學(xué)校綜合辦公室規(guī)范制度一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，特制定本制度。

二、崗位職責(zé)與權(quán)限

（一）辦公室主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行辦公室工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.代表學(xué)校處理對(duì)外聯(lián)絡(luò)，維護(hù)良好合作關(guān)系。

4.定期匯總各部門工作情況，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（二）辦公室工作人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、整理、歸檔工作。

2.協(xié)助處理會(huì)議安排、記錄及后續(xù)跟進(jìn)。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

4.協(xié)調(diào)各部門資源需求，確保工作順暢。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理

1.收文處理：

(1)文件簽收后，立即登記文件名稱、來(lái)源、日期。

(2)核對(duì)文件完整性，如有缺失及時(shí)聯(lián)系原單位補(bǔ)充。

(3)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。

2.發(fā)文流程：

(1)審核文稿內(nèi)容，確保格式規(guī)范、信息準(zhǔn)確。

(2)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，編號(hào)并打印。

(3)簽發(fā)后送交相關(guān)部門執(zhí)行或?qū)ν獍l(fā)送。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、報(bào)告等。

(3)安排會(huì)議室布置及設(shè)備調(diào)試。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，記錄重要決議及待辦事項(xiàng)。

(2)會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員。

(3)跟進(jìn)決議執(zhí)行情況，定期反饋進(jìn)展。

（三）印章管理

1.用印審批：

(1)申請(qǐng)用印需填寫《用印申請(qǐng)單》，注明事由、審批人。

(2)審批通過(guò)后，方可使用印章。

(3)印章使用后，登記用印時(shí)間、事由及經(jīng)辦人。

2.印章保管：

(1)印章由專人保管，不得外借或擅自使用。

(2)印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人共同管理。

(3)定期檢查印章?tīng)顩r，確保完好無(wú)損。

四、工作紀(jì)律與要求

（一）工作紀(jì)律

1.遵守上下班時(shí)間，不得遲到早退。

2.工作時(shí)間專注，不得從事與工作無(wú)關(guān)活動(dòng)。

3.保持辦公環(huán)境整潔，文件擺放有序。

4.嚴(yán)守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

（二）效率要求

1.日常事務(wù)響應(yīng)時(shí)間：

(1)電話咨詢，30分鐘內(nèi)回復(fù)。

(2)文件處理，1個(gè)工作日內(nèi)完成流轉(zhuǎn)。

(3)會(huì)議安排，3個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)細(xì)節(jié)。

2.重點(diǎn)工作推進(jìn)：

(1)月度計(jì)劃制定，每月25日前完成。

(2)季度總結(jié)匯報(bào)，每季度末提交。

(3)年度工作復(fù)盤，次年1月底前完成。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.每月由辦公室內(nèi)部開(kāi)展工作自查，記錄問(wèn)題并整改。

2.每季度由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)抽查，評(píng)估制度執(zhí)行情況。

（二）意見(jiàn)反饋

1.鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，定期召開(kāi)討論會(huì)。

2.根據(jù)反饋優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量。

本制度自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，特制定本制度。本制度旨在明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、強(qiáng)化工作紀(jì)律，確保學(xué)校各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，提升整體管理水平。

**二、崗位職責(zé)與權(quán)限**

（一）辦公室主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

-負(fù)責(zé)制定辦公室年度、季度、月度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。

-定期召開(kāi)辦公室內(nèi)部會(huì)議，傳達(dá)學(xué)校指示，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

-監(jiān)督檢查各部門工作進(jìn)展，確保與學(xué)校整體工作目標(biāo)一致。

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行辦公室工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成。

-將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)分解到具體責(zé)任人，并設(shè)定完成時(shí)限。

-跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)資源，確保任務(wù)按時(shí)完成。

-定期匯總工作完成情況，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.代表學(xué)校處理對(duì)外聯(lián)絡(luò)，維護(hù)良好合作關(guān)系。

-負(fù)責(zé)與上級(jí)單位、兄弟學(xué)校、社區(qū)等外部單位的溝通聯(lián)絡(luò)。

-安排接待來(lái)訪人員，協(xié)調(diào)處理相關(guān)事宜。

-建立和維護(hù)學(xué)校對(duì)外形象，提升學(xué)校知名度。

4.定期匯總各部門工作情況，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

-每月收集各部門工作總結(jié)，整理成匯報(bào)材料。

-在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議上，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況。

