如何做好檔案制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項活動和工作實際情況。3.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則：檔案記錄應準確無誤，數(shù)據真實可靠。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本公司/組織的各類檔案。3.指導各部門的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.定期對檔案進行清理和歸檔，確保檔案的有序存放和安全保管。5.組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務水平。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調。3.嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務等。2.業(yè)務管理類：涵蓋市場營銷、財務管理、生產管理、質量管理、技術研發(fā)等業(yè)務領域的相關檔案。3.項目檔案類：針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.客戶檔案類：記錄與客戶相關的信息，如客戶基本資料、業(yè)務往來記錄、客戶投訴處理等。5.財務檔案類：包含會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等財務資料。6.聲像檔案類：如照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動和工作場景的資料。7.電子檔案類：以電子形式存儲的各類文件和數(shù)據。（二）檔案編號1.采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。例如，行政管理類檔案編號為“XZ”，業(yè)務管理類檔案編號為“YW”等。2.在每類檔案編號后，根據檔案形成時間或順序進行流水編號。如“XZ001”表示行政管理類的第一份檔案。3.電子檔案編號與紙質檔案編號相對應，確保兩者的一致性和關聯(lián)性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，確保檔案的完整性。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，相關部門應在活動結束后[X]個工作日內移交至檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的與工作相關的檔案全部移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的檔案進行修復和裱糊。4.將整理好的檔案按照編號順序裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別和編號范圍。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內吸煙、堆放雜物。（二）檔案保管方式1.紙質檔案應按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查閱和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據應異地存放，以防止數(shù)據丟失。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并做好標識和說明。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如對破損檔案進行修復，對霉變檔案進行消毒處理等。2.對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據庫，以便更高效地利用檔案資源。同時，做好電子檔案的安全防護工作，防止數(shù)據泄露和損壞。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。4.做好檔案的防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲藥品，檢查庫房門窗是否完好，防止老鼠進入庫房損壞檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組根據檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定其保管期限。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，經檔案鑒定小組審核簽字后，報公司/組織領導審批。3.經批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的清單與實際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的徹底性。4.銷毀檔案時，可采用焚燒、粉碎等方式進行，但應確保檔案信息無法恢復。銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀情況報告公司/組織領導。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，并注明查閱目的、查閱內容等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司/組織機密的檔案，需經公司/組織主管領導批準。3.外部單位或個人查閱檔案，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司/組織主管領導批準。檔案管理部門應指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據查閱申請表，查找并提供相應的檔案。2.查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內容、查閱人等信息。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在登記簿上注明歸還時間。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務，根據需求及時提供相關檔案資料。2.對于重要決策、項目申報、歷史研究等需要利用檔案的情況，檔案管理部門應主動配合，提供必要的檔案信息支持，并協(xié)助整理和分析相關檔案資料。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據。八、檔案的移交與交接（一）檔案移交1.公司/組織內部機構調整或人員調動時，原部門應將本部門保管的檔案在規(guī)定時間內移交至檔案管理部門或新的接收部門。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的名稱、編號、數(shù)量、日期等信息。移交清單一式兩份，移交部門和接收部門各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應對移交的檔案進行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。（二）檔案交接1.檔案管理人員離職或崗位變動時，應辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應在檔案管理部門負責人的監(jiān)督下，對檔案管理工作進行全面交接。2.交接內容包括檔案庫房鑰匙、檔案目錄清單、電子檔案數(shù)據、檔案管理系統(tǒng)賬號密碼等。交接雙方應在檔案交接清單上簽字確認，明確雙方的責任。3.檔案交接清單應存