學校綜合辦公室日常工作計劃方案一、工作概述

學校綜合辦公室作為學校日常運營的中樞部門，承擔著協(xié)調各部門、服務師生、保障學校高效運轉的重要職責。本方案旨在明確綜合辦公室的日常工作內容、流程及目標，確保各項工作有序開展，提升服務質量和行政效率。

二、主要工作內容及計劃

（一）日常行政事務管理

1.文件管理

(1)文件收發(fā)：每日定時接收、登記、分發(fā)上級及校內各部門文件，確保文件傳遞及時、準確。

(2)文件歸檔：按類別對重要文件進行分類整理，建立電子和紙質檔案，方便查閱。

(3)文件催辦：對重要文件執(zhí)行情況定期跟蹤，確保落實到位。

2.會議室管理

(1)預定管理：建立會議室預定系統(tǒng)，每日統(tǒng)計使用情況，提前安排場地。

(2)設備維護：定期檢查音響、投影等設備，確保使用正常。

(3)會后整理：會議結束后清理會場，補充茶水等物資。

（二）師生服務與協(xié)調

1.師生咨詢接待

(1)日常接待：安排專人負責每日接待來訪人員，解答咨詢。

(2)突發(fā)事件處理：建立應急聯(lián)系機制，及時響應師生需求。

2.跨部門協(xié)調

(1)信息同步：定期與教務、后勤等部門溝通，確保信息共享。

(2)事務協(xié)同：協(xié)調解決跨部門工作問題，如活動籌備、資源調配等。

（三）后勤保障支持

1.辦公環(huán)境維護

(1)物資管理：按需采購辦公用品，定期盤點庫存。

(2)環(huán)境衛(wèi)生：監(jiān)督辦公區(qū)域清潔，確保環(huán)境整潔。

2.活動支持

(1)場地布置：協(xié)助各部門籌備活動，提供場地、物資支持。

(2)流程協(xié)調：跟進活動籌備進度，確保按計劃執(zhí)行。

三、工作流程與標準

（一）文件處理流程

1.接收文件→登記編號→分發(fā)至相關部門→執(zhí)行情況反饋→歸檔保存。

2.重要文件需在2小時內完成初篩，24小時內跟進落實。

（二）會議服務流程

1.預定→場地布置→設備調試→會前通知→會后整理→使用反饋。

2.大型會議需提前一周完成籌備，確保各項細節(jié)到位。

（三）應急響應流程

1.發(fā)現(xiàn)問題→記錄情況→上報主管→協(xié)調解決→結果反饋→總結改進。

2.緊急事務需在30分鐘內啟動響應機制。

四、質量監(jiān)控與改進

（一）工作檢查

1.每周一召開內部例會，復盤上周工作完成情況。

2.每月隨機抽查文件管理、會議室使用等環(huán)節(jié)，確保符合標準。

（二）優(yōu)化措施

1.引入電子檔案系統(tǒng)，提升文件管理效率。

2.建立師生滿意度調查機制，定期收集意見并改進服務。

**二、主要工作內容及計劃**

（一）日常行政事務管理

1.文件管理

(1)文件收發(fā)：

*每日固定時間（例如：上午9:00、下午2:00）接收外部來文、內部轉文及其他各類文件。

*嚴格履行簽收手續(xù)，記錄文件來源、日期、編號、內容概要及領取人信息，確?？勺匪?。

*對接收文件進行分類標記（如：需閱辦、需傳閱、需存檔、需催辦），并按優(yōu)先級分發(fā)給相關責任人或部門。

*對于緊急文件，需立即通知收件人并保留通知記錄。

*定期（如每周五）匯總未及時處理或待歸檔文件，向主管匯報。

(2)文件歸檔：

*建立統(tǒng)一的檔案分類體系，例如按“行政類”、“教學類”、“后勤類”、“活動類”等進行一級分類，再細分二級子類（如：行政類下設“人事”、“財務”等）。

*文件整理需遵循“一事一檔”或“按年度/項目”原則，確保檔案條理清晰。

