學(xué)校綜合辦公室任務(wù)管理規(guī)定一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，承擔(dān)著多項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。為確保工作高效、有序進(jìn)行，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

二、主要任務(wù)及管理要求

綜合辦公室的核心任務(wù)涵蓋行政事務(wù)、后勤保障、信息管理、會(huì)議組織等方面。具體管理要求如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.文件處理：

(1)文件收發(fā)需遵循“及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范”原則，確保文件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)流轉(zhuǎn)。

(2)重要文件需建立登記臺(tái)賬，內(nèi)容包括文件名稱、來(lái)源、去向、簽收人及日期。

(3)定期對(duì)過(guò)期或失效文件進(jìn)行歸檔，確保檔案完整。

2.通訊聯(lián)絡(luò)：

(1)保持內(nèi)外部電話暢通，接聽(tīng)電話需禮貌用語(yǔ)，記錄關(guān)鍵信息。

(2)傳真、郵件等通訊方式需及時(shí)確認(rèn)送達(dá)情況，重要內(nèi)容需電話復(fù)核。

（二）后勤保障管理

1.日常物資管理：

(1)建立物資臺(tái)賬，記錄辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存情況。

(2)按需采購(gòu)，避免積壓，常用物資需保持合理庫(kù)存（如：筆、紙等消耗品建議庫(kù)存量不超過(guò)2000份）。

(3)定期檢查物資使用情況，對(duì)低值易耗品進(jìn)行動(dòng)態(tài)補(bǔ)充。

2.場(chǎng)地維護(hù)：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，每日巡查并記錄。

(2)定期檢查辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)），發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度。

（三）信息管理

1.信息收集與發(fā)布：

(1)收集各部門工作動(dòng)態(tài)，匯總后每周形成簡(jiǎn)報(bào)（不超過(guò)5頁(yè)）。

(2)通過(guò)公告欄、內(nèi)部郵件等渠道發(fā)布通知，確保信息覆蓋全體員工。

(3)信息發(fā)布需經(jīng)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：

(1)按月統(tǒng)計(jì)各部門考勤、水電等數(shù)據(jù)，形成報(bào)表（如：全月總用電量約5000度）。

(2)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需經(jīng)復(fù)核，確保無(wú)誤后存檔。

（四）會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：

(1)接到會(huì)議通知后，3小時(shí)內(nèi)確認(rèn)會(huì)議室及設(shè)備需求。

(2)提前1天發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

(3)會(huì)前檢查投影儀、音響等設(shè)備，確保正常運(yùn)行。

2.會(huì)議記錄：

(1)安排專人記錄會(huì)議要點(diǎn)，形成會(huì)議紀(jì)要（不超過(guò)10條核心事項(xiàng)）。

(2)紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給參會(huì)人員。

三、工作流程優(yōu)化

為提升效率，綜合辦公室需持續(xù)優(yōu)化工作流程，具體措施包括：

1.交叉復(fù)核：重要文件、數(shù)據(jù)需由兩人復(fù)核，減少錯(cuò)誤率。

2.電子化轉(zhuǎn)型：逐步推廣電子審批、電子檔案，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)（如：電子檔案使用率達(dá)60%以上）。

3.定期復(fù)盤：每月召開(kāi)工作例會(huì)，總結(jié)問(wèn)題并改進(jìn)（會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在1小時(shí)內(nèi)）。

四、監(jiān)督與考核

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每日抽查工作完成情況，對(duì)延誤任務(wù)進(jìn)行標(biāo)注。

2.每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工技能（如：文件處理、設(shè)備維護(hù)等）。

3.考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，優(yōu)秀員工將獲得優(yōu)先調(diào)崗機(jī)會(huì)。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，綜合辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整，經(jīng)管理層討論后執(zhí)行。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，承擔(dān)著多項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。為確保工作高效、有序進(jìn)行，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

綜合辦公室的核心職能是支持學(xué)校高層決策、協(xié)調(diào)各部門關(guān)系、保障學(xué)校日常運(yùn)轉(zhuǎn)，并服務(wù)于全體師生員工。其工作涉及面廣，要求高，必須建立規(guī)范化的管理體系。本規(guī)定的實(shí)施，將有助于提升辦公室的整體運(yùn)作效率，降低管理成本，并為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支撐。

