(一檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，防止檔案信息的泄露、篡改、丟失，確保檔案的安全與保密。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求和管理權(quán)限。4.便捷高效原則：在確保檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案的分類(lèi)與分級(jí)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、客戶(hù)信息等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案分級(jí)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將檔案分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)三個(gè)級(jí)別。1.絕密級(jí)檔案：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大戰(zhàn)略決策、未公開(kāi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失。例如公司正在研發(fā)的具有重大市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的新產(chǎn)品核心技術(shù)資料、與重要合作伙伴簽訂的保密協(xié)議中明確規(guī)定為絕密的信息等。2.機(jī)密級(jí)檔案：包含公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶(hù)資料、內(nèi)部管理策略、財(cái)務(wù)預(yù)決算等，泄露后會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)開(kāi)展和利益產(chǎn)生較大影響。如重要客戶(hù)的詳細(xì)信息、公司年度預(yù)算報(bào)告、重大項(xiàng)目的策劃方案等。3.秘密級(jí)檔案：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、日常行政事務(wù)等，雖不屬于核心機(jī)密，但仍需妥善保管，防止不當(dāng)擴(kuò)散。例如普通業(yè)務(wù)合同、一般性會(huì)議紀(jì)要、員工考勤記錄等。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施，保證檔案存放環(huán)境符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與其他區(qū)域有效隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案分類(lèi)和分級(jí)，進(jìn)行有序排列上架存放。建立紙質(zhì)檔案目錄索引，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.電子檔案：采用專(zhuān)用服務(wù)器存儲(chǔ)電子檔案，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.各類(lèi)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況確定。2.一般行政檔案保管期限為[X]年，人事檔案長(zhǎng)期保管，財(cái)務(wù)檔案保管期限按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)項(xiàng)目周期和重要性確定保管期限。3.超過(guò)保管期限的檔案，經(jīng)鑒定后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。四、檔案的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、級(jí)別、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字，涉及絕密級(jí)檔案的借閱申請(qǐng)，還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案管理部門(mén)收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，按照申請(qǐng)內(nèi)容提供檔案，并在《檔案借閱登記冊(cè)》上記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、級(jí)別、借閱期限、歸還日期等信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.絕密級(jí)檔案原則上不允許外借，如有特殊情況確需外借，需經(jīng)公司最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定借閱期限。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（五）使用規(guī)范1.借閱人只能將檔案用于申請(qǐng)用途，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他無(wú)關(guān)目的。2.在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)妥善保管，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，不得留存檔案復(fù)印件或電子副本。五、檔案的傳遞與交接（一）傳遞要求1.檔案在公司內(nèi)部傳遞時(shí)，應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案?jìng)鬟f渠道進(jìn)行，確保檔案的安全與保密。2.傳遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案?jìng)鬟f登記表》，注明傳遞檔案的名稱(chēng)、級(jí)別、數(shù)量、傳遞日期、傳遞人、接收人等信息。3.傳遞過(guò)程中，檔案應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門(mén)印章。（二）交接手續(xù)1.檔案交接雙方應(yīng)在《檔案?jìng)鬟f登記表》上簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案交接過(guò)程中有問(wèn)題或爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。六、檔案的保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。（二）環(huán)境管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房出入人員和檔案存放情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.對(duì)檔案管理區(qū)域進(jìn)行定期安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.在檔案管理區(qū)域設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒工作人員注意保密。（三）技術(shù)管理1.采用先進(jìn)的檔案管理軟件和加密技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。2.對(duì)檔案管理系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，確保不同人員只能訪問(wèn)其工作所需的檔案信息。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞修復(fù)，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。七、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.檔案保管期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)。2.銷(xiāo)毀申請(qǐng)應(yīng)注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、級(jí)別、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并附《檔案銷(xiāo)毀清單》。（二）銷(xiāo)毀審批1.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)》需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，涉及重要檔案的銷(xiāo)毀，還需報(bào)公司董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)方可組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。（三）銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底刪除，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀記錄1.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀記錄》應(yīng)與《檔案銷(xiāo)毀清單》一同存檔，保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立檔案保密工作監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管環(huán)境、檔案借閱與使用記錄、檔案銷(xiāo)毀情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題提出整改建議，公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)進(jìn)行整改。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本檔案保密制度規(guī)定，故意或過(guò)失導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失、損壞的行為。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱、復(fù)印、傳播檔案，或?qū)n案用于其他無(wú)關(guān)目的的行為。3.在檔案管理工作中，違反操作流程，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂或安全事故的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重