檔案借閱制度版面一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。3.遵循借閱審批流程，提高檔案利用效率。二、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案類別1.公司一般性文件檔案，包括行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案中與員工本職工作相關(guān)的部分，如項目文檔、業(yè)務(wù)報表等。3.經(jīng)公司領(lǐng)導批準的特定歷史檔案資料，用于研究公司發(fā)展歷程等。（二）限制借閱檔案類別1.涉及公司機密信息的檔案，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.正在進行中的重要項目且明確規(guī)定限制查閱的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定需保密的檔案。三、借閱申請與審批（一）申請流程1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人進行初審，部門負責人需對借閱目的及必要性進行審核，并簽署意見。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案借閱，經(jīng)部門負責人批準后即可。2.涉及重要業(yè)務(wù)或機密檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。3.對于公司核心機密檔案的借閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批時間審批人應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需及時與借閱人溝通說明延遲原因。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般性檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長，借閱人應(yīng)提前向?qū)徟松暾埐@得批準。2.重要業(yè)務(wù)檔案借閱期限根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求確定，但最長不超過[X]個工作日。3.機密檔案借閱期限嚴格控制，原則上不超過[X]個工作日，如需繼續(xù)使用，必須重新辦理借閱手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門，不得拖延。2.歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)仔細核對檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或內(nèi)容缺失等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。3.如因特殊原因無法按時歸還，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)的辦理流程與借閱申請流程相同。五、檔案借閱登記與管理（一）登記內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立《檔案借閱登記簿》，詳細記錄每次檔案借閱的情況，包括借閱人姓名、部門名稱、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期、實際歸還日期、審批人等信息。（二）跟蹤管理1.在借閱期限內(nèi)，檔案管理部門應(yīng)定期跟蹤借閱檔案的使用情況，提醒借閱人按時歸還。2.對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時與借閱人聯(lián)系，了解原因，并督促其盡快歸還。如借閱人無正當理由逾期不還，應(yīng)按照本制度相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）檔案保管1.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人、涂改、拆散、丟失或損壞檔案。2.檔案應(yīng)存放在安全、整潔的地方，避免受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。3.如因工作需要對檔案進行復印或摘錄，必須經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進行操作。復印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。六、檔案借閱的保密要求（一）保密責任1.借閱人對所借閱檔案涉及的機密信息負有保密責任，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.無論檔案是否在借閱期限內(nèi)，借閱人都應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）保密措施1.借閱機密檔案時，借閱人應(yīng)與檔案管理部門簽訂《保密協(xié)議》，明確保密責任和義務(wù)。2.在使用檔案過程中，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、對涉及機密內(nèi)容的文件進行加密存儲等。3.借閱人離職或崗位變動時，應(yīng)及時歸還所借閱的檔案，并向檔案管理部門交接相關(guān)保密事項。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱檔案。2.超期未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.將檔案轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大查閱范圍。4.違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案機密信息。5.對檔案進行涂改、拆散、丟失或損壞。（二）處理方式1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求借閱人立即改正。2.對于一般違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予通報批評、扣發(fā)績效獎金等處理。3.對于嚴重違規(guī)行為，如泄露公司機密檔案信息等，公司將依法解除勞動合同，并追究其法律責任。八、附則（一）解釋權(quán)