學(xué)校綜合辦公室工作流程規(guī)定策劃**一、總則**

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）的工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)事務(wù)有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于辦公室全體工作人員，旨在明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作環(huán)節(jié)、加強(qiáng)協(xié)作配合，促進(jìn)學(xué)校日常管理工作的規(guī)范化和高效化。

**二、工作流程**

**（一）日常事務(wù)管理**

1.**文件收發(fā)與登記**

(1)接收文件時(shí)，需核對文件數(shù)量、完整性，并在《文件收文登記簿》中詳細(xì)記錄文件名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。

(2)發(fā)送文件前，確認(rèn)收件人及內(nèi)容無誤，并在《文件發(fā)文登記簿》中登記。

(3)文件流轉(zhuǎn)過程中，需確保傳遞及時(shí)、無遺漏，并做好交接記錄。

2.**會議組織與協(xié)調(diào)**

(1)**籌備階段**：

-接到會議通知后，確認(rèn)會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員，并提前3天下發(fā)會議通知。

-準(zhǔn)備會議材料，包括議程、發(fā)言稿、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）等。

-提前布置會場，檢查音響、照明等設(shè)備運(yùn)行情況。

(2)**執(zhí)行階段**：

-會場引導(dǎo)，確保參會人員按時(shí)到位。

-記錄會議紀(jì)要，重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)及責(zé)任人。

(3)**后續(xù)工作**：

-整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后分發(fā)給相關(guān)人員。

-跟進(jìn)決議事項(xiàng)的落實(shí)情況。

3.**來訪接待**

(1)接到來訪預(yù)約后，確認(rèn)來訪人員信息及事由，并提前準(zhǔn)備接待方案。

(2)接待過程中，做到熱情周到，協(xié)助辦理相關(guān)事宜。

(3)接待結(jié)束后，做好訪客反饋記錄，并整理相關(guān)材料歸檔。

**（二）行政事務(wù)管理**

1.**印章管理**

(1)印章使用需嚴(yán)格履行審批程序，由經(jīng)辦人填寫《印章使用申請單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審批。

(2)用印前，核對文件內(nèi)容、審批手續(xù)是否齊全，并在用印后加蓋“用印登記章”。

(3)印章保管需指定專人負(fù)責(zé)，確保存放安全，防止遺失或?yàn)E用。

2.**辦公用品管理**

(1)定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，建立《辦公用品臺賬》，記錄采購、領(lǐng)用、剩余情況。

(2)根據(jù)使用需求，每月5日前提交采購申請，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購。

(3)領(lǐng)用辦公用品需填寫《領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后發(fā)放。

3.**固定資產(chǎn)管理**

(1)新增固定資產(chǎn)需登記《固定資產(chǎn)登記簿》，注明購置日期、價(jià)值、使用部門等信息。

(2)定期開展固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，對盤盈、盤虧情況及時(shí)上報(bào)處理。

(3)固定資產(chǎn)報(bào)廢需經(jīng)審批后執(zhí)行，并做好殘值處理記錄。

**（三）檔案管理**

1.**檔案收集與整理**

(1)各部門需按季度提交歸檔材料，辦公室負(fù)責(zé)審核材料的完整性、規(guī)范性。

(2)檔案整理需按類別、時(shí)間順序排列，編寫《檔案目錄》，并錄入電子檔案系統(tǒng)。

(3)檔案存放需符合保密要求，庫房環(huán)境保持干燥、防塵、防火。

2.**檔案借閱與銷毀**

(1)借閱檔案需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期不得超過30天。

(2)檔案銷毀需經(jīng)審批，并記錄銷毀時(shí)間、經(jīng)辦人、銷毀方式等信息。

**三、監(jiān)督與改進(jìn)**

1.**工作檢查**

(1)辦公室負(fù)責(zé)人每周組織一次工作自查，重點(diǎn)檢查流程執(zhí)行情況、文件歸檔完整性等。

(2)每季度進(jìn)行一次全面工作總結(jié)，分析存在問題并提出改進(jìn)措施。

2.**意見反饋**

(1)鼓勵(lì)員工對工作流程提出優(yōu)化建議，定期召開會議討論改進(jìn)方案。

(2)收集各部門對辦公室工作的反饋意見，及時(shí)調(diào)整工作方法。

**四、附則**

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由辦公室根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作流程，但需報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

