學(xué)校綜合辦公室工作規(guī)程制定方案一、概述

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運行。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本工作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、加強內(nèi)部協(xié)作，提升服務(wù)質(zhì)量。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名，下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能小組。

2.各小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本組工作安排與監(jiān)督，確保任務(wù)按時完成。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)負(fù)責(zé)文件起草、審核、印發(fā)及歸檔管理；

(2)組織協(xié)調(diào)學(xué)校各類會議，做好會議記錄及紀(jì)要整理；

(3)處理上級來文及學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)。

2.**行政組**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校行政事務(wù)管理，包括人事、考勤、印章使用等；

(2)協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門事務(wù)；

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校資產(chǎn)登記與調(diào)配。

3.**后勤組**

(1)負(fù)責(zé)辦公環(huán)境維護、設(shè)備采購與維修；

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等后勤服務(wù)；

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校大型活動保障及物資管理。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.**文件收發(fā)**

(1)接收文件后，登記文件名稱、來源、日期等信息；

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分派至相關(guān)組別或部門；

(3)重要文件需經(jīng)主任審核后處理。

2.**文件起草與審核**

(1)文秘組根據(jù)需求起草文件；

(2)審核流程：起草人→組內(nèi)復(fù)核→分管副主任→主任；

(3)審核通過后正式印發(fā)。

3.**文件歸檔**

(1)按年度及類別整理文件；

(2)電子文件備份至指定存儲系統(tǒng)；

(3)紙質(zhì)文件存放于檔案柜，便于查閱。

（二）會議管理流程

1.**會議籌備**

(1)確定會議主題、時間及參會人員；

(2)發(fā)送會議通知，明確議題及要求；

(3)準(zhǔn)備會議材料，如報告、表格等。

2.**會議執(zhí)行**

(1)文秘組負(fù)責(zé)會場布置及設(shè)備調(diào)試；

(2)專人記錄會議內(nèi)容，重點事項需形成決議；

(3)會后及時整理會議紀(jì)要并分發(fā)給參會人員。

3.**會議跟進**

(1)跟蹤決議事項的落實情況；

(2)定期反饋進展，確保問題解決。

（三）行政事務(wù)管理流程

1.**人事管理**

(1)負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)辦理；

(2)定期組織人事信息更新及核對；

(3)協(xié)調(diào)薪酬、福利等事務(wù)。

2.**印章管理**

(1)印章使用需填寫申請單，經(jīng)主任批準(zhǔn)；

(2)蓋章后及時登記使用時間、事由及經(jīng)手人；

(3)嚴(yán)禁私自刻用或轉(zhuǎn)借印章。

3.**考勤管理**

(1)每日統(tǒng)計員工出勤情況；

(2)逾期未到崗需提交請假申請并說明原因；

(3)月度匯總考勤數(shù)據(jù)，報財務(wù)組核對。

（四）后勤保障流程

1.**物資采購**

(1)列出采購需求清單，經(jīng)審批后執(zhí)行；

(2)選擇合格供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量；

(3)到貨后進行驗收并登記入庫。

2.**設(shè)備維護**

(1)定期檢查辦公設(shè)備，如打印機、電腦等；

(2)發(fā)現(xiàn)故障及時報修，并跟蹤維修進度；

(3)建立設(shè)備維護記錄，便于管理。

3.**活動保障**

(1)提前規(guī)劃大型活動所需物資及人員；

(2)協(xié)調(diào)場地布置、物資運輸?shù)仁乱耍?/p>

(3)活動結(jié)束后清理現(xiàn)場，總結(jié)經(jīng)驗。

四、監(jiān)督與改進

（一）定期檢查

1.每月召開工作例會，總結(jié)上月工作，部署下月任務(wù)；

2.主任不定期抽查各小組工作進展，確保流程執(zhí)行到位。

（二）反饋與優(yōu)化

1.建立內(nèi)部反饋機制，鼓勵員工提出改進建議；

2.根據(jù)實際運行情況，每年修訂工作規(guī)程1-2次，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求。

五、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門需嚴(yán)格遵守，如有疑問及時溝通。

一、概述

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運行。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本工作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、加強內(nèi)部協(xié)作，提升服務(wù)質(zhì)量。規(guī)程的制定基于學(xué)校管理的實際需求，力求科學(xué)、合理、可操作，以促進學(xué)校整體運營效率的提升。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名（根據(jù)學(xué)校規(guī)模設(shè)定，通常為2-3名），下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能小組。各小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本組工作安排與監(jiān)督，確保任務(wù)按時完成，并向主任匯報工作進展。

