企業(yè)行政管理高效審批流程手冊為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理，提升審批效率，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證行政事務(wù)處理有序、透明，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)全體員工及涉及行政審批的管理部門，涵蓋日常高頻審批場景，旨在通過標準化流程減少溝通成本，保障企業(yè)運營合規(guī)高效。一、費用報銷：規(guī)范日常支出管理適用情形員工因公開展業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的必要支出，包括但不限于：市內(nèi)交通費、差旅費（交通、住宿、餐飲）、辦公耗材采購費、業(yè)務(wù)招待費等。需注意的是，個人消費、非工作相關(guān)支出及超出預(yù)算標準的費用不在本流程范圍內(nèi)。操作流程步驟1：提交申請（責(zé)任人：申請人）登錄企業(yè)OA系統(tǒng)，進入“費用報銷”模塊，填寫《費用報銷申請單》；逐項錄入費用發(fā)生時間、地點、事由、金額，并清晰的費用憑證（如行程單、采購小票、消費記錄等，保證憑證與報銷事項一致）；提交前自查費用是否符合公司報銷標準（如差旅住宿上限、招待費人均標準等），確認無誤后提交至部門負責(zé)人審批。步驟2：部門審核（責(zé)任人：部門負責(zé)人*）部門負責(zé)人*登錄OA系統(tǒng)，核對報銷事由的真實性、費用標準的合規(guī)性及預(yù)算余額；重點核查費用是否與部門業(yè)務(wù)需求匹配，是否存在超預(yù)算、重復(fù)報銷等情況；審核通過后，提交至財務(wù)部；若駁回，需注明具體原因（如“事由不清晰”“憑證缺失”），退回申請人修改。步驟3：財務(wù)復(fù)核（責(zé)任人：財務(wù)審核人*）財務(wù)審核人*檢查憑證完整性（如是否為合規(guī)票據(jù)、抬頭是否為公司全稱）、金額計算準確性（如報銷合計、稅費分攤）；核對費用是否符合會計準則及公司財務(wù)制度，對不符合要求的報銷單標注問題并退回；復(fù)核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批（單筆金額超5000元需分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，5000元以下由財務(wù)部直接辦理支付）。步驟4：款項支付（責(zé)任人：財務(wù)部）財務(wù)部根據(jù)審批通過的報銷單，在3個工作日內(nèi)完成款項支付（優(yōu)先選擇企業(yè)對公賬戶轉(zhuǎn)賬，特殊情況可發(fā)放至員工工資卡）；支付完成后，OA系統(tǒng)自動更新報銷狀態(tài)為“已完成”，并將電子憑證同步至申請人個人賬戶。表單模板：費用報銷申請單項目填寫說明申請人信息姓名、所屬部門、員工編號、聯(lián)系方式報銷周期費用所屬起始日期-截止日期（如2024-05-01至2024-05-31）費用明細按類別分行填寫（如“交通費”“辦公費”），每類需注明日期、事由、金額、憑證數(shù)量報銷總額小寫金額合計，大寫金額（如人民幣伍仟元整）附件清單的憑證名稱及數(shù)量（如“出租車發(fā)票3張，合計150元”）申請人簽字手寫簽名或電子簽名審批意見部門負責(zé)人、財務(wù)審核人、分管領(lǐng)導(dǎo)*依次填寫審批意見及簽字日期關(guān)鍵提示報銷需在費用發(fā)生后的15個工作日內(nèi)提交，逾期未提交需說明原因，經(jīng)部門負責(zé)人*審批后方可受理；憑證需原件掃描或清晰拍照，保證金額、日期、事由可辨認，涂改、模糊的憑證不予認可；業(yè)務(wù)招待費需注明招待對象、事由及參與人數(shù)，且每月報銷總額不得超過部門年度預(yù)算的10%；對公支付需提供準確的收款賬戶信息，錯誤導(dǎo)致的支付延遲由申請人承擔(dān)責(zé)任。二、請假管理：保障工作有序銜接適用情形員工因個人原因需暫時離崗，包括：病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假/陪產(chǎn)假、喪假等。法定節(jié)假日及公司統(tǒng)一安排的假期無需單獨申請本流程。操作流程步驟1：發(fā)起申請（責(zé)任人：申請人）登錄OA系統(tǒng)，進入“請假申請”模塊，選擇請假類型（如“病假”“事假”）；填寫請假起止時間、時長（精確到小時）、請假事由，并注明請假期間的工作交接人；根據(jù)請假類型證明材料（如病假需提供醫(yī)院病歷/診斷證明，婚假需提供結(jié)婚證復(fù)印件等）。步驟2：部門審批（責(zé)任人：部門負責(zé)人*）部門負責(zé)人*核對請假事由的真實性及請假時長是否符合公司規(guī)定（如事假每年不超過10天，年假根據(jù)司齡計算）；評估請假期間工作安排是否合理，保證核心崗位無人空缺；審批通過后，系統(tǒng)自動同步至人力資源部備案；若駁回，需說明理由（如“請假時間沖突未交接工作”）。