**二、工作流程（續(xù)）**

**（一）日常事務(wù)管理**

1.**文件收發(fā)與登記**

(1)**接收文件時(shí)**：

-**核對文件**：檢查文件是否完整，有無破損、缺頁等情況。同時(shí)核對文件名稱、密級（如有）、發(fā)送單位、發(fā)送日期、頁數(shù)等信息是否與《文件簽收單》一致。

-**登記要求**：在《文件收文登記簿》中逐項(xiàng)記錄，包括文件編號、標(biāo)題、密級、來源、日期、頁數(shù)、收件人、簽收人等信息。對于涉密文件，需標(biāo)注密級并在登記時(shí)注明保管要求。

-**緊急文件處理**：如遇緊急文件，需立即通知相關(guān)經(jīng)辦人，并在登記時(shí)注明“加急”字樣。

(2)**分發(fā)文件時(shí)**：

-**逐級傳達(dá)**：根據(jù)文件內(nèi)容和部門職責(zé)，將文件分發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門。重要文件需由經(jīng)辦人簽收確認(rèn)。

-**分發(fā)記錄**：在《文件分發(fā)記錄表》中記錄分發(fā)時(shí)間、文件名稱、接收人、簽收人等信息。

(3)**文件傳遞要求**：

-**內(nèi)部傳遞**：通過內(nèi)部文件傳遞系統(tǒng)或指定人員進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)到達(dá)。

-**外部傳遞**：通過快遞或?qū)Ｈ诉f送，并做好交接記錄。

(4)**文件歸檔**：

-**紙質(zhì)文件**：按類別、時(shí)間順序整理，使用檔案盒存放，并在檔案盒內(nèi)放置《文件目錄》。

-**電子文件**：上傳至指定服務(wù)器或云存儲，按文件類型創(chuàng)建文件夾，并做好備份。

2.**會議組織與協(xié)調(diào)**

(1)**籌備階段（補(bǔ)充）**：

-**議程制定**：根據(jù)會議目的，擬定詳細(xì)議程，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、發(fā)言人、討論形式（如分組討論、全體發(fā)言）等。

-**材料準(zhǔn)備**：提前收集相關(guān)資料，如數(shù)據(jù)報(bào)告、項(xiàng)目方案等，并制作成PPT或其他形式。

-**設(shè)備調(diào)試**：會議前1天進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，確保投影儀、麥克風(fēng)、音響等設(shè)備正常運(yùn)行。

(2)**執(zhí)行階段（補(bǔ)充）**：

-**簽到管理**：安排專人負(fù)責(zé)簽到，收集參會人員反饋表（如有）。

-**會議記錄**：指定記錄員詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、后續(xù)工作安排等。

(3)**后續(xù)工作（補(bǔ)充）**：

-**決議督辦**：將會議決議分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，定期跟進(jìn)落實(shí)情況。

-**資料歸檔**：將會議通知、議程、發(fā)言材料、會議紀(jì)要等整理歸檔，電子文件同步上傳至檔案系統(tǒng)。

3.**來訪接待**

(1)**預(yù)約管理**：

-**電話/郵件預(yù)約**：接到來訪預(yù)約后，確認(rèn)來訪人員姓名、單位、事由、預(yù)計(jì)人數(shù)、訪問時(shí)間，并在《來訪預(yù)約登記簿》中記錄。

-**特殊需求**：如需預(yù)訂會議室、安排車輛等，提前與相關(guān)部門協(xié)調(diào)。

(2)**接待流程**：

-**引導(dǎo)入座**：熱情接待來訪人員，引導(dǎo)至接待室或指定場所。

-**茶水服務(wù)**：提供茶水或咖啡，如需用餐，提前與食堂或餐飲供應(yīng)商協(xié)調(diào)。

(3)**信息收集**：

-**記錄反饋**：接待結(jié)束后，記錄來訪人員的意見和建議，形成《接待反饋表》。

-**資料整理**：如需提供相關(guān)資料，提前準(zhǔn)備并整理好。

**（二）行政事務(wù)管理**

1.**印章管理（補(bǔ)充）**

(1)**用印審批流程**：

-**一般文件用印**：經(jīng)辦人填寫《印章使用申請單》，注明用印事由、文件名稱、審批人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室審批。