二、主要任務(wù)及管理要求

綜合辦公室的核心任務(wù)涵蓋行政事務(wù)、后勤保障、信息管理、會(huì)議組織、訪客接待、固定資產(chǎn)管理、印章管理等方面。具體管理要求如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.文件處理：

(1)文件收發(fā)需遵循“及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、安全”原則，確保文件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)流轉(zhuǎn)，并做到不遺失、不損毀。

(2)重要文件（如：合同、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)批示文件等）需建立詳細(xì)登記臺(tái)賬，內(nèi)容包括文件編號(hào)、密級(jí)（如有）、來(lái)源單位、去向部門、簽收人、簽收日期、辦理狀態(tài)等。臺(tái)賬應(yīng)使用專用記錄本或電子表格，并定期（如每月）向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

(3)定期對(duì)過(guò)期或失效文件進(jìn)行分類歸檔，對(duì)于涉密文件需按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀或長(zhǎng)期保管，確保檔案的完整性和合規(guī)性。歸檔文件需有清點(diǎn)、核對(duì)記錄。

(4)文件傳閱應(yīng)設(shè)置傳閱清單，明確傳閱范圍和順序，避免交叉?zhèn)鏖喓瓦z漏。傳閱完畢后，需及時(shí)回收并核對(duì)是否所有應(yīng)閱人員均已簽收。

2.通訊聯(lián)絡(luò)：

(1)保持內(nèi)外部電話暢通，接聽(tīng)電話需使用標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)（如：“您好，綜合辦公室。”），禮貌用語(yǔ)，耐心解答。接聽(tīng)時(shí)應(yīng)注意語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)，保持專業(yè)形象。

(2)傳真、郵件等通訊方式需及時(shí)確認(rèn)送達(dá)情況，對(duì)于重要郵件內(nèi)容，可電話復(fù)核關(guān)鍵信息，確保溝通無(wú)誤。

(3)外部聯(lián)絡(luò)（如：與供應(yīng)商、維修服務(wù)商等）需規(guī)范記錄，包括聯(lián)系人姓名、電話、溝通時(shí)間、事由、結(jié)果等，以備查閱。

3.日常接待：

(1)接待來(lái)訪人員需熱情、周到，詢問(wèn)來(lái)意并引導(dǎo)至相應(yīng)接待區(qū)域或人員。

(2)如需領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門會(huì)客，應(yīng)提前溝通并安排好會(huì)客室、茶水等事宜。

(3)接待工作完成后，需對(duì)會(huì)議室、接待室等區(qū)域進(jìn)行整理恢復(fù)。

（二）后勤保障管理

1.日常物資管理：

(1)建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)日期、供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、總金額、入庫(kù)情況、領(lǐng)用記錄、庫(kù)存余額等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期（如每周）更新，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

(2)按需采購(gòu)，避免積壓，常用物資（如筆、紙、筆筒、訂書機(jī)等）建議保持合理庫(kù)存（如：筆庫(kù)存量不超過(guò)2000支，紙庫(kù)存量不超過(guò)5000份），并設(shè)定最低庫(kù)存警戒線，當(dāng)庫(kù)存低于警戒線時(shí)及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)。

(3)定期檢查物資使用情況，對(duì)低值易耗品進(jìn)行動(dòng)態(tài)補(bǔ)充，并評(píng)估采購(gòu)成本，尋找性價(jià)比更高的供應(yīng)商。對(duì)于閑置或報(bào)廢物資，需按流程進(jìn)行處置（如：報(bào)損、轉(zhuǎn)贈(zèng)等），并做好記錄。

(4)辦公區(qū)域的綠植、裝飾品等也需要定期檢查維護(hù)，保持良好狀態(tài)。

2.場(chǎng)地維護(hù)：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，每日巡查并記錄，包括地面、桌面、公共區(qū)域（茶水間、會(huì)議室）的清潔情況。

(2)定期檢查辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦等），發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)聯(lián)系指定維修人員報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度，直至設(shè)備恢復(fù)正常使用。建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄。

(3)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的溫濕度調(diào)控，根據(jù)季節(jié)和天氣變化，適時(shí)調(diào)節(jié)空調(diào)、加濕器等設(shè)備，確保辦公環(huán)境舒適。

（三）信息管理

1.信息收集與發(fā)布：

(1)收集各部門工作動(dòng)態(tài)、通知公告、活動(dòng)信息等，匯總后形成內(nèi)部通訊簡(jiǎn)報(bào)（如：每周一發(fā)布，篇幅不超過(guò)5頁(yè)），內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)。

