國土檔案歸檔制度一、總則（一）目的國土檔案作為國家重要的基礎(chǔ)性資料，記錄了國土資源管理活動(dòng)的全過程，對(duì)于維護(hù)國家領(lǐng)土完整、保障資源合理利用、支持經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展以及提供歷史憑證具有不可替代的作用。為加強(qiáng)國土檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及國土檔案管理的所有部門和人員，包括但不限于國土規(guī)劃、土地資源調(diào)查、地籍管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)勘查等業(yè)務(wù)領(lǐng)域所形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保管導(dǎo)致檔案丟失、損壞或管理混亂。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的國土檔案必須是反映國土資源管理活動(dòng)真實(shí)情況的原始材料，不得篡改、偽造或虛假記錄，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.分類科學(xué)原則按照國土檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和管理要求，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保國土檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、歸檔范圍與要求（一）國土規(guī)劃檔案1.總體規(guī)劃文件包括國土總體規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等編制過程中形成的基礎(chǔ)資料收集、調(diào)研分析報(bào)告、規(guī)劃文本、圖件、評(píng)審意見、批復(fù)文件等。2.規(guī)劃調(diào)整文件國土規(guī)劃實(shí)施過程中的調(diào)整方案、論證報(bào)告、審批文件等。（二）土地資源調(diào)查檔案1.土地利用現(xiàn)狀調(diào)查調(diào)查方案、技術(shù)設(shè)計(jì)書、野外調(diào)查記錄、航片或衛(wèi)片判讀成果、土地利用現(xiàn)狀圖、面積量算表、調(diào)查報(bào)告等。2.土地變更調(diào)查變更調(diào)查申請(qǐng)、變更地塊實(shí)地勘測記錄、變更前后土地利用現(xiàn)狀圖對(duì)比資料、變更調(diào)查報(bào)告等。（三）地籍管理檔案1.土地登記檔案土地登記申請(qǐng)書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地權(quán)屬來源證明材料、土地登記審批表、土地證書存根等。2.土地權(quán)屬糾紛檔案糾紛申請(qǐng)書、調(diào)查處理過程中的證據(jù)材料、調(diào)解協(xié)議、裁決文件等。（四）礦產(chǎn)資源管理檔案1.礦產(chǎn)資源勘查檔案勘查許可證申請(qǐng)及審批文件、勘查設(shè)計(jì)書、勘查報(bào)告、儲(chǔ)量計(jì)算書、勘查工作原始記錄等。2.礦產(chǎn)資源開發(fā)利用檔案采礦許可證申請(qǐng)及審批文件、開發(fā)利用方案、礦山設(shè)計(jì)文件、生產(chǎn)報(bào)表、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。（五）地質(zhì)勘查檔案1.區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案調(diào)查成果報(bào)告、地質(zhì)圖件、實(shí)測剖面資料、各類樣品分析測試報(bào)告等。2.礦產(chǎn)地質(zhì)勘查檔案勘查項(xiàng)目立項(xiàng)文件、勘查工作階段報(bào)告、找礦成果報(bào)告、各類勘查數(shù)據(jù)資料等。（六）其他相關(guān)檔案與國土管理相關(guān)的政策法規(guī)文件、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要文件的收發(fā)登記、電子數(shù)據(jù)等。（七）歸檔要求1.文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)涵蓋國土管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保能夠全面反映工作情況，不得遺漏重要文件。2.原件優(yōu)先原則盡量歸檔原件，如因特殊原因無法提供原件，應(yīng)提供與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.載體規(guī)范紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰耐久，圖表整潔；電子文件應(yīng)采用通用格式，存儲(chǔ)載體應(yīng)符合長期保存要求，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。4.標(biāo)識(shí)明確每份文件材料應(yīng)在首頁右上角加蓋歸檔章，注明年度、保管期限、件號(hào)等信息。三、歸檔流程（一）文件收集1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在國土管理工作中形成的文件材料的收集整理。指定專人負(fù)責(zé)文件的日常積累，按照歸檔范圍及時(shí)收集各類文件，確保文件不丟失、不遺漏。2.在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)材料，將整理好的文件移交檔案管理部門。（二）整理分類1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的文件材料后，按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理分類。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份，并按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)。3.編制檔案分類目錄，標(biāo)注每份文件的題名、日期、編號(hào)、保管期限等信息，便于檢索查詢。（三）編目編號(hào)1.根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.為每份檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于管理和查找。3.