-**重要文件用印**：除上述流程外，還需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字，必要時(shí)需報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)**用印監(jiān)督**：

-**核對文件**：用印前，再次核對文件內(nèi)容是否與審批內(nèi)容一致，確保用印準(zhǔn)確。

-**現(xiàn)場監(jiān)督**：非辦公室人員用印時(shí)，需有辦公室人員在旁監(jiān)督。

(3)**印章保管**：

-**專人保管**：指定專人負(fù)責(zé)印章保管，實(shí)行雙人雙鎖制度（如條件允許）。

-**定期檢查**：每月對印章存放情況進(jìn)行檢查，確保安全。

2.**辦公用品管理（補(bǔ)充）**

(1)**采購流程**：

-**需求統(tǒng)計(jì)**：每月25日前，各部門統(tǒng)計(jì)辦公用品需求，填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室匯總。

-**供應(yīng)商選擇**：根據(jù)采購清單，選擇合格供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確保價(jià)格合理。

(2)**領(lǐng)用管理**：

-**登記制度**：領(lǐng)用辦公用品需在《辦公用品領(lǐng)用登記簿》中記錄，經(jīng)領(lǐng)用人簽字后發(fā)放。

-**超額限制**：對常用辦公用品（如筆、紙）實(shí)行超額領(lǐng)用審批制度。

(3)**庫存管理**：

-**定期盤點(diǎn)**：每月對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

-**報(bào)廢處理**：對損壞或過期的辦公用品，填寫《辦公用品報(bào)廢申請表》，經(jīng)審批后統(tǒng)一處理。

3.**固定資產(chǎn)管理（補(bǔ)充）**

(1)**新增資產(chǎn)登記**：

-**信息錄入**：在新資產(chǎn)標(biāo)簽上填寫資產(chǎn)編號、購置日期、價(jià)值等信息，并在《固定資產(chǎn)登記簿》中詳細(xì)記錄。

-**標(biāo)簽粘貼**：在資產(chǎn)顯著位置粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，確保標(biāo)簽清晰、牢固。

(2)**使用維護(hù)**：

-**責(zé)任到人**：將固定資產(chǎn)分配給具體使用部門或個(gè)人，并簽訂《固定資產(chǎn)使用責(zé)任書》。

-**定期維護(hù)**：對設(shè)備類固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）進(jìn)行定期維護(hù)，確保正常運(yùn)行。

(3)**盤點(diǎn)流程**：

-**盤點(diǎn)周期**：每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次抽盤。

-**差異處理**：對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，查明原因，形成《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)差異報(bào)告》，經(jīng)審批后處理。

**（三）檔案管理**

1.**檔案收集與整理（補(bǔ)充）**

(1)**檔案范圍**：

-**行政檔案**：包括會議紀(jì)要、文件通知、決議事項(xiàng)等。

-**項(xiàng)目檔案**：包括項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。

-**財(cái)務(wù)檔案**：包括報(bào)銷單、付款憑證、預(yù)算表等。

(2)**整理方法**：

-**分類編號**：按檔案類別、年份、編號順序整理，并制作《檔案目錄》。

-**電子化**：對重要檔案進(jìn)行掃描，建立電子檔案庫，方便查閱。

(3)**保管要求**：

-**防火防潮**：檔案庫房需配備防火、防潮設(shè)施，保持恒溫恒濕。

-**保密措施**：涉密檔案需加密存放，并限制查閱權(quán)限。

2.**檔案借閱與銷毀（補(bǔ)充）**

(1)**借閱流程**：

-**申請審批**：借閱人填寫《檔案借閱申請單》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室審批。

-**登記手續(xù)**：在《檔案借閱登記簿》中記錄借閱信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。

(2)**歸還要求**：

-**及時(shí)歸還**：借閱期屆滿后，借閱人需及時(shí)歸還檔案，如有損壞需賠償。

-**續(xù)借申請**：如需續(xù)借，需提前提交申請，經(jīng)審批后方可續(xù)借。

(3)**銷毀流程**：

-**鑒定審批**：對無保存價(jià)值的檔案，需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，并填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)審批后執(zhí)行。

