鄉(xiāng)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本鄉(xiāng)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作的開展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案工作。3.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、決策參考、工作查考等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以鄉(xiāng)長為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.研究決定檔案工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題。3.對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案工作規(guī)范有序開展。（二）鄉(xiāng)檔案管理辦公室鄉(xiāng)檔案管理辦公室設(shè)在鄉(xiāng)黨政辦公室，負(fù)責(zé)全鄉(xiāng)檔案工作的日常管理。其職責(zé)如下：1.宣傳貫徹檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本鄉(xiāng)檔案工作規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全鄉(xiāng)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.完成鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的其他工作任務(wù)。（三）檔案工作人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律和各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作質(zhì)量。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔衛(wèi)生，設(shè)備設(shè)施完好。6.對檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本鄉(xiāng)黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、資料、圖表、合同、協(xié)議等。4.本鄉(xiāng)所屬行政村形成的各類文件、村務(wù)公開資料、村民會議記錄等。5.本鄉(xiāng)舉辦的各類活動形成的文件、照片、錄像等資料。6.本鄉(xiāng)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求與時(shí)間1.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，定期向鄉(xiāng)檔案管理辦公室移交。2.一般文件材料應(yīng)在次年上半年移交，重要會議文件、重大活動文件等應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)移交。3.人事檔案應(yīng)按規(guī)定及時(shí)歸檔，工資檔案、考核檔案等應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，建立檔案檢索體系。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易退變的檔案進(jìn)行復(fù)制。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，面積應(yīng)滿足檔案存放需求。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊有序。3.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。4.配備溫濕度計(jì)、空調(diào)等設(shè)備，保持庫房溫濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放與排列1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類檔案應(yīng)按照年度順序排列，便于查找利用。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)、類別、年度等信息。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案（1）本鄉(xiāng)制定的法規(guī)性文件。（2）本鄉(xiāng)召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的主要文件材料。（3）本鄉(xiāng)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等重要文件材料。（4）本鄉(xiāng)的土地、房產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)等重要憑證性文件材料。（5）其他具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。（1）保管期限為30年的檔案本鄉(xiāng)一般性文件材料、重要業(yè)務(wù)文件材料、年度考核材料等。（2）保管期限為10年的檔案本鄉(xiāng)一般性事務(wù)文件材料、短期的工作計(jì)劃、總結(jié)等。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)檔案庫房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用登記制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.本鄉(xiāng)干部職工因工作需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)檔案資料，并經(jīng)本鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的。4.公民因特殊情況需要查閱本鄉(xiāng)有關(guān)檔案資料，并經(jīng)本鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)及履行相關(guān)手續(xù)的。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供必要的檔案查閱服務(wù)，查閱者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)鄉(xiāng)檔案管理辦公室審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案工作決策提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本鄉(xiāng)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定程序1.檔案管理辦公室定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出存毀意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定審批表進(jìn)行審核，提出鑒定意見。3.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案鑒定意見進(jìn)行審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊。（三）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員和負(fù)責(zé)人員簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)收集整理本單位形成的電子文件，確保電子文件的齊全完整。2.電子文件應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。2.建立電子檔案存儲環(huán)境監(jiān)測制度，定期檢查存儲設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保電子檔案的安全存儲。3.對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信