(2)通過(guò)公告欄、內(nèi)部郵件、學(xué)校官方網(wǎng)站（若有）等渠道發(fā)布通知，確保信息覆蓋全體員工或目標(biāo)受眾。發(fā)布前需仔細(xì)校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)錯(cuò)別字、無(wú)遺漏。

(3)信息發(fā)布需經(jīng)過(guò)審核流程，通常由信息發(fā)布負(fù)責(zé)人初步審核，辦公室負(fù)責(zé)人最終審批，確保信息符合規(guī)范且內(nèi)容得當(dāng)。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：

(1)按月統(tǒng)計(jì)各部門考勤數(shù)據(jù)（如：全月總出勤天數(shù)、遲到早退次數(shù)等）、水電使用數(shù)據(jù)（如：全月總用電量約5000度、總用水量約XX噸）、辦公用品領(lǐng)用數(shù)據(jù)等，形成報(bào)表供管理層參考。

(2)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需經(jīng)復(fù)核，確保無(wú)誤后存檔，并按需分發(fā)給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。對(duì)于異常數(shù)據(jù)需進(jìn)一步核實(shí)原因。

（四）會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：

(1)接到會(huì)議通知后，應(yīng)在3小時(shí)內(nèi)確認(rèn)會(huì)議室的可用性、容量及所需設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板等），并向申請(qǐng)部門反饋確認(rèn)結(jié)果。

(2)提前1天發(fā)送會(huì)議通知（對(duì)于較緊急的會(huì)議，通知時(shí)間相應(yīng)縮短），通知內(nèi)容應(yīng)完整，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、是否需要準(zhǔn)備材料等。可通過(guò)郵件、內(nèi)部通訊軟件或公告欄發(fā)布。

(3)會(huì)前1-2小時(shí)，再次確認(rèn)參會(huì)人員名單，檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，準(zhǔn)備茶水、紙筆等會(huì)議用品。如需投影資料，需提前檢查投影儀是否能正常播放相應(yīng)格式文件。

2.會(huì)議記錄：

(1)安排專人（通常是辦公室成員或指定記錄員）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，重點(diǎn)記錄會(huì)議的主要討論事項(xiàng)、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃（包括負(fù)責(zé)人和完成時(shí)限）。記錄應(yīng)條理清晰，語(yǔ)言精練。

(2)紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)抄送人員。電子版可通過(guò)郵件發(fā)送，紙質(zhì)版可放置于指定位置供領(lǐng)取。

(3)對(duì)于需要跟進(jìn)落實(shí)的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，辦公室應(yīng)建立臺(tái)賬，跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展情況。

（五）訪客接待

1.來(lái)訪登記：

(1)對(duì)所有來(lái)訪人員（包括校內(nèi)人員憑有效證件登記）進(jìn)行登記，記錄來(lái)訪人姓名、單位（或部門）、職務(wù)、聯(lián)系電話、來(lái)訪事由、接待人、訪問(wèn)時(shí)間等信息。

(2)如來(lái)訪事由涉及需特別授權(quán)或通知相關(guān)部門，應(yīng)立即聯(lián)系相關(guān)部門或申請(qǐng)人確認(rèn)。

(3)訪問(wèn)結(jié)束后，需在登記簿上注明“已離開(kāi)”或“已送走”。

2.接待引導(dǎo)：

(1)引導(dǎo)來(lái)訪者至指定接待區(qū)域或會(huì)客室，如需與校內(nèi)其他人員會(huì)面，應(yīng)協(xié)助聯(lián)系并引導(dǎo)至相應(yīng)地點(diǎn)。

(2)在接待過(guò)程中，應(yīng)保持禮貌、熱情，回答來(lái)訪者詢問(wèn)。如遇到無(wú)法解答的問(wèn)題，應(yīng)引導(dǎo)其聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人。

（六）固定資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)登記：

(1)對(duì)辦公室管理的固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、電話、文件柜等）建立資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每件資產(chǎn)的原值、購(gòu)置日期、規(guī)格型號(hào)、存放地點(diǎn)、使用部門、領(lǐng)用人等信息。

(2)資產(chǎn)標(biāo)簽應(yīng)清晰、牢固，粘貼在資產(chǎn)的顯著位置。

2.資產(chǎn)調(diào)撥與報(bào)廢：

(1)固定資產(chǎn)需要調(diào)撥時(shí)，需填寫資產(chǎn)調(diào)撥單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理調(diào)出和調(diào)入手續(xù)，并更新資產(chǎn)臺(tái)賬和標(biāo)簽信息。

