造價部檔案制度一、總則（一）目的為加強造價部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在造價工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于造價部所有檔案的管理，包括但不限于工程造價文件、合同文件、招投標文件、工程圖紙、技術資料、往來函件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：造價部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映造價工作的實際情況，不得篡改或偽造。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、歸還和銷毀手續(xù)。5.負責檔案管理系統(tǒng)的數據錄入和維護，確保檔案信息的準確和及時更新。（二）造價人員職責1.在工作中形成的各類檔案應及時整理并移交檔案管理人員。2.對涉及本人工作的檔案，應積極配合檔案管理人員進行整理和歸檔。3.借閱檔案時，應遵守檔案管理制度，按時歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.工程造價文件：包括工程預算、結算、成本分析報告等。2.合同文件：工程建設合同、采購合同、分包合同等。3.招投標文件：招標文件、投標文件、評標報告等。4.工程圖紙：設計圖紙、變更圖紙、竣工圖紙等。5.技術資料：施工組織設計、技術交底、工程驗收報告等。6.往來函件：與建設單位、施工單位、供應商等的往來信函。7.其他與造價工作相關的文件資料。收集的檔案應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，并注明形成日期。（二）整理方法1.分類：按照檔案的性質和用途，分為工程造價類、合同類、招投標類、工程圖紙類、技術資料類、往來函件類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將零散的檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.造價人員將整理好的檔案移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性和準確性。3.審核無誤后，檔案管理人員將檔案按照分類和編號順序進行歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。（二）保管期限1.工程造價文件：長期保存。2.合同文件：長期保存。3.招投標文件：長期保存。4.工程圖紙：長期保存。5.技術資料：根據工程性質和要求確定保管期限，一般為長期或短期。6.往來函件：根據重要性和時效性確定保管期限，一般為長期或短期。（三）保管方式1.紙質檔案：采用檔案柜存放，按照分類和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，建立電子檔案目錄，便于檢索。3.檔案保管應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。五、檔案的借閱與利用（一）借閱權限與范圍1.造價部內部人員因工作需要可借閱檔案，但必須填寫檔案借閱申請表，經部門負責人批準后，方可借閱。2.外單位人員因特殊原因需要借閱檔案的，必須持有單位介紹信，并填寫檔案借閱申請表，經公司主管領導批準后，方可借閱。3.借閱檔案的范圍應嚴格按照工作需要確定，不得超范圍借閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.部門負責人或公司主管領導對申請表進行審批。3.檔案管理人員根據審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并向借閱人提供檔案。4.借閱人應在規(guī)定的期限內歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。2.借閱人如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并在復印件上注明用途。3.檔案管理人員應定期對借閱檔案進行催還，確保檔案按時歸還。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的檔案，應嚴格保密，未經授權不得泄露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案室或向無關人員透露檔案內容。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人強調保密要求，并監(jiān)督借閱人在規(guī)定的范圍內使用檔案。（二）安全管理1.檔案保管場所應配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份，防止數據丟失。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由造價部負責人、檔案管理人員和相關專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，確定檔案的保管期限和實際利用價值。3.對失去保存價值的檔案，鑒定小組應提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請表。4.檔案銷毀申請表經公司主管領導批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀方法1.紙質檔案采用焚燒或粉碎的方法進行銷毀