合同管理及簽訂流程指南第一章適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中各類(lèi)合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：企業(yè)業(yè)務(wù)合作：如與供應(yīng)商采購(gòu)原材料、與經(jīng)銷(xiāo)商簽訂產(chǎn)品銷(xiāo)售協(xié)議、與技術(shù)服務(wù)商提供定制化開(kāi)發(fā)服務(wù)等；項(xiàng)目外包管理：如將設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)維等非核心業(yè)務(wù)外包給第三方合作方；人力資源協(xié)議：如勞動(dòng)合同、勞務(wù)派遣協(xié)議、保密協(xié)議等；資產(chǎn)與權(quán)益處置：如設(shè)備租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)、股權(quán)轉(zhuǎn)讓等；其他需通過(guò)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)的商業(yè)活動(dòng)。第二章合同簽訂全流程操作指南第一節(jié)合同需求發(fā)起與起草需求提出業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作意向或業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三章），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量要求、履行期限、預(yù)算金額等核心要素；需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的合理性、必要性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門(mén)（或指定合同管理部門(mén)）。合同起草法務(wù)部門(mén)（或指定起草人）根據(jù)需求信息，結(jié)合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或合作方提供的草案，起草合同文本；合同內(nèi)容應(yīng)至少包含以下核心條款：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、地址等）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等）；數(shù)量與質(zhì)量（明確計(jì)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式）；價(jià)款與支付方式（含金額、幣種、支付條件、賬戶信息、發(fā)票類(lèi)型等）；履行期限、地點(diǎn)與方式（含交付時(shí)間、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；雙方權(quán)利義務(wù)（明確違約責(zé)任、不可抗力條款、爭(zhēng)議解決方式等）；合同生效條件與終止條款；附件清單（如技術(shù)協(xié)議、圖紙、報(bào)價(jià)單等）。第二節(jié)內(nèi)部多級(jí)審核業(yè)務(wù)部門(mén)審核起草完成后，合同文本返回需求部門(mén)，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等是否與需求一致；合作方履約能力（如資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信用狀況）是否滿足要求；履行期限、付款節(jié)點(diǎn)是否與項(xiàng)目計(jì)劃匹配。財(cái)務(wù)部門(mén)審核財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核：合同金額是否符合預(yù)算審批流程；價(jià)款構(gòu)成是否合理，支付方式、節(jié)點(diǎn)是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；發(fā)票類(lèi)型（如增值稅專(zhuān)用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開(kāi)票信息是否準(zhǔn)確；涉及保證金、違約金、賠償金的財(cái)務(wù)條款是否合規(guī)。法務(wù)部門(mén)審核法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核：合同主體是否具備相應(yīng)民事行為能力（如企業(yè)需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，自然人需提供證件號(hào)碼復(fù)印件）；合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款是否公平、爭(zhēng)議解決約定是否明確）；違約責(zé)任是否明確、合理，與權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等；附件是否完整，與主合同內(nèi)容是否沖突。管理層審批根據(jù)合同金額或重要性，提交至企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事會(huì)審批：金額較小或常規(guī)合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額較大（如超過(guò)XX萬(wàn)元）或重大合同（如涉及核心業(yè)務(wù)、長(zhǎng)期合作），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。審批通過(guò)后，形成《合同審批表》（模板見(jiàn)第三章），各環(huán)節(jié)審核人及審批人簽字確認(rèn)。第三節(jié)對(duì)方溝通與確認(rèn)合同文本傳遞企業(yè)將審批通過(guò)的合同文本（紙質(zhì)版或加蓋公章的掃描件）發(fā)送至合作方，明確需對(duì)方確認(rèn)的反饋時(shí)限（如3-5個(gè)工作日）。協(xié)商與修訂若對(duì)方提出修改意見(jiàn)，由法務(wù)部門(mén)（或業(yè)務(wù)部門(mén)）牽頭與對(duì)方溝通，重點(diǎn)就核心條款（如標(biāo)的、價(jià)款、違約責(zé)任）進(jìn)行協(xié)商；修訂后的合同需重新履行內(nèi)部審核流程（僅針對(duì)修改條款，無(wú)需全流程重復(fù)審批），確認(rèn)無(wú)誤后再次發(fā)送對(duì)方。最終確認(rèn)雙方就合同文本達(dá)成一致后，由合作方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書(shū)，模板見(jiàn)第三章），并加蓋合作方公章（或合同專(zhuān)用章）；若為多頁(yè)合同，需加蓋騎縫章；若涉及附件，需在附件上加蓋公章與合同一并簽署。第四節(jié)合同正式簽署與用印用印申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)持雙方簽字蓋章的合同文本、《合同審批表》及附件，向企業(yè)行政部門(mén)（或指定用印管理部門(mén)）提交《合同用印申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三章）。用印審核與登記行政部門(mén)審核合同文本與審批材料是否齊全、一致，重點(diǎn)檢查：合同文本是否為最終版本，有無(wú)涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認(rèn)）；簽署人身份是否合法有效（如授權(quán)委托書(shū)是否在有效期內(nèi)、是否明確授權(quán)范圍）；用印份數(shù)是否符合約定（如正本X份、副本Y份）。審核通過(guò)后，在《合同用印登記簿》中記錄合同編號(hào)、名稱、用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息，按規(guī)定加蓋企業(yè)公章（或合同專(zhuān)用章、騎縫章）。