(2)固定資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，需填寫資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)，說(shuō)明報(bào)廢原因，經(jīng)審批后按流程處置（如：報(bào)損、變賣），并注銷資產(chǎn)臺(tái)賬記錄。

（七）印章管理

1.印章保管：

(1)綜合辦公室負(fù)責(zé)保管學(xué)校（或部門）的各類印章（如：公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等），指定專人負(fù)責(zé)，確保專人專管，不得交叉。

(2)印章保管室應(yīng)安全可靠，具備防火、防盜措施。

(3)印章使用人需憑有效授權(quán)文件（或經(jīng)審批的用印申請(qǐng)單）辦理用印手續(xù)。

2.印章使用審批：

(1)印章使用需嚴(yán)格審批，根據(jù)用印事項(xiàng)的重要性，可能需要部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等多級(jí)審批。審批流程應(yīng)清晰，并在用印申請(qǐng)單上留下審批記錄。

(2)用印前，需核對(duì)用印申請(qǐng)事項(xiàng)、用印數(shù)量是否與申請(qǐng)一致，并確認(rèn)文件內(nèi)容無(wú)誤。

3.印章使用記錄：

(1)每次用印后，需在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、時(shí)間、用印事由、用印數(shù)量、批準(zhǔn)人、使用人等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。

三、工作流程優(yōu)化

為提升效率，綜合辦公室需持續(xù)優(yōu)化工作流程，具體措施包括：

1.交叉復(fù)核：重要文件、數(shù)據(jù)需由兩人復(fù)核，減少錯(cuò)誤率。例如，在處理大型采購(gòu)合同前，由經(jīng)辦人和另一名同事分別核對(duì)價(jià)格、條款，確保無(wú)誤。

2.電子化轉(zhuǎn)型：逐步推廣電子審批、電子檔案，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)。例如，將辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、會(huì)議室預(yù)定等流程線上化，使用指定的電子審批系統(tǒng)或共享文檔進(jìn)行管理，目標(biāo)是將核心流程的電子化使用率達(dá)60%以上。

3.定期復(fù)盤：每月召開(kāi)工作例會(huì)（時(shí)長(zhǎng)控制在1小時(shí)內(nèi)），總結(jié)上月工作完成情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。例如，可以設(shè)立“本月重點(diǎn)工作回顧”、“存在問(wèn)題與解決方案”、“下月工作計(jì)劃”等議題。

4.標(biāo)準(zhǔn)化操作：對(duì)重復(fù)性高的工作（如：會(huì)議通知發(fā)送、訪客登記）制定標(biāo)準(zhǔn)化操作指南（SOP），確保不同人員操作時(shí)標(biāo)準(zhǔn)一致，提升工作效率和質(zhì)量。

四、監(jiān)督與考核

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每日抽查工作完成情況，對(duì)延誤任務(wù)進(jìn)行標(biāo)注，并與相關(guān)責(zé)任人溝通，了解原因并督促完成。

2.每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工技能。培訓(xùn)內(nèi)容可包括：文件處理規(guī)范、辦公軟件高級(jí)應(yīng)用、溝通技巧、設(shè)備維護(hù)基礎(chǔ)等。鼓勵(lì)員工參加外部相關(guān)培訓(xùn)，并分享學(xué)習(xí)成果。

3.考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，優(yōu)秀員工將獲得優(yōu)先調(diào)崗機(jī)會(huì)、小額獎(jiǎng)勵(lì)或其他形式的認(rèn)可?？己司S度包括：工作完成質(zhì)量、響應(yīng)速度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、遵守規(guī)定等。建立公開(kāi)透明的考核結(jié)果反饋機(jī)制。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，綜合辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整，經(jīng)管理層（如：學(xué)校行政負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人）討論后執(zhí)行。各部門應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，確保管理規(guī)定的有效性。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，承擔(dān)著多項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。為確保工作高效、有序進(jìn)行，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

二、主要任務(wù)及管理要求

綜合辦公室的核心任務(wù)涵蓋行政事務(wù)、后勤保障、信息管理、會(huì)議組織等方面。具體管理要求如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.文件處理：

(1)文件收發(fā)需遵循“及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范”原則，確保文件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)流轉(zhuǎn)。