-根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)各部門改進(jìn)工作。

（二）辦公室工作人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、整理、歸檔工作。

-嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)登記制度，確保文件準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)。

-對(duì)收到的文件進(jìn)行分類、整理，并按編號(hào)歸檔。

-定期檢查文件柜，確保文件存放整齊、安全。

2.協(xié)助處理會(huì)議安排、記錄及后續(xù)跟進(jìn)。

-提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題。

-準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、報(bào)告、表格等。

-安排會(huì)議室布置，調(diào)試音響、投影等設(shè)備。

-負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)。

-整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員，并跟進(jìn)決議執(zhí)行情況。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

-保管學(xué)校印章，不得外借或擅自使用。

-核對(duì)用印申請(qǐng)單，確保審批手續(xù)齊全。

-在用印后，在用印申請(qǐng)單上簽字，并登記用印時(shí)間、事由及經(jīng)辦人。

-定期檢查印章?tīng)顩r，確保完好無(wú)損。

4.協(xié)調(diào)各部門資源需求，確保工作順暢。

-接收各部門的資源需求申請(qǐng)，并協(xié)調(diào)資源分配。

-跟蹤資源使用情況，確保資源得到有效利用。

-協(xié)調(diào)解決各部門之間的資源沖突。

**三、工作流程規(guī)范**

（一）文件管理

1.收文處理：

(1)文件簽收后，立即在《收文登記簿》中登記文件名稱、來(lái)源單位、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)等信息。

(2)核對(duì)文件完整性，如有缺失或破損，及時(shí)聯(lián)系原單位補(bǔ)充或更換。

(3)根據(jù)文件內(nèi)容，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)傳閱、辦理。

(4)對(duì)于需要存檔的文件，進(jìn)行分類、整理，并按編號(hào)歸檔。

2.發(fā)文流程：

(1)收到需要發(fā)文的通知或指示后，與相關(guān)部門溝通，明確發(fā)文事由、內(nèi)容、格式等要求。

(2)審核文稿內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、格式規(guī)范。

(3)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送辦公室主任審核。

(4)辦公室主任審核通過(guò)后，報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(5)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，進(jìn)行編號(hào)、打印、校對(duì)。

(6)根據(jù)發(fā)文范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門、單位或個(gè)人。

(7)對(duì)于需要存檔的文件，進(jìn)行分類、整理，并按編號(hào)歸檔。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議要求等。

(2)根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、報(bào)告、表格、演示文稿等。

(3)安排會(huì)議室布置，調(diào)試音響、投影、麥克風(fēng)等設(shè)備。

(4)準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、筆、紙等物品。

(5)如有需要，提前邀請(qǐng)專家或嘉賓參會(huì)。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，清點(diǎn)參會(huì)人員，確保應(yīng)到人員全部到會(huì)。

(2)主持人介紹參會(huì)人員，宣布會(huì)議開(kāi)始。

(3)按照會(huì)議議程，逐項(xiàng)進(jìn)行討論、發(fā)言。

(4)會(huì)議記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)。

(5)會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議，安排下一步工作。

3.會(huì)議后續(xù)工作：

(1)整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

(2)跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期反饋進(jìn)展。

(3)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議，用于改進(jìn)后續(xù)會(huì)議組織工作。

