學(xué)校綜合辦公室責(zé)任分工規(guī)定一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)明確，特制定本責(zé)任分工規(guī)定。

二、部門職責(zé)劃分

綜合辦公室主要承擔(dān)以下職責(zé)，具體分工如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，確保用印規(guī)范。

2.管理學(xué)校文件檔案，建立檔案目錄，定期整理歸檔。

3.組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。

（二）人事與后勤支持

1.協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人事招聘、員工考勤及績(jī)效考核工作。

2.負(fù)責(zé)辦公用品采購、固定資產(chǎn)登記及維護(hù)管理。

3.安排學(xué)校日常接待工作，協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)事務(wù)。

（三）財(cái)務(wù)管理支持

1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷審核、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及預(yù)算編制工作。

2.監(jiān)督學(xué)校公共資源使用情況，確保賬目清晰。

3.定期整理財(cái)務(wù)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、具體崗位分工

綜合辦公室內(nèi)設(shè)多個(gè)崗位，各崗位職責(zé)如下：

（一）主任

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定辦公室工作計(jì)劃，監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行情況。

3.代表學(xué)校處理部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)及重要接待工作。

（二）副主任（1-2名）

1.協(xié)助主任完成管理工作，分管特定領(lǐng)域（如行政、人事等）。

2.接手主任臨時(shí)交辦的任務(wù)，確保工作銜接順暢。

3.負(fù)責(zé)部門內(nèi)部人員培訓(xùn)及績(jī)效考核監(jiān)督。

（三）行政專員

1.負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、用印申請(qǐng)及檔案管理。

2.安排會(huì)議日程，準(zhǔn)備會(huì)議材料及記錄。

3.協(xié)助處理部門內(nèi)部考勤及辦公用品申領(lǐng)。

（四）人事專員

1.負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)辦理及檔案管理。

2.統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，協(xié)助績(jī)效考核材料整理。

3.協(xié)調(diào)招聘需求，跟進(jìn)招聘流程進(jìn)度。

（五）財(cái)務(wù)助理

1.審核報(bào)銷單據(jù)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成費(fèi)用報(bào)銷。

2.登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)物資情況。

3.整理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，協(xié)助編制月度財(cái)務(wù)報(bào)表。

四、工作流程與要求

為確保工作高效有序，綜合辦公室需遵循以下流程：

（一）文件處理流程

1.收文登記：接收文件后，記錄日期、來源及內(nèi)容，編號(hào)存檔。

2.分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)崗位處理。

3.執(zhí)行反饋：處理完畢后，將結(jié)果反饋至原文件發(fā)起部門。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)前準(zhǔn)備：確定會(huì)議時(shí)間、議題及參會(huì)人員，提前通知。

2.會(huì)議記錄：指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)事項(xiàng)需明確責(zé)任人與完成時(shí)限。

3.會(huì)后跟進(jìn)：整理會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。

（三）用印管理流程

1.用印申請(qǐng)：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，注明用印事由。

2.用印審批：由辦公室主任或其授權(quán)人員審批。

3.用印登記：用印后記錄時(shí)間、用途及審批人，確保可追溯。

五、考核與改進(jìn)

1.定期（如每月）召開部門內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作完成情況。

2.根據(jù)工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效考核，結(jié)果與崗位調(diào)整掛鉤。

3.鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化建議，持續(xù)改進(jìn)工作流程。

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整分工，須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)明確，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本責(zé)任分工規(guī)定。

本規(guī)定旨在明確綜合辦公室內(nèi)部各崗位的職責(zé)范圍、工作流程和協(xié)作機(jī)制，促進(jìn)部門內(nèi)部專業(yè)化分工與協(xié)作，為學(xué)校整體運(yùn)營提供有力支持。各部門及全體員工應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，確保各項(xiàng)工作有序開展。

二、部門職責(zé)劃分

綜合辦公室主要承擔(dān)以下職責(zé)，具體分工如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，確保用印規(guī)范。

*(1)印章保管：指定專人24小時(shí)妥善保管印章，建立嚴(yán)格的交接班制度，確保印章安全。保管人不得擅自離崗，如需臨時(shí)離開應(yīng)委托可信人員代為看管。

