電子檔案存儲(chǔ)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子檔案的存儲(chǔ)管理，確保電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高公司檔案管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類電子檔案的存儲(chǔ)管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子檔案的存儲(chǔ)管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保檔案信息的合法合規(guī)。2.完整性原則：保證電子檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息，維護(hù)檔案的原始面貌。3.準(zhǔn)確性原則：電子檔案的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，避免虛假或錯(cuò)誤信息。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲(chǔ)安全，防止檔案信息被篡改、丟失、泄露等。5.可利用性原則：便于檔案的檢索、查詢和利用，滿足公司日常辦公及業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、電子檔案的定義與分類（一）定義電子檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的以電子形式存在的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。（二）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)合同類：如銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案類：?jiǎn)T工入職資料、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)檔案、薪酬福利檔案等。5.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.技術(shù)資料類：研發(fā)文檔、技術(shù)圖紙、工藝文件、產(chǎn)品說(shuō)明書等。7.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的電子檔案。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工應(yīng)按照公司業(yè)務(wù)流程和工作規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確地生成電子檔案。電子檔案應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合公司統(tǒng)一的文檔模板要求。2.在電子檔案形成過(guò)程中，應(yīng)確保信息來(lái)源可靠，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或重復(fù)錄入。3.涉及多個(gè)部門協(xié)同工作形成的電子檔案，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，確保檔案的一致性和完整性。（二）收集職責(zé)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門電子檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到指定存儲(chǔ)位置。2.對(duì)于跨部門的電子檔案，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定收集責(zé)任人及收集方式，確保檔案不遺漏。3.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的電子檔案進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，確保收集工作符合要求。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的電子檔案，應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成電子檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集歸檔。四、電子檔案的存儲(chǔ)方式與介質(zhì)（一）存儲(chǔ)方式1.服務(wù)器存儲(chǔ)：公司建立專門的電子檔案服務(wù)器，用于集中存儲(chǔ)各類電子檔案。服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等功能，確保檔案存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性。2.磁盤陣列存儲(chǔ)：采用磁盤陣列技術(shù)，對(duì)重要電子檔案進(jìn)行多磁盤備份存儲(chǔ)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性和容錯(cuò)能力。3.云存儲(chǔ)：根據(jù)公司實(shí)際需求，選擇安全可靠的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商，將部分電子檔案存儲(chǔ)于云端，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異地備份和便捷訪問(wèn)。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)1.硬盤：選用大容量、高性能的企業(yè)級(jí)硬盤作為主要存儲(chǔ)介質(zhì)，定期對(duì)硬盤進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性。2.磁帶：對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的重要電子檔案，可采用磁帶進(jìn)行備份存儲(chǔ)。磁帶應(yīng)存放在適宜的環(huán)境中，定期進(jìn)行磁帶的完整性檢查和數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試。3.光盤：部分不經(jīng)常使用但需要長(zhǎng)期保存的電子檔案，可刻錄成光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。光盤應(yīng)妥善保管，避免劃傷、受潮等情況影響數(shù)據(jù)讀取。五、電子檔案的整理與編目（一）整理原則1.按照電子檔案的分類方案，對(duì)收集到的電子檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存儲(chǔ)，便于查找和管理。2.去除重復(fù)、無(wú)用的電子檔案，對(duì)內(nèi)容不完整或格式不規(guī)范的檔案進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.對(duì)于電子檔案中的圖像、音頻、視頻等非文字信息，應(yīng)進(jìn)行必要的標(biāo)注和說(shuō)明，確保其可理解性。（二）整理方法1.文件名命名規(guī)范：電子檔案的文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，采用“年度+類別+標(biāo)題+版本號(hào)”的命名方式，如“2023行政文件公司年度工作總結(jié)V1.0”。2.文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置：根據(jù)電子檔案的分類，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，每個(gè)文件夾下再按照具體內(nèi)容細(xì)分子文件夾，便于檔案的存儲(chǔ)和管理。3.元數(shù)據(jù)錄入：對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)錄入，包括檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檔案的檢索和利用。（三）編目要求1.編制電子檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、存儲(chǔ)位置等基本信息。2.電子檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際存儲(chǔ)的檔案信息一致。3.建立電子檔案索引，通過(guò)索引可以快速定位到所需的電子檔案，提高檔案檢索效率。六、電子檔案的存儲(chǔ)安全管理（一）訪問(wèn)控制1.建立嚴(yán)格的用戶賬號(hào)管理制度，為不同人員分配不同的賬號(hào)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的電子檔案。2.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的檔案訪問(wèn)級(jí)別，如只讀、可編輯、可刪除等，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和修改。3.