設(shè)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織的發(fā)展歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和完整性。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理的日常工作。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等檔案整理工作。3.建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)。5.按照規(guī)定的范圍和程序，提供檔案查閱、借閱和利用服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理和處置。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門(mén)檔案管理員各部門(mén)設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的查閱、借閱和利用工作，及時(shí)反饋利用情況。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司/組織檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司章程，管理制度，工作計(jì)劃與總結(jié)，行政公文，人事檔案，資質(zhì)證書(shū)，榮譽(yù)證書(shū)等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)涵蓋市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)、客戶(hù)資料等文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證，賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.黨群工作類(lèi)包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。6.其他類(lèi)上述各類(lèi)未涵蓋的其他重要文件和資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.大類(lèi)代碼行政管理類(lèi)：XZ業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：YY財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：CW項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)：XM黨群工作類(lèi)：DQ其他類(lèi)：QT2.年度采用公元紀(jì)年，如2023表示2023年形成的檔案。3.流水號(hào)按檔案形成的先后順序依次編排，從0001開(kāi)始。例如，行政管理類(lèi)中2023年形成的第10份檔案編號(hào)為：XZ20230010。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等。收集范圍主要包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。3.本公司/組織對(duì)外發(fā)送的文件、函件、宣傳資料等。4.本公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.本公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.本公司/組織的項(xiàng)目建設(shè)文件、技術(shù)資料、圖紙等。8.本公司/組織的黨群工作文件、活動(dòng)記錄等。9.其他與本公司/組織工作有關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)檔案管理員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的及時(shí)歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識(shí)別和管理。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等工作。分類(lèi)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行，排序應(yīng)按照文件的重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行，編目應(yīng)包括文件的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用A4規(guī)格的紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，并按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。4.整理過(guò)程中應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和完整性。（三）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.配備必要的消防設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。3.做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防霉等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，采取加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，防止檔案信息的泄露。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。（三）外部人員查閱與借閱外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意后，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的檔案管理制度和保密規(guī)定。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保證重點(diǎn)、便于利用的原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查和分析，確定檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。3.在鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀(guān)性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（二）移交工作1.各部門(mén)檔案管理員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至