*重要的紙質文件需進行掃描，生成電子版并存入指定云盤或服務器，方便遠程查閱。

*檔案室需保持恒溫恒濕、防火防潮，并配備必要的保護設備（如：溫濕度計、除濕機、滅火器）。

*定期（如每年末）對檔案進行盤點，核對物理檔案與電子檔案的一致性，補充缺失信息。

(3)文件催辦：

*設立《文件催辦登記簿》，對需要跨部門協(xié)作或有一定時效要求的文件進行跟蹤。

*每日查看《催辦登記簿》，對未按時反饋的文件，通過電話、郵件或上門等方式進行詢問，了解進展。

*對逾期未處理的文件，需形成催辦通知，抄送相關領導及部門負責人。

*催辦結束后，及時在登記簿上記錄處理結果并注銷。

2.會議室管理

(1)預定管理：

*開發(fā)或使用在線預訂系統(tǒng)，或維護紙質/電子版《會議室預定表》，明確可預訂時段、場地容量、設備配置等信息。

*要求使用者提前至少半天（緊急情況可酌情縮短）提交預定申請，注明使用時間、事由、參與人數(shù)、所需設備等。

*每日上班前及下班前，檢查并更新《會議室預定表》，確保信息準確無誤。

*對超時占用會議室的情況，及時提醒使用者，必要時進行警告。

(2)設備維護：

*制定《會議室設備使用及維護規(guī)范》，張貼在會議室醒目位置。

*每周至少進行一次全面檢查，包括投影儀、幕布、音響、麥克風、空調、照明等設備的功能狀態(tài)。

*建立簡易故障處理手冊，記錄常見問題（如：投影無信號、音響無聲）及解決方法，方便使用者自行嘗試排除。

*對于無法自行解決的問題，需聯(lián)系學校指定的技術支持部門（如信息中心）進行維修，并跟蹤維修進度。

*定期清潔設備表面及遙控器等易臟部位，保持設備整潔。

(3)會后整理：

*設立會議室衛(wèi)生責任區(qū)，明確使用者會后的整理要求（如：關閉設備電源、清理桌面物品、清理茶水杯、保持場地清潔）。

*安排保潔人員每日對會議室進行深度清潔和消毒。

*檢查并補充會議室常用物資，如：白板筆、紙張、訂書機、飲用水等，確保下次使用者使用方便。

*對因使用不當造成的設備損壞，需記錄并視情況向使用者提出賠償建議。

（二）師生服務與協(xié)調

1.師生咨詢接待

(1)日常接待：

*在辦公室入口處設置《訪客登記表》，記錄來訪者的姓名、單位/住址、聯(lián)系方式、訪問事由等信息。

*接待人員需著裝整潔、態(tài)度熱情，耐心傾聽來訪者需求。

*對于能當場解答的問題（如：辦公室地址、聯(lián)系方式、常用辦事流程等），應立即給予清晰答復。

*對于復雜問題或需跨部門協(xié)調的事項，應詳細記錄，并告知來訪者處理時效或后續(xù)跟進方式（如：轉交相關負責人、電話回訪等）。

*保持辦公區(qū)域整潔有序，營造舒適的接待環(huán)境。

(2)突發(fā)事件處理：

*制定《師生求助應急處理流程》，明確各類常見突發(fā)情況（如：鑰匙遺失、物品損壞、輕微意外傷害等）的應對措施及聯(lián)系方式。

*接到求助電話或面對來訪者時，需保持冷靜，快速評估情況，判斷是否需要立即處理或尋求外部幫助。

*對于需要緊急處理的事項（如：更換鎖芯），需第一時間聯(lián)系相關供應商或維修人員。

*對于涉及多部門協(xié)調的事件，需搭建溝通橋梁，確保信息暢通，共同推進解決。

*處理完畢后，需對事件經(jīng)過及處理結果進行簡單記錄，總結經(jīng)驗教訓。

2.跨部門協(xié)調

(1)信息同步：

*每月至少召開一次由綜合辦公室牽頭，教務、后勤、學生事務等相關部門參與的協(xié)調會，通報近期工作進展，交流存在問題，協(xié)調后續(xù)安排。

*建立各部門聯(lián)絡員制度，指定專人負責信息傳遞與溝通，確保指令和反饋的準確、及時。

