檔案各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案培訓(xùn)、宣傳和咨詢服務(wù)工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自提供檔案給無(wú)關(guān)人員查閱、使用。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件、資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司/組織經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量等方面形成的各類文件、資料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.公司/組織行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.公司/組織黨群工作中形成的各類文件、資料，如黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。6.公司/組織員工人事檔案，包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等資料。7.其他與公司/組織有關(guān)的重要文件、資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同地點(diǎn)，以防丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得破壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜或損壞。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識(shí)和防范能力。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對(duì)于確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案，不得在檔案上批注無(wú)關(guān)內(nèi)容。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、定期進(jìn)行的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和價(jià)值性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確定是否需要繼續(xù)保存。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，可以按照檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速查找所需檔案。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、歸還等環(huán)節(jié)。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)