學(xué)校綜合辦公室運(yùn)行規(guī)定大綱一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室的日常運(yùn)行，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。綜合辦公室作為學(xué)校行政事務(wù)的中樞，承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、文件管理、后勤保障等重要職能，其高效運(yùn)作對學(xué)校整體管理至關(guān)重要。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名。

2.內(nèi)部下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能科室，各科室配備專人負(fù)責(zé)。

3.建立例會制度，每周召開一次內(nèi)部工作協(xié)調(diào)會，總結(jié)工作進(jìn)展，解決存在問題。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校各類文件的起草、審核、印發(fā)與管理。

(2)起草學(xué)校行政會議紀(jì)要及工作簡報。

(3)管理學(xué)校印章，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

2.**行政組**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校日常行政事務(wù)，如接待來訪、會議安排等。

(2)管理辦公用品采購、分發(fā)及固定資產(chǎn)登記。

(3)協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門工作對接，確保信息暢通。

3.**后勤組**

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)、安全巡查及水電保障。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等后勤服務(wù)，收集師生反饋并改進(jìn)。

(3)管理辦公設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。

三、工作流程與規(guī)范

（一）文件管理

1.**文件收發(fā)**

(1)收到文件后，文秘組需在24小時內(nèi)完成登記、分辦。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重大文件需報請校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)文件歸檔需按編號分類，確保存檔完整、可查。

2.**電子文檔管理**

(1)建立電子文件共享平臺，各部門定期上傳重要資料。

(2)嚴(yán)格執(zhí)行密碼保護(hù)制度，敏感文件需設(shè)置雙重驗(yàn)證。

（二）會議管理

1.**會議籌備**

(1)提前3天發(fā)布會議通知，明確時間、地點(diǎn)、參會人員及議題。

(2)準(zhǔn)備會議所需設(shè)備，如投影儀、音響等，并進(jìn)行測試。

2.**會議執(zhí)行**

(1)安排專人記錄會議內(nèi)容，會后24小時內(nèi)整理成紀(jì)要。

(2)會議決議需及時傳達(dá)至相關(guān)部門，并跟蹤落實(shí)情況。

（三）接待工作

1.**來訪接待**

(1)接待人員需著裝規(guī)范，主動問詢來意并引導(dǎo)至相應(yīng)部門。

(2)重大來訪需提前報備，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備。

2.**電話接聽**

(1)接聽電話需保持禮貌，準(zhǔn)確記錄信息并及時轉(zhuǎn)達(dá)。

(2)緊急事項(xiàng)需立即記錄并上報，確保問題得到快速處理。

四、績效考核與改進(jìn)機(jī)制

（一）績效考核

1.制定綜合辦公室人員績效考核表，每月評估工作完成度。

2.考核指標(biāo)包括文件處理效率、部門協(xié)調(diào)能力、服務(wù)滿意度等。

3.考核結(jié)果與年度評優(yōu)、晉升掛鉤，激勵員工提升工作質(zhì)量。

（二）改進(jìn)機(jī)制

1.每季度開展工作復(fù)盤會，分析存在問題并提出改進(jìn)方案。

2.鼓勵員工提出合理化建議，對優(yōu)秀建議給予獎勵。

3.定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升團(tuán)隊專業(yè)能力，如公文寫作、應(yīng)急處理等。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門需嚴(yán)格遵守，如有疑問應(yīng)及時溝通。綜合辦公室將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，適時修訂完善本規(guī)定。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室的日常運(yùn)行，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。綜合辦公室作為學(xué)校行政事務(wù)的中樞，承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、文件管理、后勤保障等重要職能，其高效運(yùn)作對學(xué)校整體管理至關(guān)重要。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名。主任全面負(fù)責(zé)辦公室工作，副主任協(xié)助主任分管具體科室。

2.內(nèi)部下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能科室，各科室配備專人負(fù)責(zé)。文秘組負(fù)責(zé)文件、會議等核心事務(wù)；行政組負(fù)責(zé)日常行政、接待等；后勤組負(fù)責(zé)環(huán)境、設(shè)備等保障工作。

3.建立例會制度，每周召開一次內(nèi)部工作協(xié)調(diào)會，總結(jié)工作進(jìn)展，解決存在問題。會議由主任主持，各科室負(fù)責(zé)人匯報工作，共同討論決策。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)**文件起草與審核**

