學(xué)校綜合辦公室工作責(zé)任規(guī)定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的工作秩序，明確崗位職責(zé)，提高工作效率，確保學(xué)校各項(xiàng)行政事務(wù)順利開展，特制定本責(zé)任規(guī)定。辦公室作為學(xué)校行政管理的中樞部門，承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、文件管理、后勤保障等多重職能，全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)。

二、崗位職責(zé)劃分

（一）主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定辦公室年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施和監(jiān)督。

3.審核重要文件、報(bào)告，指導(dǎo)下屬人員開展工作。

4.負(fù)責(zé)與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及其他部門溝通，確保信息暢通。

5.定期總結(jié)辦公室工作，提出改進(jìn)措施。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任開展日常工作，分管特定領(lǐng)域（如文書、會(huì)務(wù)、后勤等）。

2.負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與監(jiān)督，確保工作質(zhì)量。

3.組織部門內(nèi)部培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力。

4.處理主任不在時(shí)代理相關(guān)工作。

（三）文員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作。

2.協(xié)助起草、校對(duì)、打印各類行政文件。

3.管理辦公室印章，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

4.維護(hù)辦公環(huán)境整潔，管理辦公用品。

（四）會(huì)務(wù)專員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)會(huì)議通知、議程擬定及會(huì)場(chǎng)布置。

2.提供會(huì)議記錄、紀(jì)要整理及分發(fā)服務(wù)。

3.協(xié)調(diào)會(huì)議所需設(shè)備（如投影儀、音響等）的正常運(yùn)行。

4.跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)情況。

（五）后勤保障人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的日常維護(hù)，包括水電、網(wǎng)絡(luò)等。

2.協(xié)調(diào)食堂、宿舍等生活服務(wù)需求。

3.管理固定資產(chǎn)，執(zhí)行采購(gòu)、領(lǐng)用流程。

4.處理突發(fā)后勤問題，確保學(xué)校正常運(yùn)行。

三、工作流程與規(guī)范

（一）文件管理流程

1.收文：及時(shí)接收文件，核對(duì)簽收，按類別編號(hào)。

2.分辦：根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人或部門。

3.執(zhí)行：跟蹤文件落實(shí)情況，定期反饋進(jìn)展。

4.傳閱：重要文件需多部門傳閱時(shí)，確保簽收完整。

5.歸檔：按季度整理文件，統(tǒng)一存檔備查。

（二）會(huì)議組織流程

1.預(yù)約：提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員。

2.準(zhǔn)備：檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

3.執(zhí)行：全程記錄會(huì)議內(nèi)容，確保不遺漏關(guān)鍵信息。

4.跟進(jìn)：會(huì)后3日內(nèi)整理紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)者。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印申請(qǐng)：需用印文件必須附有申請(qǐng)單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

2.審核流程：文員核對(duì)申請(qǐng)單與文件一致性，無誤后加印。

3.監(jiān)督記錄：每次用印需記錄用印時(shí)間、事由、審批人。

4.嚴(yán)禁違規(guī)：禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的用印行為，發(fā)現(xiàn)即上報(bào)。

（四）辦公用品管理

1.采購(gòu)：根據(jù)庫(kù)存情況每月編制采購(gòu)清單，按審批流程執(zhí)行。

2.領(lǐng)用：領(lǐng)用人需登記姓名、日期、物品，超額領(lǐng)用需說明原因。

3.盤點(diǎn)：每季度對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

四、考核與獎(jiǎng)懲

（一）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.工作效率：按月統(tǒng)計(jì)任務(wù)完成率，低于90%需改進(jìn)。

2.工作質(zhì)量：文件錯(cuò)誤率低于2%，會(huì)務(wù)投訴率低于5%。

3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：積極參與跨部門任務(wù)，無推諉現(xiàn)象。

（二）獎(jiǎng)懲措施

1.獎(jiǎng)勵(lì)：年度考核優(yōu)秀者可獲評(píng)“先進(jìn)工作者”，享受100-500元獎(jiǎng)勵(lì)。

2.責(zé)任追究：因失職導(dǎo)致工作延誤或損失，視情節(jié)扣減績(jī)效或通報(bào)批評(píng)。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，辦公室全體人員需嚴(yán)格遵守。如有未盡事宜，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。每年7月1日審核一次，確保與實(shí)際工作需求匹配。

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**一、總則**

為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的內(nèi)部管理，明確各崗位的工作職責(zé)與操作流程，提升服務(wù)效率與質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)行政事務(wù)有序、高效運(yùn)行，特對(duì)《學(xué)校綜合辦公室工作責(zé)任規(guī)定》進(jìn)行補(bǔ)充和完善。本規(guī)定旨在為辦公室全體工作人員提供清晰的工作指引和行為準(zhǔn)則，促進(jìn)部門內(nèi)部協(xié)作，優(yōu)化對(duì)外服務(wù)，營(yíng)造整潔、有序、高效的工作環(huán)境。

辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心協(xié)調(diào)部門，承擔(dān)著文件流轉(zhuǎn)、信息傳達(dá)、會(huì)務(wù)組織、檔案管理、印章使用、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)等多重關(guān)鍵職能。全體工作人員必須深刻理解自身崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守本規(guī)定，以高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度履行職責(zé)，確保辦公室各項(xiàng)工作符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

**二、崗位職責(zé)劃分**

（一）主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室的整體運(yùn)營(yíng)與管理，統(tǒng)籌規(guī)劃部門年度、季度及月度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。確保各項(xiàng)工作目標(biāo)與學(xué)校整體運(yùn)營(yíng)方向保持一致。

2.主持召開辦公室內(nèi)部工作會(huì)議，傳達(dá)學(xué)校相關(guān)決策，總結(jié)工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題，確保指令暢通、執(zhí)行有力。