-**監(jiān)督銷毀**：銷毀時(shí)需有兩人以上監(jiān)督，并做好銷毀記錄。

**三、監(jiān)督與改進(jìn)（補(bǔ)充）**

1.**工作檢查（補(bǔ)充）**：

(1)**日常抽查**：辦公室負(fù)責(zé)人每日對文件流轉(zhuǎn)、印章使用等情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

(2)**專項(xiàng)檢查**：每季度組織一次專項(xiàng)檢查，如檔案管理、固定資產(chǎn)管理等，并形成《檢查報(bào)告》。

2.**意見反饋（補(bǔ)充）**：

(1)**意見箱**：設(shè)立意見箱，收集員工對工作流程的意見和建議。

(2)**定期座談**：每季度召開一次工作座談會，討論流程優(yōu)化方案，并組織培訓(xùn)。

**四、附則（補(bǔ)充）**

(1)**解釋權(quán)**：本規(guī)定由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

(2)**生效日期**：本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，原相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

(3)**修訂機(jī)制**：根據(jù)工作實(shí)際需要，辦公室可對本規(guī)定進(jìn)行修訂，修訂后的規(guī)定需報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

**一、總則**

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）的工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)事務(wù)有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于辦公室全體工作人員，旨在明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作環(huán)節(jié)、加強(qiáng)協(xié)作配合，促進(jìn)學(xué)校日常管理工作的規(guī)范化和高效化。

**二、工作流程**

**（一）日常事務(wù)管理**

1.**文件收發(fā)與登記**

(1)接收文件時(shí)，需核對文件數(shù)量、完整性，并在《文件收文登記簿》中詳細(xì)記錄文件名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。

(2)發(fā)送文件前，確認(rèn)收件人及內(nèi)容無誤，并在《文件發(fā)文登記簿》中登記。

(3)文件流轉(zhuǎn)過程中，需確保傳遞及時(shí)、無遺漏，并做好交接記錄。

2.**會議組織與協(xié)調(diào)**

(1)**籌備階段**：

-接到會議通知后，確認(rèn)會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員，并提前3天下發(fā)會議通知。

-準(zhǔn)備會議材料，包括議程、發(fā)言稿、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）等。

-提前布置會場，檢查音響、照明等設(shè)備運(yùn)行情況。

(2)**執(zhí)行階段**：

-會場引導(dǎo)，確保參會人員按時(shí)到位。

-記錄會議紀(jì)要，重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)及責(zé)任人。

(3)**后續(xù)工作**：

-整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后分發(fā)給相關(guān)人員。

-跟進(jìn)決議事項(xiàng)的落實(shí)情況。

3.**來訪接待**

(1)接到來訪預(yù)約后，確認(rèn)來訪人員信息及事由，并提前準(zhǔn)備接待方案。

(2)接待過程中，做到熱情周到，協(xié)助辦理相關(guān)事宜。

(3)接待結(jié)束后，做好訪客反饋記錄，并整理相關(guān)材料歸檔。

**（二）行政事務(wù)管理**

1.**印章管理**

(1)印章使用需嚴(yán)格履行審批程序，由經(jīng)辦人填寫《印章使用申請單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審批。

(2)用印前，核對文件內(nèi)容、審批手續(xù)是否齊全，并在用印后加蓋“用印登記章”。

(3)印章保管需指定專人負(fù)責(zé)，確保存放安全，防止遺失或?yàn)E用。

2.**辦公用品管理**

(1)定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，建立《辦公用品臺賬》，記錄采購、領(lǐng)用、剩余情況。

(2)根據(jù)使用需求，每月5日前提交采購申請，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購。

(3)領(lǐng)用辦公用品需填寫《領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后發(fā)放。

3.**固定資產(chǎn)管理**

(1)新增固定資產(chǎn)需登記《固定資產(chǎn)登記簿》，注明購置日期、價(jià)值、使用部門等信息。

(2)定期開展固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，對盤盈、盤虧情況及時(shí)上報(bào)處理。