(2)重要文件需建立登記臺(tái)賬，內(nèi)容包括文件名稱、來(lái)源、去向、簽收人及日期。

(3)定期對(duì)過(guò)期或失效文件進(jìn)行歸檔，確保檔案完整。

2.通訊聯(lián)絡(luò)：

(1)保持內(nèi)外部電話暢通，接聽(tīng)電話需禮貌用語(yǔ)，記錄關(guān)鍵信息。

(2)傳真、郵件等通訊方式需及時(shí)確認(rèn)送達(dá)情況，重要內(nèi)容需電話復(fù)核。

（二）后勤保障管理

1.日常物資管理：

(1)建立物資臺(tái)賬，記錄辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存情況。

(2)按需采購(gòu)，避免積壓，常用物資需保持合理庫(kù)存（如：筆、紙等消耗品建議庫(kù)存量不超過(guò)2000份）。

(3)定期檢查物資使用情況，對(duì)低值易耗品進(jìn)行動(dòng)態(tài)補(bǔ)充。

2.場(chǎng)地維護(hù)：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，每日巡查并記錄。

(2)定期檢查辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)），發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度。

（三）信息管理

1.信息收集與發(fā)布：

(1)收集各部門工作動(dòng)態(tài)，匯總后每周形成簡(jiǎn)報(bào)（不超過(guò)5頁(yè)）。

(2)通過(guò)公告欄、內(nèi)部郵件等渠道發(fā)布通知，確保信息覆蓋全體員工。

(3)信息發(fā)布需經(jīng)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：

(1)按月統(tǒng)計(jì)各部門考勤、水電等數(shù)據(jù)，形成報(bào)表（如：全月總用電量約5000度）。

(2)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需經(jīng)復(fù)核，確保無(wú)誤后存檔。

（四）會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：

(1)接到會(huì)議通知后，3小時(shí)內(nèi)確認(rèn)會(huì)議室及設(shè)備需求。

(2)提前1天發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

(3)會(huì)前檢查投影儀、音響等設(shè)備，確保正常運(yùn)行。

2.會(huì)議記錄：

(1)安排專人記錄會(huì)議要點(diǎn)，形成會(huì)議紀(jì)要（不超過(guò)10條核心事項(xiàng)）。

(2)紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給參會(huì)人員。

三、工作流程優(yōu)化

為提升效率，綜合辦公室需持續(xù)優(yōu)化工作流程，具體措施包括：

1.交叉復(fù)核：重要文件、數(shù)據(jù)需由兩人復(fù)核，減少錯(cuò)誤率。

2.電子化轉(zhuǎn)型：逐步推廣電子審批、電子檔案，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)（如：電子檔案使用率達(dá)60%以上）。

3.定期復(fù)盤：每月召開(kāi)工作例會(huì)，總結(jié)問(wèn)題并改進(jìn)（會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在1小時(shí)內(nèi)）。

四、監(jiān)督與考核

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每日抽查工作完成情況，對(duì)延誤任務(wù)進(jìn)行標(biāo)注。

2.每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工技能（如：文件處理、設(shè)備維護(hù)等）。

3.考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，優(yōu)秀員工將獲得優(yōu)先調(diào)崗機(jī)會(huì)。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，綜合辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整，經(jīng)管理層討論后執(zhí)行。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門，承擔(dān)著多項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。為確保工作高效、有序進(jìn)行，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

綜合辦公室的核心職能是支持學(xué)校高層決策、協(xié)調(diào)各部門關(guān)系、保障學(xué)校日常運(yùn)轉(zhuǎn)，并服務(wù)于全體師生員工。其工作涉及面廣，要求高，必須建立規(guī)范化的管理體系。本規(guī)定的實(shí)施，將有助于提升辦公室的整體運(yùn)作效率，降低管理成本，并為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支撐。

二、主要任務(wù)及管理要求

綜合辦公室的核心任務(wù)涵蓋行政事務(wù)、后勤保障、信息管理、會(huì)議組織、訪客接待、固定資產(chǎn)管理、印章管理等方面。具體管理要求如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.文件處理：

(1)文件收發(fā)需遵循“及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、安全”原則，確保文件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)流轉(zhuǎn)，并做到不遺失、不損毀。

