文書檔案傳閱制度一、總則（一）目的為了確保公司各類文書檔案能夠及時、準(zhǔn)確、有序地在相關(guān)人員之間傳閱，提高工作效率，保證信息暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文書檔案的傳閱管理，包括但不限于各類通知、報告、合同、協(xié)議、文件等。（三）基本原則1.及時高效原則：文書檔案一經(jīng)形成，應(yīng)盡快安排傳閱，確保相關(guān)人員能夠及時了解文件內(nèi)容，避免延誤工作。2.準(zhǔn)確無誤原則：傳閱過程中要保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確傳遞，不得出現(xiàn)錯傳、漏傳等情況。3.保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對涉及公司機密的文書檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的傳閱責(zé)任，確保傳閱工作有序進(jìn)行。二、文書檔案的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司行政文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋各類業(yè)務(wù)合同、項目報告、市場分析等。3.財務(wù)類：如財務(wù)報表、預(yù)算方案、審計報告等。4.人事類：涉及員工檔案、招聘信息、績效考核等。（二）編號為便于文書檔案的管理和查詢，對每一份文件進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：[年份（兩位）][類別代碼（兩位）][順序號（四位）]例如：23AD0001，表示2023年行政類第1號文件。三、傳閱流程（一）收文登記1.公司辦公室設(shè)立專門的收文登記臺賬，對收到的文書檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)、密級等。2.收文人員在收到文件后，應(yīng)及時在臺賬上進(jìn)行登記，并注明文件的緊急程度。（二）文件初審1.辦公室人員對收到的文書檔案進(jìn)行初步審核，判斷文件的性質(zhì)、傳閱范圍和處理要求。2.對于需要呈領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，應(yīng)在文件首頁附上“文件呈批單”，注明擬辦意見和傳閱順序。（三）傳閱安排1.根據(jù)文件的傳閱范圍和重要程度，確定傳閱順序。一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后分管領(lǐng)導(dǎo)、再相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的順序進(jìn)行傳閱。2.辦公室人員將文件放置在專門的傳閱夾中，并按照傳閱順序依次傳遞給相關(guān)人員。（四）傳閱簽字1.傳閱人員在收到文件后，應(yīng)在傳閱夾上的“傳閱記錄”欄內(nèi)簽字，注明傳閱日期。2.簽字應(yīng)清晰、完整，不得代簽。（五）文件回收1.傳閱完畢后，辦公室人員應(yīng)及時回收文件，檢查文件是否完整，有無遺漏簽字等情況。2.對于傳閱過程中提出的意見和建議，應(yīng)進(jìn)行整理記錄，并反饋給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。四、傳閱時間與期限（一）傳閱時間1.一般情況下，緊急文件應(yīng)在[X]小時內(nèi)完成傳閱，重要文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成傳閱。2.對于涉及多個部門或需要較長時間討論的文件，傳閱時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個工作日。（二）傳閱期限1.普通文書檔案的傳閱期限為[X]個工作日，特殊情況除外。2.超過傳閱期限未歸還的文件，辦公室人員應(yīng)及時催閱，并記錄在案。五、特殊情況處理（一）文件丟失或損壞1.如發(fā)生文件丟失或損壞的情況，傳閱人員應(yīng)立即向辦公室報告。2.辦公室人員應(yīng)及時查找備份文件或重新獲取文件，并對丟失或損壞的原因進(jìn)行調(diào)查。3.對于因傳閱人員保管不善導(dǎo)致文件丟失或損壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）傳閱中斷1.若傳閱過程中出現(xiàn)人員變動、出差等原因?qū)е聜鏖喼袛?，辦公室人員應(yīng)及時調(diào)整傳閱順序，并通知相關(guān)人員繼續(xù)傳閱。2.對于因特殊原因無法及時傳閱的文件，應(yīng)將文件暫存辦公室，并在適當(dāng)時候重新安排傳閱。六、保密要求（一）密級劃分1.根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度，將文書檔案劃分為絕密、機密、秘密三個密級。2.絕密級文件：涉及公司核心機密，如重大商業(yè)決策、技術(shù)秘密等，一旦泄露將對公司造成重大損失。3.機密級文件：包含重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響。4.秘密級文件：涉及公司一般性敏感信息，如員工個人信息、部門工作計劃等。（二）保密措施1.傳閱密級文件時，應(yīng)嚴(yán)格控制傳閱范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員能夠接觸到文件。2.傳閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘抄文件內(nèi)容，應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.文件傳閱完畢后，應(yīng)及時歸還辦公室，不得私自留存。辦公室人員應(yīng)定期對密級文件進(jìn)行清查，確保文件安全。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對文書檔案傳閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對傳閱文件的及時性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法與標(biāo)準(zhǔn)1.將文書檔案傳閱工作納入員工績效考核體系，對執(zhí)行情況良好的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。2.對于違反傳閱制度的行為，如延誤傳閱、漏傳、私自留存文件等，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。八、附則（一）解釋權(quán)