機關(guān)單位檔案管理細則范例為規(guī)范機關(guān)檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案在單位履職、歷史傳承中的重要作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實際，制定本檔案管理細則。一、管理職責（一）檔案管理部門職責檔案管理部門（如辦公室、檔案科）統(tǒng)籌單位檔案管理工作，負責制定完善檔案管理制度、流程，指導各業(yè)務(wù)部門開展檔案形成、積累工作；承擔檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及提供利用等日常管理；組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓，提升業(yè)務(wù)能力；協(xié)調(diào)開展檔案信息化建設(shè)，保障數(shù)字檔案資源安全。（二）業(yè)務(wù)部門職責各業(yè)務(wù)部門是檔案形成的責任主體，需指定專人（檔案聯(lián)絡(luò)員）負責本部門文件材料的收集、整理及預歸檔工作，確保文件材料真實、完整、準確反映業(yè)務(wù)活動；在工作中同步形成、積累檔案，避免“重業(yè)務(wù)、輕檔案”現(xiàn)象；按規(guī)定時間向檔案管理部門移交檔案，移交前完成文件材料的分類、編號及基本整理。（三）檔案管理人員職責檔案管理人員需熟悉檔案管理法規(guī)與業(yè)務(wù)規(guī)范，具備檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)能力；嚴格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的接收、登記、保管、檢索等工作；定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損等問題及時采取修復、搶救措施；保守檔案機密，未經(jīng)批準不得擅自提供、復制檔案。二、檔案收集（一）收集范圍機關(guān)檔案涵蓋單位履職過程中形成的各類文件材料，包括但不限于：文書檔案：黨組（黨委）會議、辦公會議紀要，請示、批復、報告、通知等公文，工作計劃、總結(jié)、調(diào)研報告等；業(yè)務(wù)檔案：項目審批、執(zhí)法檢查、服務(wù)事項辦理等業(yè)務(wù)活動中形成的文件、圖表、音像資料；人事檔案：干部任免、考核、獎懲、工資調(diào)整等材料（按人事管理規(guī)定單獨保管）；財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等（按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行）；特殊載體檔案：照片、錄音、錄像、實物、電子文件等，需同步收集相關(guān)說明材料。（二）收集要求1.及時性：業(yè)務(wù)部門在文件材料形成后，應(yīng)于5個工作日內(nèi)完成收集，年度歸檔材料于次年第一季度前完成預整理并移交；項目類檔案在項目驗收后3個月內(nèi)移交。2.完整性：確保文件材料的發(fā)文稿、收文處理單、正文、附件及相關(guān)憑證齊全，如會議材料需包含通知、議程、簽到表、紀要、領(lǐng)導講話等全套材料。3.準確性：文件材料內(nèi)容真實、字跡清晰（不得使用鉛筆、圓珠筆書寫），電子版與紙質(zhì)版內(nèi)容一致，特殊載體檔案需標注拍攝時間、內(nèi)容說明。（三）移交手續(xù)業(yè)務(wù)部門向檔案管理部門移交檔案時，需填寫《檔案移交清單》，列明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、移交人、接收人等信息，雙方簽字確認后存檔。電子檔案移交需通過專用傳輸工具或介質(zhì)，確保數(shù)據(jù)完整、可讀。三、檔案整理（一）分類與編號檔案按“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”方式分類，具體結(jié)合單位實際確定。每份檔案按分類方案編制檔號，檔號包含年度、機構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、案卷（件）序號，確保唯一性。（二）裝訂與編目1.裝訂：紙質(zhì)檔案以“件”為單位裝訂（單份文件為1件，多頁文件需左側(cè)裝訂），去除金屬物，采用線裝或無酸紙裝訂，保持文件平整。2.編目：為每件（卷）檔案編制目錄，包含檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、備注等信息，建立《檔案總目錄》《分類目錄》，并同步錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檢索。