(2)重要文件（如：合同、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)批示文件等）需建立詳細(xì)登記臺(tái)賬，內(nèi)容包括文件編號(hào)、密級(jí)（如有）、來(lái)源單位、去向部門、簽收人、簽收日期、辦理狀態(tài)等。臺(tái)賬應(yīng)使用專用記錄本或電子表格，并定期（如每月）向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

(3)定期對(duì)過(guò)期或失效文件進(jìn)行分類歸檔，對(duì)于涉密文件需按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀或長(zhǎng)期保管，確保檔案的完整性和合規(guī)性。歸檔文件需有清點(diǎn)、核對(duì)記錄。

(4)文件傳閱應(yīng)設(shè)置傳閱清單，明確傳閱范圍和順序，避免交叉?zhèn)鏖喓瓦z漏。傳閱完畢后，需及時(shí)回收并核對(duì)是否所有應(yīng)閱人員均已簽收。

2.通訊聯(lián)絡(luò)：

(1)保持內(nèi)外部電話暢通，接聽(tīng)電話需使用標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)（如：“您好，綜合辦公室?！保Y貌用語(yǔ)，耐心解答。接聽(tīng)時(shí)應(yīng)注意語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)，保持專業(yè)形象。

(2)傳真、郵件等通訊方式需及時(shí)確認(rèn)送達(dá)情況，對(duì)于重要郵件內(nèi)容，可電話復(fù)核關(guān)鍵信息，確保溝通無(wú)誤。

(3)外部聯(lián)絡(luò)（如：與供應(yīng)商、維修服務(wù)商等）需規(guī)范記錄，包括聯(lián)系人姓名、電話、溝通時(shí)間、事由、結(jié)果等，以備查閱。

3.日常接待：

(1)接待來(lái)訪人員需熱情、周到，詢問(wèn)來(lái)意并引導(dǎo)至相應(yīng)接待區(qū)域或人員。

(2)如需領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門會(huì)客，應(yīng)提前溝通并安排好會(huì)客室、茶水等事宜。

(3)接待工作完成后，需對(duì)會(huì)議室、接待室等區(qū)域進(jìn)行整理恢復(fù)。

（二）后勤保障管理

1.日常物資管理：

(1)建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)日期、供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、總金額、入庫(kù)情況、領(lǐng)用記錄、庫(kù)存余額等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期（如每周）更新，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

(2)按需采購(gòu)，避免積壓，常用物資（如筆、紙、筆筒、訂書機(jī)等）建議保持合理庫(kù)存（如：筆庫(kù)存量不超過(guò)2000支，紙庫(kù)存量不超過(guò)5000份），并設(shè)定最低庫(kù)存警戒線，當(dāng)庫(kù)存低于警戒線時(shí)及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)。

(3)定期檢查物資使用情況，對(duì)低值易耗品進(jìn)行動(dòng)態(tài)補(bǔ)充，并評(píng)估采購(gòu)成本，尋找性價(jià)比更高的供應(yīng)商。對(duì)于閑置或報(bào)廢物資，需按流程進(jìn)行處置（如：報(bào)損、轉(zhuǎn)贈(zèng)等），并做好記錄。

(4)辦公區(qū)域的綠植、裝飾品等也需要定期檢查維護(hù)，保持良好狀態(tài)。

2.場(chǎng)地維護(hù)：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，每日巡查并記錄，包括地面、桌面、公共區(qū)域（茶水間、會(huì)議室）的清潔情況。

(2)定期檢查辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦等），發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)聯(lián)系指定維修人員報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度，直至設(shè)備恢復(fù)正常使用。建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄。

(3)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的溫濕度調(diào)控，根據(jù)季節(jié)和天氣變化，適時(shí)調(diào)節(jié)空調(diào)、加濕器等設(shè)備，確保辦公環(huán)境舒適。

（三）信息管理

1.信息收集與發(fā)布：

(1)收集各部門工作動(dòng)態(tài)、通知公告、活動(dòng)信息等，匯總后形成內(nèi)部通訊簡(jiǎn)報(bào)（如：每周一發(fā)布，篇幅不超過(guò)5頁(yè)），內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)。

(2)通過(guò)公告欄、內(nèi)部郵件、學(xué)校官方網(wǎng)站（若有）等渠道發(fā)布通知，確保信息覆蓋全體員工或目標(biāo)受眾。發(fā)布前需仔細(xì)校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)錯(cuò)別字、無(wú)遺漏。

