學(xué)校綜合辦公室內(nèi)部協(xié)同規(guī)定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室內(nèi)部協(xié)同工作，提升工作效率，明確職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)定。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名。

2.內(nèi)部劃分為文秘組、行政組、后勤組三個(gè)主要職能小組。

（二）職責(zé)分工

1.文秘組：

(1)負(fù)責(zé)文件起草、審核、印發(fā)及歸檔工作。

(2)協(xié)調(diào)部門(mén)間溝通，傳達(dá)上級(jí)指示。

(3)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及紀(jì)要整理。

2.行政組：

(1)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)、管理及分發(fā)。

(2)協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)及接待工作。

(3)負(fù)責(zé)辦公設(shè)備維護(hù)及報(bào)修。

3.后勤組：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及安全監(jiān)督。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等生活服務(wù)保障。

(3)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)登記及管理。

三、協(xié)同工作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)同

1.各小組每日晨會(huì)匯報(bào)工作計(jì)劃及昨日完成情況。

2.需跨組協(xié)作事項(xiàng)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《協(xié)同工作申請(qǐng)表》，經(jīng)主任審批后分發(fā)給相關(guān)小組。

3.工作完成后，協(xié)同小組共同確認(rèn)并簽字歸檔。

（二）會(huì)議協(xié)同

1.會(huì)議籌備：

(1)文秘組提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

(2)行政組準(zhǔn)備會(huì)議所需物資（如投影儀、飲用水等）。

(3)后勤組檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境及安全。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)文秘組負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理紀(jì)要并分發(fā)給參會(huì)人員。

(2)各小組根據(jù)紀(jì)要落實(shí)決議事項(xiàng)，并定期跟進(jìn)進(jìn)度。

（三）緊急事務(wù)協(xié)同

1.遇突發(fā)事件（如設(shè)備故障、物資短缺等），第一時(shí)間向主任匯報(bào)。

2.主任根據(jù)情況啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，調(diào)配各組資源快速響應(yīng)。

3.事后由行政組匯總情況，文秘組形成報(bào)告存檔。

四、工作規(guī)范與要求

（一）信息共享

1.各小組重要工作進(jìn)展需及時(shí)在內(nèi)部群組更新，確保信息透明。

2.定期（如每月）召開(kāi)小組長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)，通報(bào)工作情況及問(wèn)題。

（二）責(zé)任追究

1.未按時(shí)完成協(xié)同任務(wù)，需向主任說(shuō)明原因并提交補(bǔ)救措施。

2.重復(fù)發(fā)生同類(lèi)問(wèn)題，將納入績(jī)效考核。

（三）改進(jìn)機(jī)制

1.每季度開(kāi)展內(nèi)部滿(mǎn)意度調(diào)查，收集各組協(xié)作反饋。

2.根據(jù)反饋優(yōu)化協(xié)同流程，形成持續(xù)改進(jìn)閉環(huán)。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由主任臨時(shí)調(diào)整分工，事后補(bǔ)充分享說(shuō)明。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室內(nèi)部協(xié)同工作，提升工作效率，明確職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)同流程、明確的職責(zé)體系和持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制，促進(jìn)辦公室內(nèi)部各職能小組的高效協(xié)作，為學(xué)校的整體運(yùn)營(yíng)提供有力支持。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，全面負(fù)責(zé)辦公室日常管理與協(xié)調(diào)工作。

2.設(shè)副主任若干名，協(xié)助主任分管具體領(lǐng)域，如文秘、行政、后勤等。

3.內(nèi)部劃分為文秘組、行政組、后勤組三個(gè)主要職能小組，每組設(shè)組長(zhǎng)1名，負(fù)責(zé)本組日常管理及與其他組的協(xié)同對(duì)接。

（二）職責(zé)分工

1.文秘組：

(1)負(fù)責(zé)文件起草、審核、印發(fā)及歸檔工作：

-文件起草需嚴(yán)格遵循《公文格式標(biāo)準(zhǔn)》，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述規(guī)范。

