產(chǎn)品或提供服務，客戶滿意度較高。但也存在部分合同履行過程中出現(xiàn)問題的情況，如供應商交貨延遲、客戶付款不及時等。公司在處理這些問題時，采取了與對方協(xié)商、追究違約責任等措施，但在應對措施的及時性和有效性方面還有待提高。4.合同檔案管理公司建立了合同檔案管理制度，對合同檔案進行集中管理。合同檔案包括合同文本、附件、審批文件、履行記錄等，按照合同類型和簽訂時間進行分類歸檔。檔案管理基本規(guī)范，但存在部分檔案資料不完整、檔案借閱和歸還登記不及時等問題。三、存在的問題及風險1.合同簽訂環(huán)節(jié)（1）合同起草不規(guī)范。部分合同起草人員缺乏專業(yè)的法律知識和合同起草經(jīng)驗，導致合同條款表述不清、邏輯混亂、權利義務不明確等問題。例如，在一些采購合同中，對貨物的質量標準、驗收方式、違約責任等條款約定不詳細，容易引發(fā)糾紛。（2）審核流程執(zhí)行不到位。雖然公司規(guī)定了嚴格的合同審核流程，但在實際執(zhí)行過程中，存在審核人員把關不嚴、審核意見不明確等問題。部分審核人員對合同的重要性認識不足，只進行形式上的審核，沒有對合同的實質內容進行深入審查。例如，在一些銷售合同中，審核人員沒有對客戶的信用狀況進行充分調查，導致公司面臨應收賬款回收風險。（3）合同簽訂不及時。部分業(yè)務部門在業(yè)務發(fā)生后，沒有及時簽訂合同，而是先進行業(yè)務操作，事后再補簽合同。這種做法不僅違反了公司的合同管理制度，也增加了公司的法律風險。例如，在一些服務合同中，由于沒有及時簽訂合同，在服務過程中出現(xiàn)糾紛時，雙方的權利義務難以確定，給公司帶來了不必要的損失。2.合同履行環(huán)節(jié)（1）合同履行跟蹤不到位。公司雖然要求對合同履行情況進行定期跟蹤和評估，但在實際操作中，存在跟蹤不及時、跟蹤內容不全面等問題。部分業(yè)務部門對合同履行情況缺乏有效的監(jiān)控手段，不能及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。例如，在一些采購合同中，由于沒有及時跟蹤供應商的交貨情況，導致貨物延遲交付，影響了公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營。（2）違約責任追究不力。當合同對方出現(xiàn)違約行為時，公司在追究違約責任方面存在力度不夠的問題。部分業(yè)務部門擔心影響與對方的合作關系，不愿意采取強硬的措施追究對方的違約責任。例如，在一些客戶付款不及時的情況下，公司只是通過電話或郵件進行催款，沒有采取進一步的法律手段，導致應收賬款回收困難。（3）合同變更和解除管理不規(guī)范。在合同履行過程中，有時會出現(xiàn)需要變更或解除合同的情況。但公司在合同變更和解除的管理方面存在不規(guī)范的問題，如變更或解除合同的程序不嚴格、沒有簽訂書面協(xié)議等。例如，在一些服務合同中，由于客戶需求發(fā)生變化，雙方口頭協(xié)商變更了服務內容，但沒有簽訂書面協(xié)議，導致在后續(xù)的服務過程中出現(xiàn)糾紛。3.合同檔案管理環(huán)節(jié)（1）檔案資料不完整。部分合同檔案中缺少必要的資料，如合同審批文件、履行記錄等。這不僅影響了合同檔案的完整性和準確性，也給合同的查詢和管理帶來了困難。例如，在查詢某份采購合同的履行情況時，由于檔案中缺少驗收記錄，無法準確了解貨物的驗收情況。（2）檔案借閱和歸還登記不及時。公司雖然規(guī)定了合同檔案的借閱和歸還登記制度，但在實際操作中，存在登記不及時、登記內容不完整等問題。部分人員在借閱檔案后，沒有及時歸還，也沒有進行登記，導致檔案管理混亂。例如，在查找某份合同檔案時，發(fā)現(xiàn)該檔案已被借出，但無法查詢到借閱人信息和借閱時間。4.法律風險意識方面部分員工的法律風險意識淡薄，對合同管理的重要性認識不足。在合同簽訂和履行過程中，沒有充分考慮法律風險，導致公司面臨潛在的法律糾紛。例如，部分業(yè)務人員在與客戶簽訂合同時，為了促成業(yè)務，隨意承諾一些不合理的條款，給公司帶來了法律風險。四、整改措施1.合同簽訂環(huán)節(jié)整改措施（1）加強合同起草培訓。定期組織合同起草人員參加法律知識和合同起草技巧培訓，提高其專業(yè)水平和業(yè)務能力。制定合同起草模板和指引，明確合同條款的表述方式和注意事項，為合同起草人員提供參考。（2）嚴格執(zhí)行審核流程。加強對審核人員的培訓和管理，提高其審核責任意識。明確審核人員的職責和審核要點，要求審核人員對合同的實質內容進行深入審查，提出明確的審核意見。