2.各小組內(nèi)部可進一步細(xì)化分工，例如文秘組可設(shè)專職文員、會務(wù)專員等；行政組可設(shè)人事專員、檔案管理員等；后勤組可設(shè)物資管理員、維修工等。通過明確分工，確保每項工作都有專人負(fù)責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的效率低下。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)**文件起草、審核、印發(fā)及歸檔管理**

-起草：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或部門需求，撰寫各類公文，如通知、報告、函件等。起草時需注意格式規(guī)范、語言準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。

-審核：文件初稿完成后，需經(jīng)過組內(nèi)復(fù)核、分管副主任審核、主任最終審核，確保文件質(zhì)量。

-印發(fā)：審核通過后，在規(guī)定時間內(nèi)打印、蓋章并分發(fā)給相關(guān)人員和部門。

-歸檔：按年度及類別整理文件，電子文件備份至指定存儲系統(tǒng)，紙質(zhì)文件存放于檔案柜，并建立索引便于查閱。

(2)**組織協(xié)調(diào)學(xué)校各類會議**

-提前規(guī)劃：根據(jù)會議主題和參會人員，確定會議時間、地點、議程，并制定會議通知。

-會前準(zhǔn)備：布置會場、調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響）、準(zhǔn)備會議材料（如報告、表格）。

-會議記錄：指派專人記錄會議內(nèi)容，重點事項需形成決議并明確責(zé)任人與完成時限。

-會后整理：及時整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員，并跟蹤決議事項的落實情況。

(3)**處理上級來文及學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)**

-接收與登記：接收上級文件后，登記文件名稱、來源、日期等信息，并根據(jù)內(nèi)容分派至相關(guān)組別或部門。

-著手處理：對于需要學(xué)?；貜?fù)的文件，需及時研究并形成回復(fù)意見。

-對外聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)與上級單位、兄弟學(xué)校、合作機構(gòu)的日常溝通，維護良好關(guān)系。

2.**行政組**

(1)**負(fù)責(zé)學(xué)校行政事務(wù)管理**

-人事管理：辦理員工入職、離職手續(xù)，定期組織人事信息更新及核對，協(xié)調(diào)薪酬、福利等事務(wù)。

-考勤管理：每日統(tǒng)計員工出勤情況，逾期未到崗需提交請假申請并說明原因，月度匯總考勤數(shù)據(jù)，報財務(wù)組核對。

-印章管理：建立印章使用申請制度，使用需填寫申請單，經(jīng)主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。蓋章后及時登記使用時間、事由及經(jīng)手人，嚴(yán)禁私自刻用或轉(zhuǎn)借印章。

(2)**協(xié)調(diào)各部門工作**

-跨部門事務(wù)：對于涉及多個部門的事務(wù)，需牽頭組織協(xié)調(diào)會議，明確責(zé)任分工，確保任務(wù)推進。

-爭議解決：處理部門間因工作協(xié)調(diào)產(chǎn)生的爭議，提出解決方案并監(jiān)督落實。

-信息共享：確保各部門間信息暢通，避免因信息不對稱導(dǎo)致的工作延誤。

(3)**負(fù)責(zé)學(xué)校資產(chǎn)登記與調(diào)配**

-資產(chǎn)登記：建立學(xué)校資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄每件資產(chǎn)的名稱、型號、購置日期、使用部門等信息。

-資產(chǎn)調(diào)配：根據(jù)學(xué)校需求，協(xié)調(diào)各部門間的資產(chǎn)調(diào)配，確保資源合理利用。

-資產(chǎn)報廢：對于達到使用年限或損壞無法修復(fù)的資產(chǎn)，需按規(guī)定程序辦理報廢手續(xù)。

3.**后勤組**

(1)**負(fù)責(zé)辦公環(huán)境維護、設(shè)備采購與維修**

-環(huán)境維護：定期檢查辦公區(qū)域的衛(wèi)生、安全，及時處理報修需求，確保辦公環(huán)境舒適。

-設(shè)備采購：根據(jù)學(xué)校需求，制定采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量。到貨后進行驗收并登記入庫。