-重要文件（如學(xué)校公告、通知等）需經(jīng)組內(nèi)復(fù)核，并由主任最終審定。

-文件歸檔需按年份、類(lèi)別編號(hào)存放，電子版同步錄入檔案管理系統(tǒng)。

(2)協(xié)調(diào)部門(mén)間溝通，傳達(dá)上級(jí)指示：

-每日整理各部門(mén)提交的需求清單，匯總后向主任匯報(bào)。

-傳達(dá)上級(jí)指示時(shí)需逐條確認(rèn)，避免遺漏或誤解，并保留傳達(dá)記錄。

(3)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及紀(jì)要整理：

-會(huì)議記錄需實(shí)時(shí)、完整，重點(diǎn)記錄決策事項(xiàng)及責(zé)任分工。

-會(huì)議紀(jì)要須在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)后正式發(fā)布。

2.行政組：

(1)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)、管理及分發(fā)：

-每月25日前統(tǒng)計(jì)各科室需求，編制采購(gòu)計(jì)劃。

-采購(gòu)流程需遵循“詢(xún)價(jià)-比價(jià)-確定供應(yīng)商”原則，重要物資需經(jīng)主任審批。

-辦公用品入庫(kù)后需建立臺(tái)賬，按需分發(fā)給各科室，并定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存。

(2)協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)及接待工作：

-接待流程：訪客登記→引導(dǎo)→匯報(bào)相關(guān)部門(mén)→送客。

-外部聯(lián)絡(luò)需使用統(tǒng)一聯(lián)系方式，重要溝通需留存書(shū)面記錄或郵件截圖。

(3)負(fù)責(zé)辦公設(shè)備維護(hù)及報(bào)修：

-建立設(shè)備臺(tái)賬（如電腦、打印機(jī)等），記錄購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)及維護(hù)歷史。

-報(bào)修流程：填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》→行政組登記→安排維修人員→跟蹤完成情況。

3.后勤組：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及安全監(jiān)督：

-環(huán)境衛(wèi)生：制定每日清潔計(jì)劃（如地面清潔、垃圾清運(yùn)等），并檢查執(zhí)行情況。

-安全監(jiān)督：每月開(kāi)展一次安全自查（如消防設(shè)施、用電安全等），發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)上報(bào)。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等生活服務(wù)保障：

-定期收集師生對(duì)食堂、宿舍的意見(jiàn)建議，每月整理匯總一次。

-協(xié)調(diào)后勤供應(yīng)商（如保潔公司、維修商等），確保服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

(3)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)登記及管理：

-固定資產(chǎn)包括辦公家具、大型設(shè)備等，需逐一登記（編號(hào)、名稱(chēng)、購(gòu)置日期、使用部門(mén)）。

-年度需進(jìn)行一次資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，對(duì)不符項(xiàng)需查明原因并上報(bào)。

三、協(xié)同工作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)同

1.各小組每日晨會(huì)匯報(bào)工作計(jì)劃及昨日完成情況：

-晨會(huì)時(shí)長(zhǎng)控制在15分鐘內(nèi)，由各組組長(zhǎng)主持。

-匯報(bào)內(nèi)容：當(dāng)日重點(diǎn)工作、需協(xié)作事項(xiàng)、存在問(wèn)題。

-會(huì)議記錄由文秘組負(fù)責(zé)，重點(diǎn)記錄跨組協(xié)作需求。

2.需跨組協(xié)作事項(xiàng)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《協(xié)同工作申請(qǐng)表》，經(jīng)主任審批后分發(fā)給相關(guān)小組：

-《協(xié)同工作申請(qǐng)表》需包含：事項(xiàng)描述、責(zé)任小組、完成時(shí)限、附件（如需求說(shuō)明）。

-相關(guān)小組需在收到申請(qǐng)表后24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，明確協(xié)作分工及溝通方式。

-工作完成后，協(xié)同小組共同確認(rèn)并簽字歸檔，文秘組同步更新任務(wù)狀態(tài)。

3.工作完成后，協(xié)同小組共同確認(rèn)并簽字歸檔：

-確認(rèn)內(nèi)容：任務(wù)是否按計(jì)劃完成、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、是否存在遺留問(wèn)題。

-簽字流程：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→協(xié)同小組組長(zhǎng)→（必要時(shí)）主任。