-起草各類通知、報告、函件等，需符合公文格式規(guī)范，語言嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰。

-審核各部門提交的文件，檢查內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范，重大文件需經(jīng)分管副主任復(fù)核。

-起草學(xué)校行政會議紀(jì)要，記錄會議主要議題、討論內(nèi)容及決議，于會后2個工作日內(nèi)完成初稿，并提交主任審定。

(2)**文件印發(fā)與管理**

-收到上級文件或?qū)W校重要文件后，需在1個工作日內(nèi)完成登記、分類，并根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)給相關(guān)部門。

-印發(fā)文件需嚴(yán)格核對份數(shù)和簽發(fā)手續(xù)，確保準(zhǔn)確無誤。

-建立文件臺賬，對重要文件進(jìn)行編號管理，確保存檔完整、可查。

(3)**印章管理**

-嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可用印。

-用印后需在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄，包括用印日期、事由、經(jīng)手人等。

-定期對印章進(jìn)行檢查，確保安全完好。

2.**行政組**

(1)**日常行政事務(wù)**

-接待來訪人員，需熱情周到，主動問詢來意并引導(dǎo)至相應(yīng)部門。

-安排學(xué)校行政會議，包括會議室布置、設(shè)備調(diào)試、材料準(zhǔn)備等。

-管理學(xué)校公告欄，及時發(fā)布通知、公告等信息。

(2)**辦公用品管理**

-制定辦公用品采購計劃，包括紙張、筆、筆記本等常用物品，需按需采購，避免浪費(fèi)。

-建立辦公用品臺賬，記錄采購日期、數(shù)量、使用情況等，定期盤點(diǎn)。

-協(xié)調(diào)各部門辦公用品需求，確保供應(yīng)及時。

(3)**固定資產(chǎn)管理**

-對學(xué)校辦公設(shè)備進(jìn)行登記造冊，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，注明購置日期、型號、編號等信息。

-定期進(jìn)行固定資產(chǎn)清查，確保賬實(shí)相符。

-建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行檢修。

3.**后勤組**

(1)**環(huán)境維護(hù)**

-負(fù)責(zé)辦公區(qū)域每日清潔，包括地面、桌面、衛(wèi)生間等，確保環(huán)境整潔。

-定期檢查辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備，如照明、空調(diào)、飲水機(jī)等，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

-協(xié)調(diào)校內(nèi)保潔、安保等第三方服務(wù)，確保服務(wù)達(dá)標(biāo)。

(2)**安全巡查**

-每日進(jìn)行辦公區(qū)域安全巡查，檢查消防設(shè)施、用電安全等，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改。

-重點(diǎn)關(guān)注重點(diǎn)區(qū)域，如機(jī)房、配電室等，確保安全措施到位。

-制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。

(3)**食堂、宿舍協(xié)調(diào)**

-定期收集師生對食堂、宿舍的意見和建議，并反饋給相關(guān)部門。

-協(xié)調(diào)食堂菜品調(diào)整、宿舍維修等工作，提升服務(wù)滿意度。

三、工作流程與規(guī)范

（一）文件管理

1.**文件收發(fā)**

(1)**接收文件流程**

-文件到達(dá)后，文秘組專人接收，核對文件數(shù)量、密封情況。

-在《文件收文登記簿》上詳細(xì)記錄文件名稱、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息，并編號。

-根據(jù)文件內(nèi)容及主管領(lǐng)導(dǎo)批示，在1個工作日內(nèi)分發(fā)給相關(guān)部門。

-重要文件需報請主任審核，重大文件需報請校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)**發(fā)文流程**