*(2)用印審批：建立規(guī)范的用印申請(qǐng)表，申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可用印。緊急情況需用印時(shí)，應(yīng)先口頭請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，事后補(bǔ)辦手續(xù)。

*(3)用印登記：每次用印后，必須在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、時(shí)間、事由、領(lǐng)用人及審批人，做到清晰可查。

*(4)印章維護(hù)：定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，保持印文清晰，如有磨損應(yīng)及時(shí)更換新印章。

2.管理學(xué)校文件檔案，建立檔案目錄，定期整理歸檔。

*(1)檔案分類：根據(jù)文件性質(zhì)和部門劃分，建立科學(xué)合理的檔案分類體系，如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類、教學(xué)類等。

*(2)檔案收集：各部門應(yīng)按時(shí)將需要?dú)w檔的文件交至辦公室，辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行初步審核。

*(3)檔案整理：對(duì)收集的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)排序、編號(hào)，并編寫檔案目錄，標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、日期、存放位置等信息。

*(4)檔案保管：將整理好的檔案存放在符合檔案保管要求的檔案室，做好防火、防潮、防盜、防蟲蛀等工作。

*(5)檔案借閱：建立檔案借閱制度，需借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，并按時(shí)歸還。

3.組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。

*(1)會(huì)議籌備：根據(jù)學(xué)校安排，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員，并向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。

*(2)會(huì)議材料準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需材料，如報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)等，并分發(fā)給參會(huì)人員。

*(3)會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議過程中的發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人與完成時(shí)限。

*(4)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后印發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

*(5)決議執(zhí)行監(jiān)督：跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保決議得到有效落實(shí)。

（二）人事與后勤支持

1.協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人事招聘、員工考勤及績(jī)效考核工作。

*(1)人事招聘：根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定招聘計(jì)劃，發(fā)布招聘信息，篩選簡(jiǎn)歷，組織面試，辦理入職手續(xù)等。

*(2)員工考勤：建立并維護(hù)員工考勤制度，負(fù)責(zé)每日考勤記錄的統(tǒng)計(jì)、核對(duì)，每月編制考勤報(bào)表，并處理請(qǐng)假、加班等事宜。

*(3)績(jī)效考核：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定績(jī)效考核方案，收集、整理考核數(shù)據(jù)，組織考核評(píng)定，并將考核結(jié)果反饋給員工及相關(guān)部門。

2.負(fù)責(zé)辦公用品采購、固定資產(chǎn)登記及維護(hù)管理。

*(1)辦公用品采購：根據(jù)各部門需求，編制辦公用品采購計(jì)劃，進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、比價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商，并負(fù)責(zé)采購、驗(yàn)收、入庫等工作。

*(2)固定資產(chǎn)登記：建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)新增的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記、編號(hào)、標(biāo)簽制作，并定期進(jìn)行清查、盤點(diǎn)。

*(3)固定資產(chǎn)維護(hù)：建立固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)制度，及時(shí)處理固定資產(chǎn)的維修需求，延長(zhǎng)使用壽命。

3.安排學(xué)校日常接待工作，協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)事務(wù)。

*(1)接待安排：負(fù)責(zé)學(xué)校日常接待工作，根據(jù)來訪人員的事由，安排相關(guān)部門人員接待，并做好訪客登記。

*(2)外部聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)學(xué)校與上級(jí)單位、兄弟單位、社會(huì)公眾的聯(lián)絡(luò)事務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。

*(3)內(nèi)部協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，促進(jìn)信息共享和協(xié)作。

（三）財(cái)務(wù)管理支持

1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷審核、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及預(yù)算編制工作。

*(1)報(bào)銷審核：根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)制度，審核各部門提交的報(bào)銷單據(jù)，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)、手續(xù)齊全。

*(2)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)：定期統(tǒng)計(jì)各部門的費(fèi)用支出情況，分析費(fèi)用構(gòu)成，并提出合理化建議。

*(3)預(yù)算編制：協(xié)助財(cái)務(wù)部門編制學(xué)校年度預(yù)算，收集各部門預(yù)算需求，進(jìn)行審核、平衡，形成學(xué)校總體預(yù)算方案。