3.主管學(xué)校重要文件、報(bào)告、方案的審核工作，對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行把關(guān)，指導(dǎo)下屬人員提升業(yè)務(wù)水平。

4.負(fù)責(zé)建立并維護(hù)與學(xué)校各職能部門、下屬單位以及外部單位（如兄弟院校、合作機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商等）的良好溝通機(jī)制，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。

5.定期組織辦公室工作復(fù)盤，分析存在問題，提出改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化工作流程，提升部門整體效能。每年至少完成一次全面的工作總結(jié)報(bào)告，并向?qū)W校管理層匯報(bào)。

6.負(fù)責(zé)辦公室預(yù)算的初步編制與執(zhí)行監(jiān)督，對(duì)部門經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行合規(guī)性審查。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任開展辦公室日常工作，根據(jù)主任安排，分管具體工作領(lǐng)域，如文書處理、會(huì)務(wù)管理、檔案管理、后勤協(xié)調(diào)等，并對(duì)分管領(lǐng)域的工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.深入具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，例如文件流轉(zhuǎn)審批流程、會(huì)議組織流程等，制定并更新相關(guān)操作細(xì)則，監(jiān)督執(zhí)行情況，確保效率提升。

3.負(fù)責(zé)組織部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，內(nèi)容可包括公文寫作、辦公軟件高級(jí)應(yīng)用、溝通技巧、檔案管理規(guī)范等，提升團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

4.在主任因故無法履職時(shí)，根據(jù)授權(quán)范圍代行主任職責(zé)，確保辦公室工作的連續(xù)性。同時(shí)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理部門間需要跨層級(jí)協(xié)調(diào)的事務(wù)。

（三）文員職責(zé)

1.**文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)：**

*（1）每日準(zhǔn)時(shí)到崗，檢查并登記所有送達(dá)辦公室的內(nèi)外部文件、信函、快遞等，使用統(tǒng)一的收文登記簿，記錄詳細(xì)信息（來文單位、日期、文號(hào)、件數(shù)、內(nèi)容摘要等），并加蓋收件章。

*（2）根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度，及時(shí)、準(zhǔn)確地分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門或負(fù)責(zé)人。重要文件需同時(shí)呈送多位領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，確保無遺漏。

*（3）對(duì)于需要傳閱的文件，建立傳閱登記臺(tái)賬，確保傳閱有序，并及時(shí)回收整理。

2.**文件起草與處理：**

*（1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或工作需要，協(xié)助起草各類行政通知、公告、會(huì)議通知、簡(jiǎn)單的工作報(bào)告、總結(jié)等常用公文。需嚴(yán)格遵守公文格式規(guī)范，語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體。

*（2）負(fù)責(zé)文件的校對(duì)工作，重點(diǎn)檢查文字錯(cuò)誤、格式錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等，確保文件質(zhì)量。對(duì)需要打印的文件進(jìn)行排版，預(yù)覽檢查，避免錯(cuò)漏。

3.**印章管理：**

*（1）負(fù)責(zé)辦公室印章（非學(xué)校公章）的保管工作，確保存放在安全、鎖定的保險(xiǎn)柜中。

*（2）嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程，核對(duì)用印申請(qǐng)單信息與待蓋文件是否一致，確認(rèn)審批手續(xù)完備（如經(jīng)分管副主任或主任簽字）后，方可蓋章。

*（3）建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄每次用印的時(shí)間、事由、用印人、審批人、文件名稱等信息，做到有據(jù)可查。

4.**辦公環(huán)境與物資管理：**

*（1）每日負(fù)責(zé)辦公室公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生，包括桌面、地面、會(huì)議室、文件柜等，保持環(huán)境整潔、有序。

*（2）建立辦公用品（如打印紙、筆、文件夾、訂書機(jī)、膠水等）臺(tái)賬，定期檢查庫(kù)存，按需采購(gòu)或申領(lǐng)。做好領(lǐng)用登記，控制浪費(fèi)。

*（3）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀）的日常簡(jiǎn)單維護(hù)和故障報(bào)修聯(lián)系工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（四）會(huì)務(wù)專員職責(zé)

1.**會(huì)議籌備：**

*（1）根據(jù)會(huì)議通知要求，提前預(yù)定并布置會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備（如投影儀、幕布、音響、麥克風(fēng)、燈光、空調(diào)等）是否正常工作，準(zhǔn)備茶水、紙筆等會(huì)議用品。

*（2）擬定詳細(xì)的會(huì)議議程，發(fā)送給所有參會(huì)人員，并在會(huì)議前1-2天進(jìn)行確認(rèn)。

*（3）編制會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議要求（如需準(zhǔn)備發(fā)言材料）等信息，確保通知準(zhǔn)確傳達(dá)。

2.**會(huì)議服務(wù)：**

*（1）會(huì)議期間，負(fù)責(zé)簽到工作，引導(dǎo)參會(huì)人員入座。

*（2）根據(jù)需要，擔(dān)任會(huì)議記錄員，準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議主要發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)、形成的決議或待辦事項(xiàng)。

*（3）協(xié)助處理會(huì)議期間出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員接待等，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

3.**會(huì)議后續(xù)工作：**

*（1）會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議記錄，提煉紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如3個(gè)工作日）分發(fā)給所有參會(huì)及相關(guān)人員。

*（2）跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，必要時(shí)向相關(guān)責(zé)任部門了解進(jìn)展，并將結(jié)果反饋給會(huì)議組織者或決策層。

*（3）負(fù)責(zé)會(huì)議資料的歸檔整理工作，包括議程、通知、簽到表、發(fā)言稿、會(huì)議記錄/紀(jì)要等。

（五）后勤保障人員職責(zé)

1.**日常環(huán)境維護(hù)：**

*（1）負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的水電、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的日常巡檢，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度。

*（2）保持衛(wèi)生間、茶水間等公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生，確保設(shè)施完好可用。