在檔案盒、文件夾等存儲(chǔ)載體上標(biāo)注檔案編號(hào)和相關(guān)信息。（四）裝訂裝盒1.將整理好的檔案文件按照順序進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝方式，確保文件牢固整齊。2.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。（五）上架入庫1.按照檔案分類順序，將裝盒后的檔案上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找利用。2.建立檔案庫房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案實(shí)體安全。四、保管期限與鑒定（一）保管期限劃分國土檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映國土資源管理重大歷史事件、重要政策法規(guī)制定、涉及國家核心利益和長遠(yuǎn)發(fā)展的檔案，應(yīng)永久保存。常見的如國土總體規(guī)劃的重要批復(fù)文件；重大土地資源違法案件的查處檔案；重要礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)項(xiàng)目的關(guān)鍵資料等。2.長期保管對(duì)國土資源管理工作有重要查考利用價(jià)值，在較長時(shí)間內(nèi)需要保存的檔案，保管期限為1650年。例如土地利用現(xiàn)狀調(diào)查的階段性成果報(bào)告；一般性礦產(chǎn)資源開發(fā)利用項(xiàng)目的完整資料等。3.短期保管對(duì)國土資源管理工作有一定查考利用價(jià)值，保管期限較短的檔案，保管期限為515年。如一般性的土地登記申請(qǐng)材料；臨時(shí)性地質(zhì)勘查工作的簡單記錄等。（二）鑒定原則與方法1.鑒定原則遵循全面審查、歷史聯(lián)系、以維護(hù)國家和人民利益為根本出發(fā)點(diǎn)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值和保管期限。2.鑒定方法由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專家組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。審查內(nèi)容包括文件的來源、內(nèi)容、形式、時(shí)間、用途等，綜合分析其對(duì)國土資源管理工作的重要性和歷史價(jià)值，確定保管期限。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和分類，提供檔案的基本情況介紹，為鑒定小組提供參考。2.小組審查鑒定小組根據(jù)檔案管理部門提供的情況，對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐一提出保管期限的初步意見。3.集體審議鑒定小組召開會(huì)議，對(duì)初步意見進(jìn)行集體審議，充分討論，形成最終的鑒定結(jié)論。4.結(jié)果公示與審批鑒定結(jié)果在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無異議后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）保管期限變更檔案保管期限確定后，如因特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)重新履行鑒定程序，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱國土檔案。涉及國土檔案對(duì)外提供利用的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場所。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明出處。（四）歸還與注銷借閱期滿，利用者應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究責(zé)任。利用者歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上注明歸還日期，并予以注銷。六、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)國土檔案的數(shù)字化管理，建立涵蓋檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的綜合檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和利用水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合長期保存要求，一般不低于[X]dpi。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。3.數(shù)據(jù)掛接將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。4.存儲(chǔ)備份將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)的使用管理制度，明確系統(tǒng)操作流程和權(quán)限設(shè)置。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.在系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)安全審計(jì)功能，對(duì)系統(tǒng)操作行為進(jìn)行記錄和審計(jì)，防止非法操作和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全國土檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司/組織內(nèi)部的紀(jì)檢監(jiān)察部門和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案歸檔制度的執(zhí)行情況，包括歸檔范圍的落實(shí)、歸檔流程的規(guī)范、文件材料的完整性等。2.檔案保管情況，如檔案庫房的安全設(shè)施、溫濕度控制、檔案實(shí)體的完好性等。3.檔案利用與借閱管理情況，包括利用手續(xù)的辦理、利用過程的監(jiān)督、檔案歸還情況等。4.檔案信息化管理情況，如數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度、信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)安全保密等。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（四）問題整改對(duì)