定期對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行清理和審核，及時(shí)刪除離職或不再需要訪問(wèn)權(quán)限的賬號(hào)。（二）數(shù)據(jù)加密1.對(duì)存儲(chǔ)在服務(wù)器和存儲(chǔ)介質(zhì)中的電子檔案進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。2.加密密鑰應(yīng)妥善保管，定期更換，防止密鑰泄露導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破解。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)操作時(shí)，應(yīng)確保加密和解密過(guò)程的準(zhǔn)確性和完整性。（三）病毒防護(hù)1.安裝專業(yè)的殺毒軟件和防火墻，定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描和防護(hù)，防止病毒入侵和惡意軟件攻擊。2.及時(shí)更新殺毒軟件的病毒庫(kù)，確保能夠檢測(cè)和清除最新的病毒威脅。3.對(duì)外部存儲(chǔ)設(shè)備和移動(dòng)辦公設(shè)備接入公司電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)，進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測(cè)，防止病毒傳播。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行全量備份和增量備份。備份頻率根據(jù)檔案的重要性和變化情況確定，重要檔案應(yīng)每天備份，一般檔案可每周或每月備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原存儲(chǔ)介質(zhì)不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或云存儲(chǔ)平臺(tái)，以防止因本地災(zāi)害或設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)，恢復(fù)時(shí)間目標(biāo)（RTO）和恢復(fù)點(diǎn)目標(biāo)（RPO）應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)要求。（五）存儲(chǔ)環(huán)境管理1.確保電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備所在的環(huán)境符合要求，保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止設(shè)備因環(huán)境因素?fù)p壞。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期的硬件檢查和維護(hù)，及時(shí)更換老化或故障的部件，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.建立存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)和環(huán)境參數(shù)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)警并處理。七、電子檔案的保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限劃分1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，將電子檔案的保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的電子檔案：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案。長(zhǎng)期保管的電子檔案：保管期限為[X]年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)檔案等。短期保管的電子檔案：保管期限為[X]年，如一般性的行政文件、日常業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，準(zhǔn)確確定電子檔案的保管期限，并在檔案存儲(chǔ)時(shí)進(jìn)行明確標(biāo)注。（二）鑒定工作1.公司成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組定期對(duì)到期的電子檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、公司檔案管理制度以及檔案的實(shí)際利用情況進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于鑒定后確定不再具有保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案鑒定銷毀審批表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和銷毀意見。（三）銷毀程序1.《電子檔案鑒定銷毀審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。2.采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具對(duì)擬銷毀的電子檔案進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理銷毀，如粉碎、焚燒等，防止數(shù)據(jù)泄露。3.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限與相應(yīng)電子檔案的保管期限一致。八、電子檔案的利用與共享（一）利用權(quán)限1.員工根據(jù)工作需要，在其權(quán)限范圍內(nèi)可查詢、借閱和使用電子檔案。如需超出權(quán)限訪問(wèn)電子檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的特定人員才能訪問(wèn)。3.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)員工的電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）借閱流程1.員工如需借閱電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.《電子檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后為借閱人員提供電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限或提供紙質(zhì)副本（如需）。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還電子檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管電子檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改檔案內(nèi)容，如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）共享規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門之間如需共享電子檔案，應(yīng)通過(guò)公司指定的檔案共享平臺(tái)進(jìn)行操作。共享平臺(tái)應(yīng)具備權(quán)限管理、日志記錄等功能，確保共享過(guò)程的安全和可追溯。2.在共享電子檔案時(shí)，共享部門應(yīng)明確共享范圍和共享期限，并對(duì)共享檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。3.對(duì)于需要與外部單位共享電子檔案時(shí)，應(yīng)按照公司對(duì)外信息管理規(guī)定進(jìn)行審批，簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全和合法使用。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子檔案存儲(chǔ)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、數(shù)據(jù)安全、利用情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案的收集、整理、編目是否符合規(guī)定要求，檔案的完整性和準(zhǔn)確性是否得到保證。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)是否正常，存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)是否按計(jì)劃執(zhí)行。3.電子檔案的訪問(wèn)控制是否嚴(yán)格，用戶賬號(hào)權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在違規(guī)訪問(wèn)行為。4.電子檔案的利用與共享是否規(guī)范，借閱和共享流程是否執(zhí)行到位，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）整改措施1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整