學(xué)校綜合辦公室工作計(jì)劃指導(dǎo)書一、工作計(jì)劃概述

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營的核心協(xié)調(diào)部門，其工作計(jì)劃旨在確保學(xué)校各項(xiàng)行政事務(wù)高效、有序開展。本指導(dǎo)書旨在明確綜合辦公室的工作目標(biāo)、主要任務(wù)及實(shí)施步驟，為各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，提升學(xué)校整體管理效能。

二、工作目標(biāo)與原則

（一）工作目標(biāo)

1.保障學(xué)校日常行政事務(wù)順暢運(yùn)行。

2.優(yōu)化內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，提升服務(wù)響應(yīng)速度。

3.完善檔案管理與信息共享體系。

4.推動(dòng)部門間協(xié)作，降低管理成本。

（二）工作原則

1.**高效性**：優(yōu)先處理緊急事務(wù)，確保關(guān)鍵任務(wù)按時(shí)完成。

2.**規(guī)范性**：嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校規(guī)章制度，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化。

3.**協(xié)同性**：加強(qiáng)跨部門溝通，形成工作合力。

4.**透明化**：公開辦事流程與標(biāo)準(zhǔn)，接受監(jiān)督。

三、主要工作任務(wù)及實(shí)施步驟

（一）行政事務(wù)管理

1.**日常事務(wù)處理**

(1)接待來訪人員，登記并轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)需求。

(2)調(diào)度會(huì)議室使用，確保資源合理分配。

(3)監(jiān)管辦公用品采購與領(lǐng)用，每月統(tǒng)計(jì)消耗量（如：打印紙?jiān)戮?00-800張）。

2.**文件流轉(zhuǎn)管理**

(1)建立電子化文件審批系統(tǒng)，縮短審批周期（目標(biāo)：普通文件審批時(shí)限≤2小時(shí)）。

(2)定期整理紙質(zhì)文件歸檔，確保存檔完整性與可追溯性。

（二）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制優(yōu)化

1.**內(nèi)部溝通**

(1)每周召開部門協(xié)調(diào)會(huì)，匯總問題并制定解決方案。

(2)設(shè)立即時(shí)通訊群組，實(shí)時(shí)同步重要通知（如：節(jié)假日安排、臨時(shí)任務(wù)）。

2.**對外聯(lián)絡(luò)**

(1)統(tǒng)一管理學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)渠道，規(guī)范接待流程。

(2)定期更新聯(lián)絡(luò)人信息，確保溝通準(zhǔn)確無誤。

（三）檔案與信息管理

1.**電子檔案建設(shè)**

(1)完成歷年檔案數(shù)字化遷移（如：2020-2023年文件掃描歸檔）。

(2)建立檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)按關(guān)鍵詞快速調(diào)取檔案。

2.**信息發(fā)布管理**

(1)通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等渠道發(fā)布通知，確保覆蓋所有師生。

(2)定期審核信息準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)誤傳播。

（四）協(xié)作與改進(jìn)

1.**跨部門協(xié)作計(jì)劃**

(1)與教務(wù)處聯(lián)合制定考試安排表，提前預(yù)留考場資源。

(2)與后勤部門對接，保障大型活動(dòng)后勤支持（如：提供臨時(shí)場地、設(shè)備租賃）。

2.**工作效能提升**

(1)每季度開展工作復(fù)盤，分析問題并提出改進(jìn)措施。

(2)引入效率評(píng)估工具（如：任務(wù)完成時(shí)長統(tǒng)計(jì)），量化工作成果。

四、監(jiān)督與評(píng)估

（一）責(zé)任分工

明確各崗位職責(zé)，如：主任負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，副主任分管專項(xiàng)，文員負(fù)責(zé)日常事務(wù)執(zhí)行。

（二）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.**任務(wù)完成率**：按月統(tǒng)計(jì)關(guān)鍵任務(wù)（如：文件歸檔、會(huì)議記錄）的完成比例。

2.**響應(yīng)速度**：記錄師生反饋的辦事時(shí)長，目標(biāo)縮短15%-20%。

3.**差錯(cuò)率**：控制在3%以內(nèi)，重大差錯(cuò)零發(fā)生。

（三）持續(xù)改進(jìn)

