檔案物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案物品的管理，確保檔案物品的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案物品管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案物品實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案物品應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：保證檔案物品的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案物品嚴(yán)格保密。5.方便利用原則：在確保安全和保密的前提下，便于檔案物品的查閱和使用。二、檔案物品管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案物品管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司/組織各類檔案物品，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立檔案物品數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案物品的信息化管理，提高查詢和利用效率。4.定期對檔案物品進(jìn)行清查、核對，確保檔案物品的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案物品的借閱、歸還登記，監(jiān)督借閱人員的使用情況。6.對到期檔案物品進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。7.開展檔案物品管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案物品的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案物品的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案物品移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案物品的清查、核對工作，提供相關(guān)信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門員工檔案物品借閱的申請和歸還工作，督促員工按時歸還檔案物品。5.對本部門檔案物品的安全和保密負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告檔案管理部門。（三）檔案物品形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中各類檔案物品的形成、積累和保管工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案物品的收集、整理，確保檔案物品符合歸檔要求。3.在規(guī)定時間內(nèi)將檔案物品移交至本部門兼職檔案員或檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案物品的查閱、利用等工作。三、檔案物品的分類與編號（一）分類檔案物品按照其來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類，具體分類如下：1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)考核、績效考核等相關(guān)資料。3.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的過程和結(jié)果。5.合同檔案：包括各類合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、合作意向書等。6.工程檔案：針對工程項(xiàng)目，有項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收報告等。7.設(shè)備檔案：設(shè)備的購置合同、說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、報廢處理文件等。8.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，反映公司/組織重要活動、會議、項(xiàng)目等情況。9.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件資料，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。（二）編號1.檔案物品編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案物品形成的年份，如“2023”。3.類別：根據(jù)上述分類，用兩位字母或數(shù)字表示檔案類別，如“XZ”表示行政檔案，“RS”表示人事檔案等。4.順序號：按照檔案物品形成的先后順序，用三位數(shù)字進(jìn)行編號，如“001”。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號為“2023XZ001”。四、檔案物品的收集與整理（一）收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門產(chǎn)生的檔案物品，確保檔案物品的及時歸檔。2.對于重要的檔案物品，如重大項(xiàng)目文件、重要合同協(xié)議等，應(yīng)在事件發(fā)生或文件形成后及時收集，防止遺漏。3.收集的檔案物品應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（二）整理1.檔案物品收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行折疊、裝訂，確保整齊、牢固。3.對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)和文件夾中。4.整理過程中，要對檔案物品進(jìn)行編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。五、檔案物品的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門兼職檔案員在完成檔案物品的整理后，應(yīng)及時將檔案物品移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門收到移交的檔案物品后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案物品的數(shù)量、質(zhì)量和編目信息準(zhǔn)確無誤。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案物品按照編號順序存放于檔案庫房或電子存儲系統(tǒng)中，并更新檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)信息。（二）移交1.檔案物品在部門之間移交時，應(yīng)填寫檔案物品移交清單，詳細(xì)記錄檔案物品的名稱、數(shù)量、編號、移交時間、移交人、接收人等信息。2.移交清單一式兩份，移交人和接收人各執(zhí)一份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案物品的移交應(yīng)遵循交接程序，確保檔案物品的安全和完整，避免出現(xiàn)丟失或損壞情況。六、檔案物品的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放紙質(zhì)檔案物品。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案庫房的環(huán)境符合檔案保管要求。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速定位檔案物品。3.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲，設(shè)置合理的文件夾結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。同時，對電子檔案進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。4.定期對檔案物品進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問題及時采取措施進(jìn)行處理。七、檔案物品的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案物品，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案物品，查閱申請需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人查閱檔案物品，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫查閱申請表，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。（二）查閱程序1.檔案查閱申請人將審批通過的查閱申請表提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案物品，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱、編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案物品，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案物品歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員核對無誤后，在查閱登記本上記錄歸還時間。（三）利用規(guī)定1.檔案物品的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于損害公司/組織利益的活動。2.對于利用檔案物品形成的研究報告、成果等，其知識產(chǎn)權(quán)歸屬按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定執(zhí)行。3.檔案管理部門應(yīng)積極配合公司/組織內(nèi)部各部門的工作，為其提供檔案物品查閱和利用服務(wù)，提高檔案物品的使用價值。八、檔案物品的借閱（一）借閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案物品，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案物品的保密級別和重要程度，確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及機(jī)密或重要的檔案物品，借閱申請需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門向借閱人員發(fā)放檔案借閱證，并辦理檔案借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.檔案物品的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)審批同意。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案物品，不得逾期不還。（四）歸還與注銷1.借閱人員歸還檔案物品時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案物品的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案物品有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。2.檔案物品歸還后，檔案管理部門在檔案借閱證上注銷借閱記錄，并將檔案借閱證收回。九、檔案物品的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對檔案物品進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案物品進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定小組根據(jù)檔案物品的重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判斷檔案的保管期限，分為永久保管、長期保管（[X]年）、短期保管（[X]年）等。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案物品，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式，如粉碎、焚燒等。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)