檔案管理流程制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本流程制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀公司的檔案資料。3.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.開發(fā)和利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，保證檔案的真實(shí)、完整和安全，積極配合檔案管理部門做好檔案的利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等，確保檔案的有序存放和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極開展檔案信息的開發(fā)和利用工作，為公司提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)反饋檔案利用情況。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。2.科技檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、設(shè)備管理等活動(dòng)中形成的圖紙、技術(shù)文件、科研報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)備檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案：涵蓋公司在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等各類會(huì)計(jì)資料。4.人事檔案：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄等人事資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，如市場營銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等形成的各類業(yè)務(wù)文件、合同、訂單、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1號(hào)。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)類別流水號(hào)進(jìn)行編制。如：XMB01001，其中XMB為項(xiàng)目編號(hào)，01表示該項(xiàng)目下的某一類科技檔案，001為流水號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度類別順序號(hào)編制。如：2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：依據(jù)業(yè)務(wù)類型年份流水號(hào)確定。如：市場營銷2023001，表示2023年市場營銷業(yè)務(wù)的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保能夠全面反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。（二）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，遵循文件的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊(cè)，并編制備考表。2.科技檔案整理：依據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)類別，對(duì)圖紙、技術(shù)文件等進(jìn)行分類整理。對(duì)每份科技文件進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注密級(jí)、填寫文件目錄，建立科技檔案卷內(nèi)目錄和備考表，確?？萍紮n案的系統(tǒng)性和完整性。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，填寫封面和封底，注明年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止日期、憑證張數(shù)等；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等；財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂，編寫頁碼，填寫封面和目錄。4.人事檔案整理：按照檔案材料的類別進(jìn)行分類，如履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱材料等。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫人事檔案目錄，確保人事檔案的規(guī)范有序。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理方法。例如，市場營銷業(yè)務(wù)檔案可按客戶類別、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類整理；項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)檔案可按項(xiàng)目周期、文檔類型等進(jìn)行分類。對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立卷內(nèi)目錄和備考表。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架、溫濕度計(jì)等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進(jìn)行包裝，標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的存儲(chǔ)目錄和索引，便于檢索和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文書檔案主要包括公司的重要決策、規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等；長期保管期限為10年至50年，主要涉及公司的一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄等；短期保管期限為1年至10年，如一般性的通知、便函等。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要性和使用價(jià)值確定，一般與項(xiàng)目的生命周期相關(guān)。重要的科技項(xiàng)目檔案應(yīng)永久保管，一般性的科技檔案可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，財(cái)務(wù)報(bào)告中月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.人事檔案的保管期限為員工在職期間及離職后一定期限，一般為離職后5年至10年。業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般應(yīng)保留至業(yè)務(wù)結(jié)束后一定期限，以滿足業(yè)務(wù)查詢、審計(jì)、糾紛處理等需要。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。對(duì)于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，確保檔案的安全性和完整性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見。2.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀清單、鑒定報(bào)告等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案進(jìn)行妥善保管，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進(jìn)行。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)崿F(xiàn)各類檔案信息的快速錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、附件等，并支持批量錄入。2.分類管理功能：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，方便用戶查找和使用。3.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期、類別等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)