學(xué)校綜合辦公室操作規(guī)程制度一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運(yùn)行。為確保工作高效、有序、規(guī)范，特制定本操作規(guī)程制度。

二、崗位職責(zé)

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理跨部門事務(wù)。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的落實(shí)與匯報(bào)。

4.管理辦公用品、檔案資料等行政資源。

（二）行政助理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔工作。

2.協(xié)助組織學(xué)校會(huì)議，做好會(huì)議記錄及紀(jì)要整理。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的使用與管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

4.跟蹤落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，定期匯報(bào)進(jìn)展。

（三）文印管理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、報(bào)告、通知等的打印、復(fù)印工作。

2.控制文印成本，合理分配用紙額度。

3.定期維護(hù)文印設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止機(jī)密文件外泄。

三、工作流程

（一）文件處理流程

1.**收文登記**：接收文件后，核對(duì)文件完整性，填寫《收文登記表》，編號(hào)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批。

2.**傳閱分發(fā)**：簽批后，按部門分工傳閱，傳閱完畢后及時(shí)歸檔。

3.**發(fā)文管理**：起草文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，打印后蓋章，分發(fā)至相關(guān)部門。

4.**歸檔保存**：定期整理文件，按類別編號(hào)存檔，重要文件需加密保存。

（二）會(huì)議組織流程

1.**會(huì)議籌備**：提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：會(huì)議開始前檢查設(shè)備，記錄會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.**會(huì)議紀(jì)要**：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

4.**決議跟蹤**：對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行跟蹤落實(shí)，定期匯報(bào)進(jìn)展情況。

（三）印章使用流程

1.**申請(qǐng)審批**：使用印章需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。

2.**現(xiàn)場備案**：使用人需在申請(qǐng)單上簽字，辦公室備案存檔。

3.**規(guī)范使用**：僅限在文件正式簽署時(shí)使用，嚴(yán)禁私人或非正式場合使用。

4.**異常報(bào)告**：如發(fā)現(xiàn)印章異常，立即上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。

四、日常管理

（一）辦公用品管理

1.**采購計(jì)劃**：根據(jù)需求制定年度采購計(jì)劃，控制預(yù)算。

2.**領(lǐng)用登記**：領(lǐng)用辦公用品需登記姓名、數(shù)量、日期，定期盤點(diǎn)庫存。

3.**報(bào)廢處理**：損壞或過期辦公用品需填寫報(bào)廢單，經(jīng)審批后處理。

（二）檔案管理

1.**分類歸檔**：按部門、時(shí)間、文件類型分類，建立檔案目錄。

2.**借閱審批**：外部人員借閱檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還。

3.**保密措施**：涉密檔案需存放于保險(xiǎn)柜，禁止拍照或外傳。

（三）接待工作

1.**訪客登記**：訪客進(jìn)入學(xué)校需登記姓名、單位、事由，經(jīng)許可后方可進(jìn)入。

2.**引導(dǎo)服務(wù)**：熱情接待訪客，提供必要的指引和協(xié)助。

3.**突發(fā)事件**：遇突發(fā)事件立即上報(bào)，并采取應(yīng)急措施。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.每月對(duì)辦公室工作流程進(jìn)行自查，確保符合制度要求。

2.每季度組織各部門反饋意見，優(yōu)化工作流程。

（二）培訓(xùn)提升

1.每半年開展一次辦公技能培訓(xùn)，提高工作效率。

2.學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，引入信息化工具提升管理水平。

六、附則

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，確保學(xué)校行政工作高效有序。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運(yùn)行。為確保工作高效、有序、規(guī)范，特制定本操作規(guī)程制度。本制度旨在明確崗位職責(zé)、規(guī)范工作流程、優(yōu)化資源配置、提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。

**二、崗位職責(zé)**

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

-**具體操作**：每年末組織辦公室人員召開會(huì)議，明確下一年度工作目標(biāo)；根據(jù)學(xué)校整體規(guī)劃，分解任務(wù)至各崗位職責(zé)；每月召開工作例會(huì)，檢查計(jì)劃執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決存在問題。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理跨部門事務(wù)。