-設(shè)備維修：建立設(shè)備維護記錄，定期檢查辦公設(shè)備（如打印機、電腦等），發(fā)現(xiàn)故障及時報修并跟蹤維修進度。

(2)**協(xié)調(diào)食堂、宿舍等后勤服務(wù)**

-食堂管理：定期收集師生對食堂的意見建議，協(xié)調(diào)食堂改進服務(wù)質(zhì)量和菜品種類。

-宿舍管理：檢查宿舍衛(wèi)生、安全，協(xié)調(diào)宿舍維修需求，確保住宿環(huán)境良好。

-其他服務(wù)：負(fù)責(zé)學(xué)校大型活動保障及物資管理，如場地布置、物資運輸?shù)取?/p>

(3)**負(fù)責(zé)學(xué)校大型活動保障及物資管理**

-活動保障：提前規(guī)劃大型活動所需物資及人員，協(xié)調(diào)場地布置、物資運輸?shù)仁乱耍_?；顒禹樌M行。

-物資管理：建立物資出入庫管理制度，定期盤點庫存，避免物資浪費或丟失。

-清理總結(jié)：活動結(jié)束后清理現(xiàn)場，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)活動保障流程。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.**文件收發(fā)**

(1)**接收文件**：

-專人負(fù)責(zé)每日接收文件，登記文件名稱、來源、日期、密級等信息，并粘貼收文登記表。

-對于涉密文件，需采取特殊保管措施，如雙人雙鎖保管。

(2)**分派文件**：

-根據(jù)文件內(nèi)容，分派至相關(guān)組別或部門，并填寫文件分辦單。

-重要文件需經(jīng)主任審核后分辦，確保處理得當(dāng)。

(3)**催辦與反饋**：

-對于限時文件，需設(shè)置提醒機制，到期未處理需及時催辦。

-處理結(jié)果需反饋至收文登記表，便于追蹤文件流轉(zhuǎn)情況。

2.**文件起草與審核**

(1)**起草要求**：

-文件需符合格式規(guī)范，如標(biāo)題居中、正文分條目、落款右對齊等。

-語言需準(zhǔn)確、簡潔、流暢，避免錯別字和語法錯誤。

-內(nèi)容需完整，包括背景、目的、措施、結(jié)果等要素。

(2)**審核流程**：

-起草人自審→組內(nèi)復(fù)核→分管副主任審核→主任最終審核。

-每一環(huán)節(jié)需簽字確認(rèn)，確保文件質(zhì)量。

(3)**修改與定稿**：

-審核過程中提出的問題需及時修改，直至主任簽字確認(rèn)。

-修改后的文件需重新編號并登記。

3.**文件歸檔**

(1)**分類整理**：

-按年度及類別整理文件，如會議文件、行政文件、財務(wù)文件等。

-每類文件內(nèi)部可進一步按時間順序排列。

(2)**電子備份**：

-將電子文件備份至指定存儲系統(tǒng)，并設(shè)置定期自動備份。

-備份文件需標(biāo)注備份日期，便于找回。

(3)**紙質(zhì)歸檔**：

-紙質(zhì)文件存放于檔案柜，標(biāo)簽清晰，便于查閱。

-建立檔案索引，包括文件名稱、編號、存放位置等信息。

（二）會議管理流程

1.**會議籌備**

(1)**確定會議需求**：

-根據(jù)工作需要，確定會議主題、目的、參會人員，并制定會議方案。

-會議方案需經(jīng)主任審批后執(zhí)行。

(2)**發(fā)送會議通知**：

-提前3-5日發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、注意事項等。

-對于重要會議，需電話確認(rèn)參會人員是否收到通知。

(3)**準(zhǔn)備會議材料**：

-根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)材料，如報告、表格、演示文稿等。

-材料需提前審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。

2.**會議執(zhí)行**

(1)**會場布置**：

-根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，布置會場，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備茶水等。

-會議開始前1小時，需再次檢查會場情況。

(2)**會議記錄**：

-指派專人記錄會議內(nèi)容，重點記錄決策事項、責(zé)任人、完成時限等。

-對于重要發(fā)言，需逐字記錄或錄音（需提前說明）。

(3)**會議控制**：

-主持人需控制會議節(jié)奏，確保會議按議程進行。

-對于跑題或無關(guān)討論，需適時引導(dǎo)回主題。

3.**會議跟進**

(1)**整理會議紀(jì)要**：

-會后1-2日內(nèi)整理會議紀(jì)要，包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、討論情況、決議事項、責(zé)任人、完成時限等。