定期收集用戶（師生）滿意度調(diào)查結(jié)果，結(jié)合數(shù)據(jù)分析調(diào)整工作流程。

一、工作計(jì)劃概述

（一）工作計(jì)劃目的

本工作計(jì)劃指導(dǎo)書旨在為學(xué)校綜合辦公室全體成員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指南，通過明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、強(qiáng)化協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校行政事務(wù)的高效管理。具體目標(biāo)包括：提升服務(wù)響應(yīng)速度、規(guī)范文件與檔案管理、加強(qiáng)部門間溝通，最終形成“反應(yīng)迅速、流程清晰、協(xié)作順暢”的管理模式。

（二）適用范圍

本計(jì)劃適用于綜合辦公室全體崗位，包括但不限于主任、副主任、文員、檔案管理員等，并需協(xié)同教務(wù)處、后勤處等部門共同執(zhí)行。

二、工作目標(biāo)與原則

（一）工作目標(biāo)細(xì)化

1.**行政事務(wù)管理優(yōu)化**

-將日常事務(wù)處理平均時(shí)長縮短至30分鐘以內(nèi)（當(dāng)前平均45分鐘）。

-實(shí)現(xiàn)會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)上線，預(yù)約成功率達(dá)95%。

2.**溝通協(xié)調(diào)效率提升**

-跨部門協(xié)作會(huì)議時(shí)長控制在1小時(shí)以內(nèi)，決議通過率≥80%。

-師生滿意度調(diào)查中，“辦事效率”評(píng)分提升至4.5分（滿分5分）。

3.**信息管理標(biāo)準(zhǔn)化**

-電子檔案完整率達(dá)100%，檢索響應(yīng)時(shí)間≤10秒。

-每月發(fā)布信息準(zhǔn)確率≥99%。

（二）工作原則展開

1.**高效性具體措施**

-設(shè)立“緊急事務(wù)綠色通道”，優(yōu)先處理需24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)的任務(wù)（如：設(shè)備故障報(bào)修、臨時(shí)會(huì)議安排）。

-使用協(xié)同辦公軟件（如釘釘、企業(yè)微信）同步工作進(jìn)度，每日晨會(huì)快速分配任務(wù)。

2.**規(guī)范性操作細(xì)則**

-文件審批需經(jīng)“提出→審核→簽字”三環(huán)節(jié)，電子文件需雙因素驗(yàn)證留痕。

-辦公用品采購需遵循“每月盤點(diǎn)→下月申請→采購→入庫”閉環(huán)管理。

三、主要工作任務(wù)及實(shí)施步驟

（一）行政事務(wù)管理

1.**日常事務(wù)處理（具體步驟）**

(1)**接待流程**

-步驟1：前臺(tái)人員主動(dòng)問候，詢問需求類型（咨詢、辦事、訪客登記）。

-步驟2：若為咨詢類，立即提供標(biāo)準(zhǔn)化解答或轉(zhuǎn)接對應(yīng)崗位（如：教務(wù)安排→聯(lián)系教務(wù)助理）。

-步驟3：訪客登記需填寫“姓名、單位、事由、聯(lián)系方式”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后放行。

(2)**會(huì)議室調(diào)度**

-步驟1：提前開放線上預(yù)約系統(tǒng)，設(shè)置“可預(yù)約時(shí)段→已占用→維修中”狀態(tài)標(biāo)簽。

-步驟2：每日9:00前刷新當(dāng)日安排，未預(yù)約時(shí)段默認(rèn)開放。

-步驟3：使用后需在系統(tǒng)中更新狀態(tài)，未及時(shí)更新者按次罰款50元（計(jì)入個(gè)人績效）。

(3)**物資管理**

-步驟1：每月5日盤點(diǎn)庫存，建立《辦公用品消耗臺(tái)賬》（附表見附件1）。

-步驟2：低于閾值（如：打印紙＜1000張）需當(dāng)日提交采購申請，3日內(nèi)到貨。

-步驟3：領(lǐng)用需登記“領(lǐng)用人、數(shù)量、用途”，超額領(lǐng)用需部門主管審批。

2.**文件流轉(zhuǎn)管理（清單式操作）**

(1)**審批文件清單**

-教學(xué)計(jì)劃類文件：教務(wù)處→分管校長→主任簽字。

-活動(dòng)申請類文件：申請人→活動(dòng)部門→辦公室復(fù)核→校長簽字。

(2)**電子化改造要點(diǎn)**

-引入OCR識(shí)別技術(shù)自動(dòng)錄入掃描件關(guān)鍵信息。

-設(shè)置模板庫（如：請假單、報(bào)銷單），減少手動(dòng)填寫時(shí)間。

（二）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制優(yōu)化

1.**內(nèi)部溝通（實(shí)施清單）**

(1)**周例會(huì)制度**

-時(shí)間：每周一上午9:30，時(shí)長1小時(shí)。

-內(nèi)容：上周問題復(fù)盤、本周任務(wù)分配、資源需求協(xié)調(diào)。

-形式：會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)同步至釘釘群公告。

(2)**即時(shí)響應(yīng)機(jī)制**

-設(shè)立“緊急聯(lián)絡(luò)表”（附表見附件2），列明各部門應(yīng)急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