2.**生活服務(wù)協(xié)調(diào)：**

*（1）根據(jù)學(xué)?；虿块T需求，協(xié)助聯(lián)系和管理食堂供應(yīng)商，收集師生對(duì)餐飲服務(wù)的反饋，協(xié)調(diào)改進(jìn)。

*（2）協(xié)助處理宿舍相關(guān)的后勤咨詢或簡(jiǎn)單問題（如報(bào)修、鑰匙管理等），維護(hù)良好的住宿環(huán)境。

3.**固定資產(chǎn)管理：**

*（1）參與固定資產(chǎn)的入庫(kù)驗(yàn)收、登記造冊(cè)工作，建立臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)信息（名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、存放地點(diǎn)、使用部門等）。

*（2）根據(jù)學(xué)校或部門規(guī)定，執(zhí)行固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、借用、歸還流程，確保賬物相符。

*（3）定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，更新資產(chǎn)狀態(tài)（如使用中、閑置、報(bào)廢等），對(duì)盤盈、盤虧情況及時(shí)上報(bào)處理。

4.**采購(gòu)與供應(yīng)商管理：**

*（1）根據(jù)采購(gòu)需求清單，聯(lián)系合格供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)，協(xié)助比選工作。

*（2）協(xié)助辦理采購(gòu)訂單，跟蹤貨物到貨情況，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)或直接發(fā)放手續(xù)。

*（3）維護(hù)供應(yīng)商信息庫(kù)，定期評(píng)估供應(yīng)商服務(wù)情況。

**三、工作流程與規(guī)范**

（一）文件管理流程（續(xù)）

1.**收文：**

*（1）每日固定時(shí)間（如上午9:00、下午2:00）檢查收件箱、信箱、快遞柜等。

*（2）對(duì)所有收到的文件進(jìn)行初步檢查，確認(rèn)無破損、內(nèi)容不清等情況。

*（3）在《收文登記簿》中逐份登記，編號(hào)（如文件編號(hào)、順號(hào)），注明密級(jí)（如有）、緊急程度（如加急、特急）。

2.**分辦：**

*（1）當(dāng)日下班前，根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，在《文件分辦單》上填寫擬辦意見，明確擬辦人、承辦部門、傳閱范圍等。

*（2）緊急文件需立即呈送領(lǐng)導(dǎo)閱示，同時(shí)分送給相關(guān)執(zhí)行部門。

*（3）分辦單需隨文件一并傳遞，或通過內(nèi)部系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，確保分辦信息準(zhǔn)確無誤。

3.**執(zhí)行與催辦：**

*（1）承辦部門收到文件后，按期完成相關(guān)工作或提出處理意見。

*（2）文員或指定人員負(fù)責(zé)跟蹤重要文件的辦理進(jìn)度，可通過電話、內(nèi)部系統(tǒng)查詢、或直接詢問承辦人等方式進(jìn)行。

*（3）對(duì)逾期未辦或辦理不力的文件，及時(shí)進(jìn)行催辦，必要時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4.**傳閱：**

*（1）建立《文件傳閱登記簿》，記錄傳閱文件名稱、傳閱范圍、簽收人、簽收日期。

*（2）傳閱文件應(yīng)按順序傳遞，避免交叉、遺漏。

*（3）文件傳閱完畢后，及時(shí)收回，并在登記簿上注明，如有需要可復(fù)印存檔后銷毀。

5.**歸檔：**

*（1）按季度或年度對(duì)已處理完畢的文件進(jìn)行整理，區(qū)分不同類別（如行政文件、會(huì)議文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等）。

*（2）按照檔案管理要求，對(duì)文件進(jìn)行排序、編目，制作檢索目錄。

*（3）將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案室或部門指定檔案柜妥善保管，確保安全、有序。

（二）會(huì)議組織流程（續(xù)）

1.**預(yù)約與通知：**

*（1）接收會(huì)議申請(qǐng)（內(nèi)部系統(tǒng)或紙質(zhì)表單），確認(rèn)會(huì)議必要性、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等要素。

*（2）檢查申請(qǐng)會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)是否沖突，如沖突需與申請(qǐng)者協(xié)商調(diào)整或拒絕。

*（3）通過郵件、內(nèi)部通訊工具或公告欄發(fā)布正式會(huì)議通知，至少提前3天發(fā)出。通知內(nèi)容需完整、清晰。

2.**準(zhǔn)備：**

*（1）根據(jù)議程，準(zhǔn)備會(huì)議所需的背景板、橫幅（如有）、簽到表、席卡、紙筆、會(huì)議材料（提前印制）等。

*（2）提前1-2天確認(rèn)會(huì)場(chǎng)，檢查并調(diào)試所有設(shè)備（投影儀連接、屏幕亮度、麥克風(fēng)音量、音響效果等），確保運(yùn)行正常。

*（3）如需外部人員參會(huì)，提前溝通確認(rèn)行程，安排接待或交通（如需）。

3.**執(zhí)行：**

*（1）會(huì)議開始前30分鐘，工作人員到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行最后檢查，布置座位，引導(dǎo)簽到。

*（2）準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，核對(duì)參會(huì)人員，引導(dǎo)就座。

*（3）根據(jù)議程主持會(huì)議，控制發(fā)言時(shí)間，引導(dǎo)討論方向，做好記錄。如需攝像、拍照，提前溝通并安排人員。

4.**跟進(jìn)：**

*（1）會(huì)議結(jié)束后，盡快整理會(huì)議記錄或紀(jì)要。紀(jì)要需包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員、會(huì)議議程、主要發(fā)言摘要、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)、責(zé)任人與完成時(shí)限等要素。

*（2）將紀(jì)要草案發(fā)送給主要參會(huì)者或記錄人自查，無異議后提交領(lǐng)導(dǎo)審閱。

*（3）紀(jì)要批準(zhǔn)后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如5個(gè)工作日）分發(fā)給相關(guān)人員。對(duì)于決議事項(xiàng)，建立跟蹤臺(tái)賬，定期跟進(jìn)落實(shí)情況。