*利用學校內部通訊工具（如：企業(yè)微信、釘釘）或郵件列表，定期發(fā)布重要通知、工作動態(tài)或資源共享信息。

*對其他部門提交的協(xié)調請求，需在規(guī)定時限內（如：2個工作日）給予回應，明確處理意見或所需協(xié)助。

(2)事務協(xié)同：

*在大型活動（如：新生報到、運動會、年會等）籌備期間，綜合辦公室需擔任總協(xié)調崗，負責制定整體方案、明確各部門職責、跟蹤進度、解決沖突。

*建立活動籌備《任務清單》，細化到具體負責人、完成時限、所需資源等，并定期更新狀態(tài)。

*設立臨時溝通機制，如設立活動籌備微信群，方便各部門實時溝通、共享信息、快速響應。

*活動結束后，組織召開總結會，收集各方反饋，分析成功經(jīng)驗和不足之處，形成書面總結報告，為后續(xù)活動提供參考。

（三）后勤保障支持

1.辦公環(huán)境維護

(1)物資管理：

*制定《辦公用品采購及領用制度》，明確各類物資的采購標準、審批流程、領用規(guī)范。

*建立辦公用品庫存臺賬，定期（如每周）盤點，確保庫存充足且賬實相符。

*根據(jù)使用情況和季節(jié)變化，制定采購計劃，避免物資積壓或短缺。

*采購過程需堅持“貨比三家”原則，選擇性價比高的供應商，并索要正規(guī)發(fā)票。

*領用登記需詳細記錄物品名稱、數(shù)量、領用人、領用日期，做到手續(xù)齊全。

(2)環(huán)境衛(wèi)生：

*制定《辦公區(qū)域衛(wèi)生管理規(guī)定》，明確各區(qū)域（辦公室、公共區(qū)域、茶水間等）的衛(wèi)生責任人和清潔標準。

*指定保潔人員負責每日的清潔工作，包括地面清掃、垃圾清運、門窗擦拭、綠植養(yǎng)護等。

*周末或節(jié)假日可安排突擊大掃除，保持環(huán)境整潔。

*設置公共物品（如：打印機、復印機）的日常維護提醒機制，確保設備運行順暢。

*對衛(wèi)生檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，需及時通知責任人進行整改，并跟蹤落實情況。

2.活動支持

(1)場地布置：

*收到活動場地布置需求后，需根據(jù)活動規(guī)模、主題、時間等要求，提供場地勘察建議或協(xié)助聯(lián)系場地。

*制定場地布置《清單》，明確所需物資（如：桌椅、橫幅、氣球、彩帶、指示牌等）的數(shù)量、規(guī)格及擺放要求。

*協(xié)調校內資源（如：音響設備、投影儀等）的提供，或聯(lián)系外部供應商。

*活動前對場地布置進行預演或檢查，確保效果符合預期。

*活動結束后，負責場地的復原工作，清點并回收可重復使用的物資。

(2)流程協(xié)調：

*在活動籌備階段，需與活動主辦部門保持密切溝通，了解活動流程、時間節(jié)點及特殊需求。

*協(xié)助制定活動流程表，明確各環(huán)節(jié)負責人及配合事項。

*負責活動所需通知、邀請函等的印制、發(fā)放或發(fā)送。

*活動當天，安排專人負責現(xiàn)場協(xié)調，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢，處理突發(fā)狀況。

*活動結束后，協(xié)助主辦部門進行財務結算（如涉及）、物資清點等工作。

**三、工作流程與標準**

（一）文件處理流程

1.接收文件→登記編號（按日期、序號）→分類標記（需閱辦/傳閱/存檔/催辦）→分發(fā)至相關部門（注明接收人及要求）→執(zhí)行情況跟蹤（電話/郵件/面談）→反饋結果→歸檔保存（紙質+電子版）。