-重大事件（如：停水停電）需在30分鐘內(nèi)通過廣播、APP推送同步通知。

2.**對外聯(lián)絡(luò)（標(biāo)準(zhǔn)化流程）**

(1)**接待禮儀規(guī)范**

-步驟1：著裝統(tǒng)一（襯衫、正裝皮鞋），佩戴工牌。

-步驟2：訪客需在接待室等候，經(jīng)許可后引導(dǎo)參觀或送至對接人。

-步驟3：外單位合作需提前確認(rèn)對方需求，準(zhǔn)備《服務(wù)清單》（如：提供場地需確認(rèn)設(shè)備需求）。

(2)**聯(lián)絡(luò)記錄表**

-每次對外溝通需填寫“溝通時(shí)間、對象、內(nèi)容、結(jié)果”，每月匯總至檔案室備查。

（三）檔案與信息管理

1.**電子檔案建設(shè)（分階段實(shí)施）**

(1)**第一階段：數(shù)字化遷移（2024年Q1）**

-重點(diǎn)歸檔范圍：合同類（如：設(shè)備租賃）、財(cái)務(wù)類（如：報(bào)銷憑證）。

-采用“掃描→OCR識(shí)別→元數(shù)據(jù)錄入→加密存儲(chǔ)”流程。

(2)**第二階段：系統(tǒng)優(yōu)化（2024年Q2）**

-開發(fā)關(guān)鍵詞檢索功能（如：按“設(shè)備名稱+使用部門”查詢）。

-設(shè)置權(quán)限分級(jí)：普通用戶可查看，管理員可修改元數(shù)據(jù)。

2.**信息發(fā)布管理（渠道清單）**

(1)**發(fā)布渠道**

-線上：官網(wǎng)“通知公告”專欄、微信公眾號(hào)推文、釘釘班級(jí)群。

-線下：教學(xué)樓、食堂公告欄（每層至少2處）。

(2)**審核流程**

-稿件提交→編輯初審（查錯(cuò)別字、格式）→部門主管復(fù)核（內(nèi)容準(zhǔn)確性）→技術(shù)崗終審（鏈接有效性）。

（四）協(xié)作與改進(jìn)

1.**跨部門協(xié)作計(jì)劃（任務(wù)分解）**

(1)**與教務(wù)處協(xié)作**

-學(xué)期初：聯(lián)合制定《教室使用分配表》（需考慮考試、大型活動(dòng)優(yōu)先級(jí)）。

-學(xué)期中：每兩周召開“教學(xué)設(shè)施維護(hù)會(huì)”，匯總教室空調(diào)、投影儀故障記錄。

(2)**與后勤處協(xié)作**

-采購清單需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，避免重復(fù)采購（如：2023年曾重復(fù)采購飲水機(jī)2臺(tái)）。

-校園維修需使用“派工單”系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新處理進(jìn)度。

2.**工作效能提升（工具與方法）**

(1)**效率評(píng)估工具**

-采用“甘特圖”可視化任務(wù)進(jìn)度，拖拽調(diào)整優(yōu)先級(jí)。

-每月統(tǒng)計(jì)“任務(wù)完成時(shí)長”，低于平均時(shí)間者分享經(jīng)驗(yàn)（如：檔案歸檔達(dá)人李XX）。

(2)**改進(jìn)提案制度**

-設(shè)立“創(chuàng)新建議箱”，采納者給予100-500元獎(jiǎng)勵(lì)（根據(jù)實(shí)際效果評(píng)定）。

四、監(jiān)督與評(píng)估

（一）責(zé)任矩陣表（示例）

|任務(wù)類型|崗位|責(zé)任指標(biāo)|考核方式|

|----------------|------------|------------------------|----------------|

|文件管理|文員|報(bào)送錯(cuò)誤率≤1%|抽查復(fù)核|

|會(huì)議室調(diào)度|副主任|搶占資源投訴≤2次/月|師生匿名問卷|

|檔案數(shù)字化|檔案管理員|每日掃描量≥500頁|系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)|