（三）印章使用規(guī)范（續(xù)）

1.**用印申請(qǐng)：**

*（1）用印申請(qǐng)必須使用學(xué)校統(tǒng)一印制的《用印申請(qǐng)單》，不得使用白紙或便簽。

*（2）申請(qǐng)單需詳細(xì)填寫用印事由、文件名稱、用印數(shù)量，并由經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）簽字確認(rèn)。涉及金額或重要事項(xiàng)的，可能需額外領(lǐng)導(dǎo)簽字。

*（3）申請(qǐng)單需隨同待用印的文件一并提交。

2.**審核流程：**

*（1）文員收到申請(qǐng)單及文件后，首先核對(duì)申請(qǐng)單信息與文件內(nèi)容是否一致，文件名稱、日期、文號(hào)等是否準(zhǔn)確。

*（2）檢查審批手續(xù)是否齊全，簽字是否清晰有效。如有疑問，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通或向上級(jí)匯報(bào)。

*（3）審核無誤后，方可進(jìn)行蓋章操作。緊急用印需優(yōu)先處理，但審核環(huán)節(jié)不能省略。

3.**蓋章操作：**

*（1）文員將文件平放在桌面上，確保蓋印位置正確、清晰。

*（2）使用印泥，確保印泥新鮮、清晰，每次用印前輕敲印章，去除多余印泥。

*（3）垂直用力蓋印，確保印章完整、清晰地壓印在文件上。

4.**監(jiān)督與記錄：**

*（1）每次用印后，文員需在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄：用印日期和時(shí)間、用印事由、文件名稱、經(jīng)手人、審批人（姓名及簽字）、頁(yè)數(shù)等。

*（2）建立印章使用異常情況處理機(jī)制，如發(fā)現(xiàn)印章模糊不清、文件內(nèi)容與申請(qǐng)不符、申請(qǐng)單要素缺失等情況，應(yīng)立即停止用印，報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并按規(guī)定處理。

5.**保管與安全：**

*（1）用印結(jié)束后，及時(shí)將印章放回保險(xiǎn)柜鎖好。保險(xiǎn)柜鑰匙（或密碼）由專人保管，不得外借。

*（2）下班前，再次確認(rèn)印章已妥善保管。如遇節(jié)假日或長(zhǎng)時(shí)間離崗，需按學(xué)校規(guī)定將印章上交保管。

*（3）定期檢查印章及保管設(shè)施狀況，確保安全無虞。

（四）辦公用品管理（續(xù)）

1.**采購(gòu)流程：**

*（1）文員根據(jù)辦公用品臺(tái)賬記錄，每月底（或根據(jù)實(shí)際消耗情況）匯總各類用品的消耗量和預(yù)計(jì)需求量，編制《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》。

*（2）申請(qǐng)表需經(jīng)副主任或主任審核簽字后，按學(xué)校采購(gòu)流程提交供應(yīng)商或采購(gòu)部門。

*（3）收到采購(gòu)的物品后，進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查物品質(zhì)量。驗(yàn)收合格后在《入庫(kù)單》上簽字確認(rèn)。

2.**領(lǐng)用管理：**

*（1）建立《辦公用品領(lǐng)用登記簿》，實(shí)行實(shí)名制領(lǐng)用，記錄領(lǐng)用人姓名、部門、領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量。

*（2）對(duì)于非消耗性物品（如文件夾、筆記本）或價(jià)值較高的物品，實(shí)行登記領(lǐng)用制度，領(lǐng)用人需說明領(lǐng)用原因。

*（3）對(duì)于超額領(lǐng)用或特殊領(lǐng)用情況，需在登記簿中注明，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

3.**盤點(diǎn)與維護(hù)：**

*（1）每季度末或每年年終，對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行全面盤點(diǎn)，編制《庫(kù)存盤點(diǎn)表》，核對(duì)實(shí)物數(shù)量與臺(tái)賬記錄。

*（2）對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異（盤盈、盤虧），分析原因，查明責(zé)任，按規(guī)定報(bào)備和處理。

*（3）對(duì)于易耗品（如筆、紙），根據(jù)消耗速度，保持合理庫(kù)存水平，避免積壓或短缺。對(duì)于長(zhǎng)期未使用的物品，定期清理，評(píng)估是否需要報(bào)廢或調(diào)撥。

**四、考核與獎(jiǎng)懲**

（一）考核標(biāo)準(zhǔn)（續(xù)）

1.**工作效率：**

*（1）設(shè)定量化指標(biāo)，如文件平均處理時(shí)長(zhǎng)（收文流轉(zhuǎn)、分辦、傳閱、歸檔）、會(huì)議通知發(fā)送及時(shí)率、日常事務(wù)響應(yīng)速度等。例如，重要文件處理時(shí)限不超過2個(gè)工作日。

*（2）通過內(nèi)部抽查、系統(tǒng)記錄、用戶反饋等方式評(píng)估任務(wù)完成效率，目標(biāo)完成率應(yīng)達(dá)到90%以上，關(guān)鍵任務(wù)需100%按時(shí)完成。

2.**工作質(zhì)量：**

*（1）文件類工作，差錯(cuò)率控制在極低水平，如一份文件中不允許出現(xiàn)影響理解的文字或格式錯(cuò)誤。年度文件差錯(cuò)率目標(biāo)低于2%。

*（2）會(huì)務(wù)類工作，參會(huì)人員滿意度調(diào)查得分或直接反饋評(píng)價(jià)優(yōu)良率不低于95%。會(huì)議記錄完整、準(zhǔn)確率目標(biāo)達(dá)到98%。