合同文本分發(fā)用印完成后，行政部門(mén)按約定份數(shù)分發(fā)合同文本：正本由企業(yè)檔案管理部門(mén)（或指定部門(mén)）存檔；副本由業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)各留存1份，涉及其他部門(mén)的（如采購(gòu)部、項(xiàng)目部）同步分發(fā)；合作方應(yīng)得的正本/副本，由業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)郵寄、當(dāng)面交接等方式送達(dá)，并要求對(duì)方簽收（保留簽收回執(zhí)）。第五節(jié)合同履行與歸檔管理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合作方履約情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、付款進(jìn)度等），填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（模板見(jiàn)第三章）；若出現(xiàn)對(duì)方違約或履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄），并按合同約定處理（如發(fā)函催告、索賠、解除合同），同時(shí)報(bào)法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)備案。付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的支付節(jié)點(diǎn)和對(duì)方提供的合規(guī)票據(jù)（如發(fā)票、驗(yàn)收單），履行付款審批流程；涉及質(zhì)保金的，應(yīng)在質(zhì)保期滿且無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后，按合同約定支付。合同歸檔檔案管理部門(mén)在合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，完成合同文本及相關(guān)材料的歸檔，歸檔材料至少包括：合同正本/副本（含所有附件）；《合同審批表》《合同用印申請(qǐng)表》；合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)；簽約過(guò)程中的往來(lái)函件、協(xié)商記錄；履行過(guò)程中的驗(yàn)收單、付款憑證、發(fā)票等；歸檔材料需按“一合同一檔”原則整理，編制合同檔案編號(hào)（如“年份-部門(mén)-序號(hào)”），建立電子臺(tái)賬，保證可快速查詢。第三章常用模板表格表3-1合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人*某某聯(lián)系方式*某某合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方地址聯(lián)系人/電話*某某合同標(biāo)的□采購(gòu)□銷(xiāo)售□服務(wù)□租賃□其他：________標(biāo)的詳情（名稱/規(guī)格/型號(hào)等）數(shù)量/質(zhì)量要求履行期限□即時(shí)□____年_月_日前□分期履行：________預(yù)算金額（含幣種）大寫(xiě)：________________小寫(xiě)：________________付款方式□一次性□分期（請(qǐng)注明節(jié)點(diǎn)）：________需求說(shuō)明（背景、目的等）部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：________日期：________法務(wù)部門(mén)初審意見(jiàn)簽字：________日期：________財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：________日期：________管理層審批意見(jiàn)簽字：________日期：________表3-2合同審批表合同名稱合同編號(hào)合作方名稱簽訂日期合同金額大寫(xiě)：________________小寫(xiě)：________________審核環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)審核人日期業(yè)務(wù)部門(mén)審核*某某財(cái)務(wù)部門(mén)審核*某某法務(wù)部門(mén)審核*某某分管領(lǐng)導(dǎo)審批*某某總經(jīng)理/董事會(huì)審批*某某備注□標(biāo)準(zhǔn)合同□定制合同□重大合同□補(bǔ)充合同表3-3合同信息登記表合同編號(hào)簽訂日期企業(yè)方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼企業(yè)方地址簽約人*某某合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方地址簽約人*某某合同標(biāo)的履行期限合同金額大寫(xiě)：________________小寫(xiě)：________________支付方式附件清單□技術(shù)協(xié)議□報(bào)價(jià)單□圖紙□其他：________（共____頁(yè)）歸檔編號(hào)存檔部門(mén)履行狀態(tài)□待履行□履行中□已完成□已解除/終止備注表3-4授權(quán)委托書(shū)（模板）授權(quán)委托書(shū)致：________________（合作方名稱）本人（本單位）________（企業(yè)名稱）法定代表人________（姓名），現(xiàn)委托________（姓名）________（職務(wù)）作為我方授權(quán)代表，就________（合同名稱）事宜，代表我方簽署合同、處理相關(guān)履約事宜（包括但不限于驗(yàn)收、結(jié)算、爭(zhēng)議溝通等），其簽署的法律文件我方均予以承認(rèn)。授權(quán)期限：自_年_月_日至_年_月_日。授權(quán)代表無(wú)轉(zhuǎn)委托權(quán)。特此委托。授權(quán)單位（蓋章）：________法定代表人（簽字）：________日期：____年_月_日第四章關(guān)鍵注意事項(xiàng)一、合同主體審核要點(diǎn)企業(yè)合作方需核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）的真實(shí)性，保證在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍與合同標(biāo)的相符；自然人合作方需核實(shí)證件號(hào)碼原件，留存復(fù)印件，保證簽約人具備完全民事行為能力；若合作方為授權(quán)代表，需提供授權(quán)委托書(shū)（明確授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），并核對(duì)授權(quán)代表身份與委托書(shū)信息一致。二、合同條款風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避避免使用模糊表述（如“大概”“左右”“盡快”），明確具體時(shí)間、金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；違約責(zé)任條款需與權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免單方加重己方責(zé)任或免除對(duì)方責(zé)任（如格式條款需提示對(duì)方注意）；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定“向企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”，避免約定不明確的仲裁機(jī)構(gòu)。三、簽署與用印規(guī)范合同文本需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，企業(yè)方簽字需與《合同審批表》中的簽字人一致；用印前需再次核對(duì)合同文本與審批材料是否一致，嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同上加蓋公章；騎縫章需覆蓋合同所有頁(yè)面的側(cè)邊，保證拆分后無(wú)法篡改。四、歸檔與保密管理合同檔案需妥善保管，防潮、防火、防蟲(chóng)蛀，電子檔案需定期備份，保證信息安全；合同內(nèi)容（尤其是價(jià)格、技術(shù)參數(shù)、商業(yè)秘密）需嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無(wú)關(guān)人員泄露；合同履行完畢或終止后，檔案保存期限至少為合同履行期結(jié)束后5年，涉及長(zhǎng)期