（二）考核周期與標(biāo)準(zhǔn)

1.**周考核**：通過釘釘打卡記錄工作時(shí)長，異常情況需說明原因。

2.**月考核**：結(jié)合任務(wù)完成清單，未達(dá)標(biāo)項(xiàng)需在例會(huì)上說明改進(jìn)計(jì)劃。

3.**季度考核**：綜合使用KPI數(shù)據(jù)（如：響應(yīng)時(shí)長縮短率）和360°評(píng)價(jià)（匿名填寫）。

（三）持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

1.**用戶反饋渠道**

-在食堂、教學(xué)樓設(shè)置“意見箱”，每周整理3條高頻建議。

-開發(fā)滿意度評(píng)分器（掃碼填寫1-5分），每月公示平均分。

2.**復(fù)盤會(huì)模板**

-圍繞“目標(biāo)完成率、問題數(shù)量、改進(jìn)措施有效性”三項(xiàng)展開討論。

-形成《改進(jìn)日志》，記錄遺留問題及解決時(shí)限（如：某次會(huì)議記錄格式統(tǒng)一問題需在1周內(nèi)完成）。

一、工作計(jì)劃概述

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營的核心協(xié)調(diào)部門，其工作計(jì)劃旨在確保學(xué)校各項(xiàng)行政事務(wù)高效、有序開展。本指導(dǎo)書旨在明確綜合辦公室的工作目標(biāo)、主要任務(wù)及實(shí)施步驟，為各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，提升學(xué)校整體管理效能。

二、工作目標(biāo)與原則

（一）工作目標(biāo)

1.保障學(xué)校日常行政事務(wù)順暢運(yùn)行。

2.優(yōu)化內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，提升服務(wù)響應(yīng)速度。

3.完善檔案管理與信息共享體系。

4.推動(dòng)部門間協(xié)作，降低管理成本。

（二）工作原則

1.**高效性**：優(yōu)先處理緊急事務(wù)，確保關(guān)鍵任務(wù)按時(shí)完成。

2.**規(guī)范性**：嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校規(guī)章制度，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化。

3.**協(xié)同性**：加強(qiáng)跨部門溝通，形成工作合力。

4.**透明化**：公開辦事流程與標(biāo)準(zhǔn)，接受監(jiān)督。

三、主要工作任務(wù)及實(shí)施步驟

（一）行政事務(wù)管理

1.**日常事務(wù)處理**

(1)接待來訪人員，登記并轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)需求。

(2)調(diào)度會(huì)議室使用，確保資源合理分配。

(3)監(jiān)管辦公用品采購與領(lǐng)用，每月統(tǒng)計(jì)消耗量（如：打印紙?jiān)戮?00-800張）。

2.**文件流轉(zhuǎn)管理**

(1)建立電子化文件審批系統(tǒng)，縮短審批周期（目標(biāo)：普通文件審批時(shí)限≤2小時(shí)）。

(2)定期整理紙質(zhì)文件歸檔，確保存檔完整性與可追溯性。

（二）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制優(yōu)化

1.**內(nèi)部溝通**

(1)每周召開部門協(xié)調(diào)會(huì)，匯總問題并制定解決方案。

(2)設(shè)立即時(shí)通訊群組，實(shí)時(shí)同步重要通知（如：節(jié)假日安排、臨時(shí)任務(wù)）。

2.**對外聯(lián)絡(luò)**

(1)統(tǒng)一管理學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)渠道，規(guī)范接待流程。

(2)定期更新聯(lián)絡(luò)人信息，確保溝通準(zhǔn)確無誤。

（三）檔案與信息管理

1.**電子檔案建設(shè)**

(1)完成歷年檔案數(shù)字化遷移（如：2020-2023年文件掃描歸檔）。

(2)建立檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)按關(guān)鍵詞快速調(diào)取檔案。

2.**信息發(fā)布管理**

(1)通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等渠道發(fā)布通知，確保覆蓋所有師生。

(2)定期審核信息準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)誤傳播。

（四）協(xié)作與改進(jìn)