*（3）檔案類工作，歸檔及時(shí)性、規(guī)范性符合檔案管理要求，抽檢合格率100%。

3.**團(tuán)隊(duì)協(xié)作：**

*（1）積極參與部門內(nèi)部及跨部門協(xié)作任務(wù)，服從工作安排，不推諉、不扯皮。

*（2）主動(dòng)分享工作經(jīng)驗(yàn)，樂于幫助同事解決問題，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通順暢，無內(nèi)部矛盾。

*（3）在績(jī)效考核中，可設(shè)置團(tuán)隊(duì)協(xié)作相關(guān)指標(biāo)，由同事互評(píng)或主管評(píng)價(jià)。

（二）獎(jiǎng)懲措施（續(xù)）

1.**獎(jiǎng)勵(lì)：**

*（1）設(shè)立“優(yōu)秀員工”或“服務(wù)標(biāo)兵”等榮譽(yù)，對(duì)年度考核中表現(xiàn)突出的個(gè)人進(jìn)行表彰，可在部門會(huì)議或內(nèi)部公告中公布。

*（2）根據(jù)考核結(jié)果，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如年度優(yōu)秀員工可獲得100-500元的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)或等值福利品。連續(xù)兩年考核優(yōu)秀的，可給予額外獎(jiǎng)勵(lì)或晉升優(yōu)先考慮。

*（3）對(duì)于在特殊任務(wù)（如大型活動(dòng)保障、緊急事件處理）中表現(xiàn)突出的個(gè)人或小組，給予專項(xiàng)表?yè)P(yáng)和適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

2.**責(zé)任追究：**

*（1）對(duì)于因工作失職導(dǎo)致工作延誤、信息傳遞錯(cuò)誤、資源浪費(fèi)、對(duì)內(nèi)對(duì)外造成不良影響等問題的，視情節(jié)輕重進(jìn)行批評(píng)教育、書面檢查。

*（2）對(duì)于違反規(guī)定操作（如違規(guī)用印、文件管理混亂、辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重等），造成一定后果的，扣減當(dāng)月或季度績(jī)效獎(jiǎng)金，并要求限期整改。

*（3）對(duì)于連續(xù)多次出現(xiàn)工作失誤、不服從管理、違反部門規(guī)章且屢教不改的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可進(jìn)行崗位調(diào)整、降級(jí)處理，或依據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定給予更進(jìn)一步的處分。所有獎(jiǎng)懲措施均需記錄在案。

**五、附則**

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效執(zhí)行，適用于辦公室全體工作人員。辦公室全體人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)本規(guī)定內(nèi)容，深刻理解自身職責(zé)，并在工作中嚴(yán)格遵守。

本規(guī)定由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇與學(xué)校其他規(guī)章制度沖突之處，以本規(guī)定為準(zhǔn)。辦公室將根據(jù)實(shí)際工作需要和學(xué)校發(fā)展情況，每年至少對(duì)本規(guī)定進(jìn)行一次評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，以確保其持續(xù)適用性和有效性。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的工作秩序，明確崗位職責(zé)，提高工作效率，確保學(xué)校各項(xiàng)行政事務(wù)順利開展，特制定本責(zé)任規(guī)定。辦公室作為學(xué)校行政管理的中樞部門，承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、文件管理、后勤保障等多重職能，全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)。

二、崗位職責(zé)劃分

（一）主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定辦公室年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施和監(jiān)督。

3.審核重要文件、報(bào)告，指導(dǎo)下屬人員開展工作。

4.負(fù)責(zé)與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及其他部門溝通，確保信息暢通。

5.定期總結(jié)辦公室工作，提出改進(jìn)措施。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任開展日常工作，分管特定領(lǐng)域（如文書、會(huì)務(wù)、后勤等）。

2.負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與監(jiān)督，確保工作質(zhì)量。

3.組織部門內(nèi)部培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力。

4.處理主任不在時(shí)代理相關(guān)工作。

（三）文員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作。

2.協(xié)助起草、校對(duì)、打印各類行政文件。

3.管理辦公室印章，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

4.維護(hù)辦公環(huán)境整潔，管理辦公用品。

（四）會(huì)務(wù)專員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)會(huì)議通知、議程擬定及會(huì)場(chǎng)布置。

2.提供會(huì)議記錄、紀(jì)要整理及分發(fā)服務(wù)。

3.協(xié)調(diào)會(huì)議所需設(shè)備（如投影儀、音響等）的正常運(yùn)行。

4.跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)情況。

（五）后勤保障人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的日常維護(hù)，包括水電、網(wǎng)絡(luò)等。

2.協(xié)調(diào)食堂、宿舍等生活服務(wù)需求。

3.管理固定資產(chǎn)，執(zhí)行采購(gòu)、領(lǐng)用流程。

4.處理突發(fā)后勤問題，確保學(xué)校正常運(yùn)行。

三、工作流程與規(guī)范

（一）文件管理流程

1.收文：及時(shí)接收文件，核對(duì)簽收，按類別編號(hào)。

2.分辦：根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人或部門。

3.執(zhí)行：跟蹤文件落實(shí)情況，定期反饋進(jìn)展。

4.傳閱：重要文件需多部門傳閱時(shí)，確保簽收完整。

5.歸檔：按季度整理文件，統(tǒng)一存檔備查。

（二）會(huì)議組織流程

1.預(yù)約：提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員。

2.準(zhǔn)備：檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

3.執(zhí)行：全程記錄會(huì)議內(nèi)容，確保不遺漏關(guān)鍵信息。

4.跟進(jìn)：會(huì)后3日內(nèi)整理紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)者。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印申請(qǐng)：需用印文件必須附有申請(qǐng)單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

2.審核流程：文員核對(duì)申請(qǐng)單與文件一致性，無誤后加印。

3.監(jiān)督記錄：每次用印需記錄用印時(shí)間、事由、審批人。

4.嚴(yán)禁違規(guī)：禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的用印行為，發(fā)現(xiàn)即上報(bào)。