-會議紀(jì)要需經(jīng)主任審核后分發(fā)給參會人員。

(2)**跟蹤落實情況**：

-對于決議事項，需指定專人跟蹤落實情況，并定期匯報進展。

-對于未按時完成的事項，需分析原因并采取補救措施。

(3)**總結(jié)與改進**：

-定期總結(jié)會議管理經(jīng)驗，優(yōu)化會議流程，提高會議效率。

（三）行政事務(wù)管理流程

1.**人事管理**

(1)**入職手續(xù)辦理**：

-收集員工入職所需材料，如身份證、學(xué)歷證明、勞動合同等。

-審核材料齊全后，簽訂勞動合同，辦理入職登記。

-新員工需參加入職培訓(xùn)，了解學(xué)校規(guī)章制度。

(2)**離職手續(xù)辦理**：

-員工提出離職申請后，需填寫離職登記表，并說明離職原因。

-辦理工作交接，清點辦公設(shè)備及文件。

-結(jié)算工資，辦理社保、公積金等手續(xù)。

(3)**人事信息管理**：

-定期更新員工人事信息，如聯(lián)系方式、家庭住址、婚姻狀況等。

-人事信息需嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

(4)**薪酬福利管理**：

-根據(jù)學(xué)校規(guī)定，核算員工薪酬，并按時發(fā)放。

-協(xié)調(diào)福利發(fā)放事宜，如節(jié)日禮品、體檢安排等。

2.**考勤管理**

(1)**每日考勤統(tǒng)計**：

-專人每日統(tǒng)計員工出勤情況，包括遲到、早退、請假、曠工等。

-考勤數(shù)據(jù)需及時更新至考勤系統(tǒng)或表格。

(2)**請假管理**：

-員工請假需填寫請假申請單，并說明請假事由、時間。

-請假需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并報行政組備案。

-逾期未到崗需補交請假申請，否則按曠工處理。

(3)**考勤匯總與核對**：

-每月匯總考勤數(shù)據(jù)，報財務(wù)組核對薪酬。

-對于異常考勤情況，需及時調(diào)查并處理。

3.**印章管理**

(1)**印章使用申請**：

-印章使用需填寫申請單，并說明使用事由、文件名稱。

-申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報主任批準(zhǔn)。

(2)**印章保管**：

-印章由專人保管，不得擅自轉(zhuǎn)交他人。

-印章使用需在監(jiān)督下進行，避免誤用或濫用。

(3)**印章使用登記**：

-每次使用印章后，需在登記簿上記錄使用時間、事由、經(jīng)手人等信息。

-登記簿需妥善保管，便于查詢。

（四）后勤保障流程

1.**物資采購**

(1)**采購需求提出**：

-各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請單，并說明采購物資的名稱、數(shù)量、用途等。

