檔案室自查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本自查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案室管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室管理工作合法合規(guī)。2.全面自查原則：對檔案室的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查，不留死角。3.及時整改原則：對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時制定整改措施，限期整改到位。4.持續(xù)改進(jìn)原則：通過自查不斷完善檔案室管理制度和工作流程，提高管理水平。二、自查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案管理制度1.制度建設(shè)是否建立健全檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等各項管理制度，并以正式文件發(fā)布。各項制度是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否涵蓋檔案室管理的各個環(huán)節(jié)。2.制度執(zhí)行檔案管理人員是否熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。對違反檔案管理制度的行為是否有相應(yīng)的處罰措施。（二）檔案收集1.收集范圍是否明確各類檔案的收集范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。收集范圍是否涵蓋公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.收集及時性各部門是否及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案室，有無積壓、拖延現(xiàn)象。檔案室是否定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促。（三）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)是否按照國家或行業(yè)通用的分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，如年度機構(gòu)保管期限分類法等。分類是否科學(xué)合理，便于查找和管理。2.整理質(zhì)量檔案整理是否符合規(guī)范要求，包括文件材料的裝訂、編目、編號、裝盒等。整理后的檔案是否排列有序，標(biāo)識清晰。（四）檔案保管1.保管條件檔案室是否具備適宜的保管環(huán)境，如溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備是否齊全且運行正常。檔案庫房是否清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好。2.檔案裝具檔案裝具是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，如檔案盒、檔案架的規(guī)格是否統(tǒng)一，質(zhì)量是否合格。檔案裝具是否擺放整齊，便于檔案的存放和查找。3.檔案存儲檔案是否按照分類和編號順序存放，不同門類、不同保管期限的檔案是否分開存放。電子檔案是否進(jìn)行安全存儲，備份是否及時、有效。（五）檔案鑒定1.鑒定組織是否成立檔案鑒定工作小組，明確鑒定人員的職責(zé)和分工。鑒定工作小組是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否制定科學(xué)合理的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的保存價值、保管期限等。鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.鑒定程序檔案鑒定工作是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，包括初步鑒定、復(fù)查鑒定等。鑒定過程中是否形成詳細(xì)的鑒定記錄。（六）檔案銷毀1.銷毀審批檔案銷毀是否履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。審批文件是否齊全，留存是否規(guī)范。2.銷毀程序檔案銷毀是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，包括造冊登記、監(jiān)銷等。銷毀過程中是否確保檔案信息的安全，防止失泄密事件發(fā)生。3.銷毀記錄檔案銷毀是否形成詳細(xì)的記錄，包括銷毀時間、地點、內(nèi)容、數(shù)量等。銷毀記錄是否妥善保存。（七）檔案利用1.利用制度是否建立檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等。利用制度是否符合國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定。2.利用手續(xù)檔案利用者是否按照規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫利用登記表。檔案管理人員是否對利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。3.利用效果跟蹤是否對檔案利用效果進(jìn)行跟蹤，了解利用者對檔案信息的反饋意見。根據(jù)利用效果跟蹤情況，是否及時調(diào)整檔案管理工作。（八）檔案信息化建設(shè)1.系統(tǒng)建設(shè)是否建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。檔案信息化管理系統(tǒng)是否具備安全性、穩(wěn)定性和易用性。2.數(shù)據(jù)錄入檔案數(shù)字化錄入是否準(zhǔn)確無誤，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容是否一致。錄入進(jìn)度是否與檔案整理進(jìn)度相匹配。3.信息安全檔案信息化管理系統(tǒng)是否采取有效的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。是否定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。三、自查組織與實施（一）自查組織1.成立檔案室自查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各部門相關(guān)人員為成員。2.自查工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定自查方案，組織實施自查工作，協(xié)調(diào)解決自查過程中出現(xiàn)的問題。（二）自查實施1.自查工作每年至少開展一次，可根據(jù)實際情況分階段進(jìn)行。2.自查人員應(yīng)按照自查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，對檔案室管理工作進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查，并填寫自查記錄表。3.自查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并分析原因，提出整改建議。四、整改措施與跟蹤（一）整改措施1.針對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案室應(yīng)制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。2.整改措施應(yīng)具有可操作性，能夠有效解決問題，提高檔案室管理水平。（二）整改跟蹤1.自查工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作按計劃推進(jìn)。2.整改責(zé)任人應(yīng)及時向自查工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報整改進(jìn)展情況，對整改過程中遇到困難和問題應(yīng)及時提出，以便協(xié)調(diào)解決。3.對未按時完成整改任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行督促和問責(zé)。五、自查結(jié)果報告與公示（一）結(jié)果報告1.自查工作結(jié)束后，檔案室應(yīng)撰寫自查報告，總結(jié)自查工作開展情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施等。2.自查報告應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）結(jié)果公示1.自查報告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，接受