學(xué)校綜合辦公室日常運行規(guī)范**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運轉(zhuǎn)的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、管理行政事務(wù)、保障學(xué)校高效運行。為確保綜合辦公室工作規(guī)范化、高效化，特制定本規(guī)范。

**二、崗位職責(zé)與分工**

綜合辦公室主要職責(zé)包括但不限于：文件管理、會議組織、后勤保障、信息傳達(dá)、固定資產(chǎn)管理、檔案管理等。具體分工如下：

（一）**主任**

1.負(fù)責(zé)綜合辦公室全面工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)；

2.制定辦公室工作計劃，監(jiān)督執(zhí)行情況；

3.參與學(xué)校重大決策，提供行政支持；

4.負(fù)責(zé)與上級單位及外部機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)絡(luò)。

（二）**副主任**

1.協(xié)助主任開展工作，分管特定領(lǐng)域（如文件管理、會議組織等）；

2.處理日常行政事務(wù)，確保工作有序進(jìn)行；

3.負(fù)責(zé)部門人員培訓(xùn)與管理。

（三）**文員**

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、歸檔；

2.協(xié)助組織會議，做好記錄與整理；

3.負(fù)責(zé)辦公用品采購與管理；

4.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

（四）**檔案管理員**

1.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、保管與利用；

2.建立檔案管理制度，確保檔案安全；

3.提供檔案查詢服務(wù)，配合相關(guān)部門工作。

**三、日常工作流程**

**（一）文件管理**

1.**收文處理**

(1)文件到達(dá)后，文員需及時登記，注明日期、來源、件數(shù)；

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門；

(3)重要文件需報主任審批后執(zhí)行。

2.**發(fā)文管理**

(1)起草文件需經(jīng)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范；

(2)文件打印后，需再次檢查無誤；

(3)發(fā)送前核對收件人，確保送達(dá)。

3.**檔案管理**

(1)定期對文件進(jìn)行分類、整理，編號存檔；

(2)每季度進(jìn)行一次檔案盤點，確保完整；

(3)超過保存期限的文件需按規(guī)定銷毀。

**（二）會議組織**

1.**會前準(zhǔn)備**

(1)提前確定會議時間、地點，通知參會人員；

(2)準(zhǔn)備會議議程、所需材料（如投影儀、紙筆等）；

(3)布置會場，確保設(shè)備正常運行。

2.**會中服務(wù)**

(1)協(xié)助主持人控制會議進(jìn)程；

(2)做好會議記錄，重點內(nèi)容需標(biāo)注；

(3)處理突發(fā)情況，如設(shè)備故障等。

3.**會后跟進(jìn)**

(1)整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員；

(2)跟進(jìn)決議執(zhí)行情況，及時匯報；

(3)清理會場，歸檔會議材料。

**（三）后勤保障**

1.**辦公用品管理**

(1)定期盤點庫存，確保常用物品充足；

(2)根據(jù)需求采購新物品，避免浪費；

(3)建立采購記錄，便于追蹤。

2.**固定資產(chǎn)管理**

(1)對學(xué)校固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，編號存檔；

(2)定期檢查設(shè)備狀況，及時報修；

(3)監(jiān)督資產(chǎn)使用情況，防止損壞。

3.**環(huán)境維護(hù)**

(1)保持辦公區(qū)域整潔，每日清掃；

(2)定期檢查空調(diào)、照明等設(shè)施，確保正常使用；

(3)協(xié)調(diào)保潔人員工作，提高效率。

**四、工作紀(jì)律與要求**

1.**遵守時間**：準(zhǔn)時上下班，不遲到早退，特殊情況需提前請假；

2.**保密原則**：不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息，文件處理需謹(jǐn)慎；

3.**服務(wù)意識**：對內(nèi)對外均需保持禮貌，高效響應(yīng)需求；

4.**協(xié)作精神**：部門間需密切配合，共同推進(jìn)工作；

5.**學(xué)習(xí)提升**：定期參加培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。

**五、附則**

本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，綜合辦公室可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。各部門需嚴(yán)格遵守，確保學(xué)校行政工作高效有序。