-**具體操作**：建立部門間溝通機(jī)制，定期組織聯(lián)席會(huì)議；設(shè)立跨部門事務(wù)處理清單，明確責(zé)任部門和完成時(shí)限；對(duì)重大事務(wù)組織專題協(xié)調(diào)會(huì)，確保方案可行。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的落實(shí)與匯報(bào)。

-**具體操作**：建立領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、截止日期；每日跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；任務(wù)完成后形成書面報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后存檔。

4.管理辦公用品、檔案資料等行政資源。

-**具體操作**：制定辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)，定期盤點(diǎn)庫存，避免浪費(fèi)；建立檔案管理制度，明確檔案分類、保管、借閱流程；定期檢查設(shè)備狀態(tài)，確保正常運(yùn)行。

（二）行政助理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔工作。

-**具體操作**：

-**收文**：每日定時(shí)收文，核對(duì)文件完整性，填寫《收文登記表》（包括日期、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、收件人、簽收人等信息），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后分發(fā)；緊急文件需立即呈送，并記錄送達(dá)人。

-**傳閱**：根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)部門或人員，傳閱過程中需全程跟蹤，確保傳閱完畢后及時(shí)收回；重要文件需統(tǒng)計(jì)傳閱人數(shù)。

-**歸檔**：按月整理文件，分類編號(hào)，填寫《檔案登記表》，存放于指定檔案柜，重要檔案需雙份保存。

2.協(xié)助組織學(xué)校會(huì)議，做好會(huì)議記錄及紀(jì)要整理。

-**具體操作**：

-**會(huì)前**：根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議材料（如議程、發(fā)言稿等），布置會(huì)場，調(diào)試設(shè)備（投影儀、音響等）；提前3天通知參會(huì)人員，必要時(shí)發(fā)送提醒短信或郵件。

-**會(huì)中**：擔(dān)任會(huì)議記錄員，詳細(xì)記錄發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工；觀察會(huì)場情況，及時(shí)處理突發(fā)問題（如設(shè)備故障、人員缺席等）。

-**會(huì)后**：整理會(huì)議記錄，提煉紀(jì)要內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論情況、決議事項(xiàng)、落實(shí)分工、完成時(shí)限等；紀(jì)要需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后分發(fā)給相關(guān)人員。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的使用與管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

-**具體操作**：

-**用印申請(qǐng)**：接收《印章使用申請(qǐng)單》，核對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、審批手續(xù)是否齊全；對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)單需退回并說明原因。

-**用印登記**：批準(zhǔn)后，在申請(qǐng)單上記錄用印時(shí)間、用印事由、領(lǐng)用人簽字，并加蓋“用印登記專用章”；用印需在指定位置，不得超出邊緣。

-**保管責(zé)任**：用印后及時(shí)收回申請(qǐng)單，妥善保管印章，下班前檢查印章是否歸位；如發(fā)現(xiàn)印章異常（如遺失、損壞等），立即上報(bào)并采取應(yīng)急措施。

4.跟蹤落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，定期匯報(bào)進(jìn)展。

-**具體操作**：建立事項(xiàng)跟蹤表，明確每個(gè)事項(xiàng)的當(dāng)前狀態(tài)（如待辦、進(jìn)行中、已完成）；每周匯總進(jìn)展情況，形成簡報(bào)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)未按時(shí)完成的事項(xiàng)，分析原因并提出改進(jìn)建議。

（三）文印管理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、報(bào)告、通知等的打印、復(fù)印工作。

-**具體操作**：

-**打印**：按需打印文件，避免重復(fù)打印；優(yōu)先處理緊急文件，合理安排打印順序；定期檢查打印機(jī)狀態(tài)，更換墨盒或硒鼓。

-**復(fù)印**：控制復(fù)印數(shù)量，對(duì)涉密文件需在指定區(qū)域操作，并登記復(fù)印時(shí)間、數(shù)量、復(fù)印人；定期清理復(fù)印機(jī)緩存，防止信息泄露。

2.控制文印成本，合理分配用紙額度。

-**具體操作**：制定各部門用紙額度，每月統(tǒng)計(jì)用紙量，超出額度需申請(qǐng)審批；推廣雙面打印、電子化傳閱等節(jié)約措施；對(duì)廢紙進(jìn)行回收利用。