-各部門需提前3個工作日提交發(fā)文申請，注明文件主題、內(nèi)容、擬稿人等信息。

-文秘組審核文稿格式、內(nèi)容，重大文件需經(jīng)分管副主任復(fù)核。

-主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，文秘組進(jìn)行排版、校對，并按需印制。

-印制完成后，在《文件發(fā)文登記簿》上記錄文件編號、印制份數(shù)、分發(fā)部門等信息，并加蓋學(xué)校公章（或模擬章）。

-及時分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤文件落實(shí)情況。

(3)**文件歸檔**

-定期對文件進(jìn)行整理、分類，紙質(zhì)文件需按編號裝訂成冊，電子文件需按分類存儲。

-重要文件需進(jìn)行雙備份，存放在不同地點(diǎn)，確保安全。

-建立文件索引，方便查閱。

2.**電子文檔管理**

(1)**文件上傳與共享**

-建立電子文件共享平臺，各部門定期上傳重要資料，如會議紀(jì)要、工作計劃等。

-文件命名需規(guī)范，包括日期、文件類型、編號等信息，如“20231115-工作計劃-001.doc”。

-設(shè)置權(quán)限管理，確保敏感文件僅限授權(quán)人員訪問。

(2)**密碼保護(hù)與安全**

-服務(wù)器、存儲設(shè)備需設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換。

-敏感文件需設(shè)置雙重驗(yàn)證，如密碼+動態(tài)驗(yàn)證碼。

-定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并測試恢復(fù)流程。

（二）會議管理

1.**會議籌備**

(1)**會議通知**

-提前3個工作日發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議題等信息。

-通知需通過多種渠道發(fā)布，如郵件、內(nèi)部公告等，確保所有參會人員收到。

-對外會議需提前與對方溝通，確認(rèn)參會人員及議程。

(2)**會議材料準(zhǔn)備**

-根據(jù)會議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，如報告、數(shù)據(jù)、圖表等。

-材料需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-打印、裝訂材料，并按需分發(fā)。

(3)**設(shè)備調(diào)試**

-提前1天檢查會議室設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保正常工作。

-對外會議需提前與對方確認(rèn)設(shè)備需求，并協(xié)調(diào)安排。

2.**會議執(zhí)行**

(1)**會議記錄**

-安排專人記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。

-會議記錄需及時整理，并于會后1個工作日內(nèi)發(fā)布。

-對重要決議事項(xiàng)，需跟蹤落實(shí)情況，并定期反饋。

(2)**會議紀(jì)律**

-參會人員需準(zhǔn)時參加會議，不得無故缺席。

-會議期間需保持安靜，不得隨意發(fā)言，需經(jīng)主持人同意后方可發(fā)言。

-會議結(jié)束后，需及時整理會場，關(guān)閉設(shè)備。

3.**會議總結(jié)**

(1)每季度召開一次會議總結(jié)會，回顧會議效果，分析存在問題。

(2)對會議記錄、決議落實(shí)情況進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議。

（三）接待工作

1.**來訪接待**

(1)**接待流程**

-接到來訪預(yù)約后，需提前了解來訪人員信息、事由，并安排相應(yīng)接待人員。

-接待人員需熱情迎接，主動問詢來意，并引導(dǎo)至相應(yīng)會議室或辦公室。

-如需領(lǐng)導(dǎo)會見，需提前通知領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)調(diào)會議室、設(shè)備等。