-采購申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并報行政組審核。

(2)**采購計劃制定**：

-行政組根據(jù)采購申請單，制定采購計劃，包括采購時間、供應(yīng)商選擇、預(yù)算控制等。

-采購計劃需經(jīng)主任審批后執(zhí)行。

(3)**采購實施與驗收**：

-根據(jù)采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，并簽訂采購合同。

-物資到貨后，需進行驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量，并填寫驗收單。

-驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并更新庫存臺賬。

2.**設(shè)備維護**

(1)**日常檢查**：

-定期檢查辦公設(shè)備，如打印機、電腦、空調(diào)等，確保設(shè)備正常運行。

-發(fā)現(xiàn)故障及時報修，并填寫報修單。

(2)**維修處理**：

-設(shè)備維修需指定專人負(fù)責(zé)，并跟蹤維修進度。

-維修完成后，需進行測試，確保設(shè)備恢復(fù)正常。

-維修費用需按學(xué)校規(guī)定報銷。

(3)**維護記錄**：

-建立設(shè)備維護記錄，包括設(shè)備名稱、型號、購置日期、使用部門、維修時間、維修內(nèi)容等。

-維護記錄需定期整理，便于設(shè)備管理。

3.**活動保障**

(1)**活動前準(zhǔn)備**：

-提前規(guī)劃大型活動所需物資及人員，如場地布置、物資運輸、人員安排等。

-制定活動保障方案，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人及應(yīng)急措施。

(2)**活動現(xiàn)場保障**：

-協(xié)調(diào)場地布置、物資運輸?shù)仁乱?，確?；顒禹樌M行。

-安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序維護、安全保障等。

(3)**活動后清理**：

-活動結(jié)束后，及時清理現(xiàn)場，回收物資，并做好清潔工作。

-總結(jié)活動保障經(jīng)驗，優(yōu)化后續(xù)活動流程。

四、監(jiān)督與改進

（一）定期檢查

1.**月度工作例會**：

-每月召開工作例會，總結(jié)上月工作，部署下月任務(wù)。

-各小組負(fù)責(zé)人匯報工作進展，并提出需協(xié)調(diào)解決的問題。

-主任進行點評，并提出改進意見。

2.**不定期抽查**：

-主任不定期抽查各小組工作進展，確保流程執(zhí)行到位。

-抽查內(nèi)容包括文件管理、會議執(zhí)行、物資采購等。

-抽查結(jié)果需記錄在案，并作為績效考核依據(jù)。

（二）反饋與優(yōu)化

1.**內(nèi)部反饋機制**：

-建立內(nèi)部反饋渠道，鼓勵員工提出改進建議。

-定期收集員工意見，并進行分析整理。

2.**流程優(yōu)化**：

-根據(jù)實際運行情況，每年修訂工作規(guī)程1-2次，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求。

-優(yōu)化后的流程需經(jīng)全體員工學(xué)習(xí)，確保執(zhí)行到位。

五、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門需嚴(yán)格遵守，如有疑問及時溝通。對于規(guī)程執(zhí)行過程中的特殊情況，需經(jīng)主任批準(zhǔn)后處理。通過嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)程，綜合辦公室將進一步提高工作效率，為學(xué)校發(fā)展提供有力保障。

一、概述

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運行。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本工作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、加強內(nèi)部協(xié)作，提升服務(wù)質(zhì)量。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名，下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能小組。

2.各小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本組工作安排與監(jiān)督，確保任務(wù)按時完成。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)負(fù)責(zé)文件起草、審核、印發(fā)及歸檔管理；

(2)組織協(xié)調(diào)學(xué)校各類會議，做好會議記錄及紀(jì)要整理；

(3)處理上級來文及學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)。

2.**行政組**

(1)負(fù)責(zé)學(xué)校行政事務(wù)管理，包括人事、考勤、印章使用等；

(2)協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門事務(wù)；

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校資產(chǎn)登記與調(diào)配。

3.**后勤組**

(1)負(fù)責(zé)辦公環(huán)境維護、設(shè)備采購與維修；

(2)協(xié)調(diào)食堂、宿舍等后勤服務(wù)；

(3)負(fù)責(zé)學(xué)校大型活動保障及物資管理。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.**文件收發(fā)**