3.定期維護(hù)文印設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-**具體操作**：建立設(shè)備維護(hù)記錄，定期清潔、校準(zhǔn)設(shè)備；與供應(yīng)商建立聯(lián)系，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備；培訓(xùn)辦公室人員基本操作技能，減少人為損壞。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止機(jī)密文件外泄。

-**具體操作**：涉密文件打印、復(fù)印需經(jīng)專人監(jiān)督；下班前檢查設(shè)備緩存，清除臨時(shí)文件；對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的需追究責(zé)任。

**三、工作流程**

（一）文件處理流程

1.**收文登記**：接收文件后，核對(duì)文件完整性，填寫《收文登記表》，編號(hào)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批。

-**具體操作**：

-檢查文件是否有破損、缺頁等情況；

-在登記表中記錄文件來源、密級(jí)、份數(shù)、收件日期等信息；

-將文件按密級(jí)分類，涉密文件需單獨(dú)存放。

2.**傳閱分發(fā)**：簽批后，按部門分工傳閱，傳閱完畢后及時(shí)歸檔。

-**具體操作**：

-根據(jù)文件內(nèi)容，確定傳閱范圍，制作傳閱清單；

-傳閱過程中，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤，確保文件及時(shí)歸還；

-傳閱完畢后，統(tǒng)計(jì)傳閱人數(shù)，并在登記表上注明。

3.**發(fā)文管理**：起草文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，打印后蓋章，分發(fā)至相關(guān)部門。

-**具體操作**：

-起草文件需符合格式要求，包括標(biāo)題、正文、落款等；

-審核通過后，打印文件，核對(duì)無誤后加蓋印章；

-分發(fā)文件時(shí)，需核對(duì)收件人，確保送達(dá)。

4.**歸檔保存**：定期整理文件，按類別編號(hào)存檔，重要文件需加密保存。

-**具體操作**：

-每月對(duì)文件進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)文件；

-按年份、類別編號(hào)，建立檔案目錄；

-重要文件需使用密碼加密存儲(chǔ)，并設(shè)定訪問權(quán)限。

（二）會(huì)議組織流程

1.**會(huì)議籌備**：提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

-**具體操作**：

-根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，確定參會(huì)人員名單，提前一周發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、注意事項(xiàng)等；

-準(zhǔn)備會(huì)議材料，如議程、發(fā)言稿、數(shù)據(jù)報(bào)告等，確保材料準(zhǔn)確無誤；

-預(yù)定會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常工作。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：會(huì)議開始前檢查設(shè)備，記錄會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

-**具體操作**：

-會(huì)前15分鐘到達(dá)會(huì)場，檢查投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備是否正常；

-歡迎參會(huì)人員，引導(dǎo)簽到；

-按議程控制會(huì)議進(jìn)程，及時(shí)記錄發(fā)言要點(diǎn)和決議事項(xiàng)。

3.**會(huì)議紀(jì)要**：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

-**具體操作**：

-整理會(huì)議記錄，提煉紀(jì)要內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論情況、決議事項(xiàng)、落實(shí)分工、完成時(shí)限等；

-紀(jì)要需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，打印并分發(fā)給相關(guān)人員；

-建立會(huì)議紀(jì)要存檔制度，按年份、類別編號(hào)存檔。

4.**決議跟蹤**：對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行跟蹤落實(shí)，定期匯報(bào)進(jìn)展情況。

-**具體操作**：

-將決議事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任部門和完成時(shí)限；

-每周跟蹤任務(wù)進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決存在問題；

-每月形成進(jìn)展報(bào)告，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)。

（三）印章使用流程

1.**申請(qǐng)審批**：使用印章需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。

-**具體操作**：

-使用人需在申請(qǐng)單上填寫用印事由、擬用時(shí)間、擬用文件等信息；

-申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；

-領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。

2.**現(xiàn)場備案**：使用人需在申請(qǐng)單上簽字，辦公室備案存檔。

-**具體操作**：

-使用人需在申請(qǐng)單上簽字，注明用印時(shí)間；

-辦公室人員在申請(qǐng)單上蓋章，備案存檔；

-每日對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行匯總，統(tǒng)計(jì)用印次數(shù)。