(2)**接待標(biāo)準(zhǔn)**

-接待人員需著裝規(guī)范，儀態(tài)端莊，語言文明。

-提供茶水、紙筆等基本服務(wù)，確保來訪人員舒適。

-如遇重要來訪，需安排專人陪同，并做好記錄。

2.**電話接聽**

(1)**接聽規(guī)范**

-接聽電話需及時，一般情況應(yīng)在鈴響3聲內(nèi)接聽。

-語氣需熱情、禮貌，自我介紹，并詢問來電事由。

-如無法立即處理，需記錄相關(guān)信息，并告知對方處理時限。

(2)**信息轉(zhuǎn)達(dá)**

-準(zhǔn)確記錄來電信息，包括姓名、單位、電話、事由等。

-及時轉(zhuǎn)達(dá)信息給相關(guān)部門，并跟蹤處理情況。

-重要事項(xiàng)需及時回電確認(rèn)。

四、績效考核與改進(jìn)機(jī)制

（一）績效考核

1.**考核指標(biāo)**

(1)**文秘組**

-文件處理效率：每月統(tǒng)計文件收發(fā)、歸檔數(shù)量及錯誤率。

-公文質(zhì)量：由主管領(lǐng)導(dǎo)對文件格式、內(nèi)容進(jìn)行評分。

-印章管理：檢查印章使用記錄，評估是否存在違規(guī)用印。

(2)**行政組**

-辦公用品管理：檢查辦公用品臺賬，評估采購、使用、盤點(diǎn)規(guī)范性。

-固定資產(chǎn)管理：檢查固定資產(chǎn)臺賬，評估賬實(shí)相符程度。

-接待工作：收集師生對接待工作的反饋，評估服務(wù)滿意度。

(3)**后勤組**

-環(huán)境維護(hù)：每日檢查辦公區(qū)域衛(wèi)生，評估清潔程度。

-安全巡查：檢查安全巡查記錄，評估隱患排查及整改情況。

-食堂、宿舍協(xié)調(diào)：收集師生反饋，評估問題解決效率。

2.**考核方法**

-每月進(jìn)行一次績效考核，由主任組織，各科室負(fù)責(zé)人參與。

-考核方式包括自評、互評、主管評價等，綜合評估工作表現(xiàn)。

-考核結(jié)果與年度評優(yōu)、晉升掛鉤，激勵員工提升工作質(zhì)量。

（二）改進(jìn)機(jī)制

1.**工作復(fù)盤**

-每季度召開一次工作復(fù)盤會，各科室匯報工作進(jìn)展，分析存在問題。

-對典型案例進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

-提出改進(jìn)措施，并明確責(zé)任人和完成時限。

2.**員工培訓(xùn)**

-每半年組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容包括公文寫作、會議管理、應(yīng)急處理等。

-邀請內(nèi)部優(yōu)秀員工或外部專家進(jìn)行授課，提升團(tuán)隊專業(yè)能力。

-培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，確保學(xué)習(xí)效果。

3.**意見收集**

-設(shè)立意見箱，收集員工對辦公室工作的意見和建議。

-定期整理意見，并反饋給相關(guān)部門，推動工作改進(jìn)。

-對提出優(yōu)秀建議的員工給予獎勵，鼓勵員工積極參與改進(jìn)工作。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門需嚴(yán)格遵守，如有疑問應(yīng)及時溝通。綜合辦公室將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，適時修訂完善本規(guī)定。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室的日常運(yùn)行，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。綜合辦公室作為學(xué)校行政事務(wù)的中樞，承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、文件管理、后勤保障等重要職能，其高效運(yùn)作對學(xué)校整體管理至關(guān)重要。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名。

2.內(nèi)部下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能科室，各科室配備專人負(fù)責(zé)。

3.建立例會制度，每周召開一次內(nèi)部工作協(xié)調(diào)會，總結(jié)工作進(jìn)展，解決存在問題。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校各類文件的起草、審核、印發(fā)與管理。

(2)起草學(xué)校行政會議紀(jì)要及工作簡報。

(3)管理學(xué)校印章，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

2.**行政組**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校日常行政事務(wù)，如接待來訪、會議安排等。

(2)管理辦公用品采購、分發(fā)及固定資產(chǎn)登記。

(3)協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門工作對接，確保信息暢通。

3.**后勤組**

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)、安全巡查及水電保障。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等后勤服務(wù)，收集師生反饋并改進(jìn)。

(3)管理辦公設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。

三、工作流程與規(guī)范

（一）文件管理

1.**文件收發(fā)**

(1)收到文件后，文秘組需在24小時內(nèi)完成登記、分辦。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重大文件需報請校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)文件歸檔需按編號分類，確保存檔完整、可查。