（三）印章管理

1.用印審批：

(1)申請(qǐng)用印需填寫《用印申請(qǐng)單》，注明用印事由、用印時(shí)間、用印數(shù)量、申請(qǐng)人、審批人等信息。

(2)審批人根據(jù)文件內(nèi)容和用印規(guī)定，審核用印申請(qǐng)單。

(3)審批通過(guò)后，方可使用印章。

(4)用印后，在用印申請(qǐng)單上簽字，并登記用印時(shí)間、事由及經(jīng)辦人。

2.印章保管：

(1)印章由專人保管，不得外借或擅自使用。

(2)印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人共同管理。

(3)定期檢查印章?tīng)顩r，確保完好無(wú)損。

(4)如有印章?lián)p壞或遺失，立即報(bào)告辦公室主任，并采取補(bǔ)救措施。

**四、工作紀(jì)律與要求**

（一）工作紀(jì)律

1.遵守上下班時(shí)間，不得遲到早退。

-上班時(shí)間：上午8:30，下午14:00。

-下班時(shí)間：上午11:30，下午17:30。

-遲到早退超過(guò)30分鐘，按曠工半天處理。

2.工作時(shí)間專注，不得從事與工作無(wú)關(guān)活動(dòng)。

-工作時(shí)間不得瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站、聊天、玩游戲等。

-不得長(zhǎng)時(shí)間接打私人電話，確有需要，應(yīng)到辦公室外進(jìn)行。

-不得擅自離崗，確有需要，應(yīng)向同事說(shuō)明去向。

3.保持辦公環(huán)境整潔，文件擺放有序。

-每天下班前，清理辦公桌面，將文件歸檔整齊。

-定期清潔辦公區(qū)域，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。

-不得在辦公區(qū)域吸煙、飲食。

4.嚴(yán)守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

-不得將學(xué)校內(nèi)部信息泄露給外部人員。

-不得擅自復(fù)制、傳播學(xué)校內(nèi)部文件。

-不得將涉密文件帶到辦公區(qū)域外。

（二）效率要求

1.日常事務(wù)響應(yīng)時(shí)間：

(1)電話咨詢，30分鐘內(nèi)回復(fù)。

(2)文件處理，1個(gè)工作日內(nèi)完成流轉(zhuǎn)。

(3)會(huì)議安排，3個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)細(xì)節(jié)。

2.重點(diǎn)工作推進(jìn)：

(1)月度計(jì)劃制定，每月25日前完成。

-提前一周開(kāi)始收集各部門意見(jiàn)，

-20日前完成初稿，

-25日前完成最終版本并提交領(lǐng)導(dǎo)審閱。

(2)季度總結(jié)匯報(bào)，每季度末提交。

-每季度最后一個(gè)月的15日開(kāi)始收集各部門總結(jié)，

-20日完成初稿，

-25日完成最終版本并提交領(lǐng)導(dǎo)審閱。

(3)年度工作復(fù)盤，次年1月底前完成。

-次年1月10日開(kāi)始收集各部門總結(jié)，

-15日完成初稿，

-25日完成最終版本并提交領(lǐng)導(dǎo)審閱。

**五、監(jiān)督與改進(jìn)**

（一）定期檢查

1.每月由辦公室內(nèi)部開(kāi)展工作自查，記錄問(wèn)題并整改。

-每月最后一個(gè)星期五，由辦公室主任組織辦公室內(nèi)部成員進(jìn)行工作自查。

-自查內(nèi)容包括文件管理、會(huì)議管理、印章管理、工作紀(jì)律等方面。

-對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定整改措施，并跟蹤整改情況。

2.每季度由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)抽查，評(píng)估制度執(zhí)行情況。

-每季度最后一個(gè)星期五，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作進(jìn)行抽查。

-抽查內(nèi)容包括工作計(jì)劃完成情況、工作紀(jì)律執(zhí)行情況、文件管理等。

-對(duì)抽查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促整改。

（二）意見(jiàn)反饋

1.鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，定期召開(kāi)討論會(huì)。

-每月召開(kāi)一次辦公室內(nèi)部討論會(huì)，鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議。

-對(duì)員工提出的建議，認(rèn)真研究，可行的建議及時(shí)采納并實(shí)施。

-定期反饋建議采納情況，并征求員工意見(jiàn)。

2.根據(jù)反饋優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量。

-根據(jù)員工反饋和自查、抽查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，優(yōu)化工作流程。

-定期開(kāi)展培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

-通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、意見(jiàn)箱等方式，收集師生對(duì)辦公室工作的意見(jiàn)和建議，并據(jù)此改進(jìn)工作。

本制度自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，特制定本制度。

二、崗位職責(zé)與權(quán)限

（一）辦公室主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行辦公室工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.代表學(xué)校處理對(duì)外聯(lián)絡(luò)，維護(hù)良好合作關(guān)系。

4.定期匯總各部門工作情況，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（二）辦公室工作人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、整理、歸檔工作。

2.協(xié)助處理會(huì)議安排、記錄及后續(xù)跟進(jìn)。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

4.協(xié)調(diào)各部門資源需求，確保工作順暢。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理