四、檔案保管（一）保管條件檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，遠離潮濕、高溫、易燃區(qū)域，配備恒溫恒濕設(shè)備（溫度14-24℃，相對濕度45%-60%）、防火（滅火器、煙感報警器）、防盜（門禁、監(jiān)控）、防蟲（防蟲藥、定期通風）、防光（遮光窗簾）等設(shè)施；檔案柜具需為金屬或木質(zhì)無酸材質(zhì)，檔案裝具整齊排列，留出通道便于檢查。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、30年、10年，具體劃分執(zhí)行《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》：永久保管：涉及單位歷史、重要決策、重大活動的檔案，如機構(gòu)沿革、年度總結(jié)、干部任免文件等；30年保管：一般性業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、審計報告等；10年保管：臨時性文件、會議記錄（非重要）、工作簡報等。（三）清點與檢查檔案管理部門每半年對檔案進行一次清點，核對數(shù)量、檔號與目錄是否一致；每年開展一次全面檢查，重點檢查檔案保管狀況、系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性，發(fā)現(xiàn)霉變、破損檔案及時修復，對電子檔案進行有效性檢測，確?？勺x可用。五、檔案利用（一）利用方式檔案利用包括查閱、借閱、復制、出具證明等，可通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索（內(nèi)部人員）、現(xiàn)場查閱（紙質(zhì)檔案）或申請復制（需審批）。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員：因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，在檔案閱覽室查閱；借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負責人審批，借閱期限不超過15天，逾期需續(xù)借。2.外部人員：需持單位介紹信、身份證等有效證件，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批后，在指定場所查閱，原則上不提供借閱，確需復制的需注明用途并加蓋檔案專用章。（三）利用要求利用者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、圈劃、折疊、抽換檔案，不得將檔案帶出指定場所（借閱除外）；利用完畢后，檔案管理人員需檢查檔案完整性，及時歸檔；對利用效果突出的案例（如解決歷史遺留問題、支撐決策等），應(yīng)記錄反饋，優(yōu)化檔案服務(wù)。六、鑒定與銷毀（一）鑒定小組成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導、檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專業(yè)人員組成，每5年開展一次檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案進行價值評估。（二）鑒定與銷毀程序1.鑒定：鑒定小組對照保管期限表，逐件（卷）審核檔案價值，提出“繼續(xù)保管”“銷毀”意見，形成《檔案鑒定意見書》。2.銷毀：對確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、檔號、數(shù)量、形成時間等，經(jīng)單位主要領(lǐng)導審批后，由2名以上監(jiān)銷人監(jiān)督銷毀，銷毀后監(jiān)銷人簽字，清冊及鑒定意見存檔。七、信息化管理（一）數(shù)字檔案建設(shè)逐步推進檔案數(shù)字化，對永久、30年保管的紙質(zhì)檔案優(yōu)先掃描，建立電子檔案；電子文件形成時同步歸檔，確保元數(shù)據(jù)完整，采用PDF、TIFF等長期可讀格式存儲。（二）數(shù)字檔案管理1.備份：電子檔案實行“雙套制”管理（紙質(zhì)+電子），并定期進行異地、異質(zhì)備份（如磁帶、云存儲），防止數(shù)據(jù)丟失。2.安全：檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限，區(qū)分查閱、編輯、管理等角色，定期更新系統(tǒng)補丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊；電子檔案傳輸、存儲加密，禁止在非涉密網(wǎng)絡(luò)存儲涉密檔案。（三）系統(tǒng)維護指定專人負責檔案管理系統(tǒng)的日常維護，定期檢查數(shù)據(jù)完整性、系統(tǒng)運行狀況，備份數(shù)據(jù)與系統(tǒng)日志，確保檔案信息可追溯、可利用。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門檔案工作進行檢查，內(nèi)容包括：文件材料收集完整性、移交及時性、檔案整理規(guī)范性、利用制度執(zhí)行情況等；每年開展一次檔案工作專項檢查，通報問題并督促整改。（二）考核與獎懲