街道檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道檔案室的規(guī)范化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為街道各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)以及下屬企事業(yè)單位在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：街道檔案室負(fù)責(zé)集中管理街道各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的檔案必須真實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)歸檔原則：各部門(mén)和社區(qū)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，不得積壓。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置街道設(shè)立檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定街道檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管街道各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找利用。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，及時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。6.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為街道各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和參考依據(jù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高街道各部門(mén)和社區(qū)檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案管理軟件，做好檔案信息的錄入和維護(hù)工作。4.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)提供檔案利用服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、決議、決定、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.街道各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的文件材料，包括業(yè)務(wù)文件、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、合同協(xié)議、調(diào)研材料等。3.社區(qū)黨組織、居委會(huì)形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、居民信息、社區(qū)建設(shè)資料、活動(dòng)記錄等。4.街道下屬企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)合同、生產(chǎn)技術(shù)資料等。5.街道在開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)中形成的照片、音像資料、榮譽(yù)證書(shū)、實(shí)物檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和社區(qū)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。4.收集過(guò)程中要注意對(duì)文件材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政工作、社區(qū)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、文化教育、衛(wèi)生計(jì)生、安全生產(chǎn)、紀(jì)檢監(jiān)察等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，保持檔案的整齊美觀。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映街道主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)街道工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映街道一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)街道工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)街道工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（二）庫(kù)房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)、防盜窗、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找，檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰。4.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管責(zé)任，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如復(fù)制備份、專(zhuān)柜存放、密封保存等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，切斷電源。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒和殺蟲(chóng)處理，防止檔案霉變、蟲(chóng)蛀。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織街道成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合街道工作實(shí)際，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.重點(diǎn)鑒定檔案是否反映街道主要職能活動(dòng)、是否具有歷史查考價(jià)值、是否與街道當(dāng)前工作有密切聯(lián)系等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件進(jìn)行審查。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號(hào)、文號(hào)等信息。3.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)街道分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）銷(xiāo)毀要求1.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀過(guò)程要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失或漏銷(xiāo)。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.街道機(jī)關(guān)各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.社區(qū)黨組織、居委會(huì)因社區(qū)建設(shè)、居民服務(wù)等工作需要查閱檔案。3.街道下屬企事業(yè)單位因經(jīng)營(yíng)管理、審計(jì)等工作需要查閱檔案。4.其他單位或個(gè)人因合法需要查閱街道檔案，須經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、檔案室負(fù)責(zé)人審核、街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于不宜查閱或借閱的檔案，查閱人員可申請(qǐng)復(fù)制，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案查閱專(zhuān)用章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)出示有效證件，填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字，注明借閱日期、歸還日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.復(fù)制檔案時(shí)，復(fù)制人員應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，方可復(fù)制。（四）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為查閱、借閱人員提供服務(wù)，并做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立街道檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式，并按照檔案整理要求進(jìn)行命名和分類(lèi)。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)目錄檢索功能。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.配備檔案管理軟件，建立檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理軟件的操作，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。（四）電子檔案存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)街道成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由街道紀(jì)工委、黨政辦等部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)街道各部門(mén)和社區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查，對(duì)各部門(mén)和社區(qū)檔案工作進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對(duì)部分部門(mén)和社區(qū)檔案工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)