**三、日常工作流程（續(xù)）**

**（二）會議組織（續(xù)）**

1.**會前準(zhǔn)備（續(xù)）**

(1)**時間與地點確認(rèn)**

-提前一周擬定會議通知，明確會議主題、時間（精確到分鐘）、地點（包括具體房間號、設(shè)備需求如投影儀/視頻會議系統(tǒng)），并通過郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送給參會人員。

-若使用視頻會議，需提前測試系統(tǒng)（如Zoom、Teams等），確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、設(shè)備調(diào)試到位，并通知參會者會議鏈接及測試方式。

(2)**議程與材料準(zhǔn)備**

-主任或主持人根據(jù)會議目的擬定詳細(xì)議程，包括各環(huán)節(jié)時間分配、發(fā)言人名單及討論事項。

-提前3天將議程及相關(guān)材料（如報告、數(shù)據(jù)表格、演示文稿）發(fā)送給參會者，并提醒查閱要求。

-對需現(xiàn)場展示的材料，提前到會場測試設(shè)備兼容性（如PPT與投影儀的分辨率匹配）。

(3)**會場布置與物資準(zhǔn)備**

-依據(jù)參會人數(shù)確定桌椅擺放方式（如U型、課桌型），確保每位參會者有足夠空間及視野。

-準(zhǔn)備會議所需物資清單，包括：筆、紙、筆記本、姓名牌（若為重要會議）、瓶裝水、紙杯、指示牌（如“簽到區(qū)”“發(fā)言區(qū)”）。

-如需茶歇，提前確認(rèn)供應(yīng)商，明確飲品、點心種類及數(shù)量，并考慮過敏或特殊飲食需求（如素食）。

2.**會中服務(wù)（續(xù)）**

(1)**簽到與引導(dǎo)**

-設(shè)置簽到臺，文員負(fù)責(zé)核對參會人員身份，發(fā)放會議資料或名牌。

-對外部參會者，安排專人引導(dǎo)至?xí)龌驎h室。

(2)**記錄與協(xié)調(diào)**

-指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，重點記錄：決策事項、責(zé)任部門、完成時限。

-協(xié)助主持人控制會議節(jié)奏，對超時發(fā)言進(jìn)行提醒，確保按議程推進(jìn)。

-若出現(xiàn)技術(shù)故障（如投影儀不亮、麥克風(fēng)無聲音），立即聯(lián)系技術(shù)支持或備用設(shè)備。

(3)**突發(fā)情況應(yīng)對**

-備用方案：若因設(shè)備故障無法繼續(xù)會議，提前準(zhǔn)備紙質(zhì)議程，或切換至小型討論組繼續(xù)。

-記錄中斷內(nèi)容，會后補(bǔ)充說明。

3.**會后跟進(jìn)（續(xù)）**

(1)**會議紀(jì)要整理**

-會后2小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿，包含：會議時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人及截止日期。

-將紀(jì)要發(fā)送給參會者審閱，如需修改，根據(jù)反饋調(diào)整后最終定稿。

(2)**任務(wù)追蹤**

-將紀(jì)要中的行動項錄入任務(wù)管理工具（如Excel表格或內(nèi)部協(xié)作軟件），分配給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并設(shè)置提醒。

-每周匯總進(jìn)度，向主任匯報，逾期任務(wù)需分析原因并提出解決方案。

(3)**資料歸檔**

-將會議所有相關(guān)文件（議程、材料、紀(jì)要）按編號歸檔，電子版上傳至共享文件夾，紙質(zhì)版存入檔案柜。

**（三）后勤保障（續(xù)）**

1.**辦公用品管理（續(xù)）**

(1)**采購流程**

-建立辦公用品需求清單，每季度評估使用量（如打印紙預(yù)計消耗5000張/季度），按需采購。

-供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)：價格合理、配送及時、質(zhì)量可靠，可每半年進(jìn)行一次比價。