1.收文處理：

(1)文件簽收后，立即登記文件名稱、來(lái)源、日期。

(2)核對(duì)文件完整性，如有缺失及時(shí)聯(lián)系原單位補(bǔ)充。

(3)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。

2.發(fā)文流程：

(1)審核文稿內(nèi)容，確保格式規(guī)范、信息準(zhǔn)確。

(2)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，編號(hào)并打印。

(3)簽發(fā)后送交相關(guān)部門執(zhí)行或?qū)ν獍l(fā)送。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、報(bào)告等。

(3)安排會(huì)議室布置及設(shè)備調(diào)試。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，記錄重要決議及待辦事項(xiàng)。

(2)會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員。

(3)跟進(jìn)決議執(zhí)行情況，定期反饋進(jìn)展。

（三）印章管理

1.用印審批：

(1)申請(qǐng)用印需填寫《用印申請(qǐng)單》，注明事由、審批人。

(2)審批通過(guò)后，方可使用印章。

(3)印章使用后，登記用印時(shí)間、事由及經(jīng)辦人。

2.印章保管：

(1)印章由專人保管，不得外借或擅自使用。

(2)印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人共同管理。

(3)定期檢查印章?tīng)顩r，確保完好無(wú)損。

四、工作紀(jì)律與要求

（一）工作紀(jì)律

1.遵守上下班時(shí)間，不得遲到早退。

2.工作時(shí)間專注，不得從事與工作無(wú)關(guān)活動(dòng)。

3.保持辦公環(huán)境整潔，文件擺放有序。

4.嚴(yán)守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

（二）效率要求

1.日常事務(wù)響應(yīng)時(shí)間：

(1)電話咨詢，30分鐘內(nèi)回復(fù)。

(2)文件處理，1個(gè)工作日內(nèi)完成流轉(zhuǎn)。

(3)會(huì)議安排，3個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)細(xì)節(jié)。

2.重點(diǎn)工作推進(jìn)：

(1)月度計(jì)劃制定，每月25日前完成。

(2)季度總結(jié)匯報(bào)，每季度末提交。

(3)年度工作復(fù)盤，次年1月底前完成。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.每月由辦公室內(nèi)部開(kāi)展工作自查，記錄問(wèn)題并整改。

2.每季度由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)抽查，評(píng)估制度執(zhí)行情況。

（二）意見(jiàn)反饋

1.鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，定期召開(kāi)討論會(huì)。

2.根據(jù)反饋優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量。

本制度自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，特制定本制度。本制度旨在明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、強(qiáng)化工作紀(jì)律，確保學(xué)校各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，提升整體管理水平。

**二、崗位職責(zé)與權(quán)限**

（一）辦公室主任職責(zé)

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

-負(fù)責(zé)制定辦公室年度、季度、月度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。

-定期召開(kāi)辦公室內(nèi)部會(huì)議，傳達(dá)學(xué)校指示，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

-監(jiān)督檢查各部門工作進(jìn)展，確保與學(xué)校整體工作目標(biāo)一致。

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行辦公室工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成。

-將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)分解到具體責(zé)任人，并設(shè)定完成時(shí)限。

-跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)資源，確保任務(wù)按時(shí)完成。

-定期匯總工作完成情況，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.代表學(xué)校處理對(duì)外聯(lián)絡(luò)，維護(hù)良好合作關(guān)系。

-負(fù)責(zé)與上級(jí)單位、兄弟學(xué)校、社區(qū)等外部單位的溝通聯(lián)絡(luò)。

-安排接待來(lái)訪人員，協(xié)調(diào)處理相關(guān)事宜。

-建立和維護(hù)學(xué)校對(duì)外形象，提升學(xué)校知名度。

4.定期匯總各部門工作情況，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

-每月收集各部門工作總結(jié)，整理成匯報(bào)材料。

-在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議上，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況。

-根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)各部門改進(jìn)工作。

（二）辦公室工作人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、整理、歸檔工作。

-嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)登記制度，確保文件準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)。

-對(duì)收到的文件進(jìn)行分類、整理，并按編號(hào)歸檔。

-定期檢查文件柜，確保文件存放整齊、安全。

2.協(xié)助處理會(huì)議安排、記錄及后續(xù)跟進(jìn)。

-提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題。

-準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、報(bào)告、表格等。

-安排會(huì)議室布置，調(diào)試音響、投影等設(shè)備。

-負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)。

-整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員，并跟進(jìn)決議執(zhí)行情況。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程。