2.監(jiān)督學(xué)校公共資源使用情況，確保賬目清晰。

*(1)公共資源使用監(jiān)督：定期檢查學(xué)校公共資源的使用情況，如辦公用品、固定資產(chǎn)等，確保資源得到合理利用。

*(2)賬目核對(duì)：定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目，確保賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決賬目差異問題。

3.定期整理財(cái)務(wù)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

*(1)財(cái)務(wù)報(bào)表編制：根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)，定期編制財(cái)務(wù)報(bào)表，如收入報(bào)表、支出報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表等。

*(2)數(shù)據(jù)分析：對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，揭示財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

*(3)報(bào)表報(bào)送：按時(shí)將財(cái)務(wù)報(bào)表報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。

三、具體崗位分工

綜合辦公室內(nèi)設(shè)多個(gè)崗位，各崗位職責(zé)如下：

（一）主任

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

*(1)制定辦公室年度、季度、月度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。

*(2)召開辦公室內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作，協(xié)調(diào)問題，部署任務(wù)。

*(3)代表學(xué)校處理部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)及重要接待工作。

*(4)審核辦公室內(nèi)部各項(xiàng)費(fèi)用支出。

*(5)定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦公室工作情況。

2.制定辦公室工作計(jì)劃，監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行情況。

*(1)根據(jù)學(xué)?？傮w工作部署，制定辦公室年度工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

*(2)每月召開辦公室內(nèi)部會(huì)議，檢查工作計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

*(3)對(duì)辦公室內(nèi)部人員進(jìn)行績(jī)效考核，并將考核結(jié)果作為崗位調(diào)整的依據(jù)。

3.代表學(xué)校處理部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)及重要接待工作。

*(1)負(fù)責(zé)接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓來訪。

*(2)負(fù)責(zé)與兄弟單位建立并維護(hù)良好的合作關(guān)系。

*(3)負(fù)責(zé)處理學(xué)校對(duì)外發(fā)布的新聞稿、公告等。

（二）副主任（1-2名）

1.協(xié)助主任完成管理工作，分管特定領(lǐng)域（如行政、人事等）。

*(1)協(xié)助主任制定辦公室工作計(jì)劃，并負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域工作的具體落實(shí)。

*(2)協(xié)助主任處理日常行政事務(wù)，如文件流轉(zhuǎn)、會(huì)議安排等。

*(3)分管人事工作，負(fù)責(zé)員工招聘、考勤、績(jī)效考核等。

2.接手主任臨時(shí)交辦的任務(wù)，確保工作銜接順暢。

*(1)主任外出時(shí)，負(fù)責(zé)代為處理辦公室日常工作。

*(2)主任休假時(shí)，負(fù)責(zé)代為審批辦公室內(nèi)部各項(xiàng)費(fèi)用支出。

*(3)及時(shí)了解主任交辦任務(wù)的進(jìn)展情況，并向主任匯報(bào)。

3.負(fù)責(zé)部門內(nèi)部人員培訓(xùn)及績(jī)效考核監(jiān)督。

*(1)制定辦公室內(nèi)部人員培訓(xùn)計(jì)劃，并組織實(shí)施。

*(2)組織實(shí)施辦公室內(nèi)部人員績(jī)效考核，并將考核結(jié)果反饋給員工本人及主任。

*(3)負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部人員的工作調(diào)配和崗位調(diào)整。

（三）行政專員

1.負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、用印申請(qǐng)及檔案管理。

*(1)負(fù)責(zé)學(xué)校文件的收發(fā)、登記、分辦、傳閱、催辦等工作。

*(2)負(fù)責(zé)用印申請(qǐng)的接收、審核、登記，并安排用印。

*(3)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作。

2.安排會(huì)議日程，準(zhǔn)備會(huì)議材料及記錄。

*(1)根據(jù)學(xué)校安排，安排各類會(huì)議的日程，并發(fā)出會(huì)議通知。

*(2)根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備會(huì)議材料，并分發(fā)給參會(huì)人員。

