檔案內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作，涵蓋公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)核算、人力資源等方面形成的各類檔案。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案資料，確保檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則：嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，確保涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案的安全，防止信息泄露。5.時(shí)效性原則：及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和更新，保證檔案信息的時(shí)效性，以便為公司決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案的收集、整理、保管（存）、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集（形成）、整理和初步保管，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。對(duì)涉及本部門的檔案利用需求進(jìn)行審核，并根據(jù)實(shí)際情況提出利用意見。3.檔案管理人員具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案的有序存放和安全保管。按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好檔案利用記錄。對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件；公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；各類行政公文、通知、函件等。2.經(jīng)營管理類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、采購合同、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)往來信函等。3.財(cái)務(wù)核算類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。4.人力資源類：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)文件；薪酬福利文件；績效考核文件；培訓(xùn)記錄；人事檔案等。5.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目資料；技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。7.其他類：公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、重大活動(dòng)記錄、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類文件資料。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件格式的通用性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間先后順序、重要程度以及內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系：將同一主題、同一項(xiàng)目或同一業(yè)務(wù)流程的文件組合在一起，便于查找和利用。3.區(qū)分不同保管期限：根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，將檔案劃分為永久、長期、短期等不同保管期限。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理、經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)核算、人力資源、項(xiàng)目管理、技術(shù)研發(fā)、其他等七大類別。在每個(gè)大類下，再根據(jù)具體情況設(shè)置若干二級(jí)類目，如行政管理類下可設(shè)公司文件、會(huì)議文件、規(guī)章制度等二級(jí)類目。2.編號(hào)為每個(gè)類別和二級(jí)類目編制統(tǒng)一的代碼，以便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等內(nèi)容。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物及易銹蝕的物品，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘。三、檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，上架排列應(yīng)整齊有序，便于查找。建立紙質(zhì)檔案索引，標(biāo)明檔案存放位置，提高查找效率。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案庫，通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和檢索。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）檔案保管期限1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件等。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案，如重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性通知等。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。2.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等提供支持。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。2.借閱因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注，確保檔案的安全和完整。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)、查閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。五)檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的批量錄入、單條錄入，支持多種文件格式的上傳。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應(yīng)的檔案。4.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，自動(dòng)生成借閱記錄。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.安全管理：具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、防病毒等安全功能，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.及時(shí)更新檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足公司檔案管理工作的需要。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面評(píng)估。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況：包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量：如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案整理的質(zhì)量，檔案利用的效率等。3.檔案安全管理情況：檔案庫房的安全設(shè)施是否完好，檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否安全可靠，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險(xiǎn)等。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制