檔案管理存用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、保管、查閱、借閱、使用、銷毀等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則檔案應(yīng)涵蓋公司/組織各個(gè)方面的工作記錄，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性，避免重要信息缺失。4.保密性原則對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檢索體系和利用制度，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）主要職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集公司/組織各部門形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫(kù)房、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全存放。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便用戶快速查找所需檔案。負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，根據(jù)規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。4.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，提出檔案存毀意見(jiàn)。按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。負(fù)責(zé)電子檔案的備份、維護(hù)和安全管理，確保電子檔案的完整性和可用性。6.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作。組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案公司/組織文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要等。行政公文：上級(jí)機(jī)關(guān)文件、公司/組織發(fā)文、部門間往來(lái)文件等。人事檔案：?jiǎn)T工入職檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、離職檔案等。印章檔案：公司/組織各類印章的啟用、變更、廢止記錄及印模等。證照檔案：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。稅務(wù)檔案：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)檔案市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶檔案、銷售合同、廣告宣傳資料等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。采購(gòu)供應(yīng)檔案：采購(gòu)合同、供應(yīng)商檔案、物資驗(yàn)收記錄等。研發(fā)項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄等。項(xiàng)目管理檔案：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.其他檔案聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等場(chǎng)景。電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政檔案用“XZ”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示等。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定，確保編號(hào)的唯一性。2.編號(hào)示例2023年第10份行政公文的編號(hào)為：2023XZ0102023年第5本會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為：2023CW005四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持完整性，確保文件材料齊全、完整，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于歸檔的文件材料，應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。（三）整理方法1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號(hào)為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查找和管理。4.裝訂對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、董事會(huì)決議、重要合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管保管期限為16年至50年的檔案，列為長(zhǎng)期保管。如一般性的業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表（除年度外）等。3.短期保管保管期限為5年以下的檔案，列為短期保管。如臨時(shí)性的文件、一般性的工作記錄等。（二）保管設(shè)施與環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審批情況，確定是否批準(zhǔn)借閱，并在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）特殊檔案查閱與借閱對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。七、檔案的使用（一）使用范圍檔案的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在公司/組織內(nèi)部，用于工作參考、業(yè)務(wù)決策、項(xiàng)目論證、歷史研究等合法合規(guī)的目的。（二）使用要求1.使用檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得歪曲、篡改檔案信息。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行引用或公開(kāi)披露，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核，并報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，不得擅自將檔案用于商業(yè)目的或泄露給第三方。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可列為銷毀范圍。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.將檔案銷毀清單報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)