*(3)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并整理會(huì)議紀(jì)要。

3.協(xié)助處理部門內(nèi)部考勤及辦公用品申領(lǐng)。

*(1)負(fù)責(zé)每日考勤記錄的統(tǒng)計(jì)、核對(duì)，并編制考勤報(bào)表。

*(2)負(fù)責(zé)辦公用品的申領(lǐng)、采購、入庫、發(fā)放等工作。

*(3)協(xié)助處理部門內(nèi)部人員的請(qǐng)假、加班等事宜。

（四）人事專員

1.負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)辦理及檔案管理。

*(1)負(fù)責(zé)員工入職手續(xù)的辦理，包括合同簽訂、檔案轉(zhuǎn)移、社保辦理等。

*(2)負(fù)責(zé)員工離職手續(xù)的辦理，包括合同解除、檔案轉(zhuǎn)移、社保停繳等。

*(3)負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔等工作。

2.統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，協(xié)助績(jī)效考核材料整理。

*(1)負(fù)責(zé)每日考勤數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，并定期編制考勤報(bào)表。

*(2)協(xié)助績(jī)效考核部門收集、整理績(jī)效考核材料。

*(3)負(fù)責(zé)員工人事信息的維護(hù)和更新。

3.協(xié)調(diào)招聘需求，跟進(jìn)招聘流程進(jìn)度。

*(1)負(fù)責(zé)招聘需求的收集和整理，并向招聘部門提供相關(guān)信息。

*(2)負(fù)責(zé)招聘流程的跟進(jìn)，包括簡(jiǎn)歷篩選、面試安排、錄用通知等。

*(3)負(fù)責(zé)招聘數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。

（五）財(cái)務(wù)助理

1.審核報(bào)銷單據(jù)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成費(fèi)用報(bào)銷。

*(1)負(fù)責(zé)報(bào)銷單據(jù)的審核，包括真實(shí)性、合規(guī)性、手續(xù)齊全性等。

*(2)負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷的初步統(tǒng)計(jì)，并編制費(fèi)用報(bào)銷報(bào)表。

*(3)協(xié)助財(cái)務(wù)部門辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。

2.登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)物資情況。

*(1)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)臺(tái)賬的登記，包括新增、調(diào)撥、報(bào)廢等。

*(2)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)，并編制盤點(diǎn)報(bào)表。

*(3)協(xié)助財(cái)務(wù)部門處理固定資產(chǎn)的維修、報(bào)廢等事宜。

3.整理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，協(xié)助編制月度財(cái)務(wù)報(bào)表。

*(1)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集和整理，包括收入、支出、資產(chǎn)負(fù)債等。

*(2)協(xié)助財(cái)務(wù)部門編制月度財(cái)務(wù)報(bào)表。

*(3)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)表的初步分析，并向財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)建議。

四、工作流程與要求

為確保工作高效有序，綜合辦公室需遵循以下流程：

（一）文件處理流程

1.收文登記：接收文件后，記錄日期、來源、文號(hào)、密級(jí)、內(nèi)容提要、收件人等信息，并進(jìn)行編號(hào)存檔。

2.分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容和工作分工，將文件分發(fā)給相關(guān)崗位或人員處理。緊急文件應(yīng)優(yōu)先處理。

3.執(zhí)行反饋：處理完畢后，將處理結(jié)果或反饋意見及時(shí)返回給原文件發(fā)起部門或人員，并做好記錄。

4.傳閱管理：需要多個(gè)部門傳閱的文件，應(yīng)建立傳閱登記簿，并指定專人負(fù)責(zé)傳閱，確保傳閱及時(shí)、安全。

5.檔案歸檔：處理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并按照檔案管理制度進(jìn)行管理。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)前準(zhǔn)備：確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員，提前一周發(fā)出會(huì)議通知，并準(zhǔn)備好會(huì)議材料。

2.會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議過程中的發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人與完成時(shí)限。

3.會(huì)后跟進(jìn)：整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后印發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。