3.**規(guī)范使用**：僅限在文件正式簽署時(shí)使用，嚴(yán)禁私人或非正式場合使用。

-**具體操作**：

-印章需加蓋在正式文件上，不得隨意涂抹或覆蓋；

-嚴(yán)禁將印章借給他人使用；

-如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章，立即上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。

4.**異常報(bào)告**：如發(fā)現(xiàn)印章異常，立即上報(bào)并采取應(yīng)急措施。

-**具體操作**：

-如發(fā)現(xiàn)印章遺失、損壞等情況，立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；

-采取應(yīng)急措施，如暫停使用印章，重新刻制印章；

-對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查，并追究責(zé)任。

**四、日常管理**

（一）辦公用品管理

1.**采購計(jì)劃**：根據(jù)需求制定年度采購計(jì)劃，控制預(yù)算。

-**具體操作**：

-每年末對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)需采購的數(shù)量；

-根據(jù)采購數(shù)量，制定年度采購計(jì)劃，并控制預(yù)算；

-定期評(píng)估采購效果，優(yōu)化采購方案。

2.**領(lǐng)用登記**：領(lǐng)用辦公用品需登記姓名、數(shù)量、日期，定期盤點(diǎn)庫存。

-**具體操作**：

-建立辦公用品領(lǐng)用登記表，記錄領(lǐng)用人姓名、領(lǐng)用物品、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息；

-每月對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫存數(shù)量，確保賬實(shí)相符；

-對(duì)庫存不足的物品，及時(shí)補(bǔ)充采購。

3.**報(bào)廢處理**：損壞或過期辦公用品需填寫報(bào)廢單，經(jīng)審批后處理。

-**具體操作**：

-對(duì)損壞或過期的辦公用品，填寫報(bào)廢單，并注明報(bào)廢原因；

-報(bào)廢單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；

-經(jīng)批準(zhǔn)后，將報(bào)廢物品交由指定人員處理。

（二）檔案管理

1.**分類歸檔**：按部門、時(shí)間、文件類型分類，建立檔案目錄。

-**具體操作**：

-按部門、時(shí)間、文件類型對(duì)文件進(jìn)行分類；

-建立檔案目錄，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、檔案存放位置等信息；

-定期更新檔案目錄，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。

2.**借閱審批**：外部人員借閱檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還。

-**具體操作**：

-外部人員借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)單，并注明借閱目的、借閱時(shí)間等信息；

-申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；

-領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱檔案，并限期歸還。

3.**保密措施**：涉密檔案需存放于保險(xiǎn)柜，禁止拍照或外傳。

-**具體操作**：

-涉密檔案需存放于保險(xiǎn)柜，并設(shè)定密碼；

-禁止對(duì)涉密檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描等操作；

-對(duì)接觸涉密檔案的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，并簽訂保密協(xié)議。