-采購審批：金額低于1000元由副主任審批，高于1000元需報主任同意。

(2)**庫存管理**

-設(shè)置最低庫存警戒線（如訂書釘?shù)陀?00盒需補(bǔ)貨），使用標(biāo)簽貼紙標(biāo)明入庫日期及保質(zhì)期（如墨盒）。

-定期拍攝庫存照片，便于追蹤消耗速度，避免積壓。

2.**固定資產(chǎn)管理（續(xù)）**

(1)**登記與標(biāo)簽**

-對新入賬資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)），使用條形碼或二維碼進(jìn)行唯一標(biāo)識，貼在設(shè)備表面。

-登記信息包括：編號、名稱、型號、購置日期、使用部門、負(fù)責(zé)人。

(2)**維護(hù)與報廢**

-每半年組織一次資產(chǎn)盤點，與賬面核對差異，如發(fā)現(xiàn)丟失需追查原因。

-設(shè)備使用年限參考標(biāo)準(zhǔn)：電腦5年、打印機(jī)3年，報廢時需填寫報廢申請單，經(jīng)部門審批后處理。

3.**環(huán)境維護(hù)（續(xù)）**

(1)**日常清潔**

-制定每日清潔計劃：早晨清潔桌面、擦拭電腦屏幕，下午吸塵、更換垃圾袋。

-周五深度清潔：整理文件柜、擦拭會議室白板。

(2)**設(shè)施報修**

-設(shè)置報修單模板，員工填寫后提交給文員匯總，按緊急程度派工。

-常見問題分類：網(wǎng)絡(luò)故障（聯(lián)系IT）、空調(diào)異常（聯(lián)系維修部）、桌椅損壞（聯(lián)系采購）。

**四、工作紀(jì)律與要求（續(xù)）**

1.**遵守時間（續(xù)）**

-工作時間：周一至周五9:00-18:00（午休12:00-13:00），請假需提前2小時通過釘釘或企業(yè)微信報備。

-臨時會議需提前1小時通知，避免打斷工作。

2.**保密原則（續(xù)）**

-禁止將工作電腦用于私人用途（如網(wǎng)購、社交媒體），定期清理聊天記錄。

-文件傳閱范圍需嚴(yán)格控制，敏感文件（如預(yù)算表）僅限授權(quán)人員接觸。

3.**服務(wù)意識（續(xù)）**

-對訪客：主動問好，介紹部門職能，必要時協(xié)助指引方向。

-處理投訴時，先傾聽、記錄，再提出解決方案，不推諉責(zé)任。

4.**協(xié)作精神（續(xù)）**

-跨部門合作時，通過共享文檔（如騰訊文檔）實時同步進(jìn)展。

-重大事項需召開協(xié)調(diào)會，確保信息透明。

5.**學(xué)習(xí)提升（續(xù)）**

-每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)（如檔案管理規(guī)范），鼓勵員工考取相關(guān)證書（如辦公軟件高級認(rèn)證）。

-定期分享優(yōu)秀案例，如某部門通過流程優(yōu)化提升效率20%。

**五、附則（續(xù)）**

本規(guī)范適用于綜合辦公室全體員工，解釋權(quán)歸辦公室主任所有。每年12月31日前修訂一次，重大調(diào)整需經(jīng)全體會議討論通過。各部門需將本規(guī)范張貼在公告欄，并要求員工簽署知曉書。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運轉(zhuǎn)的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、管理行政事務(wù)、保障學(xué)校高效運行。為確保綜合辦公室工作規(guī)范化、高效化，特制定本規(guī)范。

**二、崗位職責(zé)與分工**

綜合辦公室主要職責(zé)包括但不限于：文件管理、會議組織、后勤保障、信息傳達(dá)、固定資產(chǎn)管理、檔案管理等。具體分工如下：

（一）**主任**

1.負(fù)責(zé)綜合辦公室全面工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)；

2.制定辦公室工作計劃，監(jiān)督執(zhí)行情況；

3.參與學(xué)校重大決策，提供行政支持；

4.負(fù)責(zé)與上級單位及外部機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)絡(luò)。