-文秘組將簽字材料與相關(guān)文檔一并歸檔，電子版上傳至共享云盤(pán)。

（二）會(huì)議協(xié)同

1.會(huì)議籌備：

(1)文秘組提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題：

-通知模板需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)名單、議題列表、需準(zhǔn)備材料。

-重要會(huì)議（如季度工作會(huì)）需提前3天發(fā)布預(yù)通知，提醒參會(huì)人員準(zhǔn)備。

(2)行政組準(zhǔn)備會(huì)議所需物資（如投影儀、飲用水、紙筆等）：

-提前1天確認(rèn)物資清單，確保數(shù)量充足且狀態(tài)良好。

-會(huì)議當(dāng)天由行政組人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)布置及保障。

(3)后勤組檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境及安全：

-檢查項(xiàng)目：溫度調(diào)節(jié)、照明、消防通道、電源供應(yīng)等。

-發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需立即整改或上報(bào)，確保會(huì)議環(huán)境符合要求。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)文秘組負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理紀(jì)要并分發(fā)給參會(huì)人員：

-記錄要點(diǎn)：發(fā)言摘要、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、截止日期）。

-紀(jì)要初稿需經(jīng)會(huì)議主持人審核，無(wú)異議后正式發(fā)布。

(2)各小組根據(jù)紀(jì)要落實(shí)決議事項(xiàng)，并定期跟進(jìn)進(jìn)度：

-行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需在收到紀(jì)要后2個(gè)工作日內(nèi)制定執(zhí)行計(jì)劃。

-文秘組每月統(tǒng)計(jì)行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度，并在月度例會(huì)上匯報(bào)。

（三）緊急事務(wù)協(xié)同

1.遇突發(fā)事件（如設(shè)備故障、物資短缺等），第一時(shí)間向主任匯報(bào)：

-緊急程度劃分：一般（影響小、可內(nèi)部解決）、重要（需跨組協(xié)調(diào)）、緊急（需外部支援）。

-匯報(bào)方式：電話匯報(bào)→同步補(bǔ)充書(shū)面說(shuō)明。

2.主任根據(jù)情況啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，調(diào)配各組資源快速響應(yīng)：

-應(yīng)急預(yù)案需明確：不同類(lèi)型事件的響應(yīng)流程、責(zé)任人、可用資源（如備用設(shè)備、供應(yīng)商聯(lián)系方式）。

-資源調(diào)配需優(yōu)先保障核心需求，并實(shí)時(shí)更新進(jìn)展。

3.事后由行政組匯總情況，文秘組形成報(bào)告存檔：

-匯總內(nèi)容：事件經(jīng)過(guò)、處置措施、改進(jìn)建議。

-報(bào)告需經(jīng)主任審批后存檔，電子版同步分享給相關(guān)部門(mén)。

四、工作規(guī)范與要求

（一）信息共享

1.各小組重要工作進(jìn)展需及時(shí)在內(nèi)部群組更新，確保信息透明：

-群組設(shè)置：按職能分組（如文秘組群、行政組群），重要事項(xiàng)同步至綜合辦公室總?cè)骸?/p>

-更新頻率：日常事務(wù)每日更新，項(xiàng)目進(jìn)展按節(jié)點(diǎn)匯報(bào)。

-嚴(yán)禁發(fā)布與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，由各組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)監(jiān)督。

2.定期（如每月）召開(kāi)小組長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)，通報(bào)工作情況及問(wèn)題：

-聯(lián)席會(huì)內(nèi)容：各組月度總結(jié)、跨組協(xié)作問(wèn)題、資源需求。

-會(huì)議紀(jì)要需包含解決方案及責(zé)任分工，會(huì)后一周內(nèi)跟進(jìn)落實(shí)。

（二）責(zé)任追究

1.未按時(shí)完成協(xié)同任務(wù)，需向主任說(shuō)明原因并提交補(bǔ)救措施：

-說(shuō)明內(nèi)容：延誤原因、已采取臨時(shí)措施、預(yù)計(jì)完成時(shí)間。

-補(bǔ)救措施需具體可行，經(jīng)主任批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

-重復(fù)發(fā)生同類(lèi)問(wèn)題，將納入績(jī)效考核，并要求制定專(zhuān)項(xiàng)改進(jìn)計(jì)劃。

2.重復(fù)發(fā)生同類(lèi)問(wèn)題，將納入績(jī)效考核：

-考核標(biāo)準(zhǔn)：按任務(wù)延誤時(shí)長(zhǎng)、影響程度、補(bǔ)救效果綜合評(píng)分。

-考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，具體細(xì)則見(jiàn)《績(jī)效考核辦法》。