(3)固定資產(chǎn)報(bào)廢需經(jīng)審批后執(zhí)行，并做好殘值處理記錄。

**（三）檔案管理**

1.**檔案收集與整理**

(1)各部門需按季度提交歸檔材料，辦公室負(fù)責(zé)審核材料的完整性、規(guī)范性。

(2)檔案整理需按類別、時(shí)間順序排列，編寫《檔案目錄》，并錄入電子檔案系統(tǒng)。

(3)檔案存放需符合保密要求，庫房環(huán)境保持干燥、防塵、防火。

2.**檔案借閱與銷毀**

(1)借閱檔案需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期不得超過30天。

(2)檔案銷毀需經(jīng)審批，并記錄銷毀時(shí)間、經(jīng)辦人、銷毀方式等信息。

**三、監(jiān)督與改進(jìn)**

1.**工作檢查**

(1)辦公室負(fù)責(zé)人每周組織一次工作自查，重點(diǎn)檢查流程執(zhí)行情況、文件歸檔完整性等。

(2)每季度進(jìn)行一次全面工作總結(jié)，分析存在問題并提出改進(jìn)措施。

2.**意見反饋**

(1)鼓勵(lì)員工對工作流程提出優(yōu)化建議，定期召開會議討論改進(jìn)方案。

(2)收集各部門對辦公室工作的反饋意見，及時(shí)調(diào)整工作方法。

**四、附則**

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由辦公室根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作流程，但需報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

**二、工作流程（續(xù)）**

**（一）日常事務(wù)管理**

1.**文件收發(fā)與登記**

(1)**接收文件時(shí)**：

-**核對文件**：檢查文件是否完整，有無破損、缺頁等情況。同時(shí)核對文件名稱、密級（如有）、發(fā)送單位、發(fā)送日期、頁數(shù)等信息是否與《文件簽收單》一致。

-**登記要求**：在《文件收文登記簿》中逐項(xiàng)記錄，包括文件編號、標(biāo)題、密級、來源、日期、頁數(shù)、收件人、簽收人等信息。對于涉密文件，需標(biāo)注密級并在登記時(shí)注明保管要求。

-**緊急文件處理**：如遇緊急文件，需立即通知相關(guān)經(jīng)辦人，并在登記時(shí)注明“加急”字樣。

(2)**分發(fā)文件時(shí)**：

-**逐級傳達(dá)**：根據(jù)文件內(nèi)容和部門職責(zé)，將文件分發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門。重要文件需由經(jīng)辦人簽收確認(rèn)。

-**分發(fā)記錄**：在《文件分發(fā)記錄表》中記錄分發(fā)時(shí)間、文件名稱、接收人、簽收人等信息。

(3)**文件傳遞要求**：

-**內(nèi)部傳遞**：通過內(nèi)部文件傳遞系統(tǒng)或指定人員進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)到達(dá)。

-**外部傳遞**：通過快遞或?qū)Ｈ诉f送，并做好交接記錄。

(4)**文件歸檔**：

-**紙質(zhì)文件**：按類別、時(shí)間順序整理，使用檔案盒存放，并在檔案盒內(nèi)放置《文件目錄》。

-**電子文件**：上傳至指定服務(wù)器或云存儲，按文件類型創(chuàng)建文件夾，并做好備份。

2.**會議組織與協(xié)調(diào)**

(1)**籌備階段（補(bǔ)充）**：

-**議程制定**：根據(jù)會議目的，擬定詳細(xì)議程，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、發(fā)言人、討論形式（如分組討論、全體發(fā)言）等。

-**材料準(zhǔn)備**：提前收集相關(guān)資料，如數(shù)據(jù)報(bào)告、項(xiàng)目方案等，并制作成PPT或其他形式。

-**設(shè)備調(diào)試**：會議前1天進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，確保投影儀、麥克風(fēng)、音響等設(shè)備正常運(yùn)行。

(2)**執(zhí)行階段（補(bǔ)充）**：

-**簽到管理**：安排專人負(fù)責(zé)簽到，收集參會人員反饋表（如有）。

-**會議記錄**：指定記錄員詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、后續(xù)工作安排等。

(3)**后續(xù)工作（補(bǔ)充）**：

-**決議督辦**：將會議決議分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，定期跟進(jìn)落實(shí)情況。

