檔案查閱各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司和相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人查閱公司檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露。3.權(quán)限明確原則：嚴(yán)格限定查閱人員的權(quán)限，根據(jù)其工作需要和職責(zé)范圍進(jìn)行審批。4.規(guī)范有序原則：檔案查閱應(yīng)按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行，保證查閱工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案查閱的主體與權(quán)限（一）公司內(nèi)部人員1.因工作需要查閱本部門(mén)檔案的員工，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.跨部門(mén)查閱檔案的員工，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.公司高層管理人員查閱檔案，可直接向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后安排查閱。（二）外部單位和個(gè)人1.與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位因工作需要查閱公司檔案的，需提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法要求查閱公司檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)或證明文件，經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)協(xié)助查閱。三、檔案查閱的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.查閱人員需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱檔案的名稱、類別、時(shí)間段等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人（內(nèi)部人員）或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人（外部單位）進(jìn)行初審。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。4.最后，根據(jù)查閱主體的權(quán)限，分別報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（二）審批要求1.審批人應(yīng)認(rèn)真審查查閱申請(qǐng)，確保查閱目的正當(dāng)、合理，查閱范圍明確、適度。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，審批人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，必要時(shí)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)商。3.審批意見(jiàn)應(yīng)明確同意或不同意查閱，并注明查閱期限、查閱方式等要求。四、檔案查閱的方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.一般情況下，檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行。2.對(duì)于少量可以復(fù)制的檔案資料，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可允許查閱人員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行復(fù)印或拍照，但必須確保復(fù)印件和照片的清晰、完整，且不得對(duì)檔案原件進(jìn)行涂改、污損。3.如需將檔案借出查閱，必須嚴(yán)格按照本制度的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（二）查閱場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案查閱室，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、飲食等與查閱無(wú)關(guān)的行為。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱室的管理，對(duì)查閱人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱工作的正常秩序。五、檔案查閱的期限與歸還（一）查閱期限1.查閱人員應(yīng)在審批同意的查閱期限內(nèi)完成查閱工作，不得擅自延長(zhǎng)。2.如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）歸還要求1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求查閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對(duì)于借出查閱的檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否有涂改、污損等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。六、檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.查閱人員在查閱檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)所查閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱活動(dòng)的保密管理，不得擅自向他人透露查閱人員的信息和查閱檔案的內(nèi)容。（二）保密措施1.查閱人員不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行操作，并注明出處。2.嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)使用手機(jī)、相機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行拍照、錄音或錄像，如有特殊需要，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.查閱人員離開(kāi)查閱場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)將個(gè)人物品整理好，不得遺留與檔案相關(guān)的資料或信息。七、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，檢查查閱申請(qǐng)、審批、查閱過(guò)程及歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、行業(yè)監(jiān)管部門(mén)等對(duì)公司檔案查閱工作的監(jiān)督檢查，積極配合并如實(shí)提供相關(guān)資料。2.根據(jù)法律法規(guī)要求，主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)于涉及公眾利益的檔案查閱事項(xiàng)，依法依規(guī)進(jìn)行公開(kāi)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.超出審批范圍查閱檔案。3.泄露檔案機(jī)密信息。4.涂改、污損、丟失檔案。5.未按規(guī)定期限歸還檔案。（二）處理措施1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提醒查閱人員，并要求其立即改正。2.對(duì)于一般違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予查閱人員批評(píng)教育、警告、罰款等處理，并責(zé)令其采取措施消除違規(guī)行為造成的影響。3.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露重要機(jī)密信息、導(dǎo)致檔案重大損失等，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并視情況解除與違規(guī)人員的勞動(dòng)合同或業(yè)務(wù)合作關(guān)系