檔案節(jié)點(diǎn)管控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案節(jié)點(diǎn)管控流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門及員工應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔等工作，并確保檔案的質(zhì)量。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司各類文件、通知、報(bào)告、決議、合同等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：涵蓋公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、工資福利、培訓(xùn)考核等檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等各類業(yè)務(wù)檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.文書檔案：WS+年度+流水號(hào)2.科技檔案：KJ+年度+流水號(hào)3.會(huì)計(jì)檔案：KJ+年度+流水號(hào)4.人事檔案：RS+年度+流水號(hào)5.業(yè)務(wù)檔案：YW+業(yè)務(wù)類別代碼+年度+流水號(hào)業(yè)務(wù)類別代碼根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)定，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案代碼為SC，生產(chǎn)管理檔案代碼為SCG等。四、檔案節(jié)點(diǎn)管控流程（一）檔案形成1.各部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類檔案，并確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案形成過程中，應(yīng)使用規(guī)范的載體和書寫材料，保證檔案的耐久性。（二）檔案整理1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、排序、編目等工作。2.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。（三）檔案歸檔1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，選擇合適的保管場(chǎng)所和保管設(shè)備，確保檔案的安全。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存放，建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，防止檔案霉變、蟲蛀、丟失等情況發(fā)生。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的完整性和可用性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，對(duì)電子檔案的訪問、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.因特殊情況需要外借檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外借檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)在檔案上加蓋“借閱專用章”，并對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)的要求，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、錄入、圖像處理等工作。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面。2.考核結(jié)果作為各