（三）改進(jìn)機(jī)制

1.每季度開(kāi)展內(nèi)部滿(mǎn)意度調(diào)查，收集各組協(xié)作反饋：

-調(diào)查方式：匿名問(wèn)卷→焦點(diǎn)小組訪談。

-調(diào)查內(nèi)容：協(xié)作順暢度、溝通效率、流程合理性。

2.根據(jù)反饋優(yōu)化協(xié)同流程，形成持續(xù)改進(jìn)閉環(huán)：

-反饋分析：文秘組負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)問(wèn)卷數(shù)據(jù)，識(shí)別共性問(wèn)題和改進(jìn)方向。

-優(yōu)化方案：提交主任會(huì)議討論，確定改進(jìn)措施及責(zé)任部門(mén)。

-效果追蹤：每季度評(píng)估改進(jìn)措施效果，并納入下一輪調(diào)查。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由主任臨時(shí)調(diào)整分工，事后補(bǔ)充分享說(shuō)明。

附件：

1.《協(xié)同工作申請(qǐng)表》模板

2.《設(shè)備報(bào)修單》模板

3.《固定資產(chǎn)登記表》模板

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室內(nèi)部協(xié)同工作，提升工作效率，明確職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)定。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名。

2.內(nèi)部劃分為文秘組、行政組、后勤組三個(gè)主要職能小組。

（二）職責(zé)分工

1.文秘組：

(1)負(fù)責(zé)文件起草、審核、印發(fā)及歸檔工作。

(2)協(xié)調(diào)部門(mén)間溝通，傳達(dá)上級(jí)指示。

(3)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及紀(jì)要整理。

2.行政組：

(1)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)、管理及分發(fā)。

(2)協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)及接待工作。

(3)負(fù)責(zé)辦公設(shè)備維護(hù)及報(bào)修。

3.后勤組：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及安全監(jiān)督。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等生活服務(wù)保障。

(3)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)登記及管理。

三、協(xié)同工作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)同

1.各小組每日晨會(huì)匯報(bào)工作計(jì)劃及昨日完成情況。

2.需跨組協(xié)作事項(xiàng)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《協(xié)同工作申請(qǐng)表》，經(jīng)主任審批后分發(fā)給相關(guān)小組。

3.工作完成后，協(xié)同小組共同確認(rèn)并簽字歸檔。

（二）會(huì)議協(xié)同

1.會(huì)議籌備：

(1)文秘組提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

(2)行政組準(zhǔn)備會(huì)議所需物資（如投影儀、飲用水等）。

(3)后勤組檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境及安全。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)文秘組負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理紀(jì)要并分發(fā)給參會(huì)人員。

(2)各小組根據(jù)紀(jì)要落實(shí)決議事項(xiàng)，并定期跟進(jìn)進(jìn)度。

（三）緊急事務(wù)協(xié)同

1.遇突發(fā)事件（如設(shè)備故障、物資短缺等），第一時(shí)間向主任匯報(bào)。

2.主任根據(jù)情況啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，調(diào)配各組資源快速響應(yīng)。

3.事后由行政組匯總情況，文秘組形成報(bào)告存檔。

四、工作規(guī)范與要求

（一）信息共享

1.各小組重要工作進(jìn)展需及時(shí)在內(nèi)部群組更新，確保信息透明。

2.定期（如每月）召開(kāi)小組長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)，通報(bào)工作情況及問(wèn)題。