（三）接待工作

1.**訪客登記**：訪客進(jìn)入學(xué)校需登記姓名、單位、事由，經(jīng)許可后方可進(jìn)入。

-**具體操作**：

-訪客進(jìn)入學(xué)校需在接待處填寫訪客登記表，包括姓名、單位、事由、聯(lián)系方式等信息；

-接待人員根據(jù)訪客事由，判斷是否需要通知被訪人；

-經(jīng)被訪人同意后，方可引導(dǎo)訪客進(jìn)入學(xué)校。

2.**引導(dǎo)服務(wù)**：熱情接待訪客，提供必要的指引和協(xié)助。

-**具體操作**：

-接待人員需熱情接待訪客，并主動(dòng)提供幫助；

-根據(jù)訪客需求，提供必要的指引和協(xié)助；

-如遇緊急情況，及時(shí)上報(bào)并采取應(yīng)急措施。

3.**突發(fā)事件**：遇突發(fā)事件立即上報(bào)，并采取應(yīng)急措施。

-**具體操作**：

-如遇火災(zāi)、地震等突發(fā)事件，立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；

-采取應(yīng)急措施，如疏散人員、滅火等；

-配合相關(guān)部門進(jìn)行應(yīng)急處置。

**五、監(jiān)督與改進(jìn)**

（一）定期檢查

1.每月對(duì)辦公室工作流程進(jìn)行自查，確保符合制度要求。

-**具體操作**：

-每月結(jié)束后，組織辦公室人員進(jìn)行自查，檢查工作流程是否規(guī)范；

-對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)整改，并形成整改報(bào)告；

-定期召開會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。

2.每季度組織各部門反饋意見，優(yōu)化工作流程。

-**具體操作**：

-每季度組織各部門召開會(huì)議，收集各部門對(duì)辦公室工作的意見和建議；

-對(duì)收集到的意見建議，進(jìn)行分析，并制定改進(jìn)方案；

-將改進(jìn)方案實(shí)施后，再次征求各部門意見，確保方案可行。

（二）培訓(xùn)提升

1.每半年開展一次辦公技能培訓(xùn)，提高工作效率。

-**具體操作**：

-每半年組織一次辦公技能培訓(xùn)，內(nèi)容包括文件處理、會(huì)議組織、接待禮儀等；

-邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行授課，并組織學(xué)員進(jìn)行實(shí)際操作；

-對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，并形成培訓(xùn)報(bào)告。

2.學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，引入信息化工具提升管理水平。

-**具體操作**：

-定期組織辦公室人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，如時(shí)間管理、溝通技巧等；

-引入信息化工具，如辦公軟件、檔案管理系統(tǒng)等，提高工作效率；

-對(duì)信息化工具的使用進(jìn)行培訓(xùn)，并建立相應(yīng)的管理制度。

**六、附則**

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，確保學(xué)校行政工作高效有序。

-**具體操作**：

-將本制度發(fā)布至各部門，并組織學(xué)習(xí)；

-辦公室定期對(duì)本制度進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂；

-各部門需嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運(yùn)行。為確保工作高效、有序、規(guī)范，特制定本操作規(guī)程制度。

二、崗位職責(zé)

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理跨部門事務(wù)。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的落實(shí)與匯報(bào)。

4.管理辦公用品、檔案資料等行政資源。

（二）行政助理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔工作。

2.協(xié)助組織學(xué)校會(huì)議，做好會(huì)議記錄及紀(jì)要整理。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的使用與管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

4.跟蹤落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，定期匯報(bào)進(jìn)展。

（三）文印管理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、報(bào)告、通知等的打印、復(fù)印工作。

2.控制文印成本，合理分配用紙額度。

3.定期維護(hù)文印設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止機(jī)密文件外泄。

三、工作流程

（一）文件處理流程

1.**收文登記**：接收文件后，核對(duì)文件完整性，填寫《收文登記表》，編號(hào)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批。

2.**傳閱分發(fā)**：簽批后，按部門分工傳閱，傳閱完畢后及時(shí)歸檔。

3.**發(fā)文管理**：起草文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，打印后蓋章，分發(fā)至相關(guān)部門。

4.**歸檔保存**：定期整理文件，按類別編號(hào)存檔，重要文件需加密保存。

（二）會(huì)議組織流程

1.**會(huì)議籌備**：提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：會(huì)議開始前檢查設(shè)備，記錄會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.**會(huì)議紀(jì)要**：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

4.**決議跟蹤**：對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行跟蹤落實(shí)，定期匯報(bào)進(jìn)展情況。

（三）印章使用流程

1.**申請(qǐng)審批**：使用印章需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。

2.**現(xiàn)場備案**：使用人需在申請(qǐng)單上簽字，辦公室備案存檔。

3.**規(guī)范使用**：僅限在文件正式簽署時(shí)使用，嚴(yán)禁私人或非正式場合使用。

4.**異常報(bào)告**：如發(fā)現(xiàn)印章異常，立即上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。

