人事檔案提取制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案提取流程，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，保障員工合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的提取管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案提取行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障人事檔案在提取過程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.準確性原則：提取的檔案信息應(yīng)準確無誤，確保與員工實際情況相符。4.規(guī)范流程原則：明確檔案提取的申請、審批、辦理等環(huán)節(jié)流程，確保操作規(guī)范有序。二、人事檔案內(nèi)容及作用（一）檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、成績單等。3.工作經(jīng)歷材料：勞動合同、工作證明、離職證明、崗位變動記錄等。4.培訓(xùn)與考核材料：培訓(xùn)記錄、考核評價結(jié)果等。5.薪資福利材料：工資單、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等。6.獎懲材料：獎勵證書、處罰決定等。7.職業(yè)資格證書材料：各類職業(yè)資格證書。8.其他材料：如體檢報告、個人述職報告等。（二）檔案作用1.為公司人力資源管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，輔助員工招聘錄用、崗位調(diào)配、績效考核、薪酬管理等工作。2.作為員工職業(yè)發(fā)展的重要參考，記錄員工成長軌跡，為員工晉升、培訓(xùn)等提供依據(jù)。3.在涉及勞動糾紛、員工權(quán)益保障等方面，人事檔案可作為重要的證據(jù)材料。三、提取申請（一）申請主體1.員工本人因個人需要可申請?zhí)崛”救巳耸聶n案相關(guān)材料。2.因工作需要，公司內(nèi)部部門可申請?zhí)崛T工人事檔案相關(guān)材料，但需符合規(guī)定用途。3.外部單位或機構(gòu)因法定事由需要提取公司員工人事檔案相關(guān)材料的，需按照本制度規(guī)定辦理申請手續(xù)。（二）申請原因分類1.員工個人原因：如辦理落戶、購房、子女入學(xué)、出國簽證等需要提供檔案材料。2.公司內(nèi)部工作需要：如員工晉升、崗位調(diào)動、離職審計等需要查閱檔案。3.外部單位需求：如司法機關(guān)調(diào)查取證、政府部門行政審查等需要提取檔案。（三）申請流程1.員工個人申請員工填寫《人事檔案提取申請表》，詳細說明提取原因、所需檔案材料內(nèi)容等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核簽字。部門負責人審核通過后，員工將申請表交至人力資源部門。2.公司內(nèi)部部門申請申請部門填寫《人事檔案提取申請表》，注明申請?zhí)崛n案的員工姓名、提取原因、用途及所需檔案材料清單。部門負責人簽字確認后，提交至人力資源部門審核。3.外部單位申請外部單位需出具正式的函件，說明提取檔案的法定事由、員工姓名、所需檔案材料范圍等。將函件及相關(guān)證明材料提交至公司人力資源部門。四、審批流程（一）人力資源部門初審1.人力資源部門收到申請后，對申請表或函件內(nèi)容進行初步審查，核實申請原因是否合理、所需檔案材料是否明確等。2.對于員工個人申請，重點審查是否符合個人提取檔案的規(guī)定情形；對于公司內(nèi)部部門申請，審查是否與工作實際需求相符且符合公司相關(guān)流程；對于外部單位申請，審查函件的合法性及證明材料的有效性。（二）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)申請情況，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對于員工個人提取檔案申請，一般由人力資源部門負責人審批；涉及重要崗位員工或特殊情況的，可提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于公司內(nèi)部部門提取檔案申請，根據(jù)申請用途及涉及層級，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及財務(wù)審計相關(guān)檔案提取，可能需財務(wù)負責人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于外部單位提取檔案申請，原則上需公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項或涉及敏感信息的，可能需公司總經(jīng)理審批。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過的，人力資源部門及時通知申請人，并告知其后續(xù)辦理流程及注意事項。2.審批不通過的，人力資源部門向申請人說明原因，如申請原因不合理、手續(xù)不全等，并要求其補充完善相關(guān)材料或修改申請內(nèi)容后重新提交審批。五、提取辦理（一）提取準備1.人力資源部門根據(jù)審批通過的申請，確定需提取的檔案材料清單，并安排專人負責準備檔案。2.對準備提取的檔案材料進行核對，確保材料齊全、準確，與申請需求一致。3.如涉及機密或敏感信息的檔案材料，采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。（二）提取方式1.現(xiàn)場提?。簡T工本人或公司內(nèi)部部門指定人員可到人力資源部門現(xiàn)場提取檔案材料。提取時，需在《人事檔案提取登記表》上簽字確認，注明提取日期、提取材料清單等信息。2.郵寄提取：對于員工個人因特殊原因不便現(xiàn)場提取的，經(jīng)人力資源部門同意后，可采用郵寄方式。人力資源部門負責將檔案材料通過安全可靠的郵政渠道郵寄給員工，并保留郵寄憑證。3.專人送達：對于外部單位提取檔案材料，如司法機關(guān)等有特殊要求的，公司可安排專人將檔案材料送達指定地點，并要求接收方在送達回執(zhí)上簽字確認。（三）提取記錄1.人力資源部門建立《人事檔案提取臺賬》，詳細記錄每次檔案提取的申請時間、申請人、申請原因、審批情況、提取方式、提取日期、提取材料清單等信息。2.對檔案提取過程中的相關(guān)文件、申請表、審批意見、郵寄憑證、送達回執(zhí)等進行整理歸檔，妥善保存，以備查閱。六、檔案歸還與保管（一）檔案歸還1.對于因個人原因提取的檔案材料，員工使用完畢后應(yīng)及時歸還人力資源部門。如因特殊情況無法及時歸還的，需提前向人力資源部門說明原因并辦理延期歸還手續(xù)。2.對于公司內(nèi)部部門提取的檔案材料，使用完畢后應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還人力資源部門。歸還時，需確保檔案材料完整無損，如有缺失或損壞，應(yīng)及時說明情況并承擔相應(yīng)責任。3.對于外部單位提取的檔案材料，在法定事由結(jié)束后，應(yīng)按照公司要求及時歸還。如涉及司法案件等特殊情況，需按照司法程序辦理檔案歸還手續(xù)。（二）檔案保管1.人力資源部門負責對歸還的檔案材料進行重新整理、核對，確保檔案恢復(fù)原狀并妥善保管。2.按照檔案管理的相關(guān)要求，對人事檔案進行分類存放，建立科學(xué)合理的檔案保管體系，便于查詢和利用。3.定期對人事檔案進行檢查、維護，確保檔案的安全存儲，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞或變質(zhì)等問題，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對人事檔案提取制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點審查檔案提取流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、檔案保管是否安全等。2.人力資源部門定期對人事檔案提取工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案提取管理工作。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供人事檔案提取相關(guān)資料，確保公司檔案管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.對于外部單位或機構(gòu)反饋的關(guān)于人事檔案提取方面的意見和建議，認真研究并及時整改，不斷提升公司檔案管理水平。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自提取人事檔案。2.以不正當手段獲取檔案提取審批。3.在檔案提取過程中故意隱瞞、篡改檔案信息。4.未按照規(guī)定歸還檔案材料或造成檔案材料丟失、損壞。5.違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息。（二）處理措施1.對于違規(guī)提取檔案的員工，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、辭退等處分。2.對于違規(guī)審批檔案提取的相關(guān)人員，給予批評教育、責令改正，情節(jié)嚴重的給予相應(yīng)的紀律處分。3.因違規(guī)行為給公司或他人造成損失的，由違規(guī)責任人承擔相應(yīng)