1.**跨部門協(xié)作計(jì)劃**

(1)與教務(wù)處聯(lián)合制定考試安排表，提前預(yù)留考場資源。

(2)與后勤部門對接，保障大型活動(dòng)后勤支持（如：提供臨時(shí)場地、設(shè)備租賃）。

2.**工作效能提升**

(1)每季度開展工作復(fù)盤，分析問題并提出改進(jìn)措施。

(2)引入效率評(píng)估工具（如：任務(wù)完成時(shí)長統(tǒng)計(jì)），量化工作成果。

四、監(jiān)督與評(píng)估

（一）責(zé)任分工

明確各崗位職責(zé)，如：主任負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，副主任分管專項(xiàng)，文員負(fù)責(zé)日常事務(wù)執(zhí)行。

（二）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.**任務(wù)完成率**：按月統(tǒng)計(jì)關(guān)鍵任務(wù)（如：文件歸檔、會(huì)議記錄）的完成比例。

2.**響應(yīng)速度**：記錄師生反饋的辦事時(shí)長，目標(biāo)縮短15%-20%。

3.**差錯(cuò)率**：控制在3%以內(nèi)，重大差錯(cuò)零發(fā)生。

（三）持續(xù)改進(jìn)

定期收集用戶（師生）滿意度調(diào)查結(jié)果，結(jié)合數(shù)據(jù)分析調(diào)整工作流程。

一、工作計(jì)劃概述

（一）工作計(jì)劃目的

本工作計(jì)劃指導(dǎo)書旨在為學(xué)校綜合辦公室全體成員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指南，通過明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、強(qiáng)化協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校行政事務(wù)的高效管理。具體目標(biāo)包括：提升服務(wù)響應(yīng)速度、規(guī)范文件與檔案管理、加強(qiáng)部門間溝通，最終形成“反應(yīng)迅速、流程清晰、協(xié)作順暢”的管理模式。

（二）適用范圍

本計(jì)劃適用于綜合辦公室全體崗位，包括但不限于主任、副主任、文員、檔案管理員等，并需協(xié)同教務(wù)處、后勤處等部門共同執(zhí)行。

二、工作目標(biāo)與原則

（一）工作目標(biāo)細(xì)化

1.**行政事務(wù)管理優(yōu)化**

-將日常事務(wù)處理平均時(shí)長縮短至30分鐘以內(nèi)（當(dāng)前平均45分鐘）。

-實(shí)現(xiàn)會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)上線，預(yù)約成功率達(dá)95%。

2.**溝通協(xié)調(diào)效率提升**

-跨部門協(xié)作會(huì)議時(shí)長控制在1小時(shí)以內(nèi)，決議通過率≥80%。

-師生滿意度調(diào)查中，“辦事效率”評(píng)分提升至4.5分（滿分5分）。

3.**信息管理標(biāo)準(zhǔn)化**

-電子檔案完整率達(dá)100%，檢索響應(yīng)時(shí)間≤10秒。

-每月發(fā)布信息準(zhǔn)確率≥99%。

（二）工作原則展開

1.**高效性具體措施**

-設(shè)立“緊急事務(wù)綠色通道”，優(yōu)先處理需24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)的任務(wù)（如：設(shè)備故障報(bào)修、臨時(shí)會(huì)議安排）。

-使用協(xié)同辦公軟件（如釘釘、企業(yè)微信）同步工作進(jìn)度，每日晨會(huì)快速分配任務(wù)。

2.**規(guī)范性操作細(xì)則**

-文件審批需經(jīng)“提出→審核→簽字”三環(huán)節(jié)，電子文件需雙因素驗(yàn)證留痕。

-辦公用品采購需遵循“每月盤點(diǎn)→下月申請→采購→入庫”閉環(huán)管理。

三、主要工作任務(wù)及實(shí)施步驟

（一）行政事務(wù)管理

1.**日常事務(wù)處理（具體步驟）**

(1)**接待流程**

-步驟1：前臺(tái)人員主動(dòng)問候，詢問需求類型（咨詢、辦事、訪客登記）。

-步驟2：若為咨詢類，立即提供標(biāo)準(zhǔn)化解答或轉(zhuǎn)接對應(yīng)崗位（如：教務(wù)安排→聯(lián)系教務(wù)助理）。

-步驟3：訪客登記需填寫“姓名、單位、事由、聯(lián)系方式”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后放行。