建立審核人員考核機制，對審核工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進行獎勵，對審核不力的人員進行批評和處罰。（3）及時簽訂合同。加強對業(yè)務部門的合同管理培訓，提高其對合同簽訂及時性的認識。建立合同簽訂提醒機制，對即將發(fā)生的業(yè)務及時提醒業(yè)務部門簽訂合同。對于未及時簽訂合同的業(yè)務部門，進行通報批評，并納入績效考核。2.合同履行環(huán)節(jié)整改措施（1）加強合同履行跟蹤。建立合同履行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行實時監(jiān)控。明確各部門在合同履行跟蹤中的職責和分工，要求業(yè)務部門定期對合同履行情況進行檢查和評估，并及時向相關部門反饋。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，及時采取措施進行解決。（2）加大違約責任追究力度。制定違約責任追究制度，明確違約責任追究的程序和方式。當合同對方出現(xiàn)違約行為時，及時向對方發(fā)出書面通知，要求其承擔違約責任。對于拒不承擔違約責任的對方，采取法律手段進行追究，維護公司的合法權益。（3）規(guī)范合同變更和解除管理。制定合同變更和解除管理辦法，明確變更和解除合同的程序和要求。要求雙方在變更或解除合同前，簽訂書面協(xié)議，明確變更或解除的內容和雙方的權利義務。對合同變更和解除協(xié)議進行嚴格審核，確保其合法有效。3.合同檔案管理環(huán)節(jié)整改措施（1）完善檔案資料。對現(xiàn)有合同檔案進行全面清理和補充，確保檔案資料的完整性和準確性。要求各部門在合同簽訂和履行過程中，及時收集和整理相關資料，并提交給檔案管理部門存檔。建立檔案資料審核機制，對提交的檔案資料進行審核，不符合要求的及時退回補充。（2）加強檔案借閱和歸還管理。嚴格執(zhí)行合同檔案借閱和歸還登記制度，要求借閱人員在借閱檔案時填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時間和歸還時間。檔案管理人員在借閱時進行登記，并在歸還時進行檢查和確認。對于未按時歸還檔案的人員，進行催還和提醒，情節(jié)嚴重的進行通報批評。4.法律風險意識提升措施（1）開展法律知識培訓。定期組織全體員工參加法律知識培訓，提高員工的法律風險意識和合同管理水平。培訓內容包括合同法、公司法等相關法律法規(guī)，以及合同簽訂、履行過程中的法律風險防范等。（2）建立法律風險預警機制。加強對合同管理過程中的法律風險監(jiān)測和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的法律風險。對于可能出現(xiàn)的法律糾紛，提前制定應對措施，降低法律風險對公司的影響。五、整改計劃安排1.短期整改計劃（[短期時間區(qū)間1]-[短期時間區(qū)間2]）（1）完成合同起草培訓和審核人員培訓，提高合同起草和審核水平。（2）對未及時簽訂合同的業(yè)務進行清理，督促業(yè)務部門及時簽訂合同。（3）建立合同履行跟蹤臺賬，開始對合同履行情況進行實時監(jiān)控。（4）對現(xiàn)有合同檔案進行全面清理，補充缺失的檔案資料。2.中期整改計劃（[中期時間區(qū)間1]-[中期時間區(qū)間2]）（1）完善合同起草模板和指引，進一步規(guī)范合同起草工作。（2）建立審核人員考核機制，加強對審核工作的管理。（3）制定違約責任追究制度，加大對違約行為的追究力度。（4）建立合同變更和解除管理辦法，規(guī)范合同變更和解除程序。3.長期整改計劃（[長期時間區(qū)間1]-[長期時間區(qū)間2]）（1）持續(xù)開展法律知識培訓，不斷提高員工的法律風險意識。（2）建立法律風險預警機制，定期對合同管理中的法律風險進行評估和分析。（3）對合同管理制度進行全面修訂和完善，適應公司業(yè)務發(fā)展的需要。六、整改效果評估為確保整改措施的有效實施，將定期對整改效果進行評估。評估指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和有效性、合同檔案管理的完整性和準確性等。通過對比整改前后的相關數(shù)據(jù)和指標，評估整改措施的實施效果。對于整改效果不明顯的措施，及時進行調整和完善，確保整改工作取得實效。七、總結通過本次合同管理自查，我們發(fā)現(xiàn)了公司在合同管理過程中存在的一系列問題和風險。針對這些問題，我們制定了詳細的整