（三）用印管理流程

1.用印申請(qǐng)：需用印的部門或人員填寫用印申請(qǐng)表，注明用印事由、文件名稱、用印數(shù)量，并加蓋部門公章。

2.用印審批：用印申請(qǐng)表需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可用印。緊急情況需用印時(shí)，應(yīng)先口頭請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，事后補(bǔ)辦手續(xù)。

3.用印登記：每次用印后，必須在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、時(shí)間、事由、領(lǐng)用人及審批人，確?？勺匪?。

4.用印監(jiān)督：辦公室主任或其授權(quán)人員應(yīng)對(duì)用印情況進(jìn)行定期檢查，確保用印規(guī)范。

（四）檔案管理流程

1.檔案分類：根據(jù)文件性質(zhì)和部門劃分，建立科學(xué)合理的檔案分類體系，如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類、教學(xué)類等。

2.檔案收集：各部門應(yīng)按時(shí)將需要?dú)w檔的文件交至辦公室，辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行初步審核。

3.檔案整理：對(duì)收集的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)排序、編號(hào)，并編寫檔案目錄，標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、日期、存放位置等信息。

4.檔案保管：將整理好的檔案存放在符合檔案保管要求的檔案室，做好防火、防潮、防盜、防蟲蛀等工作。

5.檔案借閱：建立檔案借閱制度，需借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，并按時(shí)歸還。

五、考核與改進(jìn)

1.定期（如每月）召開部門內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作完成情況，分析存在問題，提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效考核，結(jié)果與崗位調(diào)整掛鉤?？己藘?nèi)容包括工作完成情況、工作效率、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面。

3.鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化建議，持續(xù)改進(jìn)工作流程，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.定期組織員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整分工，須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)明確，特制定本責(zé)任分工規(guī)定。

二、部門職責(zé)劃分

綜合辦公室主要承擔(dān)以下職責(zé)，具體分工如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，確保用印規(guī)范。

2.管理學(xué)校文件檔案，建立檔案目錄，定期整理歸檔。

3.組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。

（二）人事與后勤支持

1.協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人事招聘、員工考勤及績(jī)效考核工作。

2.負(fù)責(zé)辦公用品采購、固定資產(chǎn)登記及維護(hù)管理。

3.安排學(xué)校日常接待工作，協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)事務(wù)。

（三）財(cái)務(wù)管理支持

1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷審核、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及預(yù)算編制工作。

2.監(jiān)督學(xué)校公共資源使用情況，確保賬目清晰。

3.定期整理財(cái)務(wù)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、具體崗位分工

綜合辦公室內(nèi)設(shè)多個(gè)崗位，各崗位職責(zé)如下：

（一）主任

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定辦公室工作計(jì)劃，監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行情況。

3.代表學(xué)校處理部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)及重要接待工作。

（二）副主任（1-2名）

1.協(xié)助主任完成管理工作，分管特定領(lǐng)域（如行政、人事等）。

2.接手主任臨時(shí)交辦的任務(wù)，確保工作銜接順暢。

3.負(fù)責(zé)部門內(nèi)部人員培訓(xùn)及績(jī)效考核監(jiān)督。

（三）行政專員

1.負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、用印申請(qǐng)及檔案管理。

2.安排會(huì)議日程，準(zhǔn)備會(huì)議材料及記錄。

3.協(xié)助處理部門內(nèi)部考勤及辦公用品申領(lǐng)。

（四）人事專員

1.負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)辦理及檔案管理。

2.統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，協(xié)助績(jī)效考核材料整理。

3.協(xié)調(diào)招聘需求，跟進(jìn)招聘流程進(jìn)度。

（五）財(cái)務(wù)助理

1.審核報(bào)銷單據(jù)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成費(fèi)用報(bào)銷。

2.登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)物資情況。

3.整理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，協(xié)助編制月度財(cái)務(wù)報(bào)表。

四、工作流程與要求

為確保工作高效有序，綜合辦公室需遵循以下流程：

（一）文件處理流程

1.收文登記：接收文件后，記錄日期、來源及內(nèi)容，編號(hào)存檔。

2.分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)崗位處理。

3.執(zhí)行反饋：處理完畢后，將結(jié)果反饋至原文件發(fā)起部門。

（二）會(huì)議管理流程

1.會(huì)前準(zhǔn)備：確定會(huì)議時(shí)間、議題及參會(huì)人員，提前通知。

2.會(huì)議記錄：指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)事項(xiàng)需明確責(zé)任人與完成時(shí)限。

