檔案管理問(wèn)責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本問(wèn)責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.責(zé)任明確原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行客觀、公正的問(wèn)責(zé)。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)問(wèn)責(zé)，達(dá)到教育員工、規(guī)范行為、改進(jìn)工作的目的。二、檔案管理職責(zé)與問(wèn)責(zé)內(nèi)容（一）檔案管理部門職責(zé)與問(wèn)責(zé)1.職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳。定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.問(wèn)責(zé)內(nèi)容未按規(guī)定制定或完善檔案管理工作細(xì)則，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)章可循，影響檔案管理工作正常開展的，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以警告，并責(zé)令限期改正。檔案收集不及時(shí)、不完整，造成重要檔案缺失的，對(duì)直接責(zé)任人予以記過(guò)處分，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以降職處分。檔案整理不符合規(guī)范，分類混亂，檢索困難的，對(duì)直接責(zé)任人予以批評(píng)教育，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以警告處分，并責(zé)令限期整改。檔案保管不善，發(fā)生檔案損壞、丟失、泄密等事故的，對(duì)直接責(zé)任人予以開除處分，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以撤職處分，并依法追究相關(guān)責(zé)任。未按規(guī)定開展檔案清查和鑒定工作，導(dǎo)致檔案積壓或過(guò)期銷毀的，對(duì)直接責(zé)任人予以記大過(guò)處分，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以降級(jí)處分。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)與問(wèn)責(zé)1.職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查和利用工作，提供相關(guān)檔案信息。接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，遵守公司檔案管理制度。2.問(wèn)責(zé)內(nèi)容未及時(shí)收集本部門文件材料，導(dǎo)致文件材料丟失或延誤歸檔的，對(duì)兼職檔案員予以批評(píng)教育，并責(zé)令限期改正。整理的文件材料不符合歸檔要求，影響檔案質(zhì)量的，對(duì)兼職檔案員予以警告處分，并要求重新整理。拒絕協(xié)助檔案管理部門開展工作，或提供虛假檔案信息的，對(duì)兼職檔案員予以記過(guò)處分，情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。（三）檔案利用人員職責(zé)與問(wèn)責(zé)1.職責(zé)按照規(guī)定程序和要求查閱、借閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，及時(shí)歸還檔案，并做好檔案的保密工作。2.問(wèn)責(zé)內(nèi)容違反檔案查閱、借閱規(guī)定，擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍的，對(duì)利用人員予以批評(píng)教育，并責(zé)令限期改正。涂改、抽取、撤換、損毀檔案的，對(duì)利用人員予以開除處分，并依法追究相關(guān)責(zé)任。未按規(guī)定登記檔案利用情況，或未及時(shí)歸還檔案的，對(duì)利用人員予以警告處分，并責(zé)令限期歸還。泄露檔案機(jī)密信息的，對(duì)利用人員予以辭退，并依法追究相關(guān)責(zé)任。三、檔案管理工作流程與問(wèn)責(zé)節(jié)點(diǎn)（一）檔案收集流程1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.定期（每月/每季度）將收集的文件材料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合要求的，及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或修正。問(wèn)責(zé)節(jié)點(diǎn)：兼職檔案員未按時(shí)收集文件材料，或收集的文件材料不完整，導(dǎo)致檔案收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題的，按照兼職檔案員職責(zé)與問(wèn)責(zé)內(nèi)容進(jìn)行問(wèn)責(zé)。檔案管理部門未及時(shí)審核接收的文件材料，或?qū)Σ环弦蟮奈募牧衔醇皶r(shí)通知整改，影響檔案收集質(zhì)量的，對(duì)檔案管理部門相關(guān)責(zé)任人予以批評(píng)教育。（二）檔案整理流程1.檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.