檔案?jìng)鬟f制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案?jìng)鬟f工作，確保檔案的安全、及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部相關(guān)單位之間的檔案?jìng)鬟f活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案?jìng)鬟f過(guò)程中要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案?jìng)鬟f應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，避免延誤和錯(cuò)誤傳遞，確保檔案能夠按時(shí)到達(dá)目的地并保持內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.規(guī)范有序原則：檔案?jìng)鬟f應(yīng)按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行，做到流程清晰、責(zé)任明確，保證傳遞工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案?jìng)鬟f的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案?jìng)鬟f制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案?jìng)鬟f工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，確保傳遞工作符合規(guī)定要求。3.負(fù)責(zé)檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的安全保密管理，對(duì)傳遞人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)。4.建立檔案?jìng)鬟f記錄檔案，對(duì)每次傳遞的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、傳遞時(shí)間、傳遞方式、接收部門(mén)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的整理、立卷和歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.根據(jù)檔案?jìng)鬟f需求，填寫(xiě)檔案?jìng)鬟f清單，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)等信息，并提交給檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的相關(guān)工作，如提供必要的檔案說(shuō)明、協(xié)助接收部門(mén)核對(duì)檔案等。（三）檔案接收部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收檔案管理部門(mén)傳遞的檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和簽收。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、分類(lèi)和存放，確保檔案的安全和完整。3.如發(fā)現(xiàn)檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同采取措施解決。（四）傳遞人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案?jìng)鬟f制度，按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行檔案?jìng)鬟f。2.確保檔案在傳遞過(guò)程中的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.及時(shí)將檔案送達(dá)指定的接收部門(mén)，并辦理交接手續(xù)，確保傳遞工作的順利完成。三、檔案?jìng)鬟f的流程（一）檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)1.檔案形成部門(mén)如需將檔案?jìng)鬟f給其他部門(mén)或外部單位，應(yīng)填寫(xiě)《檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明傳遞檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、傳遞原因、接收部門(mén)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表》應(yīng)提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核，檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案?jìng)鬟f的必要性、合規(guī)性等因素進(jìn)行審核，并簽署審核意見(jiàn)。（二）檔案整理與包裝1.檔案形成部門(mén)根據(jù)檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表的要求，對(duì)擬傳遞的檔案進(jìn)行整理。整理應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案的順序正確、目錄清晰、裝訂牢固。2.對(duì)于需要傳遞的重要檔案或涉密檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊包裝，采取加密、密封等措施，確保檔案在傳遞過(guò)程中的安全保密。（三）檔案交接登記1.檔案管理部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表，安排傳遞人員與檔案形成部門(mén)進(jìn)行檔案交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)按照檔案?jìng)鬟f清單逐一核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)等信息，并在《檔案交接登記表》上簽字確認(rèn)。2.《檔案交接登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案交接的時(shí)間、地點(diǎn)、交接雙方人員姓名、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)等信息，作為檔案?jìng)鬟f的重要憑證。（四）檔案?jìng)鬟f方式1.內(nèi)部傳遞對(duì)于公司內(nèi)部各部門(mén)之間的檔案?jìng)鬟f，可根據(jù)實(shí)際情況選擇以下方式：專(zhuān)人送達(dá)：由傳遞人員直接將檔案送達(dá)接收部門(mén)，當(dāng)面辦理交接手續(xù)。機(jī)要交換：通過(guò)公司內(nèi)部的機(jī)要交換渠道進(jìn)行傳遞，確保檔案?jìng)鬟f的安全和及時(shí)。電子傳輸：對(duì)于一些非涉密的電子檔案，可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的電子文件傳輸平臺(tái)進(jìn)行傳輸，但應(yīng)確保傳輸過(guò)程的安全和文件的完整性。選擇電子傳輸方式傳遞檔案時(shí)，應(yīng)按照公司電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保電子檔案的格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行必要的備份。2.外部傳遞對(duì)于公司與外部單位之間的檔案?jìng)鬟f，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、密級(jí)和傳遞要求選擇合適的傳遞方式：專(zhuān)人送達(dá)：對(duì)于重要、緊急或涉密的檔案，可安排專(zhuān)人將檔案送達(dá)外部單位，并辦理簽收手續(xù)。郵政特快專(zhuān)遞（EMS）：通過(guò)郵政特快專(zhuān)遞傳遞檔案，確保檔案能夠安全、及時(shí)送達(dá)目的地。在使用EMS傳遞檔案時(shí)，應(yīng)選擇保價(jià)服務(wù)，并在快遞單上注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)等信息。機(jī)要通信：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)通過(guò)機(jī)要通信渠道進(jìn)行傳遞，確保檔案?jìng)鬟f的安全性和保密性。機(jī)要通信應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)機(jī)要通信的規(guī)定辦理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。（五）檔案接收與簽收1.檔案?jìng)鬟f人員將檔案送達(dá)接收部門(mén)后，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排專(zhuān)人進(jìn)行核對(duì)和簽收。核對(duì)內(nèi)容包括檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、完整性等是否與檔案?jìng)鬟f清單一致。2.如核對(duì)無(wú)誤，接收部門(mén)簽收人員應(yīng)在《檔案?jìng)鬟f清單》上簽字確認(rèn)，并注明簽收時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，如數(shù)量不符、檔案損壞、信息泄露等，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)與檔案?jìng)鬟f人員溝通，并拒絕簽收，同時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（六）檔案?jìng)鬟f跟蹤與反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案?jìng)鬟f跟蹤機(jī)制，對(duì)檔案?jìng)鬟f過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，及時(shí)掌握檔案的傳遞狀態(tài)。2.傳遞人員在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，如遇到特殊情況或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)反饋信息，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，確保檔案?jìng)鬟f工作的順利進(jìn)行。3.檔案接收部門(mén)在收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案的接收情況反饋給檔案管理部門(mén)，如檔案是否完整、是否按時(shí)到達(dá)等。四、檔案?jìng)鬟f的安全保密管理（一）保密教育與培訓(xùn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案?jìng)鬟f人員參加保密教育和培訓(xùn)，提高傳遞人員的保密意識(shí)和安全防范能力。2.保密教育和培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的保密要求等，確保傳遞人員熟悉保密規(guī)定，掌握保密技能。（二）傳遞過(guò)程中的保密措施1.傳遞人員在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉密檔案，傳遞人員應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專(zhuān)人護(hù)送等，確保檔案在傳遞過(guò)程中的安全保密。3.在使用電子傳輸方式傳遞檔案時(shí)，應(yīng)采取加密、身份認(rèn)證等安全措施，防止電子檔案在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。（三）檔案存儲(chǔ)與保管的保密要求1.檔案接收部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全保密。2.對(duì)于涉密檔案，應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保密場(chǎng)所，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或銷(xiāo)毀檔案。五、檔案?jìng)鬟f的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案?jìng)鬟f工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案?jìng)鬟f制度的執(zhí)行情況、傳遞流程的規(guī)范性、檔案交接手續(xù)的完整性等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保檔案?jìng)鬟f工作符合規(guī)定要求。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案?jìng)鬟f相關(guān)資料和情況。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見(jiàn)和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改，不斷完善檔案?jìng)鬟f制度和工作流程。六、檔案?jìng)鬟f的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，如因傳遞人員、檔案形成部門(mén)或接收部門(mén)等相關(guān)人員的過(guò)錯(cuò)導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露或延誤傳遞等問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)具體情況界定責(zé)任。2.對(duì)于違反檔案?jìng)鬟f制度和保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致檔案?jìng)鬟f出現(xiàn)問(wèn)題的相關(guān)人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對(duì)于因故意違反檔