3.會(huì)后跟進(jìn)：整理會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。

（三）用印管理流程

1.用印申請(qǐng)：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，注明用印事由。

2.用印審批：由辦公室主任或其授權(quán)人員審批。

3.用印登記：用印后記錄時(shí)間、用途及審批人，確?？勺匪荨?/p>

五、考核與改進(jìn)

1.定期（如每月）召開部門內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作完成情況。

2.根據(jù)工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效考核，結(jié)果與崗位調(diào)整掛鉤。

3.鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化建議，持續(xù)改進(jìn)工作流程。

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整分工，須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常行政管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)明確，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本責(zé)任分工規(guī)定。

本規(guī)定旨在明確綜合辦公室內(nèi)部各崗位的職責(zé)范圍、工作流程和協(xié)作機(jī)制，促進(jìn)部門內(nèi)部專業(yè)化分工與協(xié)作，為學(xué)校整體運(yùn)營提供有力支持。各部門及全體員工應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，確保各項(xiàng)工作有序開展。

二、部門職責(zé)劃分

綜合辦公室主要承擔(dān)以下職責(zé)，具體分工如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.負(fù)責(zé)學(xué)校印章管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，確保用印規(guī)范。

*(1)印章保管：指定專人24小時(shí)妥善保管印章，建立嚴(yán)格的交接班制度，確保印章安全。保管人不得擅自離崗，如需臨時(shí)離開應(yīng)委托可信人員代為看管。

*(2)用印審批：建立規(guī)范的用印申請(qǐng)表，申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可用印。緊急情況需用印時(shí)，應(yīng)先口頭請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，事后補(bǔ)辦手續(xù)。

*(3)用印登記：每次用印后，必須在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、時(shí)間、事由、領(lǐng)用人及審批人，做到清晰可查。

*(4)印章維護(hù)：定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，保持印文清晰，如有磨損應(yīng)及時(shí)更換新印章。

2.管理學(xué)校文件檔案，建立檔案目錄，定期整理歸檔。

*(1)檔案分類：根據(jù)文件性質(zhì)和部門劃分，建立科學(xué)合理的檔案分類體系，如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類、教學(xué)類等。

*(2)檔案收集：各部門應(yīng)按時(shí)將需要?dú)w檔的文件交至辦公室，辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行初步審核。

*(3)檔案整理：對(duì)收集的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)排序、編號(hào)，并編寫檔案目錄，標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、日期、存放位置等信息。

*(4)檔案保管：將整理好的檔案存放在符合檔案保管要求的檔案室，做好防火、防潮、防盜、防蟲蛀等工作。

*(5)檔案借閱：建立檔案借閱制度，需借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，并按時(shí)歸還。

3.組織學(xué)校重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄并監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況。

*(1)會(huì)議籌備：根據(jù)學(xué)校安排，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員，并向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。

*(2)會(huì)議材料準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需材料，如報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)等，并分發(fā)給參會(huì)人員。

*(3)會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議過程中的發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人與完成時(shí)限。

*(4)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后印發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

*(5)決議執(zhí)行監(jiān)督：跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保決議得到有效落實(shí)。

（二）人事與后勤支持

1.協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人事招聘、員工考勤及績(jī)效考核工作。

*(1)人事招聘：根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定招聘計(jì)劃，發(fā)布招聘信息，篩選簡(jiǎn)歷，組織面試，辦理入職手續(xù)等。

*(2)員工考勤：建立并維護(hù)員工考勤制度，負(fù)責(zé)每日考勤記錄的統(tǒng)計(jì)、核對(duì)，每月編制考勤報(bào)表，并處理請(qǐng)假、加班等事宜。

*(3)績(jī)效考核：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定績(jī)效考核方案，收集、整理考核數(shù)據(jù)，組織考核評(píng)定，并將考核結(jié)果反饋給員工及相關(guān)部門。