四、日常管理

（一）辦公用品管理

1.**采購計(jì)劃**：根據(jù)需求制定年度采購計(jì)劃，控制預(yù)算。

2.**領(lǐng)用登記**：領(lǐng)用辦公用品需登記姓名、數(shù)量、日期，定期盤點(diǎn)庫存。

3.**報(bào)廢處理**：損壞或過期辦公用品需填寫報(bào)廢單，經(jīng)審批后處理。

（二）檔案管理

1.**分類歸檔**：按部門、時(shí)間、文件類型分類，建立檔案目錄。

2.**借閱審批**：外部人員借閱檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還。

3.**保密措施**：涉密檔案需存放于保險(xiǎn)柜，禁止拍照或外傳。

（三）接待工作

1.**訪客登記**：訪客進(jìn)入學(xué)校需登記姓名、單位、事由，經(jīng)許可后方可進(jìn)入。

2.**引導(dǎo)服務(wù)**：熱情接待訪客，提供必要的指引和協(xié)助。

3.**突發(fā)事件**：遇突發(fā)事件立即上報(bào)，并采取應(yīng)急措施。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.每月對(duì)辦公室工作流程進(jìn)行自查，確保符合制度要求。

2.每季度組織各部門反饋意見，優(yōu)化工作流程。

（二）培訓(xùn)提升

1.每半年開展一次辦公技能培訓(xùn)，提高工作效率。

2.學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，引入信息化工具提升管理水平。

六、附則

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，確保學(xué)校行政工作高效有序。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運(yùn)行。為確保工作高效、有序、規(guī)范，特制定本操作規(guī)程制度。本制度旨在明確崗位職責(zé)、規(guī)范工作流程、優(yōu)化資源配置、提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。

**二、崗位職責(zé)**

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室全面工作，制定年度工作計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。

-**具體操作**：每年末組織辦公室人員召開會(huì)議，明確下一年度工作目標(biāo)；根據(jù)學(xué)校整體規(guī)劃，分解任務(wù)至各崗位職責(zé)；每月召開工作例會(huì)，檢查計(jì)劃執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決存在問題。

2.協(xié)調(diào)各部門溝通，處理跨部門事務(wù)。

-**具體操作**：建立部門間溝通機(jī)制，定期組織聯(lián)席會(huì)議；設(shè)立跨部門事務(wù)處理清單，明確責(zé)任部門和完成時(shí)限；對(duì)重大事務(wù)組織專題協(xié)調(diào)會(huì)，確保方案可行。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的落實(shí)與匯報(bào)。

-**具體操作**：建立領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、截止日期；每日跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；任務(wù)完成后形成書面報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后存檔。

4.管理辦公用品、檔案資料等行政資源。

-**具體操作**：制定辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)，定期盤點(diǎn)庫存，避免浪費(fèi)；建立檔案管理制度，明確檔案分類、保管、借閱流程；定期檢查設(shè)備狀態(tài)，確保正常運(yùn)行。

（二）行政助理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔工作。

-**具體操作**：

-**收文**：每日定時(shí)收文，核對(duì)文件完整性，填寫《收文登記表》（包括日期、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、收件人、簽收人等信息），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后分發(fā)；緊急文件需立即呈送，并記錄送達(dá)人。

-**傳閱**：根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)部門或人員，傳閱過程中需全程跟蹤，確保傳閱完畢后及時(shí)收回；重要文件需統(tǒng)計(jì)傳閱人數(shù)。

-**歸檔**：按月整理文件，分類編號(hào)，填寫《檔案登記表》，存放于指定檔案柜，重要檔案需雙份保存。

2.協(xié)助組織學(xué)校會(huì)議，做好會(huì)議記錄及紀(jì)要整理。

-**具體操作**：

-**會(huì)前**：根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議材料（如議程、發(fā)言稿等），布置會(huì)場，調(diào)試設(shè)備（投影儀、音響等）；提前3天通知參會(huì)人員，必要時(shí)發(fā)送提醒短信或郵件。

-**會(huì)中**：擔(dān)任會(huì)議記錄員，詳細(xì)記錄發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工；觀察會(huì)場情況，及時(shí)處理突發(fā)問題（如設(shè)備故障、人員缺席等）。

-**會(huì)后**：整理會(huì)議記錄，提煉紀(jì)要內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論情況、決議事項(xiàng)、落實(shí)分工、完成時(shí)限等；紀(jì)要需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后分發(fā)給相關(guān)人員。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的使用與管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程。