按照檔案保管期限和密級(jí)要求，將整理好的檔案進(jìn)行裝訂、裝盒。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。問(wèn)責(zé)節(jié)點(diǎn)：檔案整理人員未按照規(guī)范進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案分類混亂、編號(hào)錯(cuò)誤等問(wèn)題的，按照檔案管理部門職責(zé)與問(wèn)責(zé)內(nèi)容進(jìn)行問(wèn)責(zé)。檔案管理部門未及時(shí)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，或數(shù)據(jù)庫(kù)信息不準(zhǔn)確，影響檔案查詢利用的，對(duì)檔案管理部門相關(guān)責(zé)任人予以警告處分，并責(zé)令限期完善。（三）檔案歸檔流程1.將整理好的檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行存放。2.按照檔案存放位置，建立檔案存放索引。3.定期對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案存放有序。問(wèn)責(zé)節(jié)點(diǎn)：檔案歸檔人員未按照規(guī)定存放檔案，導(dǎo)致檔案查找困難的，對(duì)歸檔人員予以批評(píng)教育，并責(zé)令重新歸檔。未及時(shí)建立檔案存放索引，或索引信息錯(cuò)誤的，對(duì)檔案管理部門相關(guān)責(zé)任人予以警告處分，并要求及時(shí)更正。（四）檔案保管流程1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。問(wèn)責(zé)節(jié)點(diǎn)：檔案庫(kù)房安全設(shè)施不符合要求，或未定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，導(dǎo)致檔案受損的，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以降職處分，對(duì)直接責(zé)任人予以記大過(guò)處分。檔案管理人員未定期清點(diǎn)和檢查檔案，導(dǎo)致檔案丟失或損壞未及時(shí)發(fā)現(xiàn)的，對(duì)管理人員予以記過(guò)處分，對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人予以警告處分。電子檔案未進(jìn)行備份，或備份數(shù)據(jù)丟失，影響檔案利用的，對(duì)檔案管理部門相關(guān)責(zé)任人予以記過(guò)處分，并責(zé)令限期恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）檔案利用流程1.用戶填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍等信息。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.用戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。問(wèn)責(zé)節(jié)點(diǎn)：用戶未按規(guī)定填寫申請(qǐng)表，或提供虛假信息的，對(duì)用戶予以批評(píng)教育，并拒絕提供檔案利用服務(wù)。檔案管理部門未嚴(yán)格審核申請(qǐng)表，導(dǎo)致違規(guī)利用檔案的，對(duì)審核人員予以警告處分，情節(jié)嚴(yán)重的予以記過(guò)處分。用戶未按時(shí)歸還檔案，或未辦理相關(guān)手續(xù)的，按照檔案利用人員職責(zé)與問(wèn)責(zé)內(nèi)容進(jìn)行問(wèn)責(zé)。四、問(wèn)責(zé)程序（一）投訴與舉報(bào)1.任何部門或個(gè)人發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的違規(guī)行為，均可向檔案管理部門或公司紀(jì)檢監(jiān)察部門投訴或舉報(bào)。2.投訴或舉報(bào)應(yīng)采用書面形式，注明投訴或舉報(bào)的事項(xiàng)、理由及相關(guān)證據(jù)。（二）調(diào)查與核實(shí)1.檔案管理部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門接到投訴或舉報(bào)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查。2.調(diào)查人員應(yīng)通過(guò)查閱資料、詢問(wèn)當(dāng)事人、實(shí)地查看等方式，收集相關(guān)證據(jù)，核實(shí)違規(guī)行為的真實(shí)性。3.在調(diào)查過(guò)程中，應(yīng)聽取被調(diào)查人的陳述和申辯，保障其合法權(quán)益。（三）責(zé)任認(rèn)定1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，明確責(zé)任主體和責(zé)任程度。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)依據(jù)本制度及相關(guān)法律法規(guī)，客觀、公正地做出判斷。（四）問(wèn)責(zé)處理1.根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，按照本制度規(guī)定的問(wèn)責(zé)內(nèi)容，對(duì)責(zé)任主體進(jìn)行