科室檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)科室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各科室檔案的移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案移交應(yīng)保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或篡改重要信息。3.及時(shí)有序原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和程序，有序地進(jìn)行檔案移交，避免拖延和混亂。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過(guò)程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案移交范圍（一）文書(shū)檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本科室形成的各類請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.與其他科室或外部單位往來(lái)的函件、合同、協(xié)議等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.各類業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的原始記錄、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。2.項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.技術(shù)資料，如技術(shù)圖紙、工藝文件、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)鑒定報(bào)告等。（三）人事檔案1.本科室人員的入職登記表、履歷表、考核評(píng)價(jià)材料、獎(jiǎng)懲記錄等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.本科室的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證、發(fā)票等。（五）其他檔案1.照片、音像資料等具有保存價(jià)值的資料。2.其他與本科室工作相關(guān)的有保存意義的檔案。三、檔案移交流程（一）移交準(zhǔn)備1.各科室應(yīng)在檔案移交前，對(duì)本科室的檔案進(jìn)行全面清理和整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間等信息。移交清單應(yīng)一式兩份，移交科室和接收科室各執(zhí)一份。（二）移交申請(qǐng)1.移交科室根據(jù)檔案整理情況，填寫《科室檔案移交申請(qǐng)表》，注明移交檔案的類別、數(shù)量、預(yù)計(jì)移交時(shí)間等內(nèi)容，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，確定檔案接收時(shí)間和接收人員，并通知移交科室。（三）檔案移交1.移交科室按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將整理好的檔案及移交清單一并移交給檔案管理部門。移交過(guò)程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保無(wú)誤后在移交清單上簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行再次檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交科室溝通，要求其限期整改。整改完成后，重新辦理移交手續(xù)。（四）檔案接收登記1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，建立檔案接收臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容包括檔案名稱、移交科室、移交時(shí)間、保管期限等信息。2.將接收的檔案按照規(guī)定的存放方式進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。四、檔案移交時(shí)間要求（一）定期移交1.各科室應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交給檔案管理部門。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交。（二）特殊情況移交1.科室撤銷、合并或職能調(diào)整時(shí)，應(yīng)在相關(guān)決定作出后[具體時(shí)間]內(nèi)，將本科室的全部檔案移交給檔案管理部門或指定的接收科室。2.人員離職時(shí)，應(yīng)在辦理離職手續(xù)前，將個(gè)人保管的屬于科室的檔案移交給所在科室負(fù)責(zé)人?？剖邑?fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)安排將檔案移交給檔案管理部門。五、檔案移交責(zé)任（一）移交科室責(zé)任1.負(fù)責(zé)本科室檔案的整理、分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定的時(shí)間和程序，及時(shí)向檔案管理部門移交檔案，并保證移交檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。如因移交科室原因?qū)е聶n案缺失、損壞或信息錯(cuò)誤，移交科室應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收科室責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案接收工作的組織和協(xié)調(diào)，安排專人接收檔案，并對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查和核對(duì)。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和利用。3.如發(fā)現(xiàn)移交檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交科室溝通，要求其整改。對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）監(jiān)督責(zé)任公司/組織的紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)違反檔案移交制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案保管期限（一）永久保管1.涉及公司/組織重大權(quán)益、核心機(jī)密、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的重要文件，如方針政策、法規(guī)性文件等，應(yīng)永久保管。（二）定期保管（[具體年限]）1.一般業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限為[具體年限]。2.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。七、檔案利用與查閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定的程序辦理檔案查閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱情況。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（三）查閱限制1.涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍攝，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門同意。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問(wèn)等保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要接觸檔案信息，應(yīng)履行保密手續(xù)，并妥善保管相關(guān)信息。（二）安全管理1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強(qiáng)檔案信息化管理，確保電子檔案的安全。建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交鑒定小組審核。（三）銷毀程序1.鑒定小組審核通過(guò)《檔案銷毀申請(qǐng)表》后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。