-保管學(xué)校印章，不得外借或擅自使用。

-核對(duì)用印申請(qǐng)單，確保審批手續(xù)齊全。

-在用印后，在用印申請(qǐng)單上簽字，并登記用印時(shí)間、事由及經(jīng)辦人。

-定期檢查印章?tīng)顩r，確保完好無(wú)損。

4.協(xié)調(diào)各部門資源需求，確保工作順暢。

-接收各部門的資源需求申請(qǐng)，并協(xié)調(diào)資源分配。

-跟蹤資源使用情況，確保資源得到有效利用。

-協(xié)調(diào)解決各部門之間的資源沖突。

**三、工作流程規(guī)范**

（一）文件管理

1.收文處理：

(1)文件簽收后，立即在《收文登記簿》中登記文件名稱、來(lái)源單位、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)等信息。

(2)核對(duì)文件完整性，如有缺失或破損，及時(shí)聯(lián)系原單位補(bǔ)充或更換。

(3)根據(jù)文件內(nèi)容，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)傳閱、辦理。

(4)對(duì)于需要存檔的文件，進(jìn)行分類、整理，并按編號(hào)歸檔。

2.發(fā)文流程：

(1)收到需要發(fā)文的通知或指示后，與相關(guān)部門溝通，明確發(fā)文事由、內(nèi)容、格式等要求。

(2)審核文稿內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、格式規(guī)范。

(3)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送辦公室主任審核。

(4)辦公室主任審核通過(guò)后，報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

(5)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，進(jìn)行編號(hào)、打印、校對(duì)。

(6)根據(jù)發(fā)文范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門、單位或個(gè)人。

(7)對(duì)于需要存檔的文件，進(jìn)行分類、整理，并按編號(hào)歸檔。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備：

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議要求等。

(2)根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、報(bào)告、表格、演示文稿等。

(3)安排會(huì)議室布置，調(diào)試音響、投影、麥克風(fēng)等設(shè)備。

(4)準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、筆、紙等物品。

(5)如有需要，提前邀請(qǐng)專家或嘉賓參會(huì)。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，清點(diǎn)參會(huì)人員，確保應(yīng)到人員全部到會(huì)。

(2)主持人介紹參會(huì)人員，宣布會(huì)議開(kāi)始。

(3)按照會(huì)議議程，逐項(xiàng)進(jìn)行討論、發(fā)言。

(4)會(huì)議記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)。

(5)會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議，安排下一步工作。

3.會(huì)議后續(xù)工作：

(1)整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

(2)跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期反饋進(jìn)展。

(3)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議，用于改進(jìn)后續(xù)會(huì)議組織工作。

（三）印章管理

1.用印審批：

(1)申請(qǐng)用印需填寫《用印申請(qǐng)單》，注明用印事由、用印時(shí)間、用印數(shù)量、申請(qǐng)人、審批人等信息。

(2)審批人根據(jù)文件內(nèi)容和用印規(guī)定，審核用印申請(qǐng)單。

(3)審批通過(guò)后，方可使用印章。

(4)用印后，在用印申請(qǐng)單上簽字，并登記用印時(shí)間、事由及經(jīng)辦人。

2.印章保管：

(1)印章由專人保管，不得外借或擅自使用。

(2)印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人共同管理。

(3)定期檢查印章?tīng)顩r，確保完好無(wú)損。

(4)如有印章?lián)p壞或遺失，立即報(bào)告辦公室主任，并采取補(bǔ)救措施。

**四、工作紀(jì)律與要求**

（一）工作紀(jì)律

1.遵守上下班時(shí)間，不得遲到早退。

-上班時(shí)間：上午8:30，下午14:00。

-下班時(shí)間：上午11:30，下午17:30。

-遲到早退超過(guò)30分鐘，按曠工半天處理。

2.工作時(shí)間專注，不得從事與工作無(wú)關(guān)活動(dòng)。

-工作時(shí)間不得瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站、聊天、玩游戲等。

-不得長(zhǎng)時(shí)間接打私人電話，確有需要，應(yīng)到辦公室外進(jìn)行。

-不得擅自離崗，確有需要，應(yīng)向同事說(shuō)明去向。

3.保持辦公環(huán)境整潔，文件擺放有序。

-每天下班前，清理辦公桌面，將文件歸檔整齊。

-定期清潔辦公區(qū)域，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。

-不得在辦公區(qū)域吸煙、飲食。

4.