（二）責(zé)任追究

1.未按時(shí)完成協(xié)同任務(wù)，需向主任說(shuō)明原因并提交補(bǔ)救措施。

2.重復(fù)發(fā)生同類(lèi)問(wèn)題，將納入績(jī)效考核。

（三）改進(jìn)機(jī)制

1.每季度開(kāi)展內(nèi)部滿(mǎn)意度調(diào)查，收集各組協(xié)作反饋。

2.根據(jù)反饋優(yōu)化協(xié)同流程，形成持續(xù)改進(jìn)閉環(huán)。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由主任臨時(shí)調(diào)整分工，事后補(bǔ)充分享說(shuō)明。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室內(nèi)部協(xié)同工作，提升工作效率，明確職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)同流程、明確的職責(zé)體系和持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制，促進(jìn)辦公室內(nèi)部各職能小組的高效協(xié)作，為學(xué)校的整體運(yùn)營(yíng)提供有力支持。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，全面負(fù)責(zé)辦公室日常管理與協(xié)調(diào)工作。

2.設(shè)副主任若干名，協(xié)助主任分管具體領(lǐng)域，如文秘、行政、后勤等。

3.內(nèi)部劃分為文秘組、行政組、后勤組三個(gè)主要職能小組，每組設(shè)組長(zhǎng)1名，負(fù)責(zé)本組日常管理及與其他組的協(xié)同對(duì)接。

（二）職責(zé)分工

1.文秘組：

(1)負(fù)責(zé)文件起草、審核、印發(fā)及歸檔工作：

-文件起草需嚴(yán)格遵循《公文格式標(biāo)準(zhǔn)》，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述規(guī)范。

-重要文件（如學(xué)校公告、通知等）需經(jīng)組內(nèi)復(fù)核，并由主任最終審定。

-文件歸檔需按年份、類(lèi)別編號(hào)存放，電子版同步錄入檔案管理系統(tǒng)。

(2)協(xié)調(diào)部門(mén)間溝通，傳達(dá)上級(jí)指示：

-每日整理各部門(mén)提交的需求清單，匯總后向主任匯報(bào)。

-傳達(dá)上級(jí)指示時(shí)需逐條確認(rèn)，避免遺漏或誤解，并保留傳達(dá)記錄。

(3)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及紀(jì)要整理：

-會(huì)議記錄需實(shí)時(shí)、完整，重點(diǎn)記錄決策事項(xiàng)及責(zé)任分工。

-會(huì)議紀(jì)要須在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)后正式發(fā)布。

2.行政組：

(1)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)、管理及分發(fā)：

-每月25日前統(tǒng)計(jì)各科室需求，編制采購(gòu)計(jì)劃。

-采購(gòu)流程需遵循“詢(xún)價(jià)-比價(jià)-確定供應(yīng)商”原則，重要物資需經(jīng)主任審批。

-辦公用品入庫(kù)后需建立臺(tái)賬，按需分發(fā)給各科室，并定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存。

(2)協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)及接待工作：

-接待流程：訪客登記→引導(dǎo)→匯報(bào)相關(guān)部門(mén)→送客。

-外部聯(lián)絡(luò)需使用統(tǒng)一聯(lián)系方式，重要溝通需留存書(shū)面記錄或郵件截圖。

(3)負(fù)責(zé)辦公設(shè)備維護(hù)及報(bào)修：

-建立設(shè)備臺(tái)賬（如電腦、打印機(jī)等），記錄購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)及維護(hù)歷史。

-報(bào)修流程：填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》→行政組登記→安排維修人員→跟蹤完成情況。

3.后勤組：

(1)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及安全監(jiān)督：

-環(huán)境衛(wèi)生：制定每日清潔計(jì)劃（如地面清潔、垃圾清運(yùn)等），并檢查執(zhí)行情況。

-安全監(jiān)督：每月開(kāi)展一次安全自查（如消防設(shè)施、用電安全等），發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)上報(bào)。

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等生活服務(wù)保障：

-定期收集師生對(duì)食堂、宿舍的意見(jiàn)建議，每月整理匯總一次。

-協(xié)調(diào)后勤供應(yīng)商（如保潔公司、維修商等），確保服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

(3)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)登記及管理：

-固定資產(chǎn)包括辦公家具、大型設(shè)備等，需逐一登記（編號(hào)、名稱(chēng)、購(gòu)置日期、使用部門(mén)）。

-年度需進(jìn)行一次資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，對(duì)不符項(xiàng)需查明原因并上報(bào)。

