機關(guān)單位檔案制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)單位各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)單位的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映機關(guān)單位的工作活動和歷史面貌，歸檔的文件材料必須真實、準確、完整，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集機關(guān)單位在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能，滿足機關(guān)單位各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門機關(guān)單位應設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門在單位領(lǐng)導的直接領(lǐng)導下開展工作，接受上級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全和完整，定期對檔案進行檢查、清點和修復，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的保管期限，對檔案進行定期鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案，并做好銷毀登記工作。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.積極開發(fā)檔案信息資源，編制各類檔案檢索工具和參考資料，為機關(guān)單位的工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用率。7.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護工作。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平。9.完成領(lǐng)導交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.本機關(guān)形成的各種文件材料，包括黨組（委）文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。3.本機關(guān)召開的各種會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要、記錄等。4.本機關(guān)開展業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，如業(yè)務(wù)報表、調(diào)查研究報告、技術(shù)資料、項目文件等。5.本機關(guān)工作人員在工作中形成的個人文件材料，如工作筆記、調(diào)研報告、學術(shù)論文等。6.下級機關(guān)報送的重要文件、請示、報告等。7.其他與本機關(guān)工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.對于重要會議、重大活動形成的文件材料，應在活動結(jié)束后及時收集整理，確保文件材料的齊全完整。（三）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.會計檔案應在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔，保管一年期滿后，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.人事檔案應在人員調(diào)動、離職等手續(xù)辦理完畢后及時歸檔。4.基建檔案、設(shè)備檔案等應在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門將收集整理好的文件材料進行初步分類、排序，填寫《歸檔文件目錄》，并將文件材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的文件材料進行審核，檢查文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件材料退回原部門補充完善。3.審核通過的文件材料，檔案管理人員按照檔案分類方案進行分類、編號、編目、裝訂，裝入檔案盒，編制檔案盒封面和脊背信息，上架排列，形成正式檔案。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先將檔案按年度分開，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限進行排列。2.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等類別進行分類。3.人事檔案按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類整理。4.基建檔案按照工程項目的不同階段和內(nèi)容進行分類，如項目前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程竣工驗收文件等。5.設(shè)備檔案按照設(shè)備的型號、類別進行分類，包括設(shè)備前期文件、設(shè)備運行維護文件等。（三）編號與編目1.檔案編號應科學合理、便于管理和查找。文書檔案的編號采用全宗號年度保管期限件號的結(jié)構(gòu)形式。2.編目工作包括編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。歸檔文件目錄應包含文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目；卷內(nèi)文件目錄應在每卷文件首頁編制；備考表應置于卷末，注明本卷文件的整理情況、缺損情況等。（四）裝訂要求歸檔文件應采用線裝或不銹鋼訂書釘裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱。五、檔案的保管（一）保管場所應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，檔案柜、檔案架應排列整齊、牢固，便于通風和查找。檔案盒應采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護檔案。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的，對國家和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲環(huán)境應符合相關(guān)標準要求。4.加強對檔案庫房的安全防護工作，配備必要的消防器材、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。六'檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人和有關(guān)專家組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和價值，按照國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)的實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定時應綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，準確判斷檔案的保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的題名（文號）、日期、保管期限、數(shù)量等信息。4.將《檔案銷毀清冊》報經(jīng)單位領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進行，嚴禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。銷毀過程應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分滿足機關(guān)單位工作對檔案信息的需求。（二）利用范圍1.機關(guān)單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本機關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法查閱、借閱本機關(guān)相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.機關(guān)單位內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本機關(guān)檔案，應提前向本機關(guān)檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時間等，經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱、借閱，并做好登記記錄。查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容，確需摘抄、復制、拍照的，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并注明出處。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱本機關(guān)檔案，應出具單位介紹信和相關(guān)法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)，并嚴格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，及時準確地查找、提供所需檔案。2.根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可提供檔案原件查閱、復印件、摘錄等服務(wù)，并按照規(guī)定收取相應的費用。3.對涉及重要機密或敏感信息的檔案，檔案管理部門應嚴格控制查閱范圍和使用方式，確保檔案信息安全。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作建立檔案統(tǒng)計制度，檔案管理部門應定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，及時準確地反映檔案管理工作的基本情況。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實可靠，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.機關(guān)單位撤銷、合并時，應按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案進行整理