2.**電子文檔管理**

(1)建立電子文件共享平臺，各部門定期上傳重要資料。

(2)嚴(yán)格執(zhí)行密碼保護(hù)制度，敏感文件需設(shè)置雙重驗(yàn)證。

（二）會議管理

1.**會議籌備**

(1)提前3天發(fā)布會議通知，明確時間、地點(diǎn)、參會人員及議題。

(2)準(zhǔn)備會議所需設(shè)備，如投影儀、音響等，并進(jìn)行測試。

2.**會議執(zhí)行**

(1)安排專人記錄會議內(nèi)容，會后24小時內(nèi)整理成紀(jì)要。

(2)會議決議需及時傳達(dá)至相關(guān)部門，并跟蹤落實(shí)情況。

（三）接待工作

1.**來訪接待**

(1)接待人員需著裝規(guī)范，主動問詢來意并引導(dǎo)至相應(yīng)部門。

(2)重大來訪需提前報備，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備。

2.**電話接聽**

(1)接聽電話需保持禮貌，準(zhǔn)確記錄信息并及時轉(zhuǎn)達(dá)。

(2)緊急事項(xiàng)需立即記錄并上報，確保問題得到快速處理。

四、績效考核與改進(jìn)機(jī)制

（一）績效考核

1.制定綜合辦公室人員績效考核表，每月評估工作完成度。

2.考核指標(biāo)包括文件處理效率、部門協(xié)調(diào)能力、服務(wù)滿意度等。

3.考核結(jié)果與年度評優(yōu)、晉升掛鉤，激勵員工提升工作質(zhì)量。

（二）改進(jìn)機(jī)制

1.每季度開展工作復(fù)盤會，分析存在問題并提出改進(jìn)方案。

2.鼓勵員工提出合理化建議，對優(yōu)秀建議給予獎勵。

3.定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升團(tuán)隊專業(yè)能力，如公文寫作、應(yīng)急處理等。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門需嚴(yán)格遵守，如有疑問應(yīng)及時溝通。綜合辦公室將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，適時修訂完善本規(guī)定。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室的日常運(yùn)行，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。綜合辦公室作為學(xué)校行政事務(wù)的中樞，承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、文件管理、后勤保障等重要職能，其高效運(yùn)作對學(xué)校整體管理至關(guān)重要。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名。主任全面負(fù)責(zé)辦公室工作，副主任協(xié)助主任分管具體科室。

2.內(nèi)部下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能科室，各科室配備專人負(fù)責(zé)。文秘組負(fù)責(zé)文件、會議等核心事務(wù)；行政組負(fù)責(zé)日常行政、接待等；后勤組負(fù)責(zé)環(huán)境、設(shè)備等保障工作。

3.建立例會制度，每周召開一次內(nèi)部工作協(xié)調(diào)會，總結(jié)工作進(jìn)展，解決存在問題。會議由主任主持，各科室負(fù)責(zé)人匯報工作，共同討論決策。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)**文件起草與審核**

-起草各類通知、報告、函件等，需符合公文格式規(guī)范，語言嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰。

-審核各部門提交的文件，檢查內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范，重大文件需經(jīng)分管副主任復(fù)核。

-起草學(xué)校行政會議紀(jì)要，記錄會議主要議題、討論內(nèi)容及決議，于會后2個工作日內(nèi)完成初稿，并提交主任審定。

(2)**文件印發(fā)與管理**

-收到上級文件或?qū)W校重要文件后，需在1個工作日內(nèi)完成登記、分類，并根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)給相關(guān)部門。

-印發(fā)文件需嚴(yán)格核對份數(shù)和簽發(fā)手續(xù)，確保準(zhǔn)確無誤。

-建立文件臺賬，對重要文件進(jìn)行編號管理，確保存檔完整、可查。

(3)**印章管理**

-嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可用印。

-用印后需在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄，包括用印日期、事由、經(jīng)手人等。

-定期對印章進(jìn)行檢查，確保安全完好。

2.**行政組**

(1)**日常行政事務(wù)**

-接待來訪人員，需熱情周到，主動問詢來意并引導(dǎo)至相應(yīng)部門。

-安排學(xué)校行政會議，包括會議室布置、設(shè)備調(diào)試、材料準(zhǔn)備等。

-管理學(xué)校公告欄，及時發(fā)布通知、公告等信息。

(2)**辦公用品管理**

-制定辦公用品采購計劃，包括紙張、筆、筆記本等常用物品，需按需采購，避免浪費(fèi)。

-建立辦公用品臺賬，記錄采購日期、數(shù)量、使用情況等，定期盤點(diǎn)。

-協(xié)調(diào)各部門辦公用品需求，確保供應(yīng)及時。

(3)**固定資產(chǎn)管理**

-對學(xué)校辦公設(shè)備進(jìn)行登記造冊，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，注明購置日期、型號、編號等信息。

-定期進(jìn)行固定資產(chǎn)清查，確保賬實(shí)相符。

-建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行檢修。

3.**后勤組**

(1)**環(huán)境維護(hù)**

-負(fù)責(zé)辦公區(qū)域每日清潔，包括地面、桌面、衛(wèi)生間等，確保環(huán)境整潔。

-定期檢查辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備，如照明、空調(diào)、飲水機(jī)等，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

-協(xié)調(diào)校內(nèi)保潔、安保等第三方服務(wù)，確保服務(wù)達(dá)標(biāo)。

(2)**安全巡查**

-每日進(jìn)行辦公區(qū)域安全巡查，檢查消防設(shè)施、用電安全等，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改。

