收集檔案制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本收集檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種檔案資料的收集與管理。（三）基本原則1.真實性原則：收集的檔案應(yīng)真實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準確。2.完整性原則：全面收集公司/組織在各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域、各個工作環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案體系的完整。3.及時性原則：各部門及員工應(yīng)及時將工作中產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門，避免檔案積壓或丟失。4.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案管理工作的標準化、科學化。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織會議記錄、紀要、決議等文件。4.公司/組織工作計劃、總結(jié)、報告等文件。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。6.公司/組織財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。7.公司/組織行政事務(wù)文件，如辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案，包括市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶信息等相關(guān)文件。2.銷售業(yè)務(wù)檔案，包括銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、客戶回款等相關(guān)文件。3.采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單、驗收記錄等相關(guān)文件。4.生產(chǎn)管理檔案，包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備維護等相關(guān)文件。5.研發(fā)創(chuàng)新檔案，包括研發(fā)項目立項報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果、專利申請等相關(guān)文件。（三）項目管理類檔案1.項目立項文件，包括項目可行性研究報告、項目申請書、立項批復等。2.項目實施過程中的各類文件，如項目進度報告、項目變更記錄、項目會議紀要等。3.項目驗收文件，包括項目驗收報告、驗收證書等。（四）合同協(xié)議類檔案1.各類合同，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.合作協(xié)議、意向書等相關(guān)文件。（五）知識產(chǎn)權(quán)類檔案1.商標、專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的申請文件、證書及相關(guān)維護記錄。2.涉及知識產(chǎn)權(quán)糾紛的相關(guān)文件。（六）其他類檔案1.公司/組織對外交往活動中形成的文件，如邀請函、接待記錄、合作協(xié)議等。2.公司/組織獲得的榮譽證書、獎項等相關(guān)文件。3.員工培訓、學習、考核等相關(guān)文件。三、檔案收集職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案收集制度，并組織實施。2.指導各部門檔案收集工作，明確檔案收集的范圍、標準和要求。3.定期對各部門檔案收集情況進行檢查和監(jiān)督，確保檔案收集工作的順利進行。4.負責接收、整理、保管各部門移交的檔案資料，建立健全檔案管理臺賬。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案收集工作的第一責任人，負責組織本部門員工開展檔案收集工作。2.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。3.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的檔案資料進行分類整理，定期移交至檔案管理部門。（三）員工職責1.員工應(yīng)積極配合本部門的檔案收集工作，及時將工作中產(chǎn)生的檔案資料提交給部門指定的檔案收集人員。2.員工應(yīng)對自己提交的檔案資料的真實性、完整性負責，確保檔案資料符合檔案管理的要求。四、檔案收集流程（一）檔案形成1.各部門及員工在工作活動中應(yīng)及時形成各類檔案資料，確保檔案資料的原始性和真實性。2.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張、電子文檔等進行記錄和保存，確保字跡清晰、圖表準確、數(shù)據(jù)完整。（二）檔案整理1.各部門指定的檔案收集人員應(yīng)定期對本部門形成的檔案資料進行整理，按照檔案收集范圍和分類標準進行分類、編號、編目。2.整理后的檔案資料應(yīng)裝訂成冊，編制目錄，便于查閱和管理。（三）檔案移交1.各部門檔案收集人員應(yīng)在檔案整理完成后，及時將檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。（四）檔案接收1.檔案管理部門在收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)進行認真核對，確保檔案資料的完整性和準確性。2.核對無誤后，檔案管理部門應(yīng)將檔案資料按照規(guī)定的保管期限和分類方法進行存放，并更新檔案管理臺賬。五、檔案收集時間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月定期將本月形成的檔案資料整理移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案資料后，及時進行整理、歸檔。（二）不定期收集1.對于一些緊急、重要的檔案資料，各部門應(yīng)在形成后及時移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料的及時收集。六、檔案收集質(zhì)量要求（一）內(nèi)容完整檔案資料應(yīng)包含工作活動的全過程信息，不得遺漏重要內(nèi)容。（二）格式規(guī)范檔案資料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進行記錄和保存，包括紙張規(guī)格、字體字號、排版格式等。（三）簽字蓋章齊全涉及簽字蓋章的檔案資料，必須由相關(guān)責任人簽字蓋章，確保檔案資料的有效性。（四）電子檔案與紙質(zhì)檔案一致對于電子檔案，應(yīng)確保其內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致，并進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、準確性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并提出整改意見。（二）考核評價1.將檔案收集工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門檔案收集工作進行考核評價。2.考核評價結(jié)果與部門和員工的績效獎金、晉升等掛鉤，激勵各部門和員工積極做好檔案收集工作。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，對檔案資料的查閱、借閱、使用等進行嚴格管理。2.涉及公司/組織機密的檔案資料，應(yīng)嚴格限制查閱范圍，未經(jīng)批準不得擅自復制、傳播。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案保管場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、