(1)接收文件后，登記文件名稱、來源、日期等信息；

(2)根據(jù)文件內(nèi)容分派至相關(guān)組別或部門；

(3)重要文件需經(jīng)主任審核后處理。

2.**文件起草與審核**

(1)文秘組根據(jù)需求起草文件；

(2)審核流程：起草人→組內(nèi)復(fù)核→分管副主任→主任；

(3)審核通過后正式印發(fā)。

3.**文件歸檔**

(1)按年度及類別整理文件；

(2)電子文件備份至指定存儲系統(tǒng)；

(3)紙質(zhì)文件存放于檔案柜，便于查閱。

（二）會議管理流程

1.**會議籌備**

(1)確定會議主題、時間及參會人員；

(2)發(fā)送會議通知，明確議題及要求；

(3)準(zhǔn)備會議材料，如報告、表格等。

2.**會議執(zhí)行**

(1)文秘組負(fù)責(zé)會場布置及設(shè)備調(diào)試；

(2)專人記錄會議內(nèi)容，重點事項需形成決議；

(3)會后及時整理會議紀(jì)要并分發(fā)給參會人員。

3.**會議跟進**

(1)跟蹤決議事項的落實情況；

(2)定期反饋進展，確保問題解決。

（三）行政事務(wù)管理流程

1.**人事管理**

(1)負(fù)責(zé)員工入職、離職手續(xù)辦理；

(2)定期組織人事信息更新及核對；

(3)協(xié)調(diào)薪酬、福利等事務(wù)。

2.**印章管理**

(1)印章使用需填寫申請單，經(jīng)主任批準(zhǔn)；

(2)蓋章后及時登記使用時間、事由及經(jīng)手人；

(3)嚴(yán)禁私自刻用或轉(zhuǎn)借印章。

3.**考勤管理**

(1)每日統(tǒng)計員工出勤情況；

(2)逾期未到崗需提交請假申請并說明原因；

(3)月度匯總考勤數(shù)據(jù)，報財務(wù)組核對。

（四）后勤保障流程

1.**物資采購**

(1)列出采購需求清單，經(jīng)審批后執(zhí)行；

(2)選擇合格供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量；

(3)到貨后進行驗收并登記入庫。

2.**設(shè)備維護**

(1)定期檢查辦公設(shè)備，如打印機、電腦等；

(2)發(fā)現(xiàn)故障及時報修，并跟蹤維修進度；

(3)建立設(shè)備維護記錄，便于管理。

3.**活動保障**

(1)提前規(guī)劃大型活動所需物資及人員；

(2)協(xié)調(diào)場地布置、物資運輸?shù)仁乱耍?/p>

(3)活動結(jié)束后清理現(xiàn)場，總結(jié)經(jīng)驗。

四、監(jiān)督與改進

（一）定期檢查

1.每月召開工作例會，總結(jié)上月工作，部署下月任務(wù)；

2.主任不定期抽查各小組工作進展，確保流程執(zhí)行到位。

（二）反饋與優(yōu)化

1.建立內(nèi)部反饋機制，鼓勵員工提出改進建議；

2.根據(jù)實際運行情況，每年修訂工作規(guī)程1-2次，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求。

五、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門需嚴(yán)格遵守，如有疑問及時溝通。

一、概述

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常管理的中樞部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、保障學(xué)校正常運行。為規(guī)范綜合辦公室工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本工作規(guī)程。本規(guī)程旨在明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、加強內(nèi)部協(xié)作，提升服務(wù)質(zhì)量。規(guī)程的制定基于學(xué)校管理的實際需求，力求科學(xué)、合理、可操作，以促進學(xué)校整體運營效率的提升。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）組織架構(gòu)

1.綜合辦公室設(shè)主任1名，副主任若干名（根據(jù)學(xué)校規(guī)模設(shè)定，通常為2-3名），下設(shè)文秘組、行政組、后勤組等職能小組。各小組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本組工作安排與監(jiān)督，確保任務(wù)按時完成，并向主任匯報工作進展。

2.各小組內(nèi)部可進一步細(xì)化分工，例如文秘組可設(shè)專職文員、會務(wù)專員等；行政組可設(shè)人事專員、檔案管理員等；后勤組可設(shè)物資管理員、維修工等。通過明確分工，確保每項工作都有專人負(fù)責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的效率低下。

（二）職責(zé)分工

1.**文秘組**

(1)**文件起草、審核、印發(fā)及歸檔管理**

-起草：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或部門需求，撰寫各類公文，如通知、報告、函件等。起草時需注意格式規(guī)范、語言準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。

-審核：文件初稿完成后，需經(jīng)過組內(nèi)復(fù)核、分管副主任審核、主任最終審核，確保文件質(zhì)量。

-印發(fā)：審核通過后，在規(guī)定時間內(nèi)打印、蓋章并分發(fā)給相關(guān)人員和部門。

-歸檔：按年度及類別整理文件，電子文件備份至指定存儲系統(tǒng)，紙質(zhì)文件存放于檔案柜，并建立索引便于查閱。

(2)**組織協(xié)調(diào)學(xué)校各類會議**

-提前規(guī)劃：根據(jù)會議主題和參會人員，確定會議時間、地點、議程，并制定會議通知。

-會前準(zhǔn)備：布置會場、調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響）、準(zhǔn)備會議材料（如報告、表格）。

-會議記錄：指派專人記錄會議內(nèi)容，重點事項需形成決議并明確責(zé)任人與完成時限。

-會后整理：及時整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員，并跟蹤決議事項的落實情況。

(3)**處理上級來文及學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)**

-接收與登記：接收上級文件后，登記文件名稱、來源、日期等信息，并根據(jù)內(nèi)容分派至相關(guān)組別或部門。

-著手處理：對于需要學(xué)校回復(fù)的文件，需及時研究并形成回復(fù)意見。

-對外聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)與上級單位、兄弟學(xué)校、合作機構(gòu)的日常溝通，維護良好關(guān)系。