2.重要文件處理時限：

*一般文件：分發(fā)后24小時內需啟動處理。

*緊急文件：分發(fā)后2小時內需啟動處理。

*催辦文件：未按時反饋，3個工作日內啟動第一次催辦；仍未反饋，5個工作日內啟動第二次催辦。

（二）會議服務流程

1.預定→場地布置（檢查設備、準備物資）→會前通知（發(fā)送會議通知，含時間、地點、議題、參會人員）→會中服務（茶水、設備保障）→會后整理（清理會場、設備歸位、資料歸檔）→使用反饋（收集場地、設備使用情況）。

2.會議服務標準：

*預定確認：收到預定申請后4小時內確認或提出調整建議。

*場地布置：會前1天完成基本布置，會前2小時完成最終檢查。

*會前通知：會前3天發(fā)出正式通知，會前1天進行電話或郵件提醒。

*茶水供應：大型會議每2小時補充一次茶水，小型會議根據(jù)需求提供。

*會后清理：會議結束后2小時內完成場地清理。

（三）應急響應流程

1.發(fā)現(xiàn)問題→記錄情況（時間、地點、現(xiàn)象、涉及人員）→初步判斷→上報主管（同步問題詳情及個人處理意見）→制定方案（如需外部協(xié)助，聯(lián)系相關部門/供應商）→執(zhí)行方案→跟蹤結果→解除響應→總結報告（分析原因、改進措施）。

2.響應級別與時效：

*一般問題：發(fā)現(xiàn)后2小時內報告，4小時內初步處理。

*重大問題：發(fā)現(xiàn)后立即報告，30分鐘內啟動初步響應，1小時內制定并開始執(zhí)行方案。

*緊急問題：發(fā)現(xiàn)后立即報告并啟動最高級別響應，15分鐘內完成初步處置。

**四、質量監(jiān)控與改進**

（一）工作檢查

1.內部檢查：

*每周一召開綜合辦公室內部工作例會，由主管主持，各崗位人員匯報上周工作完成情況、存在問題及下周計劃。

*主管每日對關鍵工作（如：文件收發(fā)、會議室使用、訪客接待）進行抽查，確保符合標準。

*每月由主管帶隊，對文件歸檔、物資管理、衛(wèi)生情況等進行一次全面檢查，形成檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。

2.外部檢查：

*定期（如每學期）邀請學校相關領導或指定部門（如監(jiān)察室、信息中心）對綜合辦公室工作進行抽查或評估，聽取反饋意見。

*通過設立意見箱、公布服務熱線或郵箱等方式，收集師生對綜合辦公室服務的意見和建議。

（二）優(yōu)化措施

1.技術應用：

*探索引入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件掃描、存儲、檢索的自動化和智能化，提高檔案管理效率。

*優(yōu)化會議室預定系統(tǒng)，增加在線支付（如需）、設備使用反饋等功能。

*建立電子訪客登記系統(tǒng)，減少紙質表單的使用，提升接待效率。

2.制度完善：

*根據(jù)實際工作情況，定期（如每半年）修訂和完善各項規(guī)章制度（如：《文件管理細則》、《會議室使用規(guī)定》等），使其更具操作性和時效性。

*建立崗位輪換或交叉培訓機制，提升員工綜合能力，減少因人員變動導致的工作中斷風險。

3.服務提升：

*組織員工參加服務禮儀、溝通技巧、應急處理等培訓，提升服務意識和專業(yè)水平。

*每季度開展一次員工滿意度調查，了解內部工作氛圍和員工需求，及時調整管理方式。

*每半年對師生進行一次服務滿意度調查，根據(jù)反饋結果制定針對性的改進計劃，并跟蹤落實效果。

一、工作概述

學校綜合辦公室作為學校日常運營的中樞部門，承擔著協(xié)調各部門、服務師生、保障學校高效運轉的重要職責。本方案旨在明確綜合辦公室的日常工作內容、流程及目標，確保各項工作有序開展，提升服務質量和行政效率。

