學(xué)校檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本檔案制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.真實(shí)、完整、系統(tǒng)原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史和現(xiàn)狀，保持檔案的系統(tǒng)性。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為學(xué)校檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類(lèi)檔案，確保檔案的完整與安全。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門(mén)、各單位的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理情況。6.參與學(xué)校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案收集、整理和歸檔工作。（三）各部門(mén)、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位各類(lèi)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的日常管理，并定期向綜合檔案室移交檔案。3.配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，積極支持檔案信息化建設(shè)。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.學(xué)校各部門(mén)、各單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料，確保文件材料的原始性和完整性。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或碳素筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰，簽署完備。（二）檔案收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括學(xué)校黨組織的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、黨員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類(lèi)：學(xué)校行政工作的各類(lèi)文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)管理類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績(jī)單、教學(xué)評(píng)估材料、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料等。4.學(xué)生管理類(lèi)：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。5.科學(xué)研究類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定材料等。6.基本建設(shè)類(lèi)：學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收材料等。7.儀器設(shè)備類(lèi)：儀器設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。8.財(cái)會(huì)類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。9.外事工作類(lèi)：外事活動(dòng)的協(xié)議、合同、邀請(qǐng)函、出訪報(bào)告等。（三）檔案收集要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，定期將本部門(mén)、本單位形成的文件材料進(jìn)行整理，移交綜合檔案室。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，簽署完備，符合檔案整理要求。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事等九大類(lèi)。2.每大類(lèi)下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。（三）整理步驟1.裝訂：將歸檔的文件材料按照一定順序排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，將文件材料分別歸入相應(yīng)的類(lèi)別和類(lèi)目。3.編號(hào)：對(duì)每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。（二）檔案裝具1.檔案盒應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，具有一定的強(qiáng)度和密封性。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案架上，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案工作兼職人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合學(xué)校的歷史發(fā)展、工作重點(diǎn)、檔案利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其鑒定結(jié)果。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。3.按照審批后的檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用原則依法依規(guī)，積極主動(dòng)，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)、各單位因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱本人檔案，須經(jīng)綜合檔案室同意。（三）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，須辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但須經(jīng)綜合檔案室同意，并按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（四）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案查閱、借閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，未經(jīng)許可不得擅自將檔案帶出檔案室。3.利用者歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋全校的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和共享利用提升檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)全校各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢(xún)和共享。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。