（四）辦公用品管理

1.采購(gòu)：根據(jù)庫(kù)存情況每月編制采購(gòu)清單，按審批流程執(zhí)行。

2.領(lǐng)用：領(lǐng)用人需登記姓名、日期、物品，超額領(lǐng)用需說明原因。

3.盤點(diǎn)：每季度對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

四、考核與獎(jiǎng)懲

（一）考核標(biāo)準(zhǔn)

1.工作效率：按月統(tǒng)計(jì)任務(wù)完成率，低于90%需改進(jìn)。

2.工作質(zhì)量：文件錯(cuò)誤率低于2%，會(huì)務(wù)投訴率低于5%。

3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：積極參與跨部門任務(wù)，無推諉現(xiàn)象。

（二）獎(jiǎng)懲措施

1.獎(jiǎng)勵(lì)：年度考核優(yōu)秀者可獲評(píng)“先進(jìn)工作者”，享受100-500元獎(jiǎng)勵(lì)。

2.責(zé)任追究：因失職導(dǎo)致工作延誤或損失，視情節(jié)扣減績(jī)效或通報(bào)批評(píng)。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，辦公室全體人員需嚴(yán)格遵守。如有未盡事宜，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。每年7月1日審核一次，確保與實(shí)際工作需求匹配。

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**一、總則**

為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的內(nèi)部管理，明確各崗位的工作職責(zé)與操作流程，提升服務(wù)效率與質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)行政事務(wù)有序、高效運(yùn)行，特對(duì)《學(xué)校綜合辦公室工作責(zé)任規(guī)定》進(jìn)行補(bǔ)充和完善。本規(guī)定旨在為辦公室全體工作人員提供清晰的工作指引和行為準(zhǔn)則，促進(jìn)部門內(nèi)部協(xié)作，優(yōu)化對(duì)外服務(wù)，營(yíng)造整潔、有序、高效的工作環(huán)境。

辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心協(xié)調(diào)部門，承擔(dān)著文件流轉(zhuǎn)、信息傳達(dá)、會(huì)務(wù)組織、檔案管理、印章使用、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)等多重關(guān)鍵職能。全體工作人員必須深刻理解自身崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守本規(guī)定，以高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度履行職責(zé)，確保辦公室各項(xiàng)工作符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

**二、崗位職責(zé)劃分**

（一）主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室的整體運(yùn)營(yíng)與管理，統(tǒng)籌規(guī)劃部門年度、季度及月度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。確保各項(xiàng)工作目標(biāo)與學(xué)校整體運(yùn)營(yíng)方向保持一致。

2.主持召開辦公室內(nèi)部工作會(huì)議，傳達(dá)學(xué)校相關(guān)決策，總結(jié)工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題，確保指令暢通、執(zhí)行有力。

3.主管學(xué)校重要文件、報(bào)告、方案的審核工作，對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行把關(guān)，指導(dǎo)下屬人員提升業(yè)務(wù)水平。

4.負(fù)責(zé)建立并維護(hù)與學(xué)校各職能部門、下屬單位以及外部單位（如兄弟院校、合作機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商等）的良好溝通機(jī)制，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。

5.定期組織辦公室工作復(fù)盤，分析存在問題，提出改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化工作流程，提升部門整體效能。每年至少完成一次全面的工作總結(jié)報(bào)告，并向?qū)W校管理層匯報(bào)。

6.負(fù)責(zé)辦公室預(yù)算的初步編制與執(zhí)行監(jiān)督，對(duì)部門經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行合規(guī)性審查。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任開展辦公室日常工作，根據(jù)主任安排，分管具體工作領(lǐng)域，如文書處理、會(huì)務(wù)管理、檔案管理、后勤協(xié)調(diào)等，并對(duì)分管領(lǐng)域的工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.深入具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，例如文件流轉(zhuǎn)審批流程、會(huì)議組織流程等，制定并更新相關(guān)操作細(xì)則，監(jiān)督執(zhí)行情況，確保效率提升。

3.負(fù)責(zé)組織部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，內(nèi)容可包括公文寫作、辦公軟件高級(jí)應(yīng)用、溝通技巧、檔案管理規(guī)范等，提升團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

4.在主任因故無法履職時(shí)，根據(jù)授權(quán)范圍代行主任職責(zé)，確保辦公室工作的連續(xù)性。同時(shí)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理部門間需要跨層級(jí)協(xié)調(diào)的事務(wù)。

（三）文員職責(zé)

1.**文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)：**

*（1）每日準(zhǔn)時(shí)到崗，檢查并登記所有送達(dá)辦公室的內(nèi)外部文件、信函、快遞等，使用統(tǒng)一的收文登記簿，記錄詳細(xì)信息（來文單位、日期、文號(hào)、件數(shù)、內(nèi)容摘要等），并加蓋收件章。

*（2）根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度，及時(shí)、準(zhǔn)確地分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門或負(fù)責(zé)人。重要文件需同時(shí)呈送多位領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，確保無遺漏。

*（3）對(duì)于需要傳閱的文件，建立傳閱登記臺(tái)賬，確保傳閱有序，并及時(shí)回收整理。

2.**文件起草與處理：**

*（1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或工作需要，協(xié)助起草各類行政通知、公告、會(huì)議通知、簡(jiǎn)單的工作報(bào)告、總結(jié)等常用公文。需嚴(yán)格遵守公文格式規(guī)范，語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體。

*（2）負(fù)責(zé)文件的校對(duì)工作，重點(diǎn)檢查文字錯(cuò)誤、格式錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等，確保文件質(zhì)量。對(duì)需要打印的文件進(jìn)行排版，預(yù)覽檢查，避免錯(cuò)漏。