（二）**副主任**

1.協(xié)助主任開展工作，分管特定領(lǐng)域（如文件管理、會議組織等）；

2.處理日常行政事務(wù)，確保工作有序進(jìn)行；

3.負(fù)責(zé)部門人員培訓(xùn)與管理。

（三）**文員**

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、歸檔；

2.協(xié)助組織會議，做好記錄與整理；

3.負(fù)責(zé)辦公用品采購與管理；

4.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

（四）**檔案管理員**

1.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、保管與利用；

2.建立檔案管理制度，確保檔案安全；

3.提供檔案查詢服務(wù)，配合相關(guān)部門工作。

**三、日常工作流程**

**（一）文件管理**

1.**收文處理**

(1)文件到達(dá)后，文員需及時登記，注明日期、來源、件數(shù)；

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門；

(3)重要文件需報主任審批后執(zhí)行。

2.**發(fā)文管理**

(1)起草文件需經(jīng)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范；

(2)文件打印后，需再次檢查無誤；

(3)發(fā)送前核對收件人，確保送達(dá)。

3.**檔案管理**

(1)定期對文件進(jìn)行分類、整理，編號存檔；

(2)每季度進(jìn)行一次檔案盤點，確保完整；

(3)超過保存期限的文件需按規(guī)定銷毀。

**（二）會議組織**

1.**會前準(zhǔn)備**

(1)提前確定會議時間、地點，通知參會人員；

(2)準(zhǔn)備會議議程、所需材料（如投影儀、紙筆等）；

(3)布置會場，確保設(shè)備正常運行。

2.**會中服務(wù)**

(1)協(xié)助主持人控制會議進(jìn)程；

(2)做好會議記錄，重點內(nèi)容需標(biāo)注；

(3)處理突發(fā)情況，如設(shè)備故障等。

3.**會后跟進(jìn)**

(1)整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員；

(2)跟進(jìn)決議執(zhí)行情況，及時匯報；

(3)清理會場，歸檔會議材料。

**（三）后勤保障**

1.**辦公用品管理**

(1)定期盤點庫存，確保常用物品充足；

(2)根據(jù)需求采購新物品，避免浪費；

(3)建立采購記錄，便于追蹤。

2.**固定資產(chǎn)管理**

(1)對學(xué)校固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，編號存檔；

(2)定期檢查設(shè)備狀況，及時報修；

(3)監(jiān)督資產(chǎn)使用情況，防止損壞。

3.**環(huán)境維護(hù)**

(1)保持辦公區(qū)域整潔，每日清掃；

(2)定期檢查空調(diào)、照明等設(shè)施，確保正常使用；

(3)協(xié)調(diào)保潔人員工作，提高效率。

**四、工作紀(jì)律與要求**

1.**遵守時間**：準(zhǔn)時上下班，不遲到早退，特殊情況需提前請假；

2.**保密原則**：不得泄露學(xué)校內(nèi)部信息，文件處理需謹(jǐn)慎；

3.**服務(wù)意識**：對內(nèi)對外均需保持禮貌，高效響應(yīng)需求；

4.**協(xié)作精神**：部門間需密切配合，共同推進(jìn)工作；

5.**學(xué)習(xí)提升**：定期參加培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。

**五、附則**

本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，綜合辦公室可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。各部門需嚴(yán)格遵守，確保學(xué)校行政工作高效有序。

**三、日常工作流程（續(xù)）**

**（二）會議組織（續(xù)）**

1.**會前準(zhǔn)備（續(xù)）**

(1)**時間與地點確認(rèn)**

-提前一周擬定會議通知，明確會議主題、時間（精確到分鐘）、地點（包括具體房間號、設(shè)備需求如投影儀/視頻會議系統(tǒng)），并通過郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送給參會人員。

-若使用視頻會議，需提前測試系統(tǒng)（如Zoom、Teams等），確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、設(shè)備調(diào)試到位，并通知參會者會議鏈接及測試方式。

