公司檔案編號制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，實現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、有序存放和便捷檢索，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本公司檔案編號制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類檔案管理，包括但不限于行政文件、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個檔案編號在公司范圍內(nèi)是唯一的，確保檔案的準確識別。2.系統(tǒng)性原則：編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和內(nèi)在邏輯關(guān)系，便于檔案的整理和管理。3.穩(wěn)定性原則：編號一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動。4.擴展性原則：編號體系應(yīng)具備一定的擴展性，以適應(yīng)公司未來發(fā)展和檔案數(shù)量增加的需求。二、檔案分類及編號規(guī)則（一）行政文件類1.分類公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、總經(jīng)理辦公會紀要等。部門文件：各部門形成的工作文件、通知、報告等。外來文件：上級主管部門、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的文件。2.編號規(guī)則采用“AD年份流水號”的格式。例如：AD2023001，表示2023年產(chǎn)生的第1份行政文件。其中，“AD”為行政文件的類別代碼。（二）財務(wù)檔案類1.分類會計憑證：包括記賬憑證、原始憑證等。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表。稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。其他財務(wù)檔案：財務(wù)預(yù)算、決算報告等。2.編號規(guī)則采用“CF年份類別代碼流水號”的格式。例如：CF2023KJ001，表示2023年的會計憑證類第1份檔案。其中，“CF”為財務(wù)檔案的類別代碼，“KJ”表示會計憑證，“ZB”表示會計賬簿，“BB”表示財務(wù)報表，“SW”表示稅務(wù)資料，“QT”表示其他財務(wù)檔案。（三）人事檔案類1.分類員工基本信息檔案：包括員工簡歷、入職登記表、身份證復(fù)印件等。勞動合同檔案：員工與公司簽訂的勞動合同。薪酬福利檔案：工資發(fā)放記錄、福利申請與審批文件等。培訓(xùn)檔案：員工參加培訓(xùn)的記錄、證書等。考核檔案：員工績效考核記錄、獎懲文件等。離職檔案：員工離職手續(xù)辦理文件、離職證明等。2.編號規(guī)則采用“HR員工編號類別代碼年份流水號”的格式。例如：HR001JB2023001，表示員工編號為001的基本信息檔案在2023年的第1份記錄。其中，“HR”為人事檔案的類別代碼，“JB”表示基本信息檔案，“LD”表示勞動合同檔案，“XC”表示薪酬福利檔案，“PX”表示培訓(xùn)檔案，“KH”表示考核檔案，“LZ”表示離職檔案。（四）業(yè)務(wù)合同類1.分類銷售合同：與客戶簽訂的產(chǎn)品銷售合同。采購合同：向供應(yīng)商采購物資或服務(wù)的合同。租賃合同：涉及辦公場地、設(shè)備等租賃的合同。技術(shù)合同：技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢、服務(wù)等合同。其他業(yè)務(wù)合同：不屬于以上分類的業(yè)務(wù)合同。2.編號規(guī)則采用“SC年份合同類型代碼流水號”的格式。例如：SC2023XS001，表示2023年簽訂的第1份銷售合同。其中，“SC”為業(yè)務(wù)合同的類別代碼，“XS”表示銷售合同，“CG”表示采購合同，“ZL”表示租賃合同，“JS”表示技術(shù)合同，“QT”表示其他業(yè)務(wù)合同。（五）技術(shù)資料類1.分類產(chǎn)品設(shè)計資料：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、說明書、技術(shù)規(guī)范等。工藝文件：生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程等。研發(fā)項目資料：項目立項報告、研究成果報告等。質(zhì)量控制資料：質(zhì)量檢驗標準、檢驗報告等。其他技術(shù)資料：不屬于以上分類的技術(shù)文件。2.編號規(guī)則采用“TS年份資料類型代碼流水號”的格式。例如：TS2023SJ001，表示2023年的第1份產(chǎn)品設(shè)計資料。其中，“TS”為技術(shù)資料的類別代碼，“SJ”表示產(chǎn)品設(shè)計資料，“GY”表示工藝文件，“YF”表示研發(fā)項目資料，“ZL”表示質(zhì)量控制資料，“QT”表示其他技術(shù)資料。三、編號的分配與管理（一）編號分配1.檔案管理部門負責(zé)檔案編號的統(tǒng)一分配。2.在檔案形成或接收時，由檔案管理人員按照編號規(guī)則賦予相應(yīng)的編號，并在檔案目錄及相關(guān)系統(tǒng)中進行記錄。（二）編號變更1.一般情況下，檔案編號一經(jīng)確定不得隨意變更。2.若因檔案內(nèi)容調(diào)整、分類變動等特殊原因需要變更編號，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行變更，并做好相應(yīng)的記錄和說明。（三）編號查詢與使用1.公司內(nèi)部人員可通過檔案管理系統(tǒng)或檔案目錄查詢檔案編號。2.在檔案借閱、利用等業(yè)務(wù)流程中，應(yīng)準確使用檔案編號，確保檔案的準確查找和使用。四、檔案編號的標識與存儲（一）標識1.檔案編號應(yīng)在檔案實體上進行清晰標識，如在檔案封面、裝訂處等顯著位置標注編號。2.對于電子檔案，應(yīng)在文件命名、元數(shù)據(jù)等方面體現(xiàn)編號信息。（二）存儲1.檔案應(yīng)按照編號順序進行存放，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標識牌，注明檔案類別和編號范圍。五、檔案編號的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案編號信息的安全存儲和傳輸，防止編號信息泄露、丟失或被篡改。2.定期對檔案編號管理系統(tǒng)進行維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（二）保密措施1.涉及檔案編號的工作人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得將編號信息泄露給無關(guān)人員