-**資料歸檔**：將會議通知、議程、發(fā)言材料、會議紀(jì)要等整理歸檔，電子文件同步上傳至檔案系統(tǒng)。

3.**來訪接待**

(1)**預(yù)約管理**：

-**電話/郵件預(yù)約**：接到來訪預(yù)約后，確認(rèn)來訪人員姓名、單位、事由、預(yù)計(jì)人數(shù)、訪問時(shí)間，并在《來訪預(yù)約登記簿》中記錄。

-**特殊需求**：如需預(yù)訂會議室、安排車輛等，提前與相關(guān)部門協(xié)調(diào)。

(2)**接待流程**：

-**引導(dǎo)入座**：熱情接待來訪人員，引導(dǎo)至接待室或指定場所。

-**茶水服務(wù)**：提供茶水或咖啡，如需用餐，提前與食堂或餐飲供應(yīng)商協(xié)調(diào)。

(3)**信息收集**：

-**記錄反饋**：接待結(jié)束后，記錄來訪人員的意見和建議，形成《接待反饋表》。

-**資料整理**：如需提供相關(guān)資料，提前準(zhǔn)備并整理好。

**（二）行政事務(wù)管理**

1.**印章管理（補(bǔ)充）**

(1)**用印審批流程**：

-**一般文件用印**：經(jīng)辦人填寫《印章使用申請單》，注明用印事由、文件名稱、審批人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室審批。

-**重要文件用印**：除上述流程外，還需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字，必要時(shí)需報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)**用印監(jiān)督**：

-**核對文件**：用印前，再次核對文件內(nèi)容是否與審批內(nèi)容一致，確保用印準(zhǔn)確。

-**現(xiàn)場監(jiān)督**：非辦公室人員用印時(shí)，需有辦公室人員在旁監(jiān)督。

(3)**印章保管**：

-**專人保管**：指定專人負(fù)責(zé)印章保管，實(shí)行雙人雙鎖制度（如條件允許）。

-**定期檢查**：每月對印章存放情況進(jìn)行檢查，確保安全。

2.**辦公用品管理（補(bǔ)充）**

(1)**采購流程**：

-**需求統(tǒng)計(jì)**：每月25日前，各部門統(tǒng)計(jì)辦公用品需求，填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室匯總。

-**供應(yīng)商選擇**：根據(jù)采購清單，選擇合格供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確保價(jià)格合理。

(2)**領(lǐng)用管理**：

-**登記制度**：領(lǐng)用辦公用品需在《辦公用品領(lǐng)用登記簿》中記錄，經(jīng)領(lǐng)用人簽字后發(fā)放。

-**超額限制**：對常用辦公用品（如筆、紙）實(shí)行超額領(lǐng)用審批制度。

(3)**庫存管理**：

-**定期盤點(diǎn)**：每月對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

-**報(bào)廢處理**：對損壞或過期的辦公用品，填寫《辦公用品報(bào)廢申請表》，經(jīng)審批后統(tǒng)一處理。

3.**固定資產(chǎn)管理（補(bǔ)充）**

(1)**新增資產(chǎn)登記**：

-**信息錄入**：在新資產(chǎn)標(biāo)簽上填寫資產(chǎn)編號、購置日期、價(jià)值等信息，并在《固定資產(chǎn)登記簿》中詳細(xì)記錄。

-**標(biāo)簽粘貼**：在資產(chǎn)顯著位置粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，確保標(biāo)簽清晰、牢固。

(2)**使用維護(hù)**：

-**責(zé)任到人**：將固定資產(chǎn)分配給具體使用部門或個(gè)人，并簽訂《固定資產(chǎn)使用責(zé)任書》。

-**定期維護(hù)**：對設(shè)備類固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）進(jìn)行定期維護(hù)，確保正常運(yùn)行。

(3)**盤點(diǎn)流程**：

-**盤點(diǎn)周期**：每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次抽盤。

-**差異處理**：對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，查明原因，形成《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)差異報(bào)告》，經(jīng)審批后處理。

**（三）檔案管理**

1.**檔案收集與整理（補(bǔ)充）**

(1)**檔案范圍*