(3)信息發(fā)布需經(jīng)過(guò)審核流程，通常由信息發(fā)布負(fù)責(zé)人初步審核，辦公室負(fù)責(zé)人最終審批，確保信息符合規(guī)范且內(nèi)容得當(dāng)。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：

(1)按月統(tǒng)計(jì)各部門考勤數(shù)據(jù)（如：全月總出勤天數(shù)、遲到早退次數(shù)等）、水電使用數(shù)據(jù)（如：全月總用電量約5000度、總用水量約XX噸）、辦公用品領(lǐng)用數(shù)據(jù)等，形成報(bào)表供管理層參考。

(2)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需經(jīng)復(fù)核，確保無(wú)誤后存檔，并按需分發(fā)給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。對(duì)于異常數(shù)據(jù)需進(jìn)一步核實(shí)原因。

（四）會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：

(1)接到會(huì)議通知后，應(yīng)在3小時(shí)內(nèi)確認(rèn)會(huì)議室的可用性、容量及所需設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板等），并向申請(qǐng)部門反饋確認(rèn)結(jié)果。

(2)提前1天發(fā)送會(huì)議通知（對(duì)于較緊急的會(huì)議，通知時(shí)間相應(yīng)縮短），通知內(nèi)容應(yīng)完整，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、是否需要準(zhǔn)備材料等?？赏ㄟ^(guò)郵件、內(nèi)部通訊軟件或公告欄發(fā)布。

(3)會(huì)前1-2小時(shí)，再次確認(rèn)參會(huì)人員名單，檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，準(zhǔn)備茶水、紙筆等會(huì)議用品。如需投影資料，需提前檢查投影儀是否能正常播放相應(yīng)格式文件。

2.會(huì)議記錄：

(1)安排專人（通常是辦公室成員或指定記錄員）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，重點(diǎn)記錄會(huì)議的主要討論事項(xiàng)、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃（包括負(fù)責(zé)人和完成時(shí)限）。記錄應(yīng)條理清晰，語(yǔ)言精練。

(2)紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)抄送人員。電子版可通過(guò)郵件發(fā)送，紙質(zhì)版可放置于指定位置供領(lǐng)取。

(3)對(duì)于需要跟進(jìn)落實(shí)的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，辦公室應(yīng)建立臺(tái)賬，跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展情況。

（五）訪客接待

1.來(lái)訪登記：

(1)對(duì)所有來(lái)訪人員（包括校內(nèi)人員憑有效證件登記）進(jìn)行登記，記錄來(lái)訪人姓名、單位（或部門）、職務(wù)、聯(lián)系電話、來(lái)訪事由、接待人、訪問(wèn)時(shí)間等信息。

(2)如來(lái)訪事由涉及需特別授權(quán)或通知相關(guān)部門，應(yīng)立即聯(lián)系相關(guān)部門或申請(qǐng)人確認(rèn)。

(3)訪問(wèn)結(jié)束后，需在登記簿上注明“已離開(kāi)”或“已送走”。

2.接待引導(dǎo)：

(1)引導(dǎo)來(lái)訪者至指定接待區(qū)域或會(huì)客室，如需與校內(nèi)其他人員會(huì)面，應(yīng)協(xié)助聯(lián)系并引導(dǎo)至相應(yīng)地點(diǎn)。

(2)在接待過(guò)程中，應(yīng)保持禮貌、熱情，回答來(lái)訪者詢問(wèn)。如遇到無(wú)法解答的問(wèn)題，應(yīng)引導(dǎo)其聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人。

（六）固定資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)登記：

(1)對(duì)辦公室管理的固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、電話、文件柜等）建立資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每件資產(chǎn)的原值、購(gòu)置日期、規(guī)格型號(hào)、存放地點(diǎn)、使用部門、領(lǐng)用人等信息。

(2)資產(chǎn)標(biāo)簽應(yīng)清晰、牢固，粘貼在資產(chǎn)的顯著位置。

2.資產(chǎn)調(diào)撥與報(bào)廢：

(1)固定資產(chǎn)需要調(diào)撥時(shí)，需填寫資產(chǎn)調(diào)撥單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理調(diào)出和調(diào)入手續(xù)，并更新資產(chǎn)臺(tái)賬和標(biāo)簽信息。

(2)固定資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，需填寫資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)，說(shuō)明報(bào)廢原因，經(jīng)審批后按流程處置（如：報(bào)損、變賣），并注銷資產(chǎn)臺(tái)賬記錄。

（七）印章管理

1.印章保管：