工作運行檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保各項工作有序運行，特制定本工作運行檔案制度。本制度旨在對公司/組織的各類工作文件、資料進行科學分類、規(guī)范整理、妥善保管，以便于查詢、使用和追溯，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務開展等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各崗位的所有工作運行檔案管理。包括但不限于行政文件、業(yè)務合同、項目資料、財務報表、人事檔案、技術文檔等各類與工作相關的紙質和電子文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映工作實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，涵蓋工作的各個環(huán)節(jié)和方面。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)、表述等符合客觀事實。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的分類、整理、編號、存儲等操作。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織的工作運行檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，確定檔案管理的流程、方法和標準。3.組織開展檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等基礎工作。4.負責檔案的存儲管理，包括紙質檔案的庫房管理和電子檔案的存儲系統(tǒng)維護。5.建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。6.定期對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。7.對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理員職責1.負責本部門工作運行檔案的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的信息和支持。4.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全和完整。5.對本部門形成的電子檔案進行定期備份，并妥善保存?zhèn)浞輸?shù)據(jù)。（三）檔案使用人員職責1.遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案。2.愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.使用完畢后，及時歸還檔案，不得轉借他人。4.對涉及公司/組織機密的檔案，嚴格保密，不得泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織工作相關的文件、指示、通知等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等各類業(yè)務文件。4.項目立項、實施、驗收過程中產生的各類文件資料，包括項目計劃、報告、圖紙、測試數(shù)據(jù)等。5.財務報表、審計報告、稅務資料等財務相關檔案。6.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關材料。7.技術文檔，如研發(fā)成果、工藝文件、技術標準等。8.其他與公司/組織工作運行有關的重要文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件資料，應在形成后及時收集，不得拖延。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁或丟失。4.電子文件應確保其原始數(shù)據(jù)的完整性，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、內容、形式等進行分類?？煞譃樾姓悺I(yè)務類、財務類、人事類及技術類等一級類目，再根據(jù)具體情況在一級類目下細分二級、三級類目。例如，業(yè)務類可細分為市場營銷、生產管理、質量管理等二級類目，市場營銷類再細分市場調研報告、營銷策劃方案等三級類目。2.編號：為每一份檔案或每一組檔案賦予唯一的編號，以便于識別和管理。編號應遵循一定的規(guī)則，例如按照年份、類別、流水號的順序進行編制。如2023YW001，表示2023年業(yè)務類的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。4.裝訂：對于紙質檔案，應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案應按照分類順序存放，便于查找和管理。庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：采用安全可靠的存儲設備和存儲系統(tǒng)，如磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等。電子檔案應按照分類目錄進行存儲，同時建立備份機制，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質和歷史價值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要人事任免文件等。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如業(yè)務合同、項目檔案等。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的行政文件、臨時性的工作資料等。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。2.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。3.對電子檔案的存儲設備應定期進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止病毒感染、黑客攻擊等。4.按照規(guī)定的保管期限，對到期檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。五、檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司/組織內部人員因工作需要查詢檔案時，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、檔案名稱或編號等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)查詢需求進行審核，如認為合理，簽字批準。3.申請人持審批后的申請表到檔案管理部門進行查詢。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，協(xié)助申請人查找所需檔案。4.查詢過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，不得將檔案交予申請人自行查閱。5.查詢完畢后，檔案管理人員應將檔案歸還原位，并在查詢記錄上登記查詢時間、查詢人等信息。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人根據(jù)工作實際情況進行審批，如同意借閱，簽字批準。3.借閱人持審批后的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員對申請表進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定收取一定的借閱押金（如有需要），并將檔案交予借閱人。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。（三）特殊情況處理1.涉及公司/組織機密的檔案，原則上不允許借閱。如因特殊工作需要必須借閱的，需經(jīng)公司/組織高層領導批準，并嚴格按照保密要求進行管理。2.對于重要檔案或利用率較高的檔案，檔案管理部門可根據(jù)實際情況提供復印件或電子副本供借閱人使用，以減少原件的使用頻率，保護檔案的原始狀態(tài)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織對到期檔案進行鑒定。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同相關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定是否需要繼續(xù)保存。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領導審批后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，紙質檔案一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)督人員和執(zhí)行人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理的效率和便捷性。2.實現(xiàn)檔案信息的共享與協(xié)同，方便公司/組織內部各部門之間的信息交流和業(yè)務協(xié)作。3.利用信息化手段加強檔案的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入系統(tǒng)，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、編號、日期等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱模塊：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記等功能，記錄借閱人的信息、借閱期限、歸還情況等。4.檔案統(tǒng)計模塊：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理模塊：設置用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、數(shù)據(jù)加密等功能，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.及時更新