2.**行政組**

(1)**負(fù)責(zé)學(xué)校行政事務(wù)管理**

-人事管理：辦理員工入職、離職手續(xù)，定期組織人事信息更新及核對，協(xié)調(diào)薪酬、福利等事務(wù)。

-考勤管理：每日統(tǒng)計員工出勤情況，逾期未到崗需提交請假申請并說明原因，月度匯總考勤數(shù)據(jù)，報財務(wù)組核對。

-印章管理：建立印章使用申請制度，使用需填寫申請單，經(jīng)主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。蓋章后及時登記使用時間、事由及經(jīng)手人，嚴(yán)禁私自刻用或轉(zhuǎn)借印章。

(2)**協(xié)調(diào)各部門工作**

-跨部門事務(wù)：對于涉及多個部門的事務(wù)，需牽頭組織協(xié)調(diào)會議，明確責(zé)任分工，確保任務(wù)推進。

-爭議解決：處理部門間因工作協(xié)調(diào)產(chǎn)生的爭議，提出解決方案并監(jiān)督落實。

-信息共享：確保各部門間信息暢通，避免因信息不對稱導(dǎo)致的工作延誤。

(3)**負(fù)責(zé)學(xué)校資產(chǎn)登記與調(diào)配**

-資產(chǎn)登記：建立學(xué)校資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄每件資產(chǎn)的名稱、型號、購置日期、使用部門等信息。

-資產(chǎn)調(diào)配：根據(jù)學(xué)校需求，協(xié)調(diào)各部門間的資產(chǎn)調(diào)配，確保資源合理利用。

-資產(chǎn)報廢：對于達到使用年限或損壞無法修復(fù)的資產(chǎn)，需按規(guī)定程序辦理報廢手續(xù)。

3.**后勤組**

(1)**負(fù)責(zé)辦公環(huán)境維護、設(shè)備采購與維修**

-環(huán)境維護：定期檢查辦公區(qū)域的衛(wèi)生、安全，及時處理報修需求，確保辦公環(huán)境舒適。

-設(shè)備采購：根據(jù)學(xué)校需求，制定采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量。到貨后進行驗收并登記入庫。

-設(shè)備維修：建立設(shè)備維護記錄，定期檢查辦公設(shè)備（如打印機、電腦等），發(fā)現(xiàn)故障及時報修并跟蹤維修進度。

(2)**協(xié)調(diào)食堂、宿舍等后勤服務(wù)**

-食堂管理：定期收集師生對食堂的意見建議，協(xié)調(diào)食堂改進服務(wù)質(zhì)量和菜品種類。

-宿舍管理：檢查宿舍衛(wèi)生、安全，協(xié)調(diào)宿舍維修需求，確保住宿環(huán)境良好。

-其他服務(wù)：負(fù)責(zé)學(xué)校大型活動保障及物資管理，如場地布置、物資運輸?shù)取?/p>

(3)**負(fù)責(zé)學(xué)校大型活動保障及物資管理**

-活動保障：提前規(guī)劃大型活動所需物資及人員，協(xié)調(diào)場地布置、物資運輸?shù)仁乱?，確?；顒禹樌M行。

-物資管理：建立物資出入庫管理制度，定期盤點庫存，避免物資浪費或丟失。

-清理總結(jié)：活動結(jié)束后清理現(xiàn)場，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)活動保障流程。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.**文件收發(fā)**