3.**印章管理：**

*（1）負(fù)責(zé)辦公室印章（非學(xué)校公章）的保管工作，確保存放在安全、鎖定的保險(xiǎn)柜中。

*（2）嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程，核對(duì)用印申請(qǐng)單信息與待蓋文件是否一致，確認(rèn)審批手續(xù)完備（如經(jīng)分管副主任或主任簽字）后，方可蓋章。

*（3）建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄每次用印的時(shí)間、事由、用印人、審批人、文件名稱等信息，做到有據(jù)可查。

4.**辦公環(huán)境與物資管理：**

*（1）每日負(fù)責(zé)辦公室公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生，包括桌面、地面、會(huì)議室、文件柜等，保持環(huán)境整潔、有序。

*（2）建立辦公用品（如打印紙、筆、文件夾、訂書機(jī)、膠水等）臺(tái)賬，定期檢查庫(kù)存，按需采購(gòu)或申領(lǐng)。做好領(lǐng)用登記，控制浪費(fèi)。

*（3）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀）的日常簡(jiǎn)單維護(hù)和故障報(bào)修聯(lián)系工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（四）會(huì)務(wù)專員職責(zé)

1.**會(huì)議籌備：**

*（1）根據(jù)會(huì)議通知要求，提前預(yù)定并布置會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備（如投影儀、幕布、音響、麥克風(fēng)、燈光、空調(diào)等）是否正常工作，準(zhǔn)備茶水、紙筆等會(huì)議用品。

*（2）擬定詳細(xì)的會(huì)議議程，發(fā)送給所有參會(huì)人員，并在會(huì)議前1-2天進(jìn)行確認(rèn)。

*（3）編制會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議要求（如需準(zhǔn)備發(fā)言材料）等信息，確保通知準(zhǔn)確傳達(dá)。

2.**會(huì)議服務(wù)：**

*（1）會(huì)議期間，負(fù)責(zé)簽到工作，引導(dǎo)參會(huì)人員入座。

*（2）根據(jù)需要，擔(dān)任會(huì)議記錄員，準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議主要發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)、形成的決議或待辦事項(xiàng)。

*（3）協(xié)助處理會(huì)議期間出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員接待等，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

3.**會(huì)議后續(xù)工作：**

*（1）會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議記錄，提煉紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如3個(gè)工作日）分發(fā)給所有參會(huì)及相關(guān)人員。

*（2）跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況，必要時(shí)向相關(guān)責(zé)任部門了解進(jìn)展，并將結(jié)果反饋給會(huì)議組織者或決策層。

*（3）負(fù)責(zé)會(huì)議資料的歸檔整理工作，包括議程、通知、簽到表、發(fā)言稿、會(huì)議記錄/紀(jì)要等。

（五）后勤保障人員職責(zé)

1.**日常環(huán)境維護(hù)：**

*（1）負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的水電、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的日常巡檢，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度。

*（2）保持衛(wèi)生間、茶水間等公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生，確保設(shè)施完好可用。

2.**生活服務(wù)協(xié)調(diào)：**

*（1）根據(jù)學(xué)?；虿块T需求，協(xié)助聯(lián)系和管理食堂供應(yīng)商，收集師生對(duì)餐飲服務(wù)的反饋，協(xié)調(diào)改進(jìn)。

*（2）協(xié)助處理宿舍相關(guān)的后勤咨詢或簡(jiǎn)單問題（如報(bào)修、鑰匙管理等），維護(hù)良好的住宿環(huán)境。

3.**固定資產(chǎn)管理：**

*（1）參與固定資產(chǎn)的入庫(kù)驗(yàn)收、登記造冊(cè)工作，建立臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)信息（名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、存放地點(diǎn)、使用部門等）。

*（2）根據(jù)學(xué)?；虿块T規(guī)定，執(zhí)行固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、借用、歸還流程，確保賬物相符。

*（3）定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，更新資產(chǎn)狀態(tài)（如使用中、閑置、報(bào)廢等），對(duì)盤盈、盤虧情況及時(shí)上報(bào)處理。

4.**采購(gòu)與供應(yīng)商管理：**

*（1）根據(jù)采購(gòu)需求清單，聯(lián)系合格供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)，協(xié)助比選工作。

*（2）協(xié)助辦理采購(gòu)訂單，跟蹤貨物到貨情況，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)或直接發(fā)放手續(xù)。

*（3）維護(hù)供應(yīng)商信息庫(kù)，定期評(píng)估供應(yīng)商服務(wù)情況。

**三、工作流程與規(guī)范**

（一）文件管理流程（續(xù)）

1.**收文：**

*（1）每日固定時(shí)間（如上午9:00、下午2:00）檢查收件箱、信箱、快遞柜等。

*（2）對(duì)所有收到的文件進(jìn)行初步檢查，確認(rèn)無破損、內(nèi)容不清等情況。

*（3）在《收文登記簿》中逐份登記，編號(hào)（如文件編號(hào)、順號(hào)），注明密級(jí)（如有）、緊急程度（如加急、特急）。

2.**分辦：**

*（1）當(dāng)日下班前，根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，在《文件分辦單》上填寫擬辦意見，明確擬辦人、承辦部門、傳閱范圍等。

*（2）緊急文件需立即呈送領(lǐng)導(dǎo)閱示，同時(shí)分送給相關(guān)執(zhí)行部門。

*（3）分辦單需隨文件一并傳遞，或通過內(nèi)部系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，確保分辦信息準(zhǔn)確無誤。

3.**執(zhí)行與催辦：**

*（1）承辦部門收到文件后，按期完成相關(guān)工作或提出處理意見。

*（2）文員或指定人員負(fù)責(zé)跟蹤重要文件的辦理進(jìn)度，可通過電話、內(nèi)部系統(tǒng)查詢、或直接詢問承辦人等方式進(jìn)行。