步驟3：特殊情況審批（責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)*）連續(xù)請假3天以上（含）或年假超過5天的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，重點評估對部門工作的影響；產(chǎn)假、喪假等法定假期，由人力資源部直接審核備案，無需分管領(lǐng)導(dǎo)額外審批。步驟4：考勤同步（責(zé)任人：人力資源部）人力資源部在OA系統(tǒng)中更新員工考勤狀態(tài)，將請假記錄計入員工考勤檔案；請假結(jié)束后，員工需在1個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)提交“銷假申請”，確認返崗時間。表單模板：請假申請單項目填寫說明申請人信息姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式請假類型單選（病假/事假/年假/婚假/產(chǎn)假等）請假時間起始日期-截止日期，具體上/下午（如2024-05-10上午至2024-05-12下午）請假事由簡要說明（如“突發(fā)感冒需就醫(yī)”“參加家人婚禮”）工作交接人姓名、崗位、聯(lián)系方式（需交接工作內(nèi)容及進度）證明材料文件名稱及大?。ㄈ纭霸\斷證明.pdf，1.2MB”）審批流程部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)（需審批時）→人力資源部備案關(guān)鍵提示病假需提供二級及以上醫(yī)院出具的正式證明，急診病例需附急診病歷；事假應(yīng)提前3個工作日申請，緊急情況（如突發(fā)疾病）需在2小時內(nèi)電話告知部門負責(zé)人*，并在事后24小時內(nèi)補交申請；年假需根據(jù)公司考勤制度提前規(guī)劃，不得與法定節(jié)假日連休（特殊情況需分管領(lǐng)導(dǎo)*審批）；請假期間需保持通訊暢通，如遇緊急工作需配合處理，拒不配合者按曠工處理。三、采購申請：實現(xiàn)資源合理配置適用情形部門因工作需要采購物資或服務(wù)，包括：辦公用品、設(shè)備（電腦、打印機等）、固定資產(chǎn)（辦公家具）、服務(wù)（保潔、維修）等。預(yù)算內(nèi)采購需填寫《采購申請單》，超預(yù)算采購需額外提交《預(yù)算調(diào)整申請》。操作流程步驟1：需求確認（責(zé)任人：申請人）申請人明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估金額；核對部門年度預(yù)算，確認采購是否在預(yù)算額度內(nèi)；若超預(yù)算，需先填寫《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因，提交財務(wù)部審核。步驟2：提交申請（責(zé)任人：申請人）登錄OA系統(tǒng)，進入“采購申請”模塊，填寫《采購申請單》，《預(yù)算調(diào)整申請》（若適用）；詳細說明采購需求（如“筆記本電腦：ThinkPadX1，i7處理器，16G內(nèi)存，512G固態(tài)硬盤，1臺”）；提交至部門負責(zé)人*審批。步驟3：審核審批（責(zé)任人：部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)）部門負責(zé)人*核對采購需求的必要性及預(yù)算合規(guī)性，確認是否為部門必需品；分管領(lǐng)導(dǎo)審核采購金額（單筆5000元以下由部門負責(zé)人審批，5000-20000元需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，20000元以上需總經(jīng)理審批）；審批通過后，提交至采購部；若駁回，需注明原因（如“重復(fù)采購”“預(yù)算不足”）。步驟4：采購執(zhí)行（責(zé)任人：采購部）采購部根據(jù)審批結(jié)果，選擇合格供應(yīng)商（優(yōu)先從公司供應(yīng)商庫中選擇，新供應(yīng)商需進行資質(zhì)審核）；對于金額較大的采購（超10000元），需進行至少3家供應(yīng)商比價，形成《比價報告》同步至OA系統(tǒng)；確定供應(yīng)商后，簽訂采購合同（若適用），下達采購訂單，跟蹤物流進度。步驟5：驗收與入庫（責(zé)任人：申請人、采購部、行政部）物資到貨后，申請人與行政部共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與訂單一致；驗收合格后，填寫《驗收單》，申請人、采購部、行政部簽字確認；行政部將固定資產(chǎn)錄入資產(chǎn)管理臺賬，辦公用品發(fā)放至申請人并登記領(lǐng)用信息。