(1)**接收文件**：

-專人負(fù)責(zé)每日接收文件，登記文件名稱、來源、日期、密級等信息，并粘貼收文登記表。

-對于涉密文件，需采取特殊保管措施，如雙人雙鎖保管。

(2)**分派文件**：

-根據(jù)文件內(nèi)容，分派至相關(guān)組別或部門，并填寫文件分辦單。

-重要文件需經(jīng)主任審核后分辦，確保處理得當(dāng)。

(3)**催辦與反饋**：

-對于限時文件，需設(shè)置提醒機制，到期未處理需及時催辦。

-處理結(jié)果需反饋至收文登記表，便于追蹤文件流轉(zhuǎn)情況。

2.**文件起草與審核**

(1)**起草要求**：

-文件需符合格式規(guī)范，如標(biāo)題居中、正文分條目、落款右對齊等。

-語言需準(zhǔn)確、簡潔、流暢，避免錯別字和語法錯誤。

-內(nèi)容需完整，包括背景、目的、措施、結(jié)果等要素。

(2)**審核流程**：

-起草人自審→組內(nèi)復(fù)核→分管副主任審核→主任最終審核。

-每一環(huán)節(jié)需簽字確認(rèn)，確保文件質(zhì)量。

(3)**修改與定稿**：

-審核過程中提出的問題需及時修改，直至主任簽字確認(rèn)。

-修改后的文件需重新編號并登記。

3.**文件歸檔**

(1)**分類整理**：

-按年度及類別整理文件，如會議文件、行政文件、財務(wù)文件等。

-每類文件內(nèi)部可進一步按時間順序排列。

(2)**電子備份**：

-將電子文件備份至指定存儲系統(tǒng)，并設(shè)置定期自動備份。

-備份文件需標(biāo)注備份日期，便于找回。

(3)**紙質(zhì)歸檔**：

-紙質(zhì)文件存放于檔案柜，標(biāo)簽清晰，便于查閱。

-建立檔案索引，包括文件名稱、編號、存放位置等信息。

（二）會議管理流程

1.**會議籌備**

(1)**確定會議需求**：

-根據(jù)工作需要，確定會議主題、目的、參會人員，并制定會議方案。

-會議方案需經(jīng)主任審批后執(zhí)行。

(2)**發(fā)送會議通知**：

-提前3-5日發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、注意事項等。

-對于重要會議，需電話確認(rèn)參會人員是否收到通知。

(3)**準(zhǔn)備會議材料**：

-根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)材料，如報告、表格、演示文稿等。

-材料需提前審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。

2.**會議執(zhí)行**

(1)**會場布置**：

-根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，布置會場，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備茶水等。

-會議開始前1小時，需再次檢查會場情況。

(2)**會議記錄**：

-指派專人記錄會議內(nèi)容，重點記錄決策事項、責(zé)任人、完成時限等。

-對于重要發(fā)言，需逐字記錄或錄音（需提前說明）。

(3)**會議控制**：

-主持人需控制會議節(jié)奏，確保會議按議程進行。

-對于跑題或無關(guān)討論，需適時引導(dǎo)回主題。

3.**會議跟進**

(1)**整理會議紀(jì)要**：

-會后1-2日內(nèi)整理會議紀(jì)要，包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、討論情況、決議事項、責(zé)任人、完成時限等。

-會議紀(jì)要需經(jīng)主任審核后分發(fā)給參會人員。

(2)**跟蹤落實情況**：

-對于決議事項，需指定專人跟蹤落實情況，并定期匯報進展。

-對于未按時完成的事項，需分析原因并采取補救措施。

(3)**總結(jié)與改進**：

-定期總結(jié)會議管理經(jīng)驗，優(yōu)化會議流程，提高會議效率。

（三）行政事務(wù)管理流程

1.**人事管理**

(1)**入職手續(xù)辦理**：

-收集員工入職所需材料，如身份證、學(xué)歷證明、勞動合同等。

-審核材料齊全后，簽訂勞動合同，辦理入職登記。

-新員工需參加入職培訓(xùn)，了解學(xué)校規(guī)章制度。

(2)**離職手續(xù)辦理**：

-員工提出離職申請后，需填寫離職登記表，并說明離職原因。

-辦理工作交接，清點辦公設(shè)備及文件。

-結(jié)算工資，辦理社保、公積金等手續(xù)。

(3)**人事信息管理**：

-定期更新員工人事信息，如聯(lián)系方式、家庭住址、婚姻狀況等。

-人事信息需嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

(4)**薪酬福利管理**：

-根據(jù)學(xué)校規(guī)定，核算員工薪酬，并按時發(fā)放。

-協(xié)調(diào)福利發(fā)放事宜，如節(jié)日禮品、體檢安排等。

2.**考勤管理**

(1)**每日考勤統(tǒng)計**：

-專人每日統(tǒng)計員工出勤情況，包括遲到、早退、請假、曠工等。

-考勤數(shù)據(jù)需及時更新至考勤系統(tǒng)或表格。

(2)**請假管理**：

-員工請假需填寫請假申請單，并說明請假事由、時間。

-請假需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并報行政組備案。

-逾期未到崗需補交請假申請，否則按曠工處理。

(3)**考勤匯總與核對**：

-每月匯總考勤數(shù)據(jù)，報財務(wù)組核對薪酬。

-對于異?？记谇闆r，需及時調(diào)查并處理。

3.**印章管理**

(1)**印章