檔案借閱查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱查閱的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱查閱應遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意擴大范圍或進行不必要的查閱。3.確保檔案的真實性、完整性和保密性，在借閱查閱過程中不得篡改、損毀、丟失檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，建立健全檔案管理制度和檔案目錄體系。2.對檔案借閱查閱申請進行審核，根據(jù)規(guī)定決定是否批準借閱查閱，并辦理相關手續(xù)。3.負責監(jiān)督檔案借閱查閱過程，確保檔案的安全與完整，對違規(guī)行為進行糾正和處理。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、質(zhì)量完好。（二）借閱查閱部門及人員職責1.借閱查閱部門應指定專人負責檔案借閱查閱申請的提交，并確保申請內(nèi)容真實有效。2.借閱查閱人員應嚴格遵守本制度規(guī)定，愛護檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.借閱查閱結(jié)束后，應及時歸還檔案，并配合檔案管理部門進行清點核對。三、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，確需查閱檔案的公司內(nèi)部員工。2.經(jīng)公司領導批準，外部單位因業(yè)務合作、審計、調(diào)研等需要查閱檔案的人員。（二）借閱申請1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.外部單位人員借閱檔案，需提前向公司提交書面申請，說明查閱檔案的用途、范圍、時間等，并提供單位介紹信、身份證明等相關材料。經(jīng)公司領導審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、借閱范圍是否合理、預計歸還日期是否明確等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門負責人簽字批準；對于不符合借閱條件的申請，應向申請人說明原因。（四）借閱登記1.經(jīng)批準的借閱申請，檔案管理部門應進行詳細登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期等。2.借閱人應在借閱登記表上簽字確認，領取檔案。（五）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.重要檔案或機密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不得超過[X]個工作日。（六）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理部門應認真核對檔案數(shù)量、完整性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任。四、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱與其工作相關的檔案。2.經(jīng)公司領導批準，外部單位因業(yè)務合作、審計、調(diào)研等需要查閱公司相關檔案。（二）查閱申請1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.外部單位人員查閱檔案，參照檔案借閱申請流程辦理。（三）查閱審批同檔案借閱審批流程。（四）查閱方式1.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請，提供必要的查閱條件。查閱人可在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。2.如需復印、拍照檔案資料，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。復印、拍照的檔案資料應妥善保管，不得用于與申請目的無關的其他用途。（五）查閱記錄1.檔案管理部門應對查閱過程進行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、編號、查閱日期、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄應妥善保存，以備日后查閱和審計。五、檔案保密（一）保密要求1.所有參與檔案管理和借閱查閱的人員應嚴格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等機密檔案予以保密。2.不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容，不得在不利于檔案安全保密的場所談論檔案信息。（二）保密措施1.檔案管理部門應將機密檔案存放在專門的保密場所，配備必要的安全防護設施。2.對借閱查閱機密檔案的人員，應進行嚴格的背景審查和保密教育，并簽訂保密協(xié)議。3.在檔案借閱查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)有泄密風險，檔案管理部門應及時采取措施，防止檔案信息泄露。六、檔案利用與開發(fā)（一）檔案利用1.鼓勵公司各部門充分利用檔案資源，為公司的決策、管理、業(yè)務開展等提供支持。2.檔案管理部門應積極配合各部門的檔案利用需求，提供必要的檔案信息服務。（二）檔案開發(fā)1.在確保檔案安全和保密的前提下，檔案管理部門可對檔案進行整理、分析、研究等開發(fā)工作，形成有價值的信息產(chǎn)品，為公司發(fā)展提供參考依據(jù)。2.檔案開發(fā)成果應按照公司相關規(guī)定進行管理和使用，不得擅自對外發(fā)布或提供給無關單位和個人。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案借閱查閱制度的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。2.檔案管理部門應定期對檔案借閱查閱情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱查閱行為，檔案管理部門應及時制止，并責令其改正。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處