2.負(fù)責(zé)辦公用品采購、固定資產(chǎn)登記及維護(hù)管理。

*(1)辦公用品采購：根據(jù)各部門需求，編制辦公用品采購計(jì)劃，進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、比價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商，并負(fù)責(zé)采購、驗(yàn)收、入庫等工作。

*(2)固定資產(chǎn)登記：建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)新增的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記、編號(hào)、標(biāo)簽制作，并定期進(jìn)行清查、盤點(diǎn)。

*(3)固定資產(chǎn)維護(hù)：建立固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)制度，及時(shí)處理固定資產(chǎn)的維修需求，延長(zhǎng)使用壽命。

3.安排學(xué)校日常接待工作，協(xié)調(diào)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)事務(wù)。

*(1)接待安排：負(fù)責(zé)學(xué)校日常接待工作，根據(jù)來訪人員的事由，安排相關(guān)部門人員接待，并做好訪客登記。

*(2)外部聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)學(xué)校與上級(jí)單位、兄弟單位、社會(huì)公眾的聯(lián)絡(luò)事務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。

*(3)內(nèi)部協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，促進(jìn)信息共享和協(xié)作。

（三）財(cái)務(wù)管理支持

1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷審核、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及預(yù)算編制工作。

*(1)報(bào)銷審核：根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)制度，審核各部門提交的報(bào)銷單據(jù)，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)、手續(xù)齊全。

*(2)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)：定期統(tǒng)計(jì)各部門的費(fèi)用支出情況，分析費(fèi)用構(gòu)成，并提出合理化建議。

*(3)預(yù)算編制：協(xié)助財(cái)務(wù)部門編制學(xué)校年度預(yù)算，收集各部門預(yù)算需求，進(jìn)行審核、平衡，形成學(xué)?？傮w預(yù)算方案。

2.監(jiān)督學(xué)校公共資源使用情況，確保賬目清晰。

*(1)公共資源使用監(jiān)督：定期檢查學(xué)校公共資源的使用情況，如辦公用品、固定資產(chǎn)等，確保資源得到合理利用。

*(2)賬目核對(duì)：定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目，確保賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決賬目差異問題。

3.定期整理財(cái)務(wù)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

*(1)財(cái)務(wù)報(bào)表編制：根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)，定期編制財(cái)務(wù)報(bào)表，如收入報(bào)表、支出報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表等。

*(2)數(shù)據(jù)分析：對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，揭示財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

*(3)報(bào)表報(bào)送：按時(shí)將財(cái)務(wù)報(bào)表報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。

三、具體崗位分工

綜合辦公室內(nèi)設(shè)多個(gè)崗位，各崗位職責(zé)如下：

（一）主任

1.全面負(fù)責(zé)辦公室日常管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

*(1)制定辦公室年度、季度、月度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。

*(2)召開辦公室內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作，協(xié)調(diào)問題，部署任務(wù)。

*(3)代表學(xué)校處理部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)及重要接待工作。

*(4)審核辦公室內(nèi)部各項(xiàng)費(fèi)用支出。

*(5)定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦公室工作情況。

2.制定辦公室工作計(jì)劃，監(jiān)督任務(wù)執(zhí)行情況。

*(1)根據(jù)學(xué)?？傮w工作部署，制定辦公室年度工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

*(2)每月召開辦公室內(nèi)部會(huì)議，檢查工作計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

*(3)對(duì)辦公室內(nèi)部人員進(jìn)行績(jī)效考核，并將考核結(jié)果作為崗位調(diào)整的依據(jù)。

3.代表學(xué)校處理部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)及重要接待工作。

*(1)負(fù)責(zé)接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓來訪。

*(2)負(fù)責(zé)與兄弟單位建立并維護(hù)良好的合作關(guān)系。

*(3)負(fù)責(zé)處理學(xué)校對(duì)外發(fā)布的新聞稿、公告等。

（二）副主任（1-2名）

1.協(xié)助主任完成管理工作，分管特定領(lǐng)域（如行政、人事等）。

*(1)協(xié)助主任制定辦公室工作計(jì)劃，并負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域工作的具體落實(shí)。