三、協(xié)同工作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)同

1.各小組每日晨會(huì)匯報(bào)工作計(jì)劃及昨日完成情況：

-晨會(huì)時(shí)長(zhǎng)控制在15分鐘內(nèi)，由各組組長(zhǎng)主持。

-匯報(bào)內(nèi)容：當(dāng)日重點(diǎn)工作、需協(xié)作事項(xiàng)、存在問(wèn)題。

-會(huì)議記錄由文秘組負(fù)責(zé)，重點(diǎn)記錄跨組協(xié)作需求。

2.需跨組協(xié)作事項(xiàng)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《協(xié)同工作申請(qǐng)表》，經(jīng)主任審批后分發(fā)給相關(guān)小組：

-《協(xié)同工作申請(qǐng)表》需包含：事項(xiàng)描述、責(zé)任小組、完成時(shí)限、附件（如需求說(shuō)明）。

-相關(guān)小組需在收到申請(qǐng)表后24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，明確協(xié)作分工及溝通方式。

-工作完成后，協(xié)同小組共同確認(rèn)并簽字歸檔，文秘組同步更新任務(wù)狀態(tài)。

3.工作完成后，協(xié)同小組共同確認(rèn)并簽字歸檔：

-確認(rèn)內(nèi)容：任務(wù)是否按計(jì)劃完成、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、是否存在遺留問(wèn)題。

-簽字流程：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→協(xié)同小組組長(zhǎng)→（必要時(shí)）主任。

-文秘組將簽字材料與相關(guān)文檔一并歸檔，電子版上傳至共享云盤(pán)。

（二）會(huì)議協(xié)同

1.會(huì)議籌備：

(1)文秘組提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題：

-通知模板需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)名單、議題列表、需準(zhǔn)備材料。

-重要會(huì)議（如季度工作會(huì)）需提前3天發(fā)布預(yù)通知，提醒參會(huì)人員準(zhǔn)備。

(2)行政組準(zhǔn)備會(huì)議所需物資（如投影儀、飲用水、紙筆等）：

-提前1天確認(rèn)物資清單，確保數(shù)量充足且狀態(tài)良好。

-會(huì)議當(dāng)天由行政組人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)布置及保障。

(3)后勤組檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境及安全：

-檢查項(xiàng)目：溫度調(diào)節(jié)、照明、消防通道、電源供應(yīng)等。

-發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需立即整改或上報(bào)，確保會(huì)議環(huán)境符合要求。

2.會(huì)議執(zhí)行：

(1)文秘組負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理紀(jì)要并分發(fā)給參會(huì)人員：

-記錄要點(diǎn)：發(fā)言摘要、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、截止日期）。

-紀(jì)要初稿需經(jīng)會(huì)議主持人審核，無(wú)異議后正式發(fā)布。

(2)各小組根據(jù)紀(jì)要落實(shí)決議事項(xiàng)，并定期跟進(jìn)進(jìn)度：

-行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需在收到紀(jì)要后2個(gè)工作日內(nèi)制定執(zhí)行計(jì)劃。

-文秘組每月統(tǒng)計(jì)行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度，并在月度例會(huì)上匯報(bào)。

（三）緊急事務(wù)協(xié)同

1.遇突發(fā)事件（如設(shè)備故障、物資短缺等），第一時(shí)間向主任匯報(bào)：

-緊急程度劃分：一般（影響小、可內(nèi)部解決）、重要（需跨組協(xié)調(diào)）、緊急（需外部支援）。

-匯報(bào)方式：電話匯報(bào)→同步補(bǔ)充書(shū)面說(shuō)明。

2.主任根據(jù)情況啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，調(diào)配各組資源快速響應(yīng)：

-應(yīng)急預(yù)案需明確：不同類(lèi)型事件的響應(yīng)流程、責(zé)任人、可用資源（如備用設(shè)備、供應(yīng)商聯(lián)系方式）。

-資源調(diào)配需優(yōu)先保障核心需求，并實(shí)時(shí)更新進(jìn)展。

3.事后由行政組匯總情況，文