(2)**議程與材料準(zhǔn)備**

-主任或主持人根據(jù)會議目的擬定詳細(xì)議程，包括各環(huán)節(jié)時間分配、發(fā)言人名單及討論事項。

-提前3天將議程及相關(guān)材料（如報告、數(shù)據(jù)表格、演示文稿）發(fā)送給參會者，并提醒查閱要求。

-對需現(xiàn)場展示的材料，提前到會場測試設(shè)備兼容性（如PPT與投影儀的分辨率匹配）。

(3)**會場布置與物資準(zhǔn)備**

-依據(jù)參會人數(shù)確定桌椅擺放方式（如U型、課桌型），確保每位參會者有足夠空間及視野。

-準(zhǔn)備會議所需物資清單，包括：筆、紙、筆記本、姓名牌（若為重要會議）、瓶裝水、紙杯、指示牌（如“簽到區(qū)”“發(fā)言區(qū)”）。

-如需茶歇，提前確認(rèn)供應(yīng)商，明確飲品、點心種類及數(shù)量，并考慮過敏或特殊飲食需求（如素食）。

2.**會中服務(wù)（續(xù)）**

(1)**簽到與引導(dǎo)**

-設(shè)置簽到臺，文員負(fù)責(zé)核對參會人員身份，發(fā)放會議資料或名牌。

-對外部參會者，安排專人引導(dǎo)至?xí)龌驎h室。

(2)**記錄與協(xié)調(diào)**

-指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，重點記錄：決策事項、責(zé)任部門、完成時限。

-協(xié)助主持人控制會議節(jié)奏，對超時發(fā)言進(jìn)行提醒，確保按議程推進(jìn)。

-若出現(xiàn)技術(shù)故障（如投影儀不亮、麥克風(fēng)無聲音），立即聯(lián)系技術(shù)支持或備用設(shè)備。

(3)**突發(fā)情況應(yīng)對**

-備用方案：若因設(shè)備故障無法繼續(xù)會議，提前準(zhǔn)備紙質(zhì)議程，或切換至小型討論組繼續(xù)。

-記錄中斷內(nèi)容，會后補(bǔ)充說明。

3.**會后跟進(jìn)（續(xù)）**

(1)**會議紀(jì)要整理**

-會后2小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿，包含：會議時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人及截止日期。

-將紀(jì)要發(fā)送給參會者審閱，如需修改，根據(jù)反饋調(diào)整后最終定稿。

(2)**任務(wù)追蹤**

-將紀(jì)要中的行動項錄入任務(wù)管理工具（如Excel表格或內(nèi)部協(xié)作軟件），分配給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并設(shè)置提醒。

-每周匯總進(jìn)度，向主任匯報，逾期任務(wù)需分析原因并提出解決方案。

(3)**資料歸檔**

-將會議所有相關(guān)文件（議程、材料、紀(jì)要）按編號歸檔，電子版上傳至共享文件夾，紙質(zhì)版存入檔案柜。

**（三）后勤保障（續(xù)）**

1.**辦公用品管理（續(xù)）**

(1)**采購流程**

-建立辦公用品需求清單，每季度評估使用量（如打印紙預(yù)計消耗5000張/季度），按需采購。

-供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)：價格合理、配送及時、質(zhì)量可靠，可每半年進(jìn)行一次比價。

-采購審批：金額低于1000元由副主任審批，高于1000元需報主任同意。

(2)**庫存管理**

-設(shè)置最低庫存警戒線（如訂書釘?shù)陀?00盒需補(bǔ)貨），使用標(biāo)簽貼紙標(biāo)明入庫日期及保質(zhì)期（如墨盒）。

-定期拍攝庫存照片，便于追蹤消耗速度，避免積壓。

2.**固定資產(chǎn)管理（續(xù)）**

(1)**登記與標(biāo)簽**

-對新入賬資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)），使用條形碼或二維碼進(jìn)行唯一標(biāo)識，貼在設(shè)備表面。

-登記信息包括：編號、名稱、型號、購置日期、使用部門、負(fù)責(zé)人。

(2)**維護(hù)與報廢**

-每半年組織一次資產(chǎn)盤點，與賬面核對差異，如發(fā)現(xiàn)丟失需追查原因。

-設(shè)備使用年限參考標(biāo)準(zhǔn)：