*(2)協(xié)助主任處理日常行政事務(wù)，如文件流轉(zhuǎn)、會(huì)議安排等。

*(3)分管人事工作，負(fù)責(zé)員工招聘、考勤、績(jī)效考核等。

2.接手主任臨時(shí)交辦的任務(wù)，確保工作銜接順暢。

*(1)主任外出時(shí)，負(fù)責(zé)代為處理辦公室日常工作。

*(2)主任休假時(shí)，負(fù)責(zé)代為審批辦公室內(nèi)部各項(xiàng)費(fèi)用支出。

*(3)及時(shí)了解主任交辦任務(wù)的進(jìn)展情況，并向主任匯報(bào)。

3.負(fù)責(zé)部門內(nèi)部人員培訓(xùn)及績(jī)效考核監(jiān)督。

*(1)制定辦公室內(nèi)部人員培訓(xùn)計(jì)劃，并組織實(shí)施。

*(2)組織實(shí)施辦公室內(nèi)部人員績(jī)效考核，并將考核結(jié)果反饋給員工本人及主任。

*(3)負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部人員的工作調(diào)配和崗位調(diào)整。

（三）行政專員

1.負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、用印申請(qǐng)及檔案管理。

*(1)負(fù)責(zé)學(xué)校文件的收發(fā)、登記、分辦、傳閱、催辦等工作。

*(2)負(fù)責(zé)用印申請(qǐng)的接收、審核、登記，并安排用印。

*(3)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作。

2.安排會(huì)議日程，準(zhǔn)備會(huì)議材料及記錄。

*(1)根據(jù)學(xué)校安排，安排各類會(huì)議的日程，并發(fā)出會(huì)議通知。

*(2)根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備會(huì)議材料，并分發(fā)給參會(huì)人員。

*(3)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并整理會(huì)議紀(jì)要。

3.協(xié)助處理部門內(nèi)部考勤及辦公用品申領(lǐng)。

*(1)負(fù)責(zé)每日考勤記錄的統(tǒng)計(jì)、核對(duì)，并編制考勤報(bào)表。

*(2)負(fù)責(zé)辦公用品的申領(lǐng)、采購、入庫、發(fā)放等工作。

*(3)協(xié)助處理部門內(nèi)部人員的請(qǐng)假、加班等事宜。

（四）人事專員

1.負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)辦理及檔案管理。

*(1)負(fù)責(zé)員工入職手續(xù)的辦理，包括合同簽訂、檔案轉(zhuǎn)移、社保辦理等。

*(2)負(fù)責(zé)員工離職手續(xù)的辦理，包括合同解除、檔案轉(zhuǎn)移、社保停繳等。

*(3)負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔等工作。

2.統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，協(xié)助績(jī)效考核材料整理。

*(1)負(fù)責(zé)每日考勤數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，并定期編制考勤報(bào)表。

*(2)協(xié)助績(jī)效考核部門收集、整理績(jī)效考核材料。

*(3)負(fù)責(zé)員工人事信息的維護(hù)和更新。

3.協(xié)調(diào)招聘需求，跟進(jìn)招聘流程進(jìn)度。

*(1)負(fù)責(zé)招聘需求的收集和整理，并向招聘部門提供相關(guān)信息。

*(2)負(fù)責(zé)招聘流程的跟進(jìn)，包括簡(jiǎn)歷篩選、面試安排、錄用通知等。

*(3)負(fù)責(zé)招聘數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。

（五）財(cái)務(wù)助理

1.審核報(bào)銷單據(jù)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成費(fèi)用報(bào)銷。

*(1)負(fù)責(zé)報(bào)銷單據(jù)的審核，包括真實(shí)性、合規(guī)性、手續(xù)齊全性等。

*(2)負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷的初步統(tǒng)計(jì)，并編制費(fèi)用報(bào)銷報(bào)表。

*(3)協(xié)助財(cái)務(wù)部門辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。

2.登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)物資情況。

*(1)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)臺(tái)賬的登記，包括新增、調(diào)撥、報(bào)廢等。

*(2)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)，并編制盤點(diǎn)報(bào)表。

*(3)協(xié)助財(cái)