*（3）對(duì)逾期未辦或辦理不力的文件，及時(shí)進(jìn)行催辦，必要時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4.**傳閱：**

*（1）建立《文件傳閱登記簿》，記錄傳閱文件名稱、傳閱范圍、簽收人、簽收日期。

*（2）傳閱文件應(yīng)按順序傳遞，避免交叉、遺漏。

*（3）文件傳閱完畢后，及時(shí)收回，并在登記簿上注明，如有需要可復(fù)印存檔后銷毀。

5.**歸檔：**

*（1）按季度或年度對(duì)已處理完畢的文件進(jìn)行整理，區(qū)分不同類別（如行政文件、會(huì)議文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等）。

*（2）按照檔案管理要求，對(duì)文件進(jìn)行排序、編目，制作檢索目錄。

*（3）將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案室或部門指定檔案柜妥善保管，確保安全、有序。

（二）會(huì)議組織流程（續(xù)）

1.**預(yù)約與通知：**

*（1）接收會(huì)議申請(qǐng)（內(nèi)部系統(tǒng)或紙質(zhì)表單），確認(rèn)會(huì)議必要性、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等要素。

*（2）檢查申請(qǐng)會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)是否沖突，如沖突需與申請(qǐng)者協(xié)商調(diào)整或拒絕。

*（3）通過郵件、內(nèi)部通訊工具或公告欄發(fā)布正式會(huì)議通知，至少提前3天發(fā)出。通知內(nèi)容需完整、清晰。

2.**準(zhǔn)備：**

*（1）根據(jù)議程，準(zhǔn)備會(huì)議所需的背景板、橫幅（如有）、簽到表、席卡、紙筆、會(huì)議材料（提前印制）等。

*（2）提前1-2天確認(rèn)會(huì)場(chǎng)，檢查并調(diào)試所有設(shè)備（投影儀連接、屏幕亮度、麥克風(fēng)音量、音響效果等），確保運(yùn)行正常。

*（3）如需外部人員參會(huì)，提前溝通確認(rèn)行程，安排接待或交通（如需）。

3.**執(zhí)行：**

*（1）會(huì)議開始前30分鐘，工作人員到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行最后檢查，布置座位，引導(dǎo)簽到。

*（2）準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，核對(duì)參會(huì)人員，引導(dǎo)就座。

*（3）根據(jù)議程主持會(huì)議，控制發(fā)言時(shí)間，引導(dǎo)討論方向，做好記錄。如需攝像、拍照，提前溝通并安排人員。

4.**跟進(jìn)：**

*（1）會(huì)議結(jié)束后，盡快整理會(huì)議記錄或紀(jì)要。紀(jì)要需包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員、會(huì)議議程、主要發(fā)言摘要、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)、責(zé)任人與完成時(shí)限等要素。

*（2）將紀(jì)要草案發(fā)送給主要參會(huì)者或記錄人自查，無異議后提交領(lǐng)導(dǎo)審閱。

*（3）紀(jì)要批準(zhǔn)后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如5個(gè)工作日）分發(fā)給相關(guān)人員。對(duì)于決議事項(xiàng)，建立跟蹤臺(tái)賬，定期跟進(jìn)落實(shí)情況。

（三）印章使用規(guī)范（續(xù)）

1.**用印申請(qǐng)：**

*（1）用印申請(qǐng)必須使用學(xué)校統(tǒng)一印制的《用印申請(qǐng)單》，不得使用白紙或便簽。

*（2）申請(qǐng)單需詳細(xì)填寫用印事由、文件名稱、用印數(shù)量，并由經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）簽字確認(rèn)。涉及金額或重要事項(xiàng)的，可能需額外領(lǐng)導(dǎo)簽字。

*（3）申請(qǐng)單需隨同待用印的文件一并提交。

2.**審核流程：**

*（1）文員收到申請(qǐng)單及文件后，首先核對(duì)申請(qǐng)單信息與文件內(nèi)容是否一致，文件名稱、日期、文號(hào)等是否準(zhǔn)確。

*（2）檢查審批手續(xù)是否齊全，簽字是否清晰有效。如有疑問，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通或向上級(jí)匯報(bào)。

*（3）審核無誤后，方可進(jìn)行蓋章操作。緊急用印需優(yōu)先處理，但審核環(huán)節(jié)不能省略。

3.**蓋章操作：**

*（1）文員將文件平放在桌面上，確保蓋印位置正確、清晰。

*（2）使用印泥，確保印泥新鮮、清晰，每次用印前輕敲印章，去除多余印泥。

*（3）垂直用力蓋印，確保印章完整、清晰地壓印在文件上。

4.**監(jiān)督與記錄：**

*（1）每次用印后，文員需在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄：用印日期和時(shí)間、用印事由、文件名稱、經(jīng)手人、審批人（姓名及簽字）、頁(yè)數(shù)等。

*（2）建立印章使用異常情況處理機(jī)制，如發(fā)現(xiàn)印章模糊不清、文件內(nèi)容與申請(qǐng)不符、申請(qǐng)單要素缺失等情況，應(yīng)立即停止用印，報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并按規(guī)定處理。

5.**保管與安全：**

*（1）用印結(jié)束后，及時(shí)將印章放回保險(xiǎn)柜鎖好。保險(xiǎn)柜鑰匙（或密碼）由專人保管，不得外借。

*（2）下班前，再次確認(rèn)印章已妥善保管。如遇節(jié)假日或長(zhǎng)時(shí)間離崗，需按學(xué)校規(guī)定將印章上交保管。

*（3）定期檢查印章及保管設(shè)施狀況，確保安全無虞。

（四）辦公用品管理（續(xù)）

1.**采購(gòu)流程：**

*（1）文員根據(jù)辦公用品臺(tái)賬記錄，每月底（或根據(jù)實(shí)際消耗情況）匯總各類用品的消耗量和預(yù)計(jì)需求量，編制《辦