檔案制度制定一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案的形成應真實反映公司/組織各項活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改或缺失。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理室，負責檔案的日常管理工作。檔案管理室配備專職檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的有序存放。3.負責檔案的保管、保護工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的安全。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。7.負責檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。9.負責與上級檔案管理部門、同級檔案管理機構(gòu)以及其他相關(guān)單位的業(yè)務聯(lián)系與交流。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，規(guī)章制度，人事檔案，行政公文，證照等。2.財務檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等。3.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務類型進行分類，如銷售業(yè)務檔案、采購業(yè)務檔案、生產(chǎn)業(yè)務檔案、研發(fā)業(yè)務檔案等。業(yè)務檔案應包含業(yè)務合同、協(xié)議、訂單、報價單、客戶資料、項目文檔等。4.工程檔案：包括工程項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、施工記錄、竣工驗收文件等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織活動、工程建設(shè)、產(chǎn)品形象等方面的聲像資料。6.電子檔案：包括以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的識別、檢索和管理。2.檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)。分類號按照檔案分類標準編制，年度為檔案形成的公歷年份，流水號為同一類別、同一年度檔案的順序號。3.例如，行政檔案的編號格式為：XZ20XX001，其中“XZ”為行政檔案分類號，“20XX”為年度，“001”為流水號。財務檔案的編號格式為：CW20XX001，業(yè)務檔案根據(jù)不同業(yè)務類型分別編制編號，如銷售業(yè)務檔案編號格式為：XS20XX001，以此類推。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織各部門及員工在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應納入檔案收集范圍。2.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等文件。3.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。4.公司/組織內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議紀要、簡報等文件。5.各類業(yè)務活動中形成的原始記錄、統(tǒng)計報表、調(diào)查研究資料等。6.工程建設(shè)項目中的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料。7.員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料、獎懲材料、工資福利記錄等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門或個人應在文件材料形成后及時整理，按照檔案分類要求進行初步分類，并定期向檔案管理部門移交。3.對于重要文件、緊急文件或涉及多個部門的文件，檔案形成部門應及時通知檔案管理部門提前介入收集。4.檔案收集過程中，應注意對文件材料的真實性、完整性進行審核，確保收集的檔案符合要求。（三）歸檔程序1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應進行認真核對，檢查檔案的數(shù)量、種類、內(nèi)容是否齊全完整，編號是否準確。2.對核對無誤的檔案進行整理，按照檔案分類標準進行分類、編目、裝訂、上架等操作，將檔案存入檔案庫房。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的移交部門、移交時間、檔案名稱、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計。五、檔案的整理與保管（一）整理要求1.檔案整理應遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對紙質(zhì)檔案進行分類整理時，應按照檔案分類編號順序依次排列，同一類檔案按照時間順序或重要程度排列。3.對每份檔案進行編目，填寫檔案目錄卡片或錄入檔案管理系統(tǒng)，檔案目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.對破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。5.對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的命名規(guī)范、存儲路徑清晰，便于檢索和利用。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，規(guī)章制度，涉及重大權(quán)益的合同、協(xié)議，重要的人事檔案，財務決算報告等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般性業(yè)務合同、協(xié)議，重要的業(yè)務檔案，工程建設(shè)項目中的主要文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括一般性文件、資料、統(tǒng)計報表等。5.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進行綜合判斷，確保檔案既能滿足公司/組織當前和長遠發(fā)展的需要，又不過度占用存儲空間。（三）保管措施1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.對紙質(zhì)檔案應按照檔案類別、保管期限分別存放，便于查找和管理。4.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全性。5.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定和公司/組織實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定。2.鑒定檔案時，應綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案是否具有查考利用價值。3.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應予以鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司/組織主管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應認真核對銷毀清單，確保銷毀的檔案與清單一致，防止檔案丟失或遺漏。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的審批程序進行申請。2.查閱涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.外部單位或個人查閱檔案，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人提供檔案查閱服務，并指定專人陪同查閱。4.查閱人應在檔案查閱場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并嚴格控制借閱范圍和借閱期限。3.外部單位或個人借閱檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并簽訂保密協(xié)議，明確借閱人的權(quán)利和義務。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，并按時歸還。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人的責任。八、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應及時錄入檔案管理系統(tǒng)，形成檔案統(tǒng)計臺賬。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時采取措施加以改進，提高檔案管理水平。（二）利用工作1.檔案管理部門應積極開展檔案利用工作，為公司/組織的各