交通工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交通工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與交通工作相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于交通規(guī)劃、工程建設(shè)、運(yùn)輸管理、安全監(jiān)管等方面形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：交通工作檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映交通工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照交通工作的特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的交通工作檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)交通工作檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.參與交通工作中的重大活動(dòng)和項(xiàng)目，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門交通工作檔案的形成、積累和整理，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱、利用登記工作，及時(shí)為利用者提供檔案資料。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.交通規(guī)劃方面：包括中長(zhǎng)期規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃等文件、報(bào)告、圖表等。2.工程建設(shè)方面：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工過程中的各類文件、竣工驗(yàn)收資料等。3.運(yùn)輸管理方面：運(yùn)輸許可證、運(yùn)輸合同、運(yùn)輸統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)輸安全檢查記錄等。4.安全監(jiān)管方面：安全管理制度、安全檢查記錄、事故調(diào)查報(bào)告、應(yīng)急救援預(yù)案等。5.其他與交通工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門的檔案資料，確保檔案的完整性。2.對(duì)形成的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、紙張優(yōu)良，符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類：按照交通工作的業(yè)務(wù)類別，將檔案分為交通規(guī)劃、工程建設(shè)、運(yùn)輸管理、安全監(jiān)管等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，無誤后進(jìn)行上架保管。（三）保管期限1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如交通規(guī)劃的核心文件、重大工程建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵資料等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案，如一般工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)資料、運(yùn)輸管理的重要統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案，如日常安全檢查記錄、臨時(shí)性運(yùn)輸業(yè)務(wù)文件等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為交通工作的決策、管理、研究等提供支持。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱手續(xù)1.利用者填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人簽字審批。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理借閱手續(xù)，并收取一定數(shù)額的押金。4.借閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。3.報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立交通工作檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱登記、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案利用效率。4.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)