表單模板：采購申請單項目填寫說明申請部門申請人所屬部門采購物品/服務(wù)詳細名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途（如“打印機：HPLaserJetM404n，1臺，用于部門文件打印”）預(yù)估金額小寫及大寫金額（如人民幣捌仟元整）預(yù)算信息部門年度預(yù)算余額、本次采購是否在預(yù)算內(nèi)（是/否）供應(yīng)商信息指定供應(yīng)商（無則填寫“從供應(yīng)商庫選擇”）審批流程部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→采購部→行政部（驗收）附件《預(yù)算調(diào)整申請》（超預(yù)算時）、《比價報告》（超10000元時）關(guān)鍵提示采購申請需提前5個工作日提交，緊急采購（如設(shè)備故障維修）需在申請中標注“緊急”，并說明原因，由分管領(lǐng)導(dǎo)*加急審批；供應(yīng)商需具備合法資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證），采購部需定期更新供應(yīng)商庫，淘汰不合格供應(yīng)商；固定資產(chǎn)采購需貼好資產(chǎn)標簽，明確責(zé)任人，行政部每半年進行一次資產(chǎn)盤點；驗收不合格的物資，采購部需在3個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換，由此導(dǎo)致的延遲由采購部負責(zé)協(xié)調(diào)。四、合同審批：規(guī)避法律風(fēng)險保障權(quán)益適用情形企業(yè)與外部單位或個人簽訂具有法律效力的協(xié)議，包括：采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、保密協(xié)議等。所有對外合同均需通過本流程審批，未經(jīng)審批擅自簽訂的合同無效，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)法律責(zé)任。操作流程步驟1：合同起草（責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門*）業(yè)務(wù)部門*根據(jù)合作需求，參考公司《合同模板庫》起草合同文本，明確合作雙方主體信息、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款；合同內(nèi)容需符合法律法規(guī)及公司業(yè)務(wù)要求，避免使用模糊表述（如“大概”“可能”）。步驟2：部門初審（責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*）業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*審核合同內(nèi)容的真實性、完整性及與業(yè)務(wù)需求的匹配度；核對合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書等），保證合作方具備履約能力；初審?fù)ㄟ^后，提交至法務(wù)部審核。步驟3：法務(wù)審核（責(zé)任人：法務(wù)專員*）法務(wù)專員*重點審核合同的法律合規(guī)性，包括條款是否公平、是否存在法律風(fēng)險、違約責(zé)任是否明確等；對不合規(guī)條款提出修改意見（如“付款方式約定不明確，需補充具體時間節(jié)點”）；審核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)；若重大修改，需退回業(yè)務(wù)部門重新起草。步驟4：領(lǐng)導(dǎo)審批（責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理）分管領(lǐng)導(dǎo)*審核合同的業(yè)務(wù)必要性及成本效益；總經(jīng)理*（或其授權(quán)人）對合同最終條款進行審批，確認合作意向；審批通過后，法務(wù)部出具《合同審批意見書》，合同文本定稿。步驟5：用印與歸檔（責(zé)任人：行政部、法務(wù)部）業(yè)務(wù)部門*持審批通過的《合同審批意見書》及定稿合同文本，至行政部申請合同用??；行政部核對審批流程完整性，確認無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁空白合同蓋章）；用印后，合同原件由法務(wù)部統(tǒng)一歸檔，電子版同步至公司檔案管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門留存復(fù)印件。表單模板：合同審批表項目填寫說明合同名稱如“XX辦公設(shè)備采購合同”“XX公司保潔服務(wù)協(xié)議”合作方信息單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式合同金額小寫及大寫金額（如人民幣壹拾伍萬元整）合同期限起始日期-截止日期核心條款摘要合作內(nèi)容、付款方式、違約責(zé)任（簡要列出）審批流程業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)專員→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→行政部（用?。└郊贤莅浮⒑献鞣劫Y質(zhì)證明、《法務(wù)審核意見書》關(guān)鍵提示合同起草需使用公司最新版標準模板，無模板時需提前向法務(wù)部申請定制，避免條款遺漏；合作方為個人時，需核實其證件號碼信息及履約能力，必要時要求提供擔(dān)保；合同用印