(2)**會(huì)議室調(diào)度**

-步驟1：提前開放線上預(yù)約系統(tǒng)，設(shè)置“可預(yù)約時(shí)段→已占用→維修中”狀態(tài)標(biāo)簽。

-步驟2：每日9:00前刷新當(dāng)日安排，未預(yù)約時(shí)段默認(rèn)開放。

-步驟3：使用后需在系統(tǒng)中更新狀態(tài)，未及時(shí)更新者按次罰款50元（計(jì)入個(gè)人績效）。

(3)**物資管理**

-步驟1：每月5日盤點(diǎn)庫存，建立《辦公用品消耗臺(tái)賬》（附表見附件1）。

-步驟2：低于閾值（如：打印紙＜1000張）需當(dāng)日提交采購申請，3日內(nèi)到貨。

-步驟3：領(lǐng)用需登記“領(lǐng)用人、數(shù)量、用途”，超額領(lǐng)用需部門主管審批。

2.**文件流轉(zhuǎn)管理（清單式操作）**

(1)**審批文件清單**

-教學(xué)計(jì)劃類文件：教務(wù)處→分管校長→主任簽字。

-活動(dòng)申請類文件：申請人→活動(dòng)部門→辦公室復(fù)核→校長簽字。

(2)**電子化改造要點(diǎn)**

-引入OCR識(shí)別技術(shù)自動(dòng)錄入掃描件關(guān)鍵信息。

-設(shè)置模板庫（如：請假單、報(bào)銷單），減少手動(dòng)填寫時(shí)間。

（二）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制優(yōu)化

1.**內(nèi)部溝通（實(shí)施清單）**

(1)**周例會(huì)制度**

-時(shí)間：每周一上午9:30，時(shí)長1小時(shí)。

-內(nèi)容：上周問題復(fù)盤、本周任務(wù)分配、資源需求協(xié)調(diào)。

-形式：會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)同步至釘釘群公告。

(2)**即時(shí)響應(yīng)機(jī)制**

-設(shè)立“緊急聯(lián)絡(luò)表”（附表見附件2），列明各部門應(yīng)急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

-重大事件（如：停水停電）需在30分鐘內(nèi)通過廣播、APP推送同步通知。

2.**對外聯(lián)絡(luò)（標(biāo)準(zhǔn)化流程）**

(1)**接待禮儀規(guī)范**

-步驟1：著裝統(tǒng)一（襯衫、正裝皮鞋），佩戴工牌。

-步驟2：訪客需在接待室等候，經(jīng)許可后引導(dǎo)參觀或送至對接人。

-步驟3：外單位合作需提前確認(rèn)對方需求，準(zhǔn)備《服務(wù)清單》（如：提供場地需確認(rèn)設(shè)備需求）。

(2)**聯(lián)絡(luò)記錄表**

-每次對外溝通需填寫“溝通時(shí)間、對象、內(nèi)容、結(jié)果”，每月匯總至檔案室備查。

（三）檔案與信息管理

1.**電子檔案建設(shè)（分階段實(shí)施）**

(1)**第一階段：數(shù)字化遷移（2024年Q1）**

-重點(diǎn)歸檔范圍：合同類（如：設(shè)備租賃）、財(cái)務(wù)類（如：報(bào)銷憑證）。

-采用“掃描→OCR識(shí)別→元數(shù)據(jù)錄入→加密存儲(chǔ)”流程。

(2)**第二階段：系統(tǒng)優(yōu)化（2024年Q2）**

-開發(fā)關(guān)鍵詞檢索功能（如：按“設(shè)備名稱+使用部門”查詢）。

-設(shè)置權(quán)限分級(jí)：普通用戶可查看，管理員可修改元數(shù)據(jù)。

2.**信息發(fā)布管理（渠道清單）**

(1)**發(fā)布渠道**

-線上：官網(wǎng)“通知公告”專欄、微信公眾號(hào)推文、釘釘班級(jí)群。

-線下：教學(xué)樓、食堂公告欄（每層至少2處）。

(2)**審核流程**

-稿件提交→編輯初審（查錯(cuò)別字、格式）→部門主管復(fù)核（內(nèi)容準(zhǔn)確性）→技術(shù)崗終審（鏈接有效性）。

（四）協(xié)作與改進(jìn)

1.**跨部門協(xié)作計(jì)劃（任務(wù)分解）**

(1)**與教務(wù)處協(xié)作**

-學(xué)期初：聯(lián)合制定《教室使用分配表》（需考慮考試、大型活動(dòng)優(yōu)先級(jí)）。

-學(xué)期中：每兩周召開“教學(xué)設(shè)施維護(hù)會(huì)”，匯總教室空調(diào)、投影儀故障記錄。

(2)**與后勤處協(xié)作**

-采購清單