落實(shí)會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)憑證：是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。3.會(huì)計(jì)賬簿：是指全面記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，把大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理，逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍，它是編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的重要依據(jù)。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。3.配合檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等利用工作。4.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，及時(shí)向公司報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司會(huì)計(jì)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理質(zhì)量進(jìn)行檢查。3.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的集中保管，提供安全、適宜的保管環(huán)境，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。4.按照規(guī)定辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。5.會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，組織會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，并對(duì)銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的涉及會(huì)計(jì)核算的資料，應(yīng)及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門整理歸檔。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等；記賬憑證按照會(huì)計(jì)核算要求編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)檔案的及時(shí)、完整。在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并收集，電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔保存，形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。3.收集的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證整理將原始憑證按照記賬憑證的編號(hào)順序，附在相應(yīng)記賬憑證后面，對(duì)大于記賬憑證的原始憑證，應(yīng)折疊整齊，不得超出記賬憑證范圍。記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，檢查有無缺號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象，確保編號(hào)連續(xù)。每本記賬憑證應(yīng)加具封面、封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿整理總賬應(yīng)按照科目順序排列，明細(xì)賬應(yīng)按照賬戶順序排列，日記賬應(yīng)按照日期順序排列。對(duì)于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白頁，在賬頁上加蓋頁碼戳記，并按順序編號(hào)裝訂成冊(cè)。固定資產(chǎn)卡片應(yīng)在每類固定資產(chǎn)明細(xì)賬后單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并建立卡片目錄。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按順序裝訂，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并加具封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報(bào)表種類等內(nèi)容。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等順序排列，如有附注及其他相關(guān)資料，應(yīng)依次附在報(bào)表后面。4.其他會(huì)計(jì)資料整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)。納稅申報(bào)表應(yīng)按稅種、申報(bào)時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、鑒定意見書等應(yīng)按照類別分別整理，裝訂成冊(cè)。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用專柜存放，確保存放地點(diǎn)干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)索引，便于查找和調(diào)用。3.對(duì)于重要的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行雙備份或多備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案目錄，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、年度、保管期限、存放位置等信息。3.嚴(yán)禁任何人擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出公司或外借。如有特殊需要查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)指定專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱程序1.因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，將會(huì)計(jì)檔案借給借閱人，并在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》上登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的會(huì)計(jì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（三）查閱、借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，未經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位因工作需要查閱或借閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱或借閱文件，并按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在公司法律顧問的指導(dǎo)下，配合外部單位進(jìn)行查閱或借閱工作。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。4.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子數(shù)據(jù)管理的規(guī)定，確保電子會(huì)計(jì)檔案的徹底銷毀，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。