-重點(diǎn)關(guān)注重點(diǎn)區(qū)域，如機(jī)房、配電室等，確保安全措施到位。

-制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。

(3)**食堂、宿舍協(xié)調(diào)**

-定期收集師生對食堂、宿舍的意見和建議，并反饋給相關(guān)部門。

-協(xié)調(diào)食堂菜品調(diào)整、宿舍維修等工作，提升服務(wù)滿意度。

三、工作流程與規(guī)范

（一）文件管理

1.**文件收發(fā)**

(1)**接收文件流程**

-文件到達(dá)后，文秘組專人接收，核對文件數(shù)量、密封情況。

-在《文件收文登記簿》上詳細(xì)記錄文件名稱、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息，并編號。

-根據(jù)文件內(nèi)容及主管領(lǐng)導(dǎo)批示，在1個工作日內(nèi)分發(fā)給相關(guān)部門。

-重要文件需報請主任審核，重大文件需報請校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)**發(fā)文流程**

-各部門需提前3個工作日提交發(fā)文申請，注明文件主題、內(nèi)容、擬稿人等信息。

-文秘組審核文稿格式、內(nèi)容，重大文件需經(jīng)分管副主任復(fù)核。

-主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，文秘組進(jìn)行排版、校對，并按需印制。

-印制完成后，在《文件發(fā)文登記簿》上記錄文件編號、印制份數(shù)、分發(fā)部門等信息，并加蓋學(xué)校公章（或模擬章）。

-及時分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤文件落實(shí)情況。

(3)**文件歸檔**

-定期對文件進(jìn)行整理、分類，紙質(zhì)文件需按編號裝訂成冊，電子文件需按分類存儲。

-重要文件需進(jìn)行雙備份，存放在不同地點(diǎn)，確保安全。

-建立文件索引，方便查閱。

2.**電子文檔管理**

(1)**文件上傳與共享**

-建立電子文件共享平臺，各部門定期上傳重要資料，如會議紀(jì)要、工作計劃等。

-文件命名需規(guī)范，包括日期、文件類型、編號等信息，如“20231115-工作計劃-001.doc”。

-設(shè)置權(quán)限管理，確保敏感文件僅限授權(quán)人員訪問。

(2)**密碼保護(hù)與安全**

-服務(wù)器、存儲設(shè)備需設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換。

-敏感文件需設(shè)置雙重驗(yàn)證，如密碼+動態(tài)驗(yàn)證碼。

-定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并測試恢復(fù)流程。

（二）會議管理

1.**會議籌備**

(1)**會議通知**

-提前3個工作日發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議題等信息。

-通知需通過多種渠道發(fā)布，如郵件、內(nèi)部公告等，確保所有參會人員收到。

-對外會議需提前與對方溝通，確認(rèn)參會人員及議程。

(2)**會議材料準(zhǔn)備**

-根據(jù)會議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，如報告、數(shù)據(jù)、圖表等。

-材料需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-打印、裝訂材料，并按需分發(fā)。

(3)**設(shè)備調(diào)試**

-提前1天檢查會議室設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保正常工作。

-對外會議需提前與對方確認(rèn)設(shè)備需求，并協(xié)調(diào)安排。

2.**會議執(zhí)行**

(1)**會議記錄**

-安排專人記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。

-會議記錄需及時整理，并于會后1個工作日內(nèi)發(fā)布。

-對重要決議事項(xiàng)，需跟蹤落實(shí)情況，并定期反饋。

(2)**會議紀(jì)律**

-參會人員需準(zhǔn)時參加會議，不得無故缺席。

-會議期間需保持安靜，不得隨意發(fā)言，需經(jīng)主持人同意后方可發(fā)言。

-會議結(jié)束后，需及時整理會場，關(guān)閉設(shè)備。

3.**會議總結(jié)**

(1)每季度召開一次會議總結(jié)會，回顧會議效果，分析存在問題。

(2)對會議記錄、決議落實(shí)情況進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議。

（三）接待工作

1.**來訪接待**

(1)**接待流程**

-接到來訪預(yù)約后，需提前了解來訪人員信息、事由，并安排相應(yīng)接待人員。

-接待人員需熱情迎接，主動問詢來意，并引導(dǎo)至相應(yīng)會議室或辦公室。

-如需領(lǐng)導(dǎo)會見，需提前通知領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)調(diào)會議室、設(shè)備等。

(2)**接待標(biāo)準(zhǔn)**

-接待人員需著裝規(guī)范，儀態(tài)端莊，語言文明。

-提供茶水、紙筆等