二、主要工作內容及計劃

（一）日常行政事務管理

1.文件管理

(1)文件收發(fā)：每日定時接收、登記、分發(fā)上級及校內各部門文件，確保文件傳遞及時、準確。

(2)文件歸檔：按類別對重要文件進行分類整理，建立電子和紙質檔案，方便查閱。

(3)文件催辦：對重要文件執(zhí)行情況定期跟蹤，確保落實到位。

2.會議室管理

(1)預定管理：建立會議室預定系統(tǒng)，每日統(tǒng)計使用情況，提前安排場地。

(2)設備維護：定期檢查音響、投影等設備，確保使用正常。

(3)會后整理：會議結束后清理會場，補充茶水等物資。

（二）師生服務與協(xié)調

1.師生咨詢接待

(1)日常接待：安排專人負責每日接待來訪人員，解答咨詢。

(2)突發(fā)事件處理：建立應急聯(lián)系機制，及時響應師生需求。

2.跨部門協(xié)調

(1)信息同步：定期與教務、后勤等部門溝通，確保信息共享。

(2)事務協(xié)同：協(xié)調解決跨部門工作問題，如活動籌備、資源調配等。

（三）后勤保障支持

1.辦公環(huán)境維護

(1)物資管理：按需采購辦公用品，定期盤點庫存。

(2)環(huán)境衛(wèi)生：監(jiān)督辦公區(qū)域清潔，確保環(huán)境整潔。

2.活動支持

(1)場地布置：協(xié)助各部門籌備活動，提供場地、物資支持。

(2)流程協(xié)調：跟進活動籌備進度，確保按計劃執(zhí)行。

三、工作流程與標準

（一）文件處理流程

1.接收文件→登記編號→分發(fā)至相關部門→執(zhí)行情況反饋→歸檔保存。

2.重要文件需在2小時內完成初篩，24小時內跟進落實。

（二）會議服務流程

1.預定→場地布置→設備調試→會前通知→會后整理→使用反饋。

2.大型會議需提前一周完成籌備，確保各項細節(jié)到位。

（三）應急響應流程

1.發(fā)現(xiàn)問題→記錄情況→上報主管→協(xié)調解決→結果反饋→總結改進。

2.緊急事務需在30分鐘內啟動響應機制。

四、質量監(jiān)控與改進

（一）工作檢查

1.每周一召開內部例會，復盤上周工作完成情況。

2.每月隨機抽查文件管理、會議室使用等環(huán)節(jié)，確保符合標準。

（二）優(yōu)化措施

1.引入電子檔案系統(tǒng)，提升文件管理效率。

2.建立師生滿意度調查機制，定期收集意見并改進服務。

**二、主要工作內容及計劃**

（一）日常行政事務管理

1.文件管理

(1)文件收發(fā)：

*每日固定時間（例如：上午9:00、下午2:00）接收外部來文、內部轉文及其他各類文件。

*嚴格履行簽收手續(xù)，記錄文件來源、日期、編號、內容概要及領取人信息，確保可追溯。

*對接收文件進行分類標記（如：需閱辦、需傳閱、需存檔、需催辦），并按優(yōu)先級分發(fā)給相關責任人或部門。

*對于緊急文件，需立即通知收件人并保留通知記錄。

*定期（如每周五）匯總未及時處理或待歸檔文件，向主管匯報。

(2)文件歸檔：

*建立統(tǒng)一的檔案分類體系，例如按“行政類”、“教學類”、“后勤類”、“活動類”等進行一級分類，再細分二級子類（如：行政類下設“人事”、“財務”等）。

*文件整理需遵循“一事一檔”或“按年度/項目”原則，確保檔案條理清晰。

*重要的紙質文件需進行掃描，生成電子版并存入指定云盤或服務器，方便遠程查閱。

*檔案室需保持恒溫恒濕、防火防潮，并配備必要的保護設備（如：溫濕度計、除濕機、滅火器）。

*定期（如每年末）對檔案進行盤點，核對物理檔案與電子檔案的一致性，補充缺失信息。

(3)文件催辦：

*設立《文件催辦登記簿》，對需要跨部門協(xié)作或有一定時效要求的文件進行跟蹤。