-**具體操作**：

-**用印申請(qǐng)**：接收《印章使用申請(qǐng)單》，核對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、審批手續(xù)是否齊全；對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)單需退回并說明原因。

-**用印登記**：批準(zhǔn)后，在申請(qǐng)單上記錄用印時(shí)間、用印事由、領(lǐng)用人簽字，并加蓋“用印登記專用章”；用印需在指定位置，不得超出邊緣。

-**保管責(zé)任**：用印后及時(shí)收回申請(qǐng)單，妥善保管印章，下班前檢查印章是否歸位；如發(fā)現(xiàn)印章異常（如遺失、損壞等），立即上報(bào)并采取應(yīng)急措施。

4.跟蹤落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，定期匯報(bào)進(jìn)展。

-**具體操作**：建立事項(xiàng)跟蹤表，明確每個(gè)事項(xiàng)的當(dāng)前狀態(tài)（如待辦、進(jìn)行中、已完成）；每周匯總進(jìn)展情況，形成簡報(bào)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)未按時(shí)完成的事項(xiàng)，分析原因并提出改進(jìn)建議。

（三）文印管理職責(zé)

1.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、報(bào)告、通知等的打印、復(fù)印工作。

-**具體操作**：

-**打印**：按需打印文件，避免重復(fù)打??；優(yōu)先處理緊急文件，合理安排打印順序；定期檢查打印機(jī)狀態(tài)，更換墨盒或硒鼓。

-**復(fù)印**：控制復(fù)印數(shù)量，對(duì)涉密文件需在指定區(qū)域操作，并登記復(fù)印時(shí)間、數(shù)量、復(fù)印人；定期清理復(fù)印機(jī)緩存，防止信息泄露。

2.控制文印成本，合理分配用紙額度。

-**具體操作**：制定各部門用紙額度，每月統(tǒng)計(jì)用紙量，超出額度需申請(qǐng)審批；推廣雙面打印、電子化傳閱等節(jié)約措施；對(duì)廢紙進(jìn)行回收利用。

3.定期維護(hù)文印設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-**具體操作**：建立設(shè)備維護(hù)記錄，定期清潔、校準(zhǔn)設(shè)備；與供應(yīng)商建立聯(lián)系，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備；培訓(xùn)辦公室人員基本操作技能，減少人為損壞。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止機(jī)密文件外泄。

-**具體操作**：涉密文件打印、復(fù)印需經(jīng)專人監(jiān)督；下班前檢查設(shè)備緩存，清除臨時(shí)文件；對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的需追究責(zé)任。

**三、工作流程**

（一）文件處理流程

1.**收文登記**：接收文件后，核對(duì)文件完整性，填寫《收文登記表》，編號(hào)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批。

-**具體操作**：

-檢查文件是否有破損、缺頁等情況；

-在登記表中記錄文件來源、密級(jí)、份數(shù)、收件日期等信息；

-將文件按密級(jí)分類，涉密文件需單獨(dú)存放。

2.**傳閱分發(fā)**：簽批后，按部門分工傳閱，傳閱完畢后及時(shí)歸檔。

-**具體操作**：

-根據(jù)文件內(nèi)容，確定傳閱范圍，制作傳閱清單；

-傳閱過程中，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤，確保文件及時(shí)歸還；

-傳閱完畢后，統(tǒng)計(jì)傳閱人數(shù)，并在登記表上注明。

3.**發(fā)文管理**：起草文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，打印后蓋章，分發(fā)至相關(guān)部門。

-**具體操作**：

-起草文件需符合格式要求，包括標(biāo)題、正文、落款等；

-審核通過后，打印文件，核對(duì)無誤后加蓋印章；

-分發(fā)文件時(shí)，需核對(duì)收件人，確保送達(dá)。

4.**歸檔保存**：定期整理文件，按類別編號(hào)存檔，重要文件需加密保存。

-**具體操作**：

-每月對(duì)文件進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)文件；

-按年份、類別編號(hào)，建立檔案目錄；

-重要文件需使用密碼加密存儲(chǔ)，并設(shè)定訪問權(quán)限。

（二）會(huì)議組織流程

1.**會(huì)議籌備**：提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

-**具體操作**：

-根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，確定參會(huì)人員名單，提前一周發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、注意事項(xiàng)等；

