巡察檔案室制度一、總則（一）目的為加強巡察檔案室管理，確保巡察工作資料的完整、安全和有效利用，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與巡察工作相關的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則巡察檔案室對巡察工作形成的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映巡察工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴格限制檔案查閱范圍。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便相關人員查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）巡察檔案室職責1.負責制定和完善巡察檔案室管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管巡察工作各類檔案，建立健全檔案目錄和索引。3.對檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案規(guī)范有序。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.按照規(guī)定提供檔案查閱服務，做好查閱登記和檔案歸還工作。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進行銷毀。7.開展檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。（二）巡察組職責1.在巡察工作過程中，及時收集、整理各類文件資料，確保資料的真實性和完整性。2.按照巡察檔案室要求，定期將巡察工作檔案移交檔案室。3.協(xié)助巡察檔案室做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的檔案信息。（三）各部門職責1.配合巡察工作，及時提供相關文件資料和信息。2.對本部門涉及巡察工作的檔案進行初步整理，按規(guī)定移交巡察檔案室。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.巡察工作方案、計劃、通知等文件。2.巡察組與被巡察單位溝通協(xié)調(diào)的文件、會議記錄等。3.巡察組工作底稿、談話記錄、調(diào)查問卷等。4.被巡察單位提供的文件資料、財務報表、業(yè)務數(shù)據(jù)等。5.巡察報告、反饋意見、整改建議等文件。6.與巡察工作相關的其他文件、資料、記錄。（二）收集要求1.巡察組應在巡察工作結束后[X]個工作日內(nèi)，將收集的檔案資料移交巡察檔案室。2.移交的檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類按照巡察工作流程、文件類型、時間順序等進行分類，如立項類、實施類、報告類等。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息。3.裝訂對紙張較多的檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索。四、檔案保管（一）保管場所1.巡察檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.巡察工作檔案的保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的檔案包括巡察工作報告、反饋意見、整改情況報告等重要文件。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的具體存放位置。（四）檔案安全管理1.加強檔案庫房安全保衛(wèi)工作，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防蟲藥品等。4.對電子檔案要進行備份，存儲在安全的介質上，并定期進行檢查和維護。五、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱巡察檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報巡察檔案室負責人審批。2.涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱巡察檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主要領導批準，并在巡察檔案室工作人員陪同下查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.申請表經(jīng)審批后，巡察檔案室工作人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并做好查閱登記。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.查閱結束后，查閱人員應及時歸還檔案，巡察檔案室工作人員核對無誤后，在查閱登記上注明歸還日期。（三）利用方式1.提供檔案復印件對于一般性查閱需求，可提供檔案復印件，但需注明“復印件與原件核對無誤”字樣，并加蓋巡察檔案室印章。2.檔案借閱對于確需借閱檔案的情況，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時歸還。借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人。3.檔案咨詢服務巡察檔案室工作人員可根據(jù)查閱人員需求，提供檔案相關信息咨詢服務。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由巡察檔案室負責人、相關業(yè)務人員及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，結合檔案的重要性、利用價值等因素進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可提出銷毀意見。3.對涉及重要歷史事件、重大決策等具有長遠歷史價值的檔案，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行清查，逐卷逐件進行審查。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀理由等信息。3.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字、公司/組織分管領導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并進行數(shù)據(jù)覆蓋處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)巡察檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平，方便檔案信息的檢索和共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄及相關信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲將掃描圖像與電子檔案數(shù)據(jù)庫進行掛接，存儲在安全的存儲設備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶查找檔案。3.借閱管理功能記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱日期、歸還日期等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能對檔案數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護。2.定期對電子檔案進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存