*每日查看《催辦登記簿》，對未按時反饋的文件，通過電話、郵件或上門等方式進行詢問，了解進展。

*對逾期未處理的文件，需形成催辦通知，抄送相關領導及部門負責人。

*催辦結束后，及時在登記簿上記錄處理結果并注銷。

2.會議室管理

(1)預定管理：

*開發(fā)或使用在線預訂系統(tǒng)，或維護紙質/電子版《會議室預定表》，明確可預訂時段、場地容量、設備配置等信息。

*要求使用者提前至少半天（緊急情況可酌情縮短）提交預定申請，注明使用時間、事由、參與人數(shù)、所需設備等。

*每日上班前及下班前，檢查并更新《會議室預定表》，確保信息準確無誤。

*對超時占用會議室的情況，及時提醒使用者，必要時進行警告。

(2)設備維護：

*制定《會議室設備使用及維護規(guī)范》，張貼在會議室醒目位置。

*每周至少進行一次全面檢查，包括投影儀、幕布、音響、麥克風、空調、照明等設備的功能狀態(tài)。

*建立簡易故障處理手冊，記錄常見問題（如：投影無信號、音響無聲）及解決方法，方便使用者自行嘗試排除。

*對于無法自行解決的問題，需聯(lián)系學校指定的技術支持部門（如信息中心）進行維修，并跟蹤維修進度。

*定期清潔設備表面及遙控器等易臟部位，保持設備整潔。

(3)會后整理：

*設立會議室衛(wèi)生責任區(qū)，明確使用者會后的整理要求（如：關閉設備電源、清理桌面物品、清理茶水杯、保持場地清潔）。

*安排保潔人員每日對會議室進行深度清潔和消毒。

*檢查并補充會議室常用物資，如：白板筆、紙張、訂書機、飲用水等，確保下次使用者使用方便。

*對因使用不當造成的設備損壞，需記錄并視情況向使用者提出賠償建議。

（二）師生服務與協(xié)調

1.師生咨詢接待

(1)日常接待：

*在辦公室入口處設置《訪客登記表》，記錄來訪者的姓名、單位/住址、聯(lián)系方式、訪問事由等信息。

*接待人員需著裝整潔、態(tài)度熱情，耐心傾聽來訪者需求。

*對于能當場解答的問題（如：辦公室地址、聯(lián)系方式、常用辦事流程等），應立即給予清晰答復。

*對于復雜問題或需跨部門協(xié)調的事項，應詳細記錄，并告知來訪者處理時效或后續(xù)跟進方式（如：轉交相關負責人、電話回訪等）。

*保持辦公區(qū)域整潔有序，營造舒適的接待環(huán)境。

(2)突發(fā)事件處理：

*制定《師生求助應急處理流程》，明確各類常見突發(fā)情況（如：鑰匙遺失、物品損壞、輕微意外傷害等）的應對措施及聯(lián)系方式。

*接到求助電話或面對來訪者時，需保持冷靜，快速評估情況，判斷是否需要立即處理或尋求外部幫助。

*對于需要緊急處理的事項（如：更換鎖芯），需第一時間聯(lián)系相關供應商或維修人員。

*對于涉及多部門協(xié)調的事件，需搭建溝通橋梁，確保信息暢通，共同推進解決。

*處理完畢后，需對事件經(jīng)過及處理結果進行簡單記錄，總結經(jīng)驗教訓。

2.跨部門協(xié)調

(1)信息同步：

*每月至少召開一次由綜合辦公室牽頭，教務、后勤、學生事務等相關部門參與的協(xié)調會，通報近期工作進展，交流存在問題，協(xié)調后續(xù)安排。

*建立各部門聯(lián)絡員制度，指定專人負責信息傳遞與溝通，確保指令和反饋的準確、及時。

*利用學校內部通訊工具（如：企業(yè)微信、釘釘）或郵件列表，定期發(fā)布重要通知、工作動態(tài)或資源共享信息。

*對其他部門提交的協(xié)調請求，需在規(guī)定時限內（如：2個工作日）給予回應，明確處理意見或所需協(xié)助。

(2)事務協(xié)同：

*在大型活動（如：新生報到、運動會、年會等）籌備期間，綜合辦公室需擔任總協(xié)調崗，負責制定整體方案、明確各部門職責、跟蹤進度、解決沖突。

