看守所檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)看守所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在看守所工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合看守所工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于看守所全體工作人員在執(zhí)行職務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：看守所檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映看守所工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置看守所設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)看守所檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定看守所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管看守所各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、編號(hào)，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。7.參與看守所信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.收押犯罪嫌疑人、被告人的相關(guān)材料，包括法律文書、身份證明、健康檢查記錄等。2.案件偵查、起訴、審判過(guò)程中形成的與看守所工作相關(guān)的材料，如提訊記錄、會(huì)見(jiàn)記錄、庭審記錄等。3.看守所內(nèi)部管理文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.看守所設(shè)施建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)維修等方面的文件材料。5.看守所工作人員人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.其他與看守所工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為收押檔案、案件檔案、行政管理檔案、人事檔案等類別。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行細(xì)分，如收押檔案可分為犯罪嫌疑人收押檔案、被告人收押檔案等；案件檔案可按照案件性質(zhì)、辦理階段等進(jìn)行分類。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保管期限，采用不同的保管方式，如紙質(zhì)檔案可采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行專柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。（三）保管期限1.看守所檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及看守所重大歷史事件、重要決策、關(guān)鍵案件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性案件檔案、重要行政管理文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性業(yè)務(wù)材料等。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，結(jié)合看守所工作實(shí)際，確定檔案的保管期限和處置方式。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)看守所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.因工作需要，看守所工作人員可查閱本部門形成的檔案。2.公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)等司法機(jī)關(guān)因辦案需要，可查閱與案件相關(guān)的看守所檔案。3.其他經(jīng)看守所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的單位和個(gè)人，可查閱與工作相關(guān)的檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。（三）利用方式1.查閱人員可在檔案管理室查閱檔案，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映看守所檔案工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案工作考核和決策的重要依據(jù)。（二）移交工作1.看守所因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。移交清冊(cè)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，并簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。3.在檔案查閱、利用過(guò)程中，查閱人員應(yīng)遵守保密紀(jì)律，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案管理室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案管理設(shè)