-準(zhǔn)備會(huì)議材料，如議程、發(fā)言稿、數(shù)據(jù)報(bào)告等，確保材料準(zhǔn)確無誤；

-預(yù)定會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常工作。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：會(huì)議開始前檢查設(shè)備，記錄會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

-**具體操作**：

-會(huì)前15分鐘到達(dá)會(huì)場，檢查投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備是否正常；

-歡迎參會(huì)人員，引導(dǎo)簽到；

-按議程控制會(huì)議進(jìn)程，及時(shí)記錄發(fā)言要點(diǎn)和決議事項(xiàng)。

3.**會(huì)議紀(jì)要**：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

-**具體操作**：

-整理會(huì)議記錄，提煉紀(jì)要內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論情況、決議事項(xiàng)、落實(shí)分工、完成時(shí)限等；

-紀(jì)要需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，打印并分發(fā)給相關(guān)人員；

-建立會(huì)議紀(jì)要存檔制度，按年份、類別編號(hào)存檔。

4.**決議跟蹤**：對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行跟蹤落實(shí)，定期匯報(bào)進(jìn)展情況。

-**具體操作**：

-將決議事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任部門和完成時(shí)限；

-每周跟蹤任務(wù)進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決存在問題；

-每月形成進(jìn)展報(bào)告，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)。

（三）印章使用流程

1.**申請(qǐng)審批**：使用印章需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。

-**具體操作**：

-使用人需在申請(qǐng)單上填寫用印事由、擬用時(shí)間、擬用文件等信息；

-申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；

-領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。

2.**現(xiàn)場備案**：使用人需在申請(qǐng)單上簽字，辦公室備案存檔。

-**具體操作**：

-使用人需在申請(qǐng)單上簽字，注明用印時(shí)間；

-辦公室人員在申請(qǐng)單上蓋章，備案存檔；

-每日對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行匯總，統(tǒng)計(jì)用印次數(shù)。

3.**規(guī)范使用**：僅限在文件正式簽署時(shí)使用，嚴(yán)禁私人或非正式場合使用。

-**具體操作**：

-印章需加蓋在正式文件上，不得隨意涂抹或覆蓋；

-嚴(yán)禁將印章借給他人使用；

-如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章，立即上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。

4.**異常報(bào)告**：如發(fā)現(xiàn)印章異常，立即上報(bào)并采取應(yīng)急措施。

-**具體操作**：

-如發(fā)現(xiàn)印章遺失、損壞等情況，立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；

-采取應(yīng)急措施，如暫停使用印章，重新刻制印章；

-對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查，并追究責(zé)任。

**四、日常管理**

（一）辦公用品管理

1.**采購計(jì)劃**：根據(jù)需求制定年度采購計(jì)劃，控制預(yù)算。

-**具體操作**：

-每年末對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)需采購的數(shù)量；

-根據(jù)采購數(shù)量，制定年度采購計(jì)劃，并控制預(yù)算；

-定期評(píng)估采購效果，優(yōu)化采購方案。

2.**領(lǐng)用登記**：領(lǐng)用辦公用品需登記姓名、數(shù)量、日期，定期盤點(diǎn)庫存。

-**具體操作**：

-建立辦公用品領(lǐng)用登記表，記錄領(lǐng)用人姓名、領(lǐng)用物品、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息；

-每月對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫存數(shù)量，確保賬實(shí)相符；

-對(duì)庫存不足的物品，及時(shí)補(bǔ)充采購。

3.**報(bào)廢處理**：損壞或過期辦公用品需填寫報(bào)廢單，經(jīng)審批后處理。

-**具體操作**：

-對(duì)損壞或過期的辦公用品，填寫報(bào)廢單，并注明報(bào)廢原因；

-報(bào)廢單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；

-經(jīng)批準(zhǔn)后，將報(bào)廢物品交由指定人員處理。

（二）檔案管理

1.**分類歸檔**：按部門、時(shí)間、文件類型分類，建立檔案目錄。

-**具體操作**：

-按部門、時(shí)間、文件類型對(duì)文件進(jìn)行分類；

-建立檔案目錄，包括檔