*建立活動籌備《任務清單》，細化到具體負責人、完成時限、所需資源等，并定期更新狀態(tài)。

*設立臨時溝通機制，如設立活動籌備微信群，方便各部門實時溝通、共享信息、快速響應。

*活動結束后，組織召開總結會，收集各方反饋，分析成功經(jīng)驗和不足之處，形成書面總結報告，為后續(xù)活動提供參考。

（三）后勤保障支持

1.辦公環(huán)境維護

(1)物資管理：

*制定《辦公用品采購及領用制度》，明確各類物資的采購標準、審批流程、領用規(guī)范。

*建立辦公用品庫存臺賬，定期（如每周）盤點，確保庫存充足且賬實相符。

*根據(jù)使用情況和季節(jié)變化，制定采購計劃，避免物資積壓或短缺。

*采購過程需堅持“貨比三家”原則，選擇性價比高的供應商，并索要正規(guī)發(fā)票。

*領用登記需詳細記錄物品名稱、數(shù)量、領用人、領用日期，做到手續(xù)齊全。

(2)環(huán)境衛(wèi)生：

*制定《辦公區(qū)域衛(wèi)生管理規(guī)定》，明確各區(qū)域（辦公室、公共區(qū)域、茶水間等）的衛(wèi)生責任人和清潔標準。

*指定保潔人員負責每日的清潔工作，包括地面清掃、垃圾清運、門窗擦拭、綠植養(yǎng)護等。

*周末或節(jié)假日可安排突擊大掃除，保持環(huán)境整潔。

*設置公共物品（如：打印機、復印機）的日常維護提醒機制，確保設備運行順暢。

*對衛(wèi)生檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，需及時通知責任人進行整改，并跟蹤落實情況。

2.活動支持

(1)場地布置：

*收到活動場地布置需求后，需根據(jù)活動規(guī)模、主題、時間等要求，提供場地勘察建議或協(xié)助聯(lián)系場地。

*制定場地布置《清單》，明確所需物資（如：桌椅、橫幅、氣球、彩帶、指示牌等）的數(shù)量、規(guī)格及擺放要求。

*協(xié)調校內資源（如：音響設備、投影儀等）的提供，或聯(lián)系外部供應商。

*活動前對場地布置進行預演或檢查，確保效果符合預期。

*活動結束后，負責場地的復原工作，清點并回收可重復使用的物資。

(2)流程協(xié)調：

*在活動籌備階段，需與活動主辦部門保持密切溝通，了解活動流程、時間節(jié)點及特殊需求。

*協(xié)助制定活動流程表，明確各環(huán)節(jié)負責人及配合事項。

*負責活動所需通知、邀請函等的印制、發(fā)放或發(fā)送。

*活動當天，安排專人負責現(xiàn)場協(xié)調，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢，處理突發(fā)狀況。

*活動結束后，協(xié)助主辦部門進行財務結算（如涉及）、物資清點等工作。

**三、工作流程與標準**

（一）文件處理流程

1.接收文件→登記編號（按日期、序號）→分類標記（需閱辦/傳閱/存檔/催辦）→分發(fā)至相關部門（注明接收人及要求）→執(zhí)行情況跟蹤（電話/郵件/面談）→反饋結果→歸檔保存（紙質+電子版）。

2.重要文件處理時限：

*一般文件：分發(fā)后24小時內需啟動處理。

*緊急文件：分發(fā)后2小時內需啟動處理。

*催辦文件：未按時反饋，3個工作日內啟動第一次催辦；仍未反饋，5個工作日內啟動第二次催辦。

（二）會議服務流程

1.預定→場地布置（檢查設備、準備物資）→會前通知（發(fā)送會議通知，含時間、地點、議題、參會人員）→會中服務（茶水、設備保障）→會后整理（清理